ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ

приказом ректор НГУ

«11»_ июля_2008г. №1007-3

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Общие требования к структуре, содержанию, оформлению,
и утверждению положения о структурном подразделении

4.2-СП1.МИ01-2008

Новосибирск, 2008

Содержание

1 Назначение и область применения …………………………………………………….…….3

2 Нормативные ссылки…………………………………………………………………….….. .3

3 Термины, определения, обозначения и сокращения………………………………….…….3

4 Требования к построению положения о структурном подразделении……………….……3

4.1 Структурные элементы положения.:……………………………………………….………3

4.2 Порядок разработки, оформления и утверждения положения и внесения изменений

к нему…………………………………………………………………………………………….5

5 Ответственность……………………………………………………………………………….6

Приложение 1. Форма титульного листа положения о структурном подразделении….…...7

Приложение 2 Форма «Матрица распределения функций»…………………………………..8

Приложение 3 Форма «Взаимосвязи подразделения»………………………………………...9

Приложение 4 Форма листа согласования положения о структурном подразделении…....10

Лист согласования……………………………………………………………………………...11

Лист регистрации изменений………………………………..………………………………...12

Лист ознакомления……………………………………………………………………………..13

1 Назначение и область применения

1.1. Настоящая методическая инструкция является документом системы менеджмента качества НГУ, определяющим требования к структуре, содержанию, порядку оформления, утверждения положения о структурном подразделении НГУ и внесения изменений и дополнений к нему.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.2 Положение о структурном подразделении определяет правовой статус структурного подразделения и устанавливает его задачи, функции, права и ответственность, взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

1.3 Настоящая методическая инструкция обязательна к применению всеми структурными подразделениями НГУ.

2 Нормативные ссылки

Настоящая методическая инструкция разработана с учётом требований следующих нормативно-правовых и организационных документов:

- Устав НГУ;

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;

- Инструкция по делопроизводству в Новосибирском государственном университете (утверждена приказом от 01.01.2001г. № 000-3 и введена в действие с 01.12.2003г.);

- Инструкция по оформлению документов системы менеджмента качества (4.2-СП1.И01-2008).

3 Термины, определения, обозначения и сокращения

В настоящей методической инструкции использованы термины и их определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО , а также следующие сокращения:

СМК – система менеджмента качества;

МИ – методическая инструкция;

ПСП – положение о структурном подразделении;

ОК – Отдел кадров;

ПФУ – Планово-финансовое управление;

ЮО – Юридический отдел.

4 Требования к структуре и содержанию положения о структурном подразделении

4.1 Структурные элементы положения:

- Титульный лист;

- «1 Общие положения»;

- «2 Структура и штатная численность»;

- «3 Задачи»;

- «4 Функции»;

- «5 Права»;

- «6 Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»;

- «7 Ответственность»;

-  Лист согласования;

-  Лист регистрации изменений.

4.1.1 Титульный лист ПСП оформляется по форме Приложения 1. В наименовании ПСП указывается наименование структурного подразделения, соответствующее Структуре НГУ. Для вновь организованного подразделения указывается название в соответствии с приказом ректора о создании этого подразделения.

4.1.2 В разделе «1 Общие положения» устанавливаются:

- полное и сокращенное наименование структурного подразделения;

- место подразделения в Структуре НГУ;

- порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения;

- руководство подразделением (указывается должность руководителя подразделения, его непосредственная подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, могут быть указаны основные направления деятельности руководителя подразделения);

- основополагающие нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы, которыми руководствуется руководитель подразделения в своей деятельности (том числе документация СМК НГУ).

- иное (могут приводиться: перечень специфических понятий и определений; основные показатели работы подразделения с помощью которых оцениваются результаты его деятельности, отчётность, финансы и др.).

4.1.3 В разделе «2 Структура и штатная численность» устанавливаются:

- внутренняя структура подразделения (может быть представлена в виде блочной схемы);

- порядок формирования и утверждения структуры подразделения;

- порядок утверждения штатной численности.

4.1.4 В разделе «3. Задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление деятельности подразделения.

4.1.5 В разделе «4. Функции» перечисляются основные действия и виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач (в том числе отчётность перед руководством).

Распределение основных функций между работниками подразделения и ответственность за их выполнение может быть представлена в виде «Матрицы распределения функций» по форме Приложения 2.

4.1.6 В разделе «5 Права» приводится перечень прав, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций. В том числе основные права работников и руководителя подразделения

4.1.7 В разделе «6 Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления возложенных на подразделение функций и реализации прав. Устанавливаются взаимодействия между подразделениями (совместные, согласованные, встречные). Отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчётной, аналитической и др.), периодичность её представления, наименования подразделений, представляющих и получающих данную документацию. Взаимосвязи с другими подразделениями могут быть представлены в виде таблицы по форме Приложения 3.

4.1.8 В разделе «7 Ответственность» устанавливается ответственность, которую несут руководитель и работники подразделения за ненадлежащее и несвоевременное выполнение подразделением своих функций.

4.1.9 Лист согласования ПСП оформляется в соответствии с Приложением 4.

4.2 Порядок разработки, оформления, утверждения положения и внесения изменений к нему

4.2.1 ПСП разрабатывается руководителем структурного подразделения с участием вышестоящего по подчинённости руководителя и начальников ЮО и ПФУ.

4.2.2 ПСП оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителями подразделений, взаимоотношения с которыми прописаны в разделе ПСП «6 Взаимоотношения с другими структурными подразделениями», начальниками ЮО, ПФУ, директором Центра качества НГУ или, уполномоченным на то, менеджером Центра качества НГУ.

Положение о структурном подразделении утверждается Учёным советом НГУ или другим органом управления, имеющим делегированные ему Ученым советом НГУ полномочия утверждать структуру НГУ, и вводится в действие приказом ректора.

4.2.3 ПСП хранится в Протокольном отделе. Для текущей работы с подлинника ПСП снимается заверенная копия, которая хранится у руководителя структурного подразделения.

Электронная копия ПСП передаётся Протокольным отделом в Центр качества НГУ.

4.2.4 Оформление ПСП должно соответствовать требованиям настоящей МИ, Инструкции по делопроизводству в Новосибирском государственном университете и Инструкции по оформлению документов системы менеджмента качества.

4.2.5 Каждое ПСП должно иметь идентификационный номер (код). Идентификационный номер ПСП включает:

сокращенное наименование вида документа – ПСП;

через пробел – сокращенное наименование подразделения - буквенный код подразделения согласно Структуре НГУ. Для вновь организованного подразделения буквенный код указывается в соответствии с приказом о создании этого подразделения.

через тире – год утверждения ПСП (четырёхзначный).

4.2.6. ПСП вступает в силу с момента его утверждения и действует до его замены новым ПСП. Пересмотр ПСП осуществляется не реже 1 раза в пять лет.

ПСП должно быть заменено и заново утверждено при изменении наименования подразделения или структуры университета.

4.2.7 Внесение изменений в ПСП оформляется приказом ректора. Изменения в ПСП вносятся при возникновении необходимости дополнить, исключить или изменить один или несколько его разделов.

5. Ответственность

5.1 Ответственность за разработку, пересмотр, оформление, утверждение и внесение изменений в ПСП несёт руководитель структурного подразделения.

5.2 Контроль за соблюдением требований настоящей МИ осуществляет начальник ЮО.

Приложение 1

Форма титульного листа положения о структурном подразделении

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Новосибирский государственный университет»

Версия 1

Дата ………

КЭ...,УЭ №....

стр. ..из …

Система менеджмента качества

(код ПСП)

(наименование ПСП)

УТВЕРЖДЕНО ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ

Ученым советом НГУ приказом ректора НГУ

«___»__________2008г. от «__»________2008г. №___

протокол №___(_____)

ПОЛОЖЕНИЕ

о (наименование структурного подразделения)

ПСП ХХХХХХХХ - 2008

Новосибирск, 2008

Приложение 2

Форма «Матрица распределения функций»

Наименование функции (работы)

№ должности

1

2

3

4

Примечание.

О – ответственный, отвечает за проведение и конечный результат работы.

У – участвует в проведении работы.

И – получает информацию о проведении работы и результатах.

№ должности – должен соответствовать номеру в коде должностной инструкции работника

Пример заполнения формы «Матрица распределения функций»

(пример для отдела кадров)

№ п/п

Наименование функции (работы)

№ должности

1

2

3

4

1

Управление отделом

О

У

-

-

2

Выпуск кадровых приказов

О

У

У

У

3

Ведение кадрового архива

И

О

У

У

Список должностных лиц:

1 – начальник отдела

2 – зам. начальника отдела

3 – ведущий документовед

4 – специалист по кадрам

Приложение 3

Форма «Взаимосвязи подразделения»

Наименование подразделения, (внешней организации) и/или должностное лицо

Документация, информация

получение

представление

Пример заполнения формы «Взаимосвязи подразделения»

(пример для планово-финансового управления)

Наименование подразделения, (внешней организации) и/или должностное лицо

Документация, информация

получение

представление

ФАО, Управление экономики

Нормативно-правовая и организационно-распорядитель-ная документация,

Уведомления о бюджетных ассигнованиях и о лимитах бюджетных обязательств

Сметы доходов и расходов,

Заявки об изменении сметы доходов и расходов федерального бюджета,

Штатные расписания

УФК по Новосибир-ской области

Расходные расписания

Расходные расписания по получателям бюджета

ОФК по Советскому району

Информационные письма

Копии смет доходов и расходов на текущий год

Территориальный орган фед. службы гос. статистики по Новосибирской обл.

Бланки статистических отчётов

Статистические отчёты по форме П-1, П-4, 1-КСР, 1-КСР (краткая)

Проректор по финансово-эконо-мической работе

Распоряжения по расходованию средств

Сведения об остатках денежных средств на конец текущего месяца, проекты смет доходов и расходов, проект

штатного расписания неППС,

другие сведения по запросу

Факультеты

Штатные расписания ППС

Фонд оплаты труда ППС на учебный год

Приложение 4

Форма листа согласования положения о структурном подразделении

Разработано

должность

Ф. И.О.

подпись

дата

Руководитель структурного подразделения

.

Согласовано

должность

Ф. И.О.

подпись

дата

Курирующий проректор

Руководитель вышестоящего структурного подразделения

Руководитель структурного подразделения по взаимосвязям

Руководитель структурного подразделения по взаимосвязям

Руководитель структурного подразделения по взаимосвязям

Руководитель структурного подразделения по взаимосвязям

Начальник ПФУ

Начальник ЮО

Директор Центра Качества

Проверено на соответствие требованиям Методической инструкции 4.2-СП1.МИ01-2008

Начальник ЮО

Лист согласования

Разработана

должность

Ф. И.О.

подпись

дата

Менеджер Центра Качества

12.03.2007г.

Согласована

должность

Ф. И.О.

подпись

дата

Проректор по учебной работе

Начальник ПФУ

Начальник ЮО

Директор Центра Качества

Проверена на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО

должность

Ф. И.О.

подпись

дата

Менеджер Центра качества

Лист регистрации изменений

№

Номера страниц

Всего страниц в доку-

менте

В какие пункты

документа

внесены изменения

Кем внесены изменения (должность, фамилия, № документа, дата)

Подпись

ответст-

венного за внесение

изменения

Дата

внесения

измен-ия

изме-нен-ных

заме-нен-ных

новых

изъя-тых

Лист ознакомления с методической инструкцией в подразделении

Должность

Фамилия

Подпись

Дата