Управление документацией и записями, процедура системы менеджмента качества 01.04.02/ПП 01.04

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Управление документацией и записями

Процедура системы менеджмента качества

01.04.02/ПП 01.04

Содержание

	с
1. Область применения	3
2. Нормативные ссылки	3
3. Определения, обозначения и сокращения	3
4. Основные положения	4
5. Описание процесса «Управление документацией и записями»	5
6. Ответственность	24
7. Методика оценки результативности и эффективности процесса	24

ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

01.04.02/ПП 01.04

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

1. Область применения

Настоящая процедура ТюмГУ устанавливает общие требования к организации разработки, оформлению, согласованию, утверждению, регистрации, выдаче, хранению и внесению изменений в документы системы менеджмента качества (СМК).

Процедура разработана на основании требований международных стандартов ИСО серии 9000, а также с учетом опыта работы университета и распространяется на все подразделения ТюмГУ.

2. Нормативные ссылки

−  В настоящей процедуре использованы ссылки на следующие документы:

−  ИСО Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;

−  ИСО Система менеджмента качества. Требования;

−  ИСО Общее руководство качеством и элементы качества. Руководящие указания;

−  Федеральный закон «Об образовании» 3 от 13.01.96.

−  Изменения и дополнения к закону «Об образовании» № 000 от 01.01.2001.

−  Приложение к приказу Госкомвуза России от 19.04.96 № 000 «Инструкция о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов».

−  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

−  ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. Определения, обозначения и сокращения

В настоящей процедуре применяют следующие термины и определения:

3.1. Документ – информация (значимые данные) и соответствующий носитель.

3.2. Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования.

3.3. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

3.4. Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации.

3.5. Должностные инструкции – документы, определяющие функции, обязанности и ответственность работников на конкретном рабочем месте.

3.6. В процедуре организации применяются следующие сокращения:

−  ДИ - должностная инструкция;

−  ВПО - высшее профессиональное образование;

−  СМК - система менеджмента качества;

−  ТюмГУ – Тюменский государственный университет;

−  ООТиЗП – отдел организации труда и заработной платы;

−  ПЭО – планово-экономический отдел;

−  ПУР – проректор по учебной работе;

−  УМУ – учебно-методическое управление.

4. Основные положения

4.1. Цели

4.1.1.Целью разработки настоящей процедуры является обеспечение доступности точных и современных редакций документов для всех лиц, кому они необходимы для работы. Управление документацией охватывает процессы создания, распространения и хранения внутренних документов, а также - приобретения, распространения и хранения документов сторонних организаций, влияющих на функционирование системы менеджмента качества и непосредственно на качество предлагаемых университетом программ образования и обучения и других видов услуг.

4.2. Принципы

4.2.1. Характер и степень документированности отвечают конкретным, законодательным, нормативным актам системы ВПО и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также удовлетворяют ТюмГУ.

4.2.2. Для обеспечения соответствия документации потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон при управлении документации обеспечиваются:

-контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон;

-использование институтом международных, национальных,

региональных и отраслевых стандартов системы образования;

-соответствующие законодательные, нормативные и другие

обязательные требования;

-решения Ученого совета ТюмГУ (выполнение решений);

-источники внешней информации, касающиеся возможностей

ТюмГУ;

-информация о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.

4.2.3. Доступ к документации предоставляется работникам ТюмГУ и другим заинтересованным сторонам на основе политики обмена информацией в ТюмГУ.

5. Описание процесса «Управление документацией и записями»

5.1. Структура документации

5.2. Общие принципы процесса «Управление документацией»

5.2.1. Все документы до их выпуска проходят проверку путем согласования их со всеми заинтересованным сторонами и, при необходимости, коллективного обсуждения.

5.2.2. По мере необходимости проводится анализ, актуализация и переутверждение документов.

5.2.3. Все изменения в переутвержденных документах доводятся до всех заинтересованных лиц, а также идентифицируется статус пересмотра документов.

5.2.4. Документы оперативно доводятся до места их применения на бумажном носителе или через информационную сеть в защищенном от несанкционированных изменений виде.

5.2.5. Документы внутреннего происхождения регистрируются в общем отделе в системе автоматизации делопроизводства «Дело», а сохраняются и идентифицируются в общем отделе и соответствующих структурных подразделениях.

5.2.6. Документы внешнего происхождения подлежат идентификации и учёту. Их обработка и рассылка осуществляется оперативно и контролируется специалистом общего отдела. Регистрация документов осуществляется в системе автоматизации делопроизводства «Дело».

5.2.7. Для предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов проводится отслеживание их полного или частичного изъятия из оборота, о чем делаются записки в специальном реестре и отметки в информационной базе.

5.3. Управление документацией системы менеджмента качества

Документация системы менеджмента качества включает:

·  Политику и цели в области качества;

·  Руководство по качеству;

·  Карты процессов;

·  Процедуры системы менеджмента качества;

·  Положения о подразделениях и должностные инструкции;

·  Планы, программы, учебно-методические материалы;

·  Организационно-распорядительную документацию;

·  ГОСТ, другие законодательные и нормативные акты;

·  Формы документов для ведения записей (журналы, протоколы, отчеты, акты).

Схема управления документацией системы менеджмента качества осуществляется в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1

Вид документа	Ответственный	Место хранения	Срок хранения	Внесение изменений
1	2	3	4	5
Политика и цели в области качества	Ответственный представитель высшего руководства	Оригинал в комплекте документов СМК, копии во всех структурных подразделениях	До разработки нового документа, цели - 1 год, до актуализации
Руководство по качеству	Менеджер по качеству	Сайт ТюмГУ	До разработки нового документа
Карты процессов	Ответственный за процесс	В соответствующей процедуре	До разработки нового документа
Процедуры системы менеджмента качества	Ответственный за процесс	Сайт ТюмГУ	До разработки нового документа
Положения о подразделениях	Главный специалист общего отдела	Оригинал хранится в общем отделе, копии – в структурных подразделениях	В соответствии с номенклатурой дел	Не вносятся
Должностные инструкции	Руководители соответствующих структурных подразделений	Оригинал хранится в структурных подразделениях, копии – в управлении по персоналу	В соответствии с номенклатурой дел	Не вносятся
Планы, программы, учебно-методические материалы	Проректор по учебной работе	Учебно-методический отдел	3 года	Не вносятся
Организационно-распорядительная документация	Руководители соответствующих структурных подразделений	Общий отдел, управление по работе с персоналом	В соответствии с номенклатурой дел	Не вносятся
ГОСТ, другие законодательные акты	Начальник УМУ, начальник юридического отдела	УМУ, юридический отдел	До появления нового документа	Не вносятся
Нормативно-правовые документы	Начальник общего отдела	Общий отдел	В соответствии с номенклатурой дел	Не вносятся
Формы документов для ведения записей	Ответственный за процесс	Структурное подразделение	До разработки нового документа	Не вносятся

5.4. Управление организационно-распорядительной документацией

Схема управления

организационно-распорядительной документацией

в общем отделе Тюменского государственного университета

Вид документа	Место хранения	Срок хранения	Ответственный	Изменения
1	2	3	4	5
Приказы по основной деятельности	Общий отдел (архив)	В соответствии с номенклатурой дел	Специалист общего отдела (архива)	Не вносятся
Приказы по личному составу	Общий отдел (архив)	В соответствии с номенклатурой дел	Специалист общего отдела (архива)	Не вносятся
Приказы о командировании	Общий отдел	В соответствии с номенклатурой дел	Специалист общего отдела	Не вносятся

Все виды документации оформляются на бумаге формата А4 машинописным способом в соответствии с ГОСТ 2.301. В обоснованных случаях допускается использовать формат А3 по ГОСТ 2.301 и комплектовать в одном документе листы форматом А3 и А4.

Схема регистрации документов

Тюменского государственного университета

в системе автоматизации делопроизводства «Дело»

Входящие документы	Исходящие документы	Внутренние документы	Нормативно-правовые документы	Архивные документы	Ученый совет
1	2	3	4	5	6
1. Входящая Министерская корреспонденция	1. Исходящая Министерская корреспонденция	1.Организационно-распорядительные документы: -приказы по основной деятельности; -приказы по личному составу	1.Устав ТюмГУ	1.Опись дел ТюмГУ постоянного срока хранения (с указанием года)	1. Решения Ученого совета
2.Входящая простая корреспонденция	2. Исходящая простая корреспонденция	2. Приказы о командировании сотрудков	2.Лицензии и свидетельства ТюмГУ	2.Опись личных дел сотрудников, уволенных из ТюмГУ (с указанием года)	2. Ученые звания
3.Обращения граждан	3. Исходящая заказная корреспонденция		3. Лицензии филиалов и других структурных подразделений	3. Опись личных дел студентов, окончивших дневное отделение (с указанием года)	3. Почетные звания
4. Входящая заказная корреспонденция			4.Положения о структурных подразделениях ТюмГУ	4. Опись личных дел студентов, окончивших заочное отделение (с указанием года)
			5.Коллективный договор сотрудников ТюмГУ	5. Опись личных дел студентов, отчисленных из ТюмГУ (с указанием года)

5.5.2. Схема управления входящей документацией Тюменского государственного университета

Схема управления входящей документацией

Тюменского государственного университета

№	Ответственный	Схема процесса	Комментарии
	1	2	3
1	Специалист общего отдела	Прием поступившей корреспонденции	Документ может приниматься по почте, факсу, электронной почте и др.
2	Специалист общего отдела	Обработка поступившей корреспонденции	Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются по назначению
3	Специалист общего отдела	Регистрация заказной корреспонденции	Документы, поступившие заказной корреспонденцией, регистрируются в журнале и программе «Дело» в папке «Входящая заказная корреспонденция».
4	Начальник общего отдела	Рассмотрение и систематизация поступившей корреспонденции для руководства университета	Готовится проект поручения для документов, направляемых ректору.
5	Специалист общего отдела	Регистрация входящих документов	Документы регистрируются в программе «Дело» в папке «Входящая Министерская корреспонденция» или «Входящая простая корреспонденция». На документах ставится штамп, в который вписывается дата регистрации и регистрационный номер.
6	Специалист общего отдела	Передача документов проректорам, руководителям структурных подразделений	После регистрации документ (оригинал или копия) передается по назначению
7	Специалист общего отдела	Передача документов ректору	После регистрации документ с проектом поручения направляется ректору.
8	Ректор	Резолюция ректора	Ректор назначает ответственного за исполнение документа, срок исполнения.
9	Специалист общего отдела	Постановка документа на контроль	В регистрационной карточке документа ставится отметка о контроле.
10	Специалист общего отдела	Распечатка контрольной карточки документа	Специалист общего отдела для всех документов с пометкой о контроле, зарегистрированных в папках «Входящая Министерская корреспонденция», «Входящая простая корреспонденция», выводит контрольные карточки.
11	Специалист общего отдела	Распечатка реестров входящей корреспонденции	Специалист общего отдела выводит реестр всех зарегистрированных документов в папках «Входящая Министерская корреспонденция», «Входящая простая корреспонденция».
12	Специалист общего отдела	Передача документа исполнителю	Специалист общего отдела снимает копию документа и передает ответственному исполнителю. Если документ стоит на контроле, то передается и контрольная карточка. Ответственный исполнитель в реестре входящей корреспонденции ставит свою подпись о том, что с содержанием документа ознакомлен. После этого оригинал подшивается в папку «Входящая Министерская корреспонденция» или «Входящая простая корреспонденция».
13	Ответственный исполнитель	Исполнение документа	Ответственный исполнитель, в соответствии с поручением ректора, проводит в установленные сроки необходимую работу и представляет документ о выполнении поручения.
14	Начальник общего отдела, специалист общего отдела	Контроль исполнения	Отметка об исполнении ставится в регистрационной карточке документа.
15	Специалист общего отдела	Хранение документа	Входящие документы хранятся в общем отделе в соответствии с номенклатурой дел.

Схема управления исходящей документацией

Тюменского государственного университета

№	Ответственный	Схема процесса	Комментарии
	1	2	3
1	Специалист общего отдела	Прием исходящих документов	Документы поступают из административно-управленческого аппарата или структурного подразделения ТюмГУ.
2	Специалист общего отдела	Регистрация документов	Документы регистрируются в программе «Дело» в папках «Исходящая Министерская корреспонденция» или «Исходящая простая корреспонденция».
3	Специалист общего отдела	Снятие копий документов	Копии документов подшиваются в папку «Исходящая Министерская корреспонденция» или «Исходящая простая корреспонденция».
4	Специалист общего отдела	Распечатка реестра исходящей корреспонденции	Специалист общего отдела выводит реестр всех зарегистрированных документов в папках «Исходящая Министерская корреспонденция», «Исходящая простая корреспонденция».
5	Специалист общего отдела	Регистрация заказной корреспонденции	Документ, отправляемый заказной корреспонденцией, регистрируется в журнале и программе «Дело» в папке «Исходящая заказная корреспонденция».
6	Специалист общего отдела	Упаковка документов для отправки	В соответствии с почтовыми требованиями
7	Специалист общего отдела	Отправка документов из университета	Документы отправляются через почтовое отделение.
8	Специалист общего отдела	Хранение документа	Копии документов в папках «Исходящая Министерская корреспонденция», «Исходящая простая корреспонденция» хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

Схема оформления командировочных удостоверений

в общем отделе Тюменского государственного университета

№	Ответственный	Схема процесса	Комментарии
	1	2	3
1	Командированный	Подготовка приказа о командировании	Приказ готовят на бланке в соответствии с формой по ОКУД 0301022.
2	Командированный	Визирование приказа	Приказ визируют: -командированный, -заведующий кафедрой или начальник подразделения, -декан факультета или директор института, -проректор.
3	Специалист общего отдела	Подготовка командировочного удостоверения	Приказ о командировании регистрируется в программе «Дело», распечатывается командировочное удостоверение.
4	Специалист общего отдела	Передача приказа и командировочного удостоверения на подпись	Приказ и командировочное удостоверение подписывает ректор или проректор, имеющий право подписи финансовых документов. Приказ и командировочное удостоверение в филиал ТюмГУ подписывает проректор по филиалам.
5	Специалист общего отдела	Проставление печатей в командировочном удостоверении	Специалист общего отдела заверяет командировочное удостоверение печатью ТюмГУ, проставляет отметки о прибытии в место назначения и выбытии из них.
6	Специалист общего отдела	Распечатка реестра «Приказы о командировании»	В конце рабочего дня специалист общего отдела выводит реестр всех зарегистрированных документов в папке «Приказы о командировании».
7	Специалист общего отдела	Хранение приказа	Приказы хранятся в общем отделе в соответствии с номенклатурой дел.
8	Командированный	Подготовка отчета о командировке	Авансовый отчет о командировке передается в управление бухгалтерского учета.

Схема подготовки, регистрации и хранения приказов

в общем отделе Тюменского государственного университета

№	Ответственный	Схема процесса	Комментарии
	1	2	3
1	Ответственный исполнитель	Сбор и анализ информации для подготовки приказа
2	Ответственный исполнитель	Подготовка проекта приказа
3	Ответственный исполнитель	Согласование проекта приказа (визирование)	Проект приказа визируют: - юрист, - руководитель структурного подразделения, - проректор.
4	Ответственный исполнитель	Подписание приказа	Оформленный проект приказа подписывает ректор или проректор.
5	Специалист общего отдела	Регистрация приказа	Приказ регистрируется в программе «Дело» в папке «Организационно-распорядительная документация».
6	Специалист общего отдела	Распечатка реестра «Организационно-распорядительная документация»	Специалист общего отдела выводит реестр зарегистрированных приказов в папке «Организационно-распорядительная документация».
7	Ответственный исполнитель	Рассылка приказа	Копии приказа рассылаются по назначению.
8	Специалист общего отдела (архива)	Хранение приказа	Приказы хранятся в общем отделе (архиве) в соответствии с номенклатурой дел.

5.6. Управление кадровой документацией

Схема управление кадровой документацией осуществляется в соответствии таблицей 3.

Таблица 3

Вид документа	Форма документа	Место хранения	Срок хранения	Ответственный	Изменения (кто вносит)
1	2	3	4	5	6
Приказ о приеме на работу	Унифицированная форма Т-1	Папка "Приказы по кадрам" в управлении по работе с персоналом	5 лет	Специалист по кадрам	Изменения не вносятся
Приказ о переводе	Унифицированная форма Т-5	Папка "Приказы по кадрам" в управлении по работе с персоналом	5 лет	Специалист по кадрам	Изменения не вносятся
Приказ об увольнении	Унифицированная форма Т-8	Папка "Приказы по кадрам" в управлении по работе с персоналом	5 лет	Специалист по кадрам	Изменения не вносятся
Личное дело работника:		Управление по работе с персоналом	75 лет	Специалист по кадрам	Записи вносятся
· Трудовой договор	Приложение 01.04.02.П08/ ПП 01.04
· Автобиография	Произвольная
· Анкета	Приложение 01.04.02.П09/ ПП 01.04
· Заявление о приеме на работу	Произвольная
· Заявление о переводе	Произвольная
· Заявление об увольнении	Произвольная
· Заявление на отпуск	Произвольная
· Копия приказа о приеме на работу
· Копия приказа о переводе
· Копия приказа об увольнении
Личная карточка	Унифицированная форма Т-2	Отдельная папка		Специалист по кадрам	Записи вносятся
Приказы на отпуск	Унифицированная форма Т-6	Папка "Приказы по кадрам" в управлении по работе с персоналом	5 лет	Специалист по кадрам	Изменения не вносятся
Журнал регистрации приказов по кадрам		Управление по работе с персоналом	75 лет	Специалист по кадрам	Записи вносятся
Журнал регистрации трудовых книжек		Управление по работе с персоналом	3 года	Специалист по кадрам	Записи вносятся
Штатное расписание	Унифицированная форма Т-3	ФЭУ, ООТИЗП	Постоянно	Специалист по кадрам	Изменения не вносятся, в случае необходимости разрабатывается новый документ
График отпусков	Унифицированная форма Т-7	Управление по работе с персоналом	1 год	Специалист по кадрам

5.7. Управление документацией учебного процесса

Схема управление документацией учебного процесса осуществляется в соответствии таблицей 4.

Таблица 4

Виды документации	Ответственный	Форма документа	Место хранения	Срок хранения	Изменения, кто вносит
1	2	3	4	5	6
Договор на обучение	УДО		УДО	3 года	Изменения не вносятся
Приказ о зачислении	Приемная комиссия		Общий отдел, УМУ, деканаты, архив	постоянно	Изменения не вносятся
Образовательная программа	ПУР, начальник УМУ		УМУ, деканаты	постоянно	ПУР, руководитель структурного подразделения, завкафедрой
Учебный план	ПУР, начальник УМУ		УМУ, деканаты	постоянно	ПУР, руководитель структурного подразделения, завкафедрой
График учебного процесса	ПУР, начальник УМУ		УМУ, деканаты	1 год	ПУР, руководитель структурного подразделения, завкафедрой
Расписание занятий	ПУР, начальник УМУ		УМУ, деканаты	1 год	ПУР, руководитель структурного подразделения, завкафедрой
Выходная анкета	ЦСТВ		ЦСДВ	3 года	Изменения не вносятся
Удостоверение о повышении квалификации	Директор ИДПО	В соответствии с «Инструкцией о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов»	Заказчик	Выдается заказчику	Изменения не вносятся
Свидетельство о повышении квалификации	Директор ИДПО	-------"-------	Заказчик	Выдается заказчику	Изменения не вносятся
Диплом	ПУР	"------	Заказчик	Выдается заказчику	Изменения не вносятся
Журнал регистрации удостоверений о повышении квалификации	Замдиректора ИДПО		Учебно-методический отдел	Постоянно	Изменения не вносятся
Журнал регистрации свидетельств о повышении квалификации	Замдиректора ИДПО		Учебно-методический отдел	Постоянно	Изменения не вносятся
Журнал регистрации дипломов о ВПО	Начальник УМУ		УМУ, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Журнал регистрации выдачи академических справок	Начальник УМУ		УМУ, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Журнал регистрации выдачи дубликатов дипломов о ВПО	Начальник УМУ		УМУ, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Журнал регистрации выдачи дубликатов документов гос. образца	Начальник УМУ		УМУ, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказы о переводе с курса на курс	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказ об отчислении	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказ о восстановлении	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказ об академическом отпуске	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказ о прохождении различного вида практик	Начальник УМУ		УМУ, кафедры, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказы об изменениях в графиках учебного процесса	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся
Приказы об отчислении в связи с окончанием вуза	Начальник УМУ		УМУ, деканаты, архив	Постоянно	Изменения не вносятся

Бланки удостоверений о повышении квалификации, свидетельств о повышении квалификации и дипломов о профессиональной переподготовке заполняются в соответствии с Приложением к приказу Госкомвуза России от 19.04.96 № 000 «Инструкция о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов».

Выдача документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке производится в соответствии с п.10 Приложения к приказу Госкомвуза России от 19.04.96 № 000 «Инструкция о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов».

Выдача дубликатов документов выдаются в соответствии с п.9 Приложения к приказу Госкомвуза России от 19.04.96 № 000 «Инструкция о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов».

Бланки испорченных документов уничтожаются в соответствии с п.11 Приложения к приказу Госкомвуза России от 19.04.96 № 000 «Инструкция о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов».

Бланки документов хранятся у главного специалиста по кадрам как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру. Ответственный за хранение - заведующий учебно-методическим отделом.

5.8. Записи поддерживаются в рабочем состоянии.

Записи по качеству:

Об анализе со стороны руководства (5.6.1):

·  ежегодный доклад ректора на Ученом совете ТюмГУ (протокол Ученого совета ТюмГУ);

·  годовой отчет.

О компетентности, осведомленности и подготовке персонала (6.2.2):

·  личное дело;

·  сайт ТюмГУ.

О соответствии процесса выпуска продукции и готовой продукции (7.1.):

·  планы и отчеты, в том числе по качеству.

О результатах анализа требований, относящихся к продукции (7.2.2.):

·  отчеты, справки о результатах анализа отзывов потребителей.

О входных данных при проектировании и разработке (7.3.2.):

·  Государственный образовательный стандарт;

·  положения Минобрнауки России, ТюмГУ;

·  приказы Минобрнауки Росии.

О результатах анализа проектирования и разработки (7.3.4):

·  протоколы заседаний Ученых советов университета, факультетов (институтов), заседаний кафедр;

·  результаты внешнего аудита учебных планов;

·  результаты аккредитации образовательных программ.

О результатах анализа верификации проекта и разработки (7.3.5):

·  итоги сессии;

·  протоколы ГЭК, ГАК;

·  отзывы потребителей;

·  приказы об отчислении, восстановлении, академическом отпуске.

Об утверждении проекта и разработки (7.3.6):

·  решения Ученого совета ТюмГУ об утверждении учебных планов, графики учебного процесса и т. д.;

·  утвержденное расписание занятий, штатное расписание.

Об изменениях в проекте (7.3.7):

·  приказы о внесении изменений.

О результатах анализа изменений (7.3.7):

·  отчеты, справки.

О результатах оценки закупок (7.4.1):

·  акты, договоры, контракты.

По спецпроцессам (7.5.2):

·  должностные инструкции, положения об охране труда и условиях труда, инструкции и т. д.

По идентификации продукции (7.5.3):

·  результаты контрольных недель;

·  журналы посещаемости;

·  журналы успеваемости;

·  отчет по проверке остаточных знаний.

О собственности потреби: нет.

Методики калибровки и проверки КИП, которые не калибруются органами Госнадзора (7.6): калибровка не осуществляется ресурсами ТюмГУ. Записей нет.

Оценка приемлемости результатов, сделанных ранее измерений, если обнаружено, что измерительное оборудование отсутствует (7.6):

·  рецензии, заключения УМО, решения ученых советов, протоколы заседаний кафедр.

По внутренним аудитам (8.2.2):

·  отчеты, оценка работы аудиторов, план аудита, программа аудита.

О соответствии продукции установленным требованиям (8.2.4):

·  экзаменационные листы;

·  экзаменационные ведомости;

·  зачетные книжки;

·  отчет по итогам сессии;

·  протоколы ГЭК, ГАК.

О несоответствии продукции (8.3):

·  экзаменационные листы;

·  экзаменационные ведомости;

·  протоколы ГЭК, ГАК;

·  зачетные книжки.

О корректирующих действиях (8.5.2):

·  справки, отчеты;

·  решения УМК, Ученых советов факультетов.

О предупреждающих действиях (8.5.3):

·  отчет о результатах проверки остаточных знаний;

·  результаты контрольных недель;

·  результаты рейтингов (студентов, ППС, дисциплин, специальностей);

·  отчет о результатах итогов сессии.

Записи осуществляют ответственные лица.

6. Ответственность

6.1. Ответственность за использование системы при управлении документацией, относящейся к правовым нормам, лицензионным показателям и договорным спецификациям лежит на ректоре, проректоре по учебной работе.

6.2. Ответственность за хранение и сверку процедур, рабочих инструкций, относящейся к СМК, лежит на менеджере по качеству.

6.3. Ответственность за проверку документов на адекватность и актуальность до их выпуска несут разработчики документов.

6.4. Ответственность за анализ, актуализацию и переутверждение документов несут пользователи документов.

6.5. Общую ответственность за сбор всех документов, относящихся к СМК, несет начальник УМУ.

6.6. Общую ответственность за нормативно-правовую документацию несет начальник юридического отдела.

6.7. Общую ответственность за внутреннюю распорядительную документацию и внешнюю документацию несет начальник общего отдела.

6.8. Общую ответственность за документацию учебного процесса несет проректор по учебной работе.

6.9. Общую ответственность за рекламно-информационную документацию несет начальник отдела маркетинга.

6.10. Общую ответственность за кадровую документацию несет начальник управления по работе с персоналом.

6.11. Общую ответственность за финансовую документацию несет проректор по экономике.

7. Методика оценки результативности и эффективности процесса

7.1. Оценка результативности и эффективности процесса «Управление документацией» осуществляется экспертным методом. В состав экспертной группы входят руководители структурных подразделений.