Общие требования к структуре, содержанию, оформлению и утверждению должностной инструкции

ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ

приказом ректора НГУ

«11»_июля_2008г. №_1007-3

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Общие требования к структуре, содержанию, оформлению

и утверждению должностной инструкции

4.2-СП1.МИ02-2008

Новосибирск, 2008

Содержание

1 Назначение и область применения …………………………………………………….…….3

2 Нормативные ссылки…………………………………………………………………….…....3

3 Термины, определения, обозначения и сокращения………………………………….…….3

4 Требования к построению должностной инструкции……..……….………………….……3

4.1 Структурные элементы инструкции:……………………………………………….………3

4.2 Порядок разработки, оформления и утверждения инструкции и внесения изменений

к ней…..…………………………………………………………………………………………..5

5 Ответственность……………………………………………………………………………….6

Приложение 1. Форма титульного листа должностной инструкции…………….…………..7

Приложение 2. Регламент работ, выполняемых по графику…………………………………8

Приложение 3. Форма листа согласования должностной инструкции………..…….……….9

Приложение 4 Форма журнала регистрации должностных инструкций…………………... 9

Лист согласования……………………………………………………………………...………1о

Лист регистрации изменений………………………………………………………..………...11

Лист ознакомления……………………………………………………………………………..12

1 Назначение и область применения

1.1. Настоящая методическая инструкция является документом системы менеджмента качества НГУ, определяющим требования к структуре, содержанию, порядку оформления, утверждения должностной инструкции работника НГУ и внесения изменений к ней.

1.2 Должностная инструкция регламентирует правовое положение работника НГУ и устанавливает его основные должностные обязанности, права и ответственность.

1.3 Настоящая методическая инструкция обязательна к применению всеми структурными подразделениями НГУ.

2 Нормативные ссылки

Настоящая методическая инструкция разработана с учётом требований следующих правовых и нормативных документов:

- Трудовой Кодекс Российской Федерации от 01.01.2001г. ;

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37;

- Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001г. № 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих»;

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;

- Инструкция по делопроизводству в Новосибирском государственном университете (утверждена приказом от 01.01.2001г. № 000-3 и введена в действие с 01.12.2003г.);

- Инструкция по оформлению документов системы менеджмента качества (4.2-СП1.И01-2008)

3 Термины, определения, обозначения и сокращения

В настоящей методической инструкции использованы термины и их определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО , а также следующие сокращения:

СМК – система менеджмента качества;

МИ – методическая инструкция;

ДИ – должностная инструкция;

ОК – отдел кадров;

ПФУ – планово-финансовое управление;

ООТТБиРБ – отдел охраны труда, техники безопасности и радиационной безопасности.

4 Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

4.1 Структурные элементы инструкции:

-  Титульный лист;

-  «1 Общие положения»;

-  «2 Должностные обязанности»;

-  «3 Права»;

-  «4 Ответственность»;

-  Лист согласования;

-  Лист регистрации изменений.

4.1.1 Титульный лист ДИ оформляется по форме Приложения 1. В наименовании ДИ указывается должность и структурное подразделение работника, соответствующие штатному расписанию НГУ.

4.1.2 В разделе «1 Общие положения» устанавливаются:

- категория должности: руководитель, специалист или другие служащие;

- квалификационные требования: уровень профессиональной подготовки и стаж работы;

- подчинённость работника;

- порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия;

- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей;

- организационно-правовые документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных работников, непосредственно подчиненных данному работнику по службе (если таковые имеются);

- другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

4.1.3 В разделе «2 Должностные обязанности» указываются:

- должностные обязанности работника, вытекающие из задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности;

- обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном подразделении практикой распределения иных обязанностей по решению руководителя подразделения.

Должностные обязанности, выполняемые работником с определённой периодичностью, установленной организационно-распорядительной или нормативно правовой документацией, могут быть представлены в приложении к ДИ в виде регламента работ, выполняемых по графику. Пример регламента работ приведён в Приложении 2.

4.1.4 В разделе «3. Права» указываются предоставляемые работнику права, необходимые для выполнения его обязанностей.

4.1.5 В разделе «4. Ответственность» указывается мера ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.1.6 Лист согласования ДИ оформляется по форме Приложения 3.

4.2 Порядок разработки, оформления, утверждения инструкции и внесения изменений к ней

4.2.1 ДИ на работников разрабатывается руководителем структурного подразделения с участием начальников ОК, ПФУ и ООТТБиРБ; на руководителей подразделений - вышестоящим руководителем по подчиненности с участием начальников ОК, ПФУ и ООТТБиРБ.

4.2.2 ДИ разрабатывается в соответствии с положением о структурном подразделении.

4.2.3 ДИ оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником ОК (юрисконсультом, курирующим трудовые отношения), начальником ПФУ, начальником ООТТБиРБ, директором Центра качества НГУ или, уполномоченным на то, менеджером Центра качества НГУ. ДИ утверждается ректором или проректором, курирующим деятельность соответствующего подразделения, заверяется печатью НГУ и объявляется работнику под расписку отделом кадров при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

4.2.4 Отдел кадров ведет регистрацию утвержденных ДИ в журнале по форме, указанной в Приложении 4.

4.2.5 ДИ хранится в ОК. Для текущей работы с подлинника ДИ снимается заверенная копия, которая хранится у руководителя соответствующего структурного подразделения. При необходимости заверенная копия ДИ может быть выдана работнику.

Электронная копия ДИ, при наличии технической возможности, передаётся Отделом кадров в Центр качества НГУ.

4.2.6 Оформление ДИ должно соответствовать требованиям настоящей МИ, Инструкции по делопроизводству в Новосибирском государственном университете и Инструкции по оформлению документов системы менеджмента качества.

4.2.7 Каждой должностной инструкции присваивается идентификационный номер (код). Идентификационный номер ДИ включает:

сокращенное наименование вида документа – ДИ;

через пробел – сокращенное наименование подразделения - буквенный код подразделения согласно Структуре НГУ;

через точку - порядковый номер ДИ в конкретном подразделении (01 – для руководителя подразделения, 02- для заместителя руководителя подразделения и т. д.);

через тире – год утверждения ДИ (четырёхзначный).

4.2.8 ДИ вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой ДИ. Пересмотр ДИ осуществляется не реже 1 раза в пять лет.

4.2.9 Внесение изменений в ДИ оформляется приказом ректора или распоряжением проректора, курирующего соответствующее подразделение.. Изменения в ДИ вносятся при возникновении необходимости дополнить или исключить один или несколько ее разделов.

4.2.10 ДИ должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

- при изменении наименования или структуры университета (подразделения);

- при изменении наименования должности (в том числе при сохранении трудовой функции);

- необходимости внести изменения в ДИ при приёме (переводе) на должность нового работника.

5. Ответственность

5.1 Ответственность за разработку, пересмотр, оформление, утверждение и внесение изменений в ДИ на руководителя структурного подразделения несёт вышестоящий руководитель по подчиненности – курирующий проректор, на работника – руководитель структурного подразделения.

5.2 Контроль за соблюдением требований настоящей МИ осуществляет начальник ОК.

Приложение 1

Форма титульного листа должностной инструкции

	Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новосибирский государственный университет»	Версия 1 Дата 19.06.2012 КЭ, УЭ № стр. из
Система менеджмента качества (код ДИ)
(наименование ДИ)

УТВЕРЖДАЮ

ректор НГУ, профессор, д. х.н.

_______________

«___»_________2008г. №____

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(наименование должности и структурного подразделения)

ДИ ХХХХХХХХ. ХХ - 2008

Новосибирск, 2008

Приложение 2

Форма «Регламент работ, выполняемых по графику»

Срок исполнения работы	Вид работы	Форма

Примечание.

1. Срок исполнения работы устанавливается на основании организационно-распорядительных и нормативно-правовых документов, регламентирующих выполнение соответствующей работы.

2. В колонке «Вид работы» даётся описание работы.

3. В колонке «Форма» указывается код формы, по которой должна быть выполнена работа. При отсутствии кода формы, указывается её наименование. Если унифицированная форма не утверждена, делается запись «в произвольной». В случае, когда результаты работы не фиксируются в унифицированной форме, ставится «Х».

Пример заполнения формы «Регламент работ, выполняемых по графику»

Срок исполнения работы	Вид работы	Форма
Ежемесячно до 20 числа текущего месяца	Представить служебные записки на доплаты и надбавки в ПФУ	В произвольной
Ежегодно до 1 июня	Представить индивидуальные учебные планы преподавателей в УМУ	Сведения о работе преподавателей с почасовой оплатой
Ежегодно до 15 июня	Представить штатное расписание в ПФУ	№ Т-3 код 0301017
Ежегодно до 15 декабря	Провести повторный инструктаж по безопасности труда	Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Приложение 3

Форма листа согласования должностной инструкции

Разработана
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
			.
Согласована
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
Начальник ОК, юрисконсульт
Начальник ПФУ
Начальник ООТТБиРБ
Менеджер Центра качества
Проверена на соответствие требованиям Методической инструкции 4.2-СП1.МИ02-2008
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
Начальник ОК
Ознакомлен и обязуюсь выполнять
должность	Ф. И.О.	подпись	дата

Приложение 4

Форма журнала регистрации должностных инструкции

Рег. №	Дата утвержд.	Код ДИ	Наименование должности и структурного подразделения	Кто утвердил (должность, ФИО)	Дата отмены

Лист согласования

Разработана
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
Менеджер Центра Качества			12.03.2007г.
Согласована
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
Проректор по учебной работе
Начальник ОК, юрисконсульт
Начальник ПФУ
Начальник ООТТБиРБ
Директор Центра Качества
Проверена на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО
должность	Ф. И.О.	подпись	дата
Менеджер Центра Качества

Лист регистрации изменений

№	Номера страниц	Всего страниц в доку- менте	В какие пункты документа внесены изменения	Кем внесены изменения (должность, фамилия, № документа, дата)	Подпись ответст- венного за внесение изменения	Дата внесения изм-ния
изме-нен-ных	заме-нен-ных	новых	изъя-тых

Лист ознакомления с методической инструкцией в подразделении

Должность	Фамилия	Подпись	Дата