Как оценить должность: практические примеры // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010. N 1. С.
КАК ОЦЕНИТЬ ДОЛЖНОСТЬ: ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ
В N 10, 2009 г. мы рассказывали о системе профилирования должностей и о месте профиля должности в общей структуре управления персоналом предприятия.
Продолжая тему, мы хотели бы предложить вниманию читателей пример практического использования и применения системы оценки должности и обсудить ключевые моменты, с которыми сталкиваются предприятия, начиная использовать этот инструмент.
Использование должностной инструкции для оценки должности
Чаще всего компании приходят к необходимости описания должностей в нескольких случаях:
1. Должность оценивается для того, чтобы правильно и эффективно распределить обязанности и полномочия сотрудников в подразделении, создать стандарт функциональных обязанностей.
2. Описание должности проводится для того, чтобы создать эффективные инструкции и регламенты, являющиеся основополагающими для работы персонала, регулирующие зоны полномочий и ответственности, описывающие алгоритмы взаимодействия, правила и стандарты деятельности.
3. Профиль должности создается HR-специалистами для того, чтобы структурировать систему подбора и оценки персонала.
4. На основании оценки должностей многие компании внедряют систему грейдов для формирования принципов и системы оплаты труда.
В конечном счете, любое описание и оценка должностей призваны упорядочить систему управления предприятием в целом и персоналом в частности путем создания стандартов должностей.
Своим опытом с нашими читателями поделится Наталья Ивановна Беляева, старший менеджер отдела административно-хозяйственного обеспечения ЗАО "Торговый Дом "Северсталь - Инвест".
Одна из главных трудностей, с которой сталкивается руководитель службы ДОУ, - это организация работы канцелярии. К сожалению, ни в одном учебнике нельзя прочесть, как организовать работу специалистов по делопроизводству и документообороту, чтобы обеспечить скорость прохождения и качество доведения до исполнителей документов в организации. Приходит это с опытом работы.
Для организации работы службы ДОУ на предприятии должно быть несколько нормативных документов, которые будут регламентировать действия сотрудников канцелярии и сотрудников предприятия в целом. В первую очередь это специализированные регламенты, например такие, как:
- "Регламент управления распорядительными документами",
- "Регламент управления нормативными документами",
- "Инструкция по оформлению организационных, распорядительных и нормативных документов",
- "Инструкция по организации архивного хранения документов" или все включено в основной нормативный документ,
- "Инструкция по делопроизводству и документообороту".
Вторым документом, регламентирующим непосредственно работу делопроизводителя, является должностная инструкция (см. пример 1).
Пример 1.
Наименование организации
Утверждаю:
Должность руководителя,
утверждающего должностную инструкцию:
__________________ Ф. И.О.
"__" _____________ 200_ год
Должностная инструкция делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.
1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.
1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Квалификационные характеристики
2.1. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
2.2. Делопроизводитель должен уметь:
- пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
3. Должностные обязанности
3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:
3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.
3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.
3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.
3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
3.17. Копировать необходимые для работы документы.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.
4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.
5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.
5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.6. За неразглашение коммерческой тайны.
5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.
6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя
6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.
6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.
7. Взаимоотношения
Делопроизводитель:
7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.
7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.
Разработал:
Наименование должности _____________________ Ф. И.О.
подпись
Согласовано:
Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.
С инструкцией ознакомлен:
Делопроизводитель: ___________________ /Ф. И.О./ "__" _____________ 200_ год
подпись
Однако в должностной инструкции сотрудников канцелярии прописаны общие виды работ, которые они должны выполнять. Я считаю, что у каждого работника должны быть четкие задачи и представление о конкретных действиях и операциях, которые они должны выполнять. Поэтому только должностной инструкции нам было явно недостаточно. Потребовалось описать функциональные задачи каждого сотрудника, как текущие, так и требуемые. В результате все обязанности по организации, по приему, обработке, сортировке информации и документов были проанализированы и закреплены за конкретными исполнителями. Подробный анализ функций привел к тому, что одной должности "Делопроизводитель" было недостаточно, в связи с чем были введены несколько должностей, названия которых отражали основной функционал должности:
- специалист по делопроизводству и документообороту (входящая корреспонденция),
- специалист по делопроизводству и документообороту (исходящая корреспонденция),
- специалист по делопроизводству и документообороту (курьер),
- специалист по делопроизводству и документообороту (согласование договоров).
Мы хотели бы прокомментировать приведенный пример в части достаточности или недостаточности должностной инструкции для решения задачи оценки должности. Должностная инструкция, в первую очередь, является регламентирующим документом. Когда перед нами стоит цель оценить должность, то первой и самой главной задачей становится формирование эталона должности, отвечающего всем требованиям компании к эффективности работы сотрудника в конкретной должности. Описание должности должно отражать прежде всего полноценный функционал, формирующийся на основе содержания и алгоритмов бизнес-процессов, в которые данная должность включена. И в этом случае для практиков, проводящих работу по описанию должности, должностной инструкции недостаточно, как и было замечено в практическом примере.
Можно порекомендовать несколько операций, выполнение которых поможет сформировать функционал должности:
1. Проанализируйте текущие бизнес-процессы, в реализацию которых включена оцениваемая должность. В нашем случае это могут быть следующие внутренние процессы ДОУ: прием и регистрация входящей документации, передача документации на исполнение, хранение документации.
2. Проанализируйте текущие функциональные обязанности, выполняемые сотрудниками, занимающими конкретную должность. Для реализации этой задачи можно использовать методики "Фотография рабочего дня", "Самофотография", "Фотохронометраж".
3. Сравните реальный функционал сотрудников и требуемые бизнес-процессами действия персонала, работающего в конкретной должности.
В результате сравнения реального и требуемого набора действий и операций проводится систематизация обязанностей:
- исключаются неактуальные обязанности;
- перераспределяются обязанности между сотрудниками подразделения согласно бизнес-процессам и месту должности в конкретных процессах;
- включаются действия и операции, которые необходимо выполнять сотруднику, занимающему конкретную должность согласно текущим бизнес-процессам.
Например, очень часто в обязанности некоторых сотрудников включаются действия, которые исторически были переданы им от его предшественников. Так, в одной из компаний мы увидели, что менеджер по продажам должен был каждый день до приезда в офис заезжать на почту и забирать корреспонденцию, пришедшую на абонентский ящик. Так делал и его предшественник, так действовал и нынешний менеджер. При приеме нового сотрудника никто не пересматривал его функционал, и эта обязанность автоматически была передана ему по наследству от предыдущего сотрудника. После анализа функционала данная функция была передана офис-менеджеру.
Или второй вариант, когда производятся определенные изменения в организации бизнес-процесса, но в реальности персонал продолжает работать по привычным, но уже неактуальным схемам. Например, менеджер по продажам продолжает вести в Excel карточки клиентов, отсылает ежемесячно в отдел маркетинга эту информацию, вместо того чтобы сразу вносить требуемые данные в информационную систему. При проведении анализа функционалов было выявлено, что полгода назад был написан новый регламент, но не были разграничены права доступа для пользователей системы и доступ для введения и корректировки в карточках клиентов был предоставлен только отделу маркетинга. Менеджеры по продажам обращались с этим вопросом в IT-отдел, но решение о предоставлении прав доступа менеджерам по продажам к требуемому модулю так и не было принято. Дальше все, как это обычно бывает, погрузились в выполнение своих ежедневных обязанностей и регламент так и не начал работать. В результате одну и ту же работу делали несколько сотрудников: один по старинке вел свои отчеты в Excel, другой переносил эти данные в корпоративную систему. После проведенного анализа функционалов задачу по внесению изменений данных о клиентах и информацию о новых партнерах компании передали менеджеру по продажам и закрепили это в функционале, создали дополнительные права доступа. Функция контроля полноты, своевременности внесения информации, а также ее качества была передана специалисту отдела маркетинга.
О том, как использовать профиль должности для оценки должности, читайте в заключительной части статьи, планируемой к публикации в следующем номере.
(Окончание. Начало см. "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 1)
Как оценить должность: практические примеры // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010. N 2. С.
КАК ОЦЕНИТЬ ДОЛЖНОСТЬ: ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ
В прошлом номере мы обсудили возможности должностной инструкции как документа, регламентирующего деятельность персонала, и убедились в том, что для полноценного описания должности ДИ недостаточно. В этой статье мы хотели бы предложить второй способ оценки - профиль должности, решающий одновременно несколько задач в области управления персоналом, и показать на конкретном примере из практики, как можно провести описание должности с использованием этого инструмента.
Продолжая тему описания должности, вновь обратимся к практическому примеру Натальи Ивановны Беляевой, старшего менеджера отдела административно-хозяйственного обеспечения ЗАО "Торговый Дом" Северсталь - Инвест".
В 2009 г. в ЗАО "Торговый Дом" Северсталь - Инвест" был начат проект "Совершенствование системы оплаты труда на основе описания должностей". Главная цель проекта - создание механизма управления затратами на персонал и единых правил оплаты труда в компании путем:
- описания целей, областей ответственности, основных задачи показателей работы должности;
- оценки должностей в соответствии с принятыми параметрами с помощью экспертной группы, в которую входили представители всех структурных подразделений;
- регулярной оценки должностей с точки зрения их стоимости на региональном рынке труда.
Процесс состоял из нескольких этапов, в результате которых были разработаны принципы описания и параметры оценки должностей, проведена работа по описанию всех должностей компании. Итогом стала утвержденная процедура описаний и оценки должностей, комплект материалов для разработки Положения об окладах, составлен Перечень должностей (ключевых, важных, ординарных) для последующей реализации Программы кадрового резерва и развития персонала. Все это позволило оптимизировать структуру управления, исключить дублирование задач и функций.
При описании должности мы придерживались нескольких важных ключевых принципов:
- Анализировать смысл существования должности, а не составлять список задач и действий.
- Анализировать должности, а не людей.
- Ориентироваться на "эффективного работника" (описание должно отражать идеальное положение вещей).
- Отражать факты, а не мнения.
- Показывать ответственность за результат, а не за людей, имущество или тонны.
- Реализация данного проекта в рамках нашего подразделения позволила закрепить распределение обязанностей между всеми сотрудниками канцелярии.
Описание должности специалиста по делопроизводству и документообороту (входящая корреспонденция) приобрело новую форму (см. пример).
Пример.
Описание должности "Делопроизводитель
(входящая документация)"
|
Название должности: |
Делопроизводитель (входящая документация) | |
|
Подразделение: |
Отдел АХО | |
|
Должность непосредственного |
Старший менеджер отдела АХО | |
|
Ф. И.О. сотрудника, |
Дата: 23.04.2009 |
|
Основная цель должности/смысл ее существования/назначение | |
|
Осуществляет процесс делопроизводства и документооборота для учета, | |
|
Основные задачи и действия | |
|
Задачи |
Действия |
|
1. Обеспечение приема, |
1. Получает входящую корреспонденцию от |
|
2. Обеспечение приема, |
Принимает входящую корреспонденцию и |
|
3. Обеспечение приема, |
Получает входящую корреспонденцию и производит |
|
4. Обеспечение выдачи |
Отвечает на телефонные звонки о |
|
5. Обеспечение учета и |
1. Формирует журналы входящей, внутренней, |
|
6. Обеспечение процесса |
1. Принимает периодические издания от курьера. |
|
Требуемая квалификация (требуемое образование и опыт работы, необходимый | |
|
- высшее образование | |
|
Требуемые знания (практические или технические знания основ данной | |
|
1. Основы организации делопроизводства. | |
|
Необходимые умения и навыки (специальные умения и навыки, а также | |
|
Работа с МФУ, ПК, грамотность, опыт работы с людьми, опрятность, | |
|
Примечания: | |
|
Конфиденциальность, взаимозаменяемость |
Ф. И.О., начальник службы
должность и подпись персонала Васильев
принявшего описание:
подпись Ф. И.О.
Дата: 29.04.2009
Одним из итогов проекта стали принятые в компании Принципы увеличения окладов, в которых оговорены основания для увеличения окладов, процедура и условия установления размеров окладов. Основным условием увеличения оклада является увеличение функциональных обязанностей сотрудников, которое возможно:
- в связи с перераспределением функциональных обязанностей сокращенных сотрудников;
- в ходе реструктуризации в том случае, если появились новые зоны ответственности, записанные в Job Description.
В результате в наше подразделение было передано несколько функций из других подразделений компании, что привело к пересмотру функциональных обязанностей и появлению новых зон ответственности для всех делопроизводителей. Для лучшей организации работы теперь каждый из специалистов имеет постоянно закрепленные задачи: у одного - входящая корреспонденция, у другого - ознакомление с распорядительными документами, курьер и т. д. Кроме того, мы сократили должность одного делопроизводителя, а его обязанности передали остальным специалистам по делопроизводству, что было отражено в описании должностей. На кадровой комиссии было принято решение об увеличении окладов сотрудникам канцелярии в связи с увеличением объема работы.
Сейчас на предприятии решается задача по созданию системы взаимозаменяемости специалистов, и описание должности является хорошим помощником в ее реализации, поскольку именно в нем зафиксированы цели должности и действия, которые необходимо выполнить сотрудникам для решения рабочих задач.
Прокомментируем приведенный пример описания должности.
Данная схема оценки должности включает в свою структуру достаточно подробный функционал должности, что позволяет создать идеальную модель действий сотрудника, работающего на данной должностной позиции. Поскольку цель описания должностей была четко обозначена, формат описания должности соответствовал поставленным задачам.
Хотелось бы отметить, что можно описать должность в более развернутом формате, используя впоследствии полученный эталон должности не только для решения вопросов выстраивания системы мотивации, грейдирования. Более подробный формат описания должности может использоваться в системе подбора и оценки кандидатов, адаптации, оценке персонала, при реализации процессов развития и обучения работников.
В приведенном практическом примере описания должности можно более подробно осветить несколько разделов:
"Требуемые знания" - "Необходимые умения и навыки".
Несмотря на то что на предприятии согласно должностной инструкции допускается прием на работу на должность "Делопроизводитель" кандидатов без опыта работы, без жестко закрепленных требований к знаниям и умениям, само описание должности требует от делопроизводителя опыта работы от 1 года и наличия высшего образования. Также перед отделом персонала может быть поставлена задача найти кандидатов с соответствующим опытом работы и определенным уровнем знаний, умений и навыков в предметной области: в нашем случае это знания и навыки в области организации и реализации документооборота на предприятии. Информации, приведенной в существующем описании должности, будет недостаточно для того, чтобы определить и выявить наличие или отсутствие требуемых знаний и навыков у кандидатов. Более полное описание знаний, умений и навыков может быть востребовано тогда, когда появится необходимость провести оценку сотрудников, работающих в должности "Делопроизводитель". Оценка может проводиться только при наличии стандарта должности, ее эталона, с которым можно сравнить качество деятельности работников предприятия. А это значит, что помимо подробного функционала нам понадобится развернутое описание требуемых знаний, умений и навыков, позволяющих сотруднику выполнять свои обязанности качественно для того, чтобы достигать поставленных рабочих целей и решать задачи должности. И вновь в этом случае информации, представленной в описании должности, может быть недостаточно.
Поэтому раздел описания должности "Требуемые знания" может быть несколько видоизменен.
В первую очередь мы бы могли порекомендовать объединить в единый раздел знания, умения и навыки (ЗУН), актуальные для должности "Делопроизводитель", а не разделять их, как это сделано в практическом примере наших коллег.
Выполнить эту задачу можно, используя метод описания ключевых компетенций. В предлагаемом ниже описании ЗУН мы использовали стандартную терминологию, используемую при моделировании компетенций.
К сведению. Кластер - это группа однородных, родственных компетенций.
Термин "Компетенция" можно трактовать с нескольких точек зрения. Во-первых, когда компетенция рассматривается как эталонное требование к профессиональному профилю сотрудника, - это совокупность знаний, умений и навыков, наличие которых у сотрудника обеспечивает требуемое качество выполняемых им обязанностей в необходимые сроки (используется при создании модели компетенций для оценки или описания должности). Во-вторых, если компетенция рассматривается как свойство/качество сотрудника, то это его способность использовать свои знания, умения и навыки в профессиональной сфере для выполнения рабочих задач в требуемые сроки с необходимым качеством для достижения требуемого результата (используется в процессе оценки персонала).
Индикатор - это конкретное проявление знания, умения или навыка. Благодаря таким индикаторам мы понимаем, в какой степени и в каком качестве сформирована та или иная компетенция у сотрудника. Благодаря индикаторам можно определить уровень сформированности знания, умения или навыка. Кластер может быть оценен как в ходе проведения интервью, так и при анализе текущей деятельности сотрудника и ее результатов, которая может проводиться либо непосредственным руководителем, либо HR-специалистом.
Например, модель компетенций исходя из приведенного описания должности может выглядеть следующим образом, как представлено в таблице 1 (отметим сразу, что это лишь примерный вариант, который можно рассматривать как определенный вектор для разработки модели компетенций для конкретной должности).
Таблица 1
Пример компетенций для должности "Делопроизводитель"
|
Требуемые знания, умения и навыки, необходимые для организации входящего | ||
|
Профессиональные компетенции | ||
|
Кластер |
Компетенция |
Индикатор |
|
1 |
2 |
3 |
|
Знания в области |
Знание правил |
Верно перечисляет основные |
|
В собственной повседневной | ||
|
Со стороны сотрудников других | ||
|
Умение использовать |
Верно перечисляет | |
|
При урегулировании спорных | ||
|
Своевременно знакомит смежные | ||
|
Знание правил |
Умение использовать |
Знает принятую на предприятии |
|
Верно понимает систему | ||
|
Знает особенности регистрации | ||
|
Знает и правильно озвучивает | ||
|
Верно оформляет реестр | ||
|
Знает и правильно озвучивает | ||
|
Правильно присваивает | ||
|
Умение работать с |
Правильно определяет систему | |
|
Своевременно и безошибочно | ||
|
Знание правил |
Умение организовывать |
Передает входящую |
|
При передаче входящей | ||
|
Знает предназначение реестров | ||
|
Знает алгоритм действий при | ||
|
Знание правил передачи |
Правильно и безошибочно | |
|
Знает правила передачи | ||
|
Знает правила передачи | ||
|
Знание правил |
Умение организовывать |
Правильно воспроизводит |
|
Правильно и своевременно | ||
|
Знает предназначение реестра | ||
|
Знает и использует принятую | ||
|
Умеет формировать |
Правильно понимает цели и | |
|
Правильно использует систему | ||
|
Умеет организовывать систему | ||
|
Правильно озвучивает правила | ||
|
Своевременно передает |
В данной таблице мы привели пример описания лишь одной группы профессиональных компетенций, связанных процессом организации делопроизводства. Остальные требования к знаниям и умениям могут быть оформлены аналогичным образом.
Помимо профессиональных компетенций, мы могли бы порекомендовать описать инструментальные компетенции, содержащие требования должности к умениям сотрудников пользоваться оргтехникой и персональным компьютером, которые являются своеобразными "средствами труда" для делопроизводителя.
Пример описания инструментальных компетенций приведен в таблице 2.
Таблица 2
Инструментальные компетенции должности "Делопроизводитель"
|
Инструментальные |
Навыки |
Знает и умеет использовать в работе |
|
Пользовательские |
Умеет пользоваться стандартным | |
|
Знает и умеет использовать в работе | ||
|
Не допускает ошибок при внесении |
Помимо конкретизации раздела "Знания, умения и навыки" имеет смысл более подробно описать требования к личностным свойствам и качествам сотрудника.
Например, в приведенной практической разработке описания должности "Делопроизводитель" требования к личностным качествам приведены в виде перечисления некоторых параметров в разделе "Необходимые навыки и умения": работа с МФУ, ПК, грамотность, опыт работы с людьми, опрятность, исполнительность, внимательность. Навыки работы с МФУ и ПК мы перенесли и описали в разделе "Инструментальные компетенции". Остальные перечисленные параметры являются личностными особенностями сотрудника, и их можно исключить из раздела описания "Необходимые навыки и умения". В связи с этим появляется необходимость в появлении раздела в описании должности "Личностный профиль" или "Требования к личностному профилю сотрудника".
Включение в структуру описания должности требований к личностным особенностям работников позволит менеджерам по персоналу производить более точный подбор персонала на данную должность. Каждый менеджер по подбору персонала, как и руководитель, оценивающий кандидатов на должность, сталкивался с тем, что далеко не всегда профессиональная подготовленность кандидата, его опыт обеспечивали требуемое качество работы сотрудника в должности. В подобных случаях мы сталкиваемся с влиянием личностных особенностей сотрудника на качество его работы. Равно как и при анализе результатов уже работающих сотрудников, многие руководители подразделений и HR-специалисты определяли, что причинами невыполнения или ненадлежащего выполнения поставленных задач не являются знания или умения работника. В некоторых случаях причиной может являться, например, недостаточная мотивированность сотрудника на выполнение своих обязанностей или психологическая неготовность выполнять задачи с требуемым качеством (например, низкий уровень концентрации внимания приводит к увеличению количества ошибок).
На наш взгляд, в разделе личностные особенности сотрудника для должности "Делопроизводитель" можно было бы описать так, как это представлено в таблице 3.
Таблица 3
Личностный профиль сотрудника, работающего в должности
"Делопроизводитель"
|
Личностное |
Параметры |
Влияние свойства/качества |
|
1 |
2 |
3 |
|
Личностные свойства | ||
|
Внимание |
Концентрация внимания |
Высокий уровень концентрации |
|
Распределяемость |
Высокий уровень распределяемости | |
|
Устойчивость внимания |
Устойчивость внимания влияет на | |
|
Память |
Зрительная память |
Способность сохранять и |
|
Мышление |
Логическое мышление |
Уровень развития логического |
|
Личностные качества | ||
|
Темперамент |
Желательные типы |
Указанные типы темперамента |
|
Мотивация |
Желательно, чтобы в |
Мотивация на процесс позволяет |
|
Ответственность |
В этом параметре |
Тип ответственности |
|
Исполнительность |
Умение подчиняться и |
Исполнительность демонстрирует |
|
Неконфликтность |
Низкий уровень |
Уровень конфликтности и тип |
Отметим, что таблица 3, отражающая требования предприятия к личностным свойствам и качествам сотрудника, приведена в качестве примера и, конечно же, может и должна быть откорректирована в соответствии с требованиями к сотрудникам, работающим на должности "Делопроизводитель" в конкретной компании. Отметим лишь, что составление профиля личностных свойств может проводиться на основании анализа деятельности уже работающих успешных сотрудников и функциональных обязанностей должности, требующих от работников выраженности конкретных личностных свойств и качеств.
Немаловажным аспектом в оценке должности является определение параметров эффективности деятельности сотрудника, занимающего данную должность.
В должностной инструкции, приведенной в качестве примера Натальей Ивановной, такой раздел есть.
Мы предлагаем включить в описание должности в качестве обязательного раздел "Оценка эффективности деятельности сотрудника" в должности "Делопроизводитель (входящая документация)". В нашем примере мы можем взять эту информацию из должностной инструкции и несколько дополним вышеуказанный раздел. В результате у нас появляются следующие критерии эффективности деятельности сотрудника на должности "Делопроизводитель" (критерии примерные, должны быть откорректированы под требования к эффективности деятельности сотрудников, существующие на предприятии). Приведем несколько примеров возможных критериев оценки:
1. Получение и отправление корреспонденции подразделениями сторонним организациям в сроки, установленные внутренними регламентами. Периодичность оценки - 1 раз в месяц.
2. Отсутствие ошибок при регистрации документов и присвоении им регистрационных номеров. Периодичность оценки - 1 раз в месяц.
3. Своевременное предоставление справок и иной информации сотрудникам предприятия о документах, находящихся в введении делопроизводителя, в сроки, установленные внутренними регламентами, действующими в ДОУ, и в требуемой форме. Периодичность оценки - 1 раз в месяц.
В итоге план развернутого описания должности может выглядеть следующим образом:
|
1. Название должности: |
Делопроизводитель (входящая документация) | |
|
2. Подразделение: |
Отдел АХО | |
|
3. Должность непосредственного |
Старший менеджер отдела АХО | |
|
4. Ф. И.О. сотрудника, |
Дата: 23.04.2009 | |
|
5. Основная цель должности/смысл ее существования/назначение: | ||
|
6. Основные задачи и действия (функционал должности) | ||
|
7. Требуемая квалификация (требуемое образование и опыт работы, | ||
|
8. Требуемые знания, умения и навыки, необходимые для организации | ||
|
8.1. Профессиональные компетенции | ||
|
8.2. Инструментальные компетенции | ||
|
9. Личностный профиль сотрудника | ||
|
10. Особые условия работы, связанные с достижением результатов, | ||
|
11. Конфиденциальность, взаимозаменяемость | ||
|
12. Критерии оценки эффективности деятельности: |
Остается решить вопрос, какое место могут занимать два документа - описание или профиль должности и должностная инструкция.
По нашему убеждению, изначально должно создаваться описание должности. На его основании можно и нужно создавать должностную инструкцию. В этом случае ДИ будет более полной, конкретной, наполненной информацией, имеющей прямое отношение к работе сотрудника на данном предприятии в конкретной должности. Между тем функции этих двух документов сохранят свои отличия. Должностная инструкция будет выступать в качестве регламентирующего документа, в то время как описание должности в качестве эталона должности относится к категории организационного документа, структурирующего систему управления персоналом.
В заключение мы хотели бы сказать, что формат описания должности всегда соответствует конкретным задачам предприятия. Пример практического использования описания должности, приведенного в статье нашими многоуважаемыми коллегами-практиками, показывает нам, какие способы описания должности выбирают конкретные предприятия для достижения поставленных целей и решения внутренних задач.
В своих комментариях мы подготовили несколько рекомендаций и показали пример того, как описание должности может быть расширено и доработано для того, чтобы решать задачи нескольких уровней, будь то систематизация системы оплаты труда или реализация таких ключевых HR-процессов, как рекрутинг и оценка персонала.
Благодарим сотрудников ЗАО "Торговый Дом "Северсталь - Инвест" за предоставленную возможность ознакомиться с практическим применением метода оценки должности. Мы уверены, что этот ценный практический материал поможет многим предприятиям создать собственную систему описания и оценки должностей или принять решение о необходимости проведения такой оценки.
В. Стрыгина
Генеральный директор
консалтинговой компании "Бизнес-фактор",
ведущий эксперт и методист
проекта "Магазин готовых решений
для HR-специалистов"
