Центросоюз Российской Федерации

Сибирский университет

потребительской кооперации

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе

_____________ «___»_____________ 2003 г.

Рабочая учебная программа

дисциплины «Документирование управленческой деятельности»

специальности 060800 "Экономика и управление на предприятии"

Новосибирск 2003 г.

Кафедра менеджмента

Рабочая учебная программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности» составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования второго поколения.

Автор: Сергиенко В В, доцент,

Сафонова А В, ассистент

Рецензенты: , доцент

Программа обсуждена и рекомендована к изданию кафедрой, протокол от « » 2002 г. № .

потребительской кооперации, 2003

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1. Цель и задачи дисциплины

Внутренние и внешние связи каждой организации, независимо от их профиля, форм собственности, можно рассматривать как информационные, а управление - как процесс получения, обработки и использования информации.

В условиях серьезных преобразований экономики России проблемы надежности, качества и гибкого использования информационного ресурса организации являются наиболее актуальными. Так как спектр управленческой деятельности отражается в документах, то для создания эффективной среды по движению документной информации и обеспечения достаточного качества управления необходимо:

- создать механизм документного обеспечения управления (ДОУ);

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- выбрать правильную программно-техническую платформу в коммуникационном менеджменте.

Цель учебной дисциплины «Документирование управленческой деятельности»: формирование системных знаний студентов по совершенствованию ДОУ и использованию новых информационных технологий в менеджменте.

с учетом требований современных управленческих отношений повышается информационная роль менеджмента: мониторинговая, презентационная, коммуникационная. На этой базе формируются жесткие требования к документной информации и этим определяются задачи дисциплины:

1. Ознакомить студентов с современной системой информационного обеспечения управления и современными информационными, в том числе компьютерными технологиями в делопроизводстве;

2. Научить грамотно, использовать нормативную базу (стандарты, законодательные акты, инструкции, положения) при проектировании документной информации в деятельности органов управления и сокращать ее потоки до оптимального минимума;

3. Привить навыки профессионально-грамотного оформления деловой и коммерческой переписки традиционными способами и использованием возможностей современных платформ компьютерных систем;

4. Познакомить с ролью служб ДОУ в организации работы с документной информацией;

5. Изучить особенности адаптации типовых программных продуктов к практическим условиям деятельности организаций.

6. Привить способности прогнозировать перспективы внедрения компьютерных технологий в систему управленческих отношений.

1.2. Место дисциплины в системе высшего

профессионального образования

Дисциплина "Документирование управленческой деятельности" является составной частью взаимосвязанного блока знаний студентов специальности 351100 "Товароведение и экспертиза товаров".

Она базируется на теоретических знаниях и практических навыках, приобретаемых студентами в ходе изучения таких дисциплин, как менеджмент, информатика и вычислительная техника, правовое обеспечение экономики, маркетинг, иностранный язык, внешнеэкономическая деятельность, экономическая теория, статистика, финансы, бухгалтерский учет и др.

Вместе с тем, данная дисциплина углубляет профессиональную подготовку студентов.

1.3. Требования к уровню освоения содержания дисциплины

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности позволит выпускнику (менеджеру, специалисту) четко и грамотно составлять и оформлять различные документы общего и специального характера, соблюдать общепринятые нормы лексики и стиля документной информации для профессионального общения с отечественными и зарубежными партнерами.

В результате изучения дисциплины студент должен:

иметь системное представление о роли и значении ДОУ, его приоритетных направлениях развития и перспективах технического обслуживания менеджмента;

знать:

- теоретические основы и закономерности ДОУ;

- законодательные, нормативные и правовые акты, регламентирующие ДОУ;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- существующие унифицированные системы документации (УСД);

- требования к составлению, оформлению УСОРД;

- современные способы и технологии создания документов;

- правила организации документооборота, экспертизы ценности документов, порядка сдачи на архивное хранение учетом жизненного цикла документной информации.

уметь:

- выявлять состав необходимых документов в конкретной управленческой ситуации;

- систематизировать и обобщать документную информацию, готовить справки, обзоры; реферировать, редактировать, рецензировать тексты;

- слушать, воспринимать документную информацию с учетом культурных и языковых различий;

- адаптировать к конкретным условиям и использовать программные продукты для составления, оформления ОРД и организации документооборота.

владеть:

- специальной терминологией и лексикой в соответствие с ГОСТ(ами);

- навыками самостоятельного приобретения новых знаний, используя современные образовательные технологии;

- навыками аргументированного доказательства при разборе стандартных ситуаций с помощью документов;

- методами компьютерных технологий по сбору, обработке, передачи, анализа документной информации.

2. Объем дисциплины и виды учебной работы

по срокам и формам обучения (в часах)

2.1. Нормативный срок обучения - 5 лет

	Вид занятий	Всего часов	Семестр

	7
Аудиторные занятия	34	34
Лекции	18	18
Практические занятия	16	16
Семинары	-	-
Самостоятельная работа	47	47
Общая трудоемкость	81	81
Вид итогового контроля	Зачет	Зачет
Учебная практика	-	-

2.2. Очная форма обучения – 3 года

	Вид занятий	Всего часов	Семестр
	5
Аудиторные занятия	34	34
Лекции	18	18
Практические занятия	16	16
Семинары	-	-
Самостоятельная работа	47	47
Общая трудоемкость	81	81
Вид итогового контроля	Зачет	Зачет

2.3. Заочная форма обучения – 5,5 лет

	Вид занятий	Всего часов	Курс
	5
Аудиторные занятия	10	10
Лекции	6	6
Практические занятия	4	4
Семинары	-	-
Самостоятельная работа	71	71
Контрольная работа	1	1
Общая трудоемкость	81	81
Вид итогового контроля	Зачет	Зачет

2.4. Заочная форма обучения – 3,5 лет

	Вид занятий	Всего часов	Курс
	3
Аудиторные занятия	10	10
Лекции	6	6
Практические занятия	4	4
Семинары	-	-
Самостоятельная работа	71	71
Контрольная работа	1	1
Общая трудоемкость	81	81
Вид итогового контроля	Зачет	Зачет

2.5. Заочная форма обучения – 3 года

на базе высшего профессионального образования

	Вид занятий	Всего часов	Курс
	3 (6 сем.)
Аудиторные занятия	8	8
Лекции	4	4
Практические занятия	4	4
Семинары	-	-
Самостоятельная работа	73	73
Контрольная работа	-	-
Общая трудоемкость	81	81
Вид итогового контроля	Зачет	Зачет

3. Содержание Дисциплины

3.1. Разделы дисциплины

1. Теоретико-методологические основы курса.

2. Современные технологии в ДОУ.

3. Организация работы с документами.

3.2. Темы и краткое содержание

Раздел 1. Теоретико-методологические основы курса

Введение.

Предмет, содержание и задачи дисциплины. Связь с другими научными дисциплинами. Роль и значение документационного обеспечения управления в практической деятельности организаций, компаний, фирм. Организация учебного процесса, самостоятельной работы студентов. Методические пособия и литература.

Тема 1.1. Организация информационного обеспечения управления

системы управления как сложные информационные системы, коммуникационно - документационные процессы в управлении. Роль и значение документной информации в деятельности органов управления. Характеристика и содержание документационного обеспечения управления (ДОУ).

Тема 1.2. Система документирования управленческой деятельности

Документ: понятие, критерии классификации, назначение и ресурсы его использования в системе управленческих отношений. Принципы документирования.

Тема 1.3. Унификация и стандартизация документов

Понятие и сущность унификации, стандартизации. Унифицированные системы документации (УСД), их виды: отраслевые, межотраслевые. Нормативные документы и регламенты ДОУ: классификаторы, типовые инструкции, государственные стандарты по делопроизводству. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Тема 1.4. Основные требования к составлению служебных документов

Проектирование документной информации. Информационный дизайн. Формуляр - образец документа как модель унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД). Правила составления и оформления документов в российской практике, особенности - в зарубежной.

Тема 1.5. Языковые и стилистические особенности оформления документов

Основные функции языка служебных документов. Лексика, стиль, тон, речевые обороты, модели и варианты синтаксических конструкций в языке управленческих документов. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции: структурные, морфологические, технические. Официальность речевого этикета в специальных документах: юридических, коммерческих, маркетинговых. Особенности языка документов различных национальных культур.

Раздел 2. Современные технологии в ДОУ

Тема 2.1. Методические основы составления и оформления документов

Сценарий составления и оформления документов. Определение формата бумаги, состава реквизитов, место их расположения в конкретном документе. Правила оформления необходимых реквизитов в соответствии с действующими ГОСТ(ами).

Тема 2.2. Технологические особенности составления и оформления УСОРД

Организационные документы, основные виды, назначение, особенности оформления элементов текста. Распорядительные документы: их назначения, основные виды, технологические особенности структурных элементов текста отдельных документов: приказов по основной деятельности, по личному составу; документов в деятельности коллегиальных органов управления (протоколы, постановления, решения).

Информационно - справочные документы, их назначение, основные виды, технологические особенности составления структурных элементов текста определенных документов: акта, письма, справки, телеграммы, телефонограммы, резюме, предложений, заявлений и др. Особенности использования компьютерных технологий в документировании управленческой деятельности.

Раздел 3. Организация работы с документами

Тема 3.1. документооборот, общие правила его организации и учета

Понятие документооборота и его этапы. Особенности и правила движения документопотоков: входящего, исходящего, внутреннего. Характеристика основных операций документооборота: прием и первичная обработка, регистрация документов, распределение по исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа.

Тема 3.2. Систематизация документов

Упорядочение и хранение исполненной документации. Основы систематизации документов. Принципы и порядок разработки номенклатуры дел. Методика составления и оформления номенклатуры дел. формирование дел и систематизация отдельных категорий документов, особенности в условиях компьютерных технологий.

Тема 3.3. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

Упорядочение и хранение исполненной документации. Экспертиза ценности документной информации. Предархивная обработка и порядок сдачи дел в архив. Организация работы служебного архива. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Правила согласования работы архива с региональными архивными органами управления.

Тема 3.4. Технические средства, их использование в делопроизводстве

Средства составления текстовых документов, в т. ч. акустическим способом. Средства копирования и оперативного размножения документов: светокопирование, фотокопирование, электронография, трафаретная печать, гектографическая печать, микрофильмирование и др.

Средства обработки, хранения и поиска документов в т. ч. компьютерных.

Комплексное использование технических средств в ДОУ. Особенности адаптации программных продуктов в документировании и документообороте.

4. методическое обеспечение дисциплины

4.1. Планы семинарских (лабораторных) занятий

Занятие 1 (2ч). Документирование управленческой деятельности

1.1. Ознакомление студентов с методикой проведения занятий:

● методика диалога по теоретическим проблемам курса;

● методика подготовки и защиты рефератов по определенным критериям;

● методика оппонирования рефератов и их обсуждения;

● методика текущего контроля знаний студента;

● методика выполнения индивидуальных заданий студентов и промежуточного контроля за их исполнением;

● методика проведения итогового зачета;

1.2. Диалог с группой по теме занятия.

Устный экспресс-опрос по вопросам:

- сущность и содержание ДОУ, понятийный аппарат;

- отличие специального делопроизводства от общего;

- роль, назначение общего делопроизводства в практической деятельности организаций.

1.3. Определение стартового рейтинга знаний студентов: оформление конкретного документа унифицированной системы документационного обеспечения управления: приказа, протокола, письма, справки, акта, положения и др.

Занятие 2 (2 ч.) Система документирования управленческой деятельности

2.1. Диалог с группой по теме занятия

Устный экспресс-опрос по вопросам:

- понятие документа и его роль в процессе управления;

- жизненный цикл документа;

- критерии классификации документов;

- состав управленческих документов;

- бланки и форматы документов;

- требования к оформлению документов.

2.2 Освоение методики проектирования служебных бланков:

- общего бланка с продольным размещением постоянной информации флаговым и центровым способом;

- бланка для письма с продольным и угловым размещением постоянной информации.

2.3. Защита рефератов по теме

Занятие 3 (2ч.). Унификация и стандартизация документов.

3.1. Диалог с группой по теме занятия:

- проблемы унификации, стандартизации документов;

- унифицированные системы документации: понятие, виды, назначение;

- необходимость разработки формуляра образца для УСОРД;

- состав реквизитов в документе и оптимальность их размещения на бланках;

- понятие формуляра документа.

3.2. Изучение содержания ГОСТ(ов), действующих в системе управления

3.3. Освоение методики оформления организационных документов в соответствии с действующими ГОСТ(ами):

- устава организации;

- положения о структурном подразделении;

- должностной инструкции менеджера, специалиста;

- правил внутреннего трудового распорядка и др.

3.4. Защита рефератов по теме.

3.5. Рубежный письменный экспресс-опрос по тематике 1-3 занятий.

Занятие 4 (2ч). Технологические особенности составления распорядительных документов.

4.1. Диалог с группой по теме занятия.

- разновидности распорядительных документов в соответствии со структурой органов управления, действующих в практическом менеджменте, их роль и назначение;

- порядок оформления распорядительных документов в соответствии с действующими ГОСТ(ами);

- особенности языка и стиля документов.

4.2. Освоение методики оформления текстов распорядительных документов:

- приказов по основной деятельности;

- приказов по личному составу;

- постановлений;

- протоколов;

- выписок из документов.

4.3. Защита рефератов по теме.

4.4. Проверка выполнения индивидуальных заданий.

Занятие 5 (2 ч). Технологические особенности составления информационно-справочных документов.

5.1. Диалог с группой по теме занятия.

- Классификация информационно-справочных документов (ИСД)

- Роль и назначение информационно-справочных документов в системе управленческих отношений.

- Структура текста ИСД: актов, писем, записок, справок, телеграмм, факсов, телетайпограмм, телексов и др.

5.2. Освоение методики оформления ИСД.

5.3. Защита рефератов по теме.

5.4. Проверка индивидуальных заданий.

Занятие ч). Организация работы с документами.

6.1. Диалог с группой по теме занятия:

· понятие документооборота;

· основные потоки документов в организации;

· характеристика основных операций документооборота: первичная обработка, регистрация, исполнение, контроль исполнения, информационно-справочная работа;

· систематизация документов;

· принципы и порядок разработки номенклатуры дел;

· особенности в условиях компьютерной технологии.

6.2. Освоение методики оформления номенклатуры дел.

6.3. Защита рефератов по теме.

6.4. Контроль выполнения индивидуальных заданий.

Занятие 8 (2 часа) Компьютерные технологии в делопроизводстве.

8.1. Освоение методики адаптации программного продукта «Кодекс-32» к практическим условиям организации в компьютерном классе.

4.2. Задания контрольных работ для студентов

заочной формы обучения

4.2.1. Методические указания.

Контрольная работа является важной формой учебного процесса на заочном отделении и выполняется студентами в соответствии с учебным планом.

Цель контрольной работы – закрепить теоретические знания, накопленные в результате изучения дисциплины, приобрести навык самостоятельной работы над курсом и умения применять теорию к решению конкретных практических задач по ДОУ.

Контрольная работа включает в себя один теоретический вопрос и одно практическое задание.

При выполнении контрольной работы можно пользоваться консультациями преподавателей кафедры менеджмента в устной или письменной форме. Для получения письменной консультации иногородним студентам следует обратиться на кафедру с письменной просьбой ответить на конкретные вопросы.

Оформление контрольной работы.

Работа может быть оформлена в рукописном варианте на 20-24 страницах ученической тетради четким, разборчивым почерком с обязательным наличием полей для замечаний рецензента.

Компьютерный или машинописный вариант представляется на стандартных листах бумаги формата А-4 (210 297 мм), напечатанных на одной стороне листа. Размер шрифта должен быть 14-16 пунктов, плотность текста – не менее 28 строк через 1,5 или 2 межстрочных интервала.

Поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 15 мм, объем – 10-15 страниц.

Структура контрольной работы.

1. Титульный лист, который содержит наименование вуза, кафедры менеджмента, фамилию, имя, отчество автора, название контрольной работы, её шифр и наименование специальности; фамилию рецензента, город и год.

2. Оглавление, с указанием вопросов и страниц.

3. Изложение содержания вопросов, начинающегося с заголовка (при этом каждый вопрос излагается с новой страницы).

4. Список использованной литературы.

5. Приложение (при необходимости).

В конце работы ставится дата и подпись студента.

Сроки написания, сдачи и защиты контрольной работы устанавливается деканатом заочного отделения университета в соответствии с графиком учебного процесса.

Контрольная работа, отвечающая всем перечисленным критериям, высылается в университет для проверки.

Проверка и защита. На готовую контрольную работу пишется рецензия, в которой отмечаются ее достоинства и недостатки. При оценке работы учитывается ее содержание, актуальность, степень самостоятельности, умение обобщать материал, связь теории с практикой, оригинальность выводов, качество использования материала, грамотность языка и стиля изложения.

Рецензия завершается выводом о допуске работы к защите.

Защита проводится в предусмотренные планом сроки. На ней студент кратко излагает содержание теоретических вопросов и

практического задания, дает ответы на вопросы, поставленные при рецензировании и по ходу защиты.

Защиту принимает преподаватель, рецензирующий контрольную работу, он определяет уровень теоретических знаний и практических навыков студента, соответствие работы предъявляемым к ней требованиям.

Оценка контрольной работы недифференцированная.

Контрольная работа, не соответствующая предъявляемым к ней требованиям, возвращается на доработку, после которой представляется на кафедру для повторного рецензирования.

Работа, выполненная не по утвержденному заданию или без письменного согласования с преподавателем о замене одного из вопросов, возвращается студенту без проверки.

Выбор варианта контрольной работы производится по таблице в зависимости от двух последних цифр номера личного дела (шифра):

В таблице по горизонтали «Б» размещены цифры от 0 до 9, каждая из которых - последняя цифра шифра студента. По вертикали «А» также размещены цифры от 0 до 9, каждая из них предпоследняя цифра шифра. Пересечение горизонтальной и вертикальной линий определяет вариант задания контрольной работы студента.

ТАБЛИЦА ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ВАРИАНТОВ

КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Последняя цифра номера личного дела (шифра)

А

Предпоследняя

цифра

личного

дела

(шифра)

Вопросы контрольной работы

1. Содержание понятий: документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство, корреспонденция.

2. Пути совершенствования и рационализации делопроизводственных процессов в организации с учетом новых условий работы.

3. Характеристика нормативных документов и регламентов документационного обеспечения управления.

4. Понятие документа. Принципы классификации документов. Назначение и роль документов в управлении.

5. Унификация и стандартизация управленческих документов.

6. Типовые правила оформления документов, которые определены Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

7. Основные требования к составлению и оформлению документов.

8. Документирование организационной деятельности предприятия.

9. Документирование распорядительной деятельности предприятия.

10. Документирование информационно-справочной деятельности предприятия.

11. Документирование коллегиальных органов управления.

12.Особенности оформления документов по персоналу предприятия.

13. Характеристика документов по организации защиты коммерческой тайны.

14. Особенности документационного оформления партнерских отношений с представителями зарубежных стран.

15. Организация документооборота: технология, правила, учет.

16. Регистрация служебных документов: формы регистрации, порядок их заполнения.

17. Организация контроля исполнения документов.

18. Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации.

19. Номенклатура дел: принципы и порядок разработки, основные требования.

20. Особенности формирования дел в условиях компьютерной технологии.

21. Технические средства, используемые в делопроизводстве. Характеристика средств копирования и оперативного размножения.

22. Особенности составления и оформления документов в условиях использования персонального компьютера.

23. Технические средства, используемые в делопроизводстве. Характеристика средств передачи служебной информации: современные телефоны, телефаксы, пейджеры и др.

24.Регистрационные формы и документы службы делопроизводства.

25. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

26. Основные функции языка служебных документов.

27. Композиционное построение текста документа. Информационная роль порядка слов в тексте.

28. Сокращения в тексте (аббревиатуры): типы, правила.

29. Лексика и стиль, принятые в международном деловом мире (формы обращения, выбор залога, употребление местоимений «я», «он», аргоизмов (узкопрофильных слов) и речевых оборотов).

30. Организация работы служебного архива. Правила согласования работы служебного архива с региональными архивными органами управления.

Практические задания

31. Вам поручили оформить протокол собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров.

31.1. Оформите протокол в соответствии с требованиями ГОСТ(ов). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

31.2. Подготовьте письменный ответ на следующие вопросы:

31.2.1. Какие реквизиты включаются в формуляр протокола?

31.2.2. Из каких элементов складывается текст протокола?

31.2.3. Порядок оформления присутствующих.

31.2.4. Требования к постановляющей части протокола.

31.2.5. Порядок датирования и подписи.

31.2.6. Правила оформления дел по протокольному хозяйству.

32. Вас назначили председателем комиссии по списанию товарно-материальных ценностей в организации, где вы работаете заместителем начальника маркетингового отдела.

32.1. Оформите акт о списании товарно-материальных ценностей. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

32.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

32.2.1. Какие реквизиты включаются в формуляр акта?

32.2.2. Перечислите разновидности актов и поводы для их составления.

32.2.3. Какими возможными нормативными документами определяются формы актов?

32.2.4. Из каких трех частей складывается текст акта? Какие ключевые слова характерны для акта?

32.2.5. Перечислите элементы заключительной части текста.

32.2.6. Порядок подписи и утверждения актов.

33. Вам – ведущему специалисту Торгового дома - поручено отправить телеграмму в адрес Рижского предприятия по производству торгово-технологического оборудования (РПТТО) об ускорении отгрузки стеллажей и кассовых аппаратов в соответствии с договором поставки:

33.1. Оформите телеграмму в адрес РПТТО, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

33.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

33.2.1. Чем отличаются телеграммы от документов – факсов, электронной почты?

33.2.2. Какие требования предъявляют к тексту телеграммы?

33.2.3. Каким критерием реквизиты телеграммы разделены на две части?

33.2.4. Какие служебные отметки характерны для телеграмм?

33.2.5. Порядок визирования и подписи телеграмм.

33.2.6. Особенности оформления телеграммы, направляемой в несколько адресов, в том числе иностранным партнерам.

34. Вы работаете офисным менеджером. Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводу встречи с вашим директором, назначенной на конкретную дату и время.

34.1. Оформите телефонограмму в адрес делового партнера, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

34.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

34.2.1. Перечислите состав реквизитов телефонограммы.

34.2.2. Какие требования предъявляют к тексту телефонограммы?

34.2.3. Порядок адресования различным партнерам, в т. ч. зарубежным.

34.2.4. Отличие телефонограммы от факса.

34.2.5. Назначение телефонограмм в работе фирм, организаций.

34.2.6. Особенности и правила передачи и приема телефонограмм.

35. Вас направили в командировку для получения материальных ценностей с документом – доверенностью.

35.1. Оформите самостоятельно доверенность на получение материальных ценностей от имени предприятия, где вы работаете. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

35.2. Подготовьте письменные ответы на вопросы:

35.2.1. Назначение доверенностей.

35.2.2. Разновидности доверенностей.

35.2.3. Какие реквизиты характерны для формуляра официальной доверенности, для формуляра личной доверенности?

35.2.4. Порядок подписи доверенностей различных по назначению и характеру действий.

35.2.5. Сроки действия документа, порядок регистрации доверенностей.

36. Ваш магазин «Зернышко» (в составе Торгового дома «Арс»), специализирующийся на продаже хлебобулочных изделий, перешел на самообслуживание. По результатам работы вам (директору магазина) необходимо подготовить справку для генерального директора Торгового дома «Арс», где должны найти отражение:

- организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, причины конфликтов между продавцами и покупателями, сокращение товарных потерь из-за «забывчивости покупателей» и др.)

- технологические проблемы (состояние торгово-технологичес-кого оборудования, оборудования складского помещения, участие в ярмарочных кампаниях и др.).

36.1. Оформите справку в адрес генерального директора «Арс», недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

36.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы.

36.2.1. Классификация справок.

36.2.2. Характеристика отдельных видов справок.

36.2.3. Особенности оформления реквизитов справки: «адресат», «подпись».

36.2.4. Приведите примеры трафаретезированных бланков справки.

36.2.5. Структура текста справки в сфере производственной деятельности.

36.2.6. Наличие каких архаичных оборотов не допускается в тексте справок?

37. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную служебную записку директору фирмы.

37.1. Оформите докладную записку на имя генерального директора фирмы «Арго». Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

37.2. Подготовьте письменные ответы на вопросы:

37.2.1. Виды докладных записок в зависимости от адресата, характера текста и автора.

37.2.2. Структура текста информационных докладных записок.

37.2.3. На каких бланках оформляются внешние записки?

37.2.4. Перечислите реквизиты формуляра записки.

37.2.5. Текст зарубежной служебной записки раскрывает характер автора, стиль руководства фирмой. Какие еще отличительные особенности оформления служебных записок наблюдаются в практике зарубежных фирм?

37.2.6. Порядок датирования подписи, адресования служебных записок.

38. Вы коммерческий директор фирмы «Валентина» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную кампанию.

38.1. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

38.2. Подготовьте письменные ответы на вопросы:

38.2.1. Какой регламентирующий документ служит основанием для определения места расположения реквизитов в письме?

38.2.2. Принципы классификации писем.

38.2.3. Ключевые слова для текста, различного содержания писем.

38.2.4. Порядок адресования писем нескольким адресатам.

38.2.5. Перечислите реквизиты формуляра письма.

38.2.6. Виды бланочной продукции для писем.

39. Вы являетесь ведущим специалистом Сибирской ярмарки. Составьте письмо-приглашение участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить товары и продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.

39.1. Оформите письмо-приглашение. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

39.2. Подготовьте письменные ответы на вопросы:

39.2.1. Какую роль играет формуляр-образец для написания письма?

39.2.2. Чем отличается бланк для письма от общего бланка?

39.2.3. Порядок оформления реквизита - «приложение» к документам.

39.2.4. Правила оформления группового «адресата».

39.2.5. Особенности оформления писем зарубежным партнерам.

40. Вы специалист по работе с персоналом в начинающей работать коммерческой организации. Вам поручено разработать должностные инструкции менеджерам ведущих отделов.

40.1. Оформите должностную инструкцию менеджера коммерческого отдела. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

40.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

40.2.1. Роль и назначение должностных инструкций в организации.

40.2.2. Структура документа «Должностная инструкция».

40.2.3. Особенности содержания и оформления элементов каждого раздела.

40.2.4. Особенности оформления текста.

40.2.5. Порядок утверждения инструкции.

40.2.6. Типовые правила оформления реквизита «утверждение» в различных документах.

41. Вы являетесь руководителем организации «Омега», работающей на принципах единоначалия.

41.1. Подготовьте приказ об итогах ревизии финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета: нет учета и отчетности по командировкам, отсутствует журнал учета доверенностей. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно

41.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

41.2.1. Какие распорядительные документы издают органы управления в соответствии с действующим законодательством?

41.2.2. Чем отличается распоряжение от приказа?

41.2.3. Порядок визирования распорядительных документов.

41.2.4. Составные элементы реквизита «виза».

41.2.5. Характеристика реквизитов приказа: «заголовок к тексту», «текст».

41.2.6. Особенности оформления общих бланков предприятия.

42. Вы специалист по работе с персоналом организации.

42.1. Составьте приказы: 1.1. О приеме на работу бухгалтера 1.2. Об увольнении переводом в другую организацию Медвинского реквизиты укажите самостоятельно.

42.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

42.2.1. Структура текста приказа по личному составу.

42.2.2. Требования к оформлению документов по личному составу.

42.2.3. Классификация приказов по личному составу.

42.2.4. Ключевые слова для оформления текстов приказов.

42.2.5. Порядок и особенности индексации приказов по личному составу.

42.2.6. Порядок регистрации и хранения приказов.

4.3. Примерная тематика курсовых работ

Учебным планом выполнение курсовых работ не предусмотрено.

4.4. Тематика рефератов

1. Возникновение и развитие делопроизводства в России.

2. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

3. История развития бланочной продукции.

4. Унификация и стандартизация управленческих документов.

5. Типичные ошибки бланочной документации.

6. Реквизиты документов и правила их оформления.

7. Порядок оформления служебных отметок в документе.

8. Типичные языковые ошибки в текстах документов.

9. Язык и стиль служебных документов.

10. Функции языка служебных документов.

11. Сокращение и аббревиатура в тексте документов.

12. Документирование деятельности коллегиальных органов управления.

13. Деловое совещание, документальное его обеспечение.

14. Искусство делового письма.

15. Организация деловой переписки.

16. Деловые письма и коммуникации фирмы.

17. Международные письма.

18. Правила составления коммерческих писем.

19. Электронное деловое письмо.

20. Вопросы презентации и самопрезентации в визитных карточках и их использование.

21. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

22. Оформление личных дел.

23. Резюме в профессиональной карьере.

24. Организация документооборота на предприятии.

25. Электронный документооборот – основа эффективного управления предприятием.

26. Регистрация и учет служебных документов.

27. Контроль за исполнением документов.

28. Систематизация документов. Упорядочение и хранение исполненной документации.

29. Экспертиза ценности документов.

30. Формирование и текущее хранение дел. Составление номенклатуры дел.

31. Оформление дел и передача их на архивное хранение.

32. Использование ПК в документационном обеспечении деятельности предприятия.

33. Компьютерные технологии в делопроизводстве.

34. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления.

35. Прикладные программы по организации работы с документами.

36. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства.

37. Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

38. Информационная безопасность компании.

39. Информационные технологии хранения документов организации.

40. Технические средства используемые в делопроизводстве.

41. Защита информации при работе с посетителями.

42. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

43. Секретарь-референт первый помощник руководителя.

44. Графологические аспекты документирования управленческой деятельностью.

45. Почерк и личность.

46. Деловое досье фирмы.

47. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса.

48. Этика труда секретаря-референта.

49. Юридическая сила документа.

50. Особенности оформления литературных источников и таблиц в тексте курсовых и дипломных работ.

51. Успех международных партнерских отношений в деловой переписке.

5. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

5.1. Основная литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. – М., Проспект, 2002.

2. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 01.01.01/ Собрание законодательства РФ, 1995. - № 8. - С.609.

3. Федеральный закон об электронно-цифровой подписи № 1 –ФЗ, 2002.

4. Типовая инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом Росархива № 68 от 01.01.2001.

5. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1997.

6. ГОСТ Р630–97 УСД. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Госстандарт России, 1997.

7. Постановление Госстандарта России от 01.01.2001 «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р 6 30-97». –М.: Госстандарт, 2000.

8. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

9. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Под ред. . – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

10. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 4-е изд. – М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

11. Кузнецова : Документационное обеспечение управления. – М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002.

12. и др. Организация работы с документами. Учебник для вузов. – М.: Инфра, 1998.

5.2. Дополнительная литература

1.Андреева : Практическое пособие. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001.

2.Басаков и корреспонденция в вопросах и ответах. Учебное пособие для вузов.- Ростов н/Д.: Феникс, 2000.

3. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. – 1997. - №1.

4.Барихин на предприятии. Практическое пособие.- М.: Книжный мир, 2000.

5. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. – 1997. - №3.

6.Васильева делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов – М.: ЗАО "Финстатинформ", 1999.

7.Верховцев в бухгалтерии М.: Инфра-М, 1999.

8. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. – 1997. - №1.

9. Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet // Сети. – 2000. - №4.

10.Делопроизводство в кадровой службе / Сост. . – М.: ИНФРА-М, 1999.

11.Делопроизводство в судах. / Под ред. .- М.: Приор, 2001.

12.Документы по персоналу предприятия / Сост. . – Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2001.

13.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Минтруд РФ, 1998.

14.Клэр Тэйлор Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. – М.: Сол Систем: Финансы и статистика, 1997.

15.Колтунова и деловое общение: Нормы, риторика. Учеб. пособие для вузов. – М.: ОАО "НПО "Экономика", 2000.

16.Красавин в банке. Практическое пособие.- М.: Инфра-М, 2001.

17.Кузнецова в бухгалтерии: Практическое пособие. – М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 1999.

18. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999.

19. Концепция построения электронного архива // Открытые системы. – 1997. - №1.

20. Виртуальная визитка // Рекламные технологии. – 2001. - №2. С. 28-29.

21. Резюме – начало успешной карьеры // Служба кадров№8.

22.Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.

23.Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. – М.: Научная книга, 1998.

24.Панкратов управления людьми: Практическое руководство. – М.: Издательство Института Психотерапии, 2001.

25.Рогожин делового общения. – М.: Русская деловая литература, 1999.

26. Коммерческая тайна и ее защита. – М.: "Ось-89", 2001.

27.Соловьев этикет и деловой протокол. – М.: "Ось-89", 1999.

28.Соловьев этикет. Деловой протокол. – М.: "Ось - 89", 1998.

29.Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм / Под ред. М.: ЗАО "Бизнес-школа" Интел-Синтез", 1998.

30., Тихомиров : Образцы документов. Инструкции. ГОСТы.- М.: Проспект, 1999.

31.Стенюков . Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 1999.

32.Стенюков дело: Практические рекомендации. – М.: ПРИОР, 1999.

33., Пустозерова в управлении персоналом. Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой М.: ПРИОР, 1999.

34.Стенюков секретаря. – М.: ПРИОР, 1999.

35. , , - Новосибирск, СибУПК. 1999, 24 с. " Делопроизводство и корреспонденция. Документационное обеспечение, с использованием компьютера. Лабораторный практикум.

36., Янковская документов. Комментарии к Гост Р 6.30-97. – М.: Дело, 1999.

37.Документационное обеспечение управления. Учебно-методическое пособие /Авт. сост. , . – Новосибирск: СибУПК, 1999.

6. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ДИСЦИПЛИНЫ

6.1. Перечень обучающих, контролирующих и

расчетных компьютерных программ

Программа курса предусматривает использование компьютерных технологий: программный продукт «Кодекс-32» на занятии № 8.

7. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Наименование темы дисциплины.

Индивидуальные задания

Источники, рекомендуемые для самостоятельной работы

1. Проектирование служебных бланков (вариации общего бланка, для письма).

1, 4, 17, 23, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 37.

2. Проектирование организационных документов для конкретной организации (Устав, положение, инструкция, правила внутреннего трудового распорядка).

3. Проектирование распорядительных документов для конкретной организации (приказы: по основной деятельности, по личному составу, протокол, постановление).

4. Проектирование информационно-справочных документов для конкретной организации (телефонограмма, акт, письма: отечественному и зарубежному партнерам, справка, резюме).

8. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ЗАДАНИЙ

ПО ВИДАМ КОНТРОЛЯ

8.1. Итоговый контроль

Итоговый контроль проводится в форме зачета.

8.1.1. Вопросы к зачету по всей дисциплине

1. Содержание понятий: документационное обеспечение управления, делопроизводство, корреспонденция.

2. История развития отечественного делопроизводства. Пути совершенствования делопроизводства.

3. Документ: определение, классификация, назначение.

4. Основные этапы разработки служебных документов. Особенности и преимущества компьютерной технологии.

5. Унификация и стандартизация управленческих документов.

6. Единые правила документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

7. Общие требования к унификации документов.

8. Бланки и форматы документов. Варианты размещения реквизитов на бланках. Преимущества использования бланков.

9. Реквизиты служебных документов, согласно ГОСТ Р 6.30-97. Порядок их расположении на документе при оформлении.

10. Состав организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления. Назначение и роль в менеджменте.

11. Система организационных документов. Разновидности и целевое назначение. Состав реквизитов.

12. Распорядительные документы. Их разновидности, целевое назначение, состав реквизитов (формуляры).

13. Система информационно-справочных документов: разновидности, целевое назначение, состав реквизитов(формуляры).

14. Типичные ошибки в языке и стиле служебных документов и способы их устранения.

15. Текстовые сокращения и аббревиатуры. Правила выбора слов в тексте.

16. Справки: определение, разновидности, назначение, порядок оформления.

17. Служебные письма: определение, разновидности. Правила составления. Особенности деловой переписки с иностранными партнерами.

18. Общие правила регистрации документов.

19. Группы документов, для которых устанавливаются сроки исполнения. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

20. Общие правила регистрации документов.

21. Систематизация документов.

22. Принципы формирования дел.

23. Номенклатура дел.

24. Порядок расположения документов внутри дела.

25. Экспертиза ценности документов.

26. Архивация документов.

8.2. Промежуточный контроль

Промежуточный контроль осуществляется:

1. по результатам практических занятий;

2. по выполнению индивидуальных заданий (подготовка пакета документов ОРД) п.7;

3. по результатам письменных экспресс-опросов;

Экспресс-опрос №1:

1) понятийный аппарат по ДОУ;

2) роль, функции и классификация документов;

3) проектирование бланочной продукции;

4) УСД: понятие, виды и их характеристика;

5) роль и значение УСОРД в управлении.

Экспресс-опрос № 2:

1) понятие формуляра-образца, его роль в документировании;

2) реквизиты документов, варианты размещения реквизитов на бланках;

3) структура текстов организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;

4) используемые ГОСТы при оформлении организационно-распорядительных документов.

Экспресс опрос № 3:

1) понятие документооборота и алгоритм его определения;

2) характеристика потоков документов: входящего, исходящего, внутреннего;

3) технологические особенности работы с потоками документов;

4) формы регистрации служебных документов;

5) контроль исполнения документов;

6) систематизация документов, номенклатура дел;

7) экспертиза ценности документов;

8) архивация документов.

Согласовано:

Начальник учебно-методического управления

______________

«___»______________ 2002 г.

Зав. кафедрой

_______________

«___»_______________ 2002 г.

Рабочая учебная программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности», специальности 060800 "Экономика и управление на предприятии"

Сибирский университет

потребительской кооперации

УТВЕРЖДАЮ

Рабочая учебная программа

Кафедра менеджмента

Вид итогового контроля

Учебная практика

Вид итогового контроля

Контрольная работа

Вид итогового контроля

Контрольная работа

Вид итогового контроля

Контрольная работа

Вид итогового контроля

ТАБЛИЦА ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ВАРИАНТОВ

А

Предпоследняя

Вопросы контрольной работы

Наименование темы дисциплины.

Индивидуальные задания

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы