Концептуальное предложение по созданию информационно-аналитической системы управления эксплуатацией (ИАС УЭ) фонда недвижимости ГлавУпДК при МИД России

ГлавУпДК при МИД России

Концептуальное предложение по созданию информационно-аналитической системы управления эксплуатацией (ИАС УЭ) фонда недвижимости ГлавУпДК при МИД России

Оглавление

Оглавление. 2

1. Введение. 4

2. Внешние условия, определяющие цели и задачи проекта. 4

2.1. Внешние условия проекта. 4

2.2. Ближайшие цели и задачи проекта. 5

2.3. Характеристика объекта автоматизации. 5

2.4. Бизнес – требования к ИАС УЭ.. 5

2.4.1. Процессы автоматизации. 5

2.4.2. Учет характеристик объектов. 6

2.4.3. Поддерживаемая функциональность. 7

2.4.4. Функциональное содержание системы реестра объектов недвижимости. 7

2.4.5. Функциональное содержание системы эксплуатационного учета и управления эксплуатацией. 8

2.4.6. Функционал эксплуатационного учета. 8

2.4.6.1. Формирование реестра проектов эксплуатации. 9

2.4.6.2. Учет характеристик объектов эксплуатации. 9

2.4.6.3. Представление результатов эксплуатационного учета. 10

2.4.6.4. Функционал планирования и контроля выполнения эксплуатации. 10

2.4.6.5. Учет результатов осмотров объектов эксплуатации. 11

2.4.6.6. Финансовое планирование и контроль затрат на эксплуатацию объектов, доходов от их использования. 11

2.4.6.7. Представление результатов планирования и контроля затрат на эксплуатацию. 12

2.4.6.8. Планирование и контроль выполнения работ по эксплуатации объектов. 12

2.4.6.9. Представление результатов планирования и контроля выполнения работ. 13

3. Требования к системе. 14

3.1. Предполагаемые рабочие места. 14

3.2. Состав программного обеспечения. 14

3.2.1. Существующие и планируемые к внедрению программные комплексы и требования к интеграции. 14

3.2.2. Справочные системы.. 15

3.3. Принципы создания ИАС УЭ.. 15

3.4. Структура ИАС УЭ.. 15

3.5. Требования к документации. 18

3.6. Требования к аппаратному обеспечению.. 18

3.7. Требования к надежности. 19

3.8. Требования по защите от несанкционированного доступа. 19

3.9. Дополнительные требования. 19

3.10. Квалификация персонала. 20

3.11. Методология выполнения проектов. 20

4. Этапы работ. 20

4.1. Описание этапов внедрения по подразделениям УЭ ГлавУпДК.. 21

4.2. Этап 1 (Стадия «П») 22

4.2.1. Обследование. 22

4.2.2. Анализ. 22

4.2.3. Техническое задание. 22

4.2.4. Проектирование (технический проект). 23

4.3. Этап 2 (Разработка и ввод в действие) 24

4.3.1. Разработка. 24

4.3.2. Ввод в эксплуатацию.. 25

4.3.2.1. Развертывание системы (установка, настройка) 25

4.3.2.2. Опытная эксплуатация отдельных задач или их комплексов; 25

4.3.2.3. Сдача системы в промышленную эксплуатацию. 25

4.4. Этап 3 (Сопровождение системы) 26

4.4.1. Гарантийное сопровождение. 26

4.4.2. Послегарантийное сопровождение. 26

5. Глоссарий. 27

1.  Введение

ГлавУпДК при МИД России имеет в своем распоряжении собственный и арендованный фонд объектов недвижимости, состоящий из жилых и служебных строений, особняков, а также отдельных квартир, расположенных в домах, не принадлежащих фонду. Предприятие силами структурных подразделений осуществляет производственно-коммерческую деятельность по хозяйственному управлению фондом недвижимости и сдаче его в аренду.

Клиентами ГлавУпДК являются дипломатические представительства, представительства иностранных СМИ, коммерческие представительства и российские юридические лица.

ГлавУпДК работает в условиях открытого рынка и заинтересовано в повышении доходности фонда недвижимости за счет улучшения его качественных характеристик и повышения качества предоставляемых услуг.

Фонд недвижимости ГлавУпДК включает около 500 строений, 8 тыс. квартир(помещений), общей площадью более 1,1 млн. квадратных метров. Ежегодно ГлавУпДК ремонтирует в среднем около 700 квартир.

Одной из составляющей расходной части деятельности ГлавУпДК является эксплуатация фонда ГлавУпДК. В целях оптимизации расходов организации в целом и конкретно по статье «Эксплуатация фонда», а также для целей повышения коммерческой привлекательности фонда путем возможного снижения затрат на эксплуатацию, в целях увеличения доходной части деятельности, необходимо иметь четкую картину по затратам, осуществляемым по направлению «Эксплуатация» с возможностью контроля на любом уровне.

Кроме единообразной детализации затрат по направлению «Эксплуатация», также существуют задачи по оперативной, гибкой и понятной форме управленческой (внутренней) отчетности по затратам на дату или период по фонду в целом или по любой из его структурной составляющей, для целей оперативного анализа ситуации по затратам и принятия соответствующих управленческих решений.

2.  Внешние условия, определяющие цели и задачи проекта.

2.1. Внешние условия проекта

Система ИАС УЭ «ГлавУпДК - эксплуатация недвижимости» предназначена для консолидации учетно-управленческой информации с характеристиками недвижимости в электронном виде и организации на ее основе процессов эффективной эксплуатации недвижимого имущества ГлавУпДК при МИД России (далее - ГлавУпДК).

Создание ИАС УЭ должно учитывать требования ISO «Процессы жизненного цикла программных средств» что позволит правильно сформулировать подходы к решению задач пообъектного учета и адаптироваться к существующим на предприятии системам управления, а также обеспечивать оперативный обмен необходимой информацией.

Ответственным подразделением ГлавУпДК по задачам эксплуатации фонда является Управление эксплуатации (УЭ), которое в свою очередь имеет все необходимые структурные подразделения в виде отделов, групп и секторов для осуществления деятельности.

УЭ взаимодействует внутри ГлавУпДК с соответствующими структурными подразделениями (Плановое Экономическое Управление, Казначейство), отвечающими как за формирования бюджета, так и за контроль его исполнения.

2.2. Ближайшие цели и задачи проекта.

Основными целями проекта являются создание информационно-аналитической системы всестороннего управления эксплуатацией недвижимого имущества ГлавУпДК и ее интеграция с существующими и планируемыми к внедрению программными комплексами ГлавУпДК.

2.3. Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются подразделения ГлавУпДК, выполняющие функции управления эксплуатацией недвижимым имуществом, расположенным на территории гор. Москвы, Московской и Тверской области.

Структура Управления Эксплуатации состоит из следующих подразделений:

·  отдела технического обслуживания и эксплуатации фонда;

·  производственно-технического отдела;

·  планово-договорного отдела;

·  отдела телекоммуникаций;

·  отдела систем безопасности и лифтового хозяйства;

·  аварийно - ремонтной службы;

·  сектора делопроизводства и контроля;

·  группы противопожарной безопасности.

2.4. Бизнес – требования к ИАС УЭ

2.4.1.  Процессы автоматизации

Система ИАС УЭ должна включать следующие процессы автоматизации:

·  ведение пообъектного учета и обновление технико-эксплуатационных характеристик объектов недвижимости;

·  автоматизация планирования и учета работ по техническому обслуживанию и санитарному содержанию объектов, оказанию услуг;

·  автоматизация бизнес-процессов подготовки и согласования производственных планов, программ, графиков технического обслуживания и РКиТР, коммунального обслуживания с учетом разграничения линии ответственности (по отделам, специалистам), направлений деятельности (статей бюджета);

·  автоматизацию процессов формирования сводных бюджетов технической эксплуатации с возможностью постатейного анализа затрат в сопоставлении с предыдущими периодами и аналогичными объектами в г. Москва, анализа превышения затрат плановых показателей;

·  использование возможностей АСУ ИО в части анализа работы инженерных систем и оборудования;

·  автоматизацию работы с договорами на стадии подготовки, согласования и исполнения;

·  автоматизацию бизнес-процессов планирования, учета и анализа потребления коммунальных услуг, в тoм числе в сопоставлении с нормированными показателями;

·  автоматизацию бизнес-процессов внесения первичной информации (актов по заключенным договорам, отчетам);

·  автоматизацию оперативного учета затрат и доходов на эксплуатацию, в том числе пообъектно, а также в разрезе договоров, программ, планов, бюджетов;

·  автоматизированное формирование отчетов с фактической и прогнозной информацией о затратах и доходах;

·  автоматизацию подготовки и проведения подрядных торгов.

Объем автоматизации процессов с разграничением линии ответственности по системам уточняется проектировщиком на стадии «П» во избежание «дублирования» процессов с существующими и планируемыми к внедрению программными комплексами.

2.4.2.  Учет характеристик объектов

Система учета характеристик объектов должна обеспечивать комплексное представление об объектах недвижимого имущества в контексте их основного предназначения - эффективного и надежного обеспечения условий по предоставлению услуг арендаторам ГлавУпДК при МИД России.

Система учета должна представляться в виде следующих электронных реестров:

·  Учетный реестр объектов недвижимости и их технических характеристик в соответствии с нормами государственного технического учета;

·  Учетный реестр объектов эксплуатации и их эксплуатационных характеристик и параметров.

2.4.3.  Поддерживаемая функциональность

Основным принципом построения учетных реестров ИАС УЭ «ГлавУпДК - эксплуатация недвижимости» является всесторонняя унификация и стандартизация представления характеристик на основе соответствующих классификаторов характеристик и их атрибутов.

Система в целом должна обеспечивать:

·  сбор и хранение характеристик эксплуатационного учета;

·  сбор и хранение характеристик использования;

·  автоматизацию процессов планирования, организации, контроля результативности и анализа эффективности технического обслуживания, ремонтов, санитарного содержания и потребления коммунальных ресурсов;

·  автоматизацию процессов планирования, контроля результативности и анализа эффективности прочих услуг, предоставляемых пользователям объектов недвижимого имущества;

·  автоматизацию процессов управления использованием недвижимого имущества ГлавУпДК, в том числе размещением оборудования и персонала;

·  контроль целостности и достоверности данных в системе;

·  актуализацию нормативно-справочной базы;

·  автоматизированный сбор данных по энергопотреблению с объектов, оснащенных АСКУЭ.

2.4.4.  Функциональное содержание системы реестра объектов недвижимости.

Функционал реестра объектов недвижимости должен обеспечивать (на основе интеграции с действующими программными комплексами - «Автоматизированная информационная система учета недвижимости (АИС УН)», «Учет и контроль эксплуатации недвижимости ГлавУпДК »:

Представление объектов недвижимости точно в соответствии с классификацией по видам, принятой в системе Государственного кадастра объектов недвижимости:

·  Комплексный объект (участок земли + улучшения);

·  Здания, сооружения и их части;

·  Помещения и их части;

·  Формирование любых произвольно создаваемых Пользователем отчетов;

·  Адаптацию встроенной справочно-нормативной базы, расчетных процедур, форматов ввода и представления характеристик объектов к текущим требованиям и условиям формирования реестра с использованием механизма централизованных настроек администратора базы данных;

·  Администрирование прав доступа по различным критериям;

·  Полное соответствие действующим правилам ведения Государственного технического учета недвижимости.

2.4.5.  Функциональное содержание системы эксплуатационного учета и управления эксплуатацией.

Эксплуатационный учет предназначен для формирования единого реестра эксплуатационных характеристик объектов инфраструктуры, к которым относятся:

·  Участки земли;

·  Здания/сооружения;

·  Помещения;

·  Части помещений;

·  Строительные конструкции и элементы;

·  Инженерные системы и сети, оборудование и его элементы;

·  Парковки.

Функция управления эксплуатацией предназначена для автоматизации процессов планирования, организации, контроля и анализа результативности деятельности по технической эксплуатации объектов инфраструктуры организации, к которой относятся:

·  Плановые технические осмотры и обследования;

·  Техническое обслуживание;

·  Ремонты;

·  Уборка и содержание территории;

·  Обеспечение коммунальными ресурсами;

·  Обеспечение телекоммуникационными ресурсами;

·  Предоставление мест для размещения оборудования и рекламы.

2.4.6.  Функционал эксплуатационного учета.

Функционал должен обеспечивать автоматизированное формирование реестра объектов эксплуатации на основе объектов технического учета:

·  земельных участков, внешних инженерных сетей, элементов -благоустройства территории;

·  зданий, сооружений и их частей;

·  помещений и частей помещений;

·  конструктивных элементов, элементов благоустройства, внутренних инженерных систем;

·  реестра оборудования инженерных систем и сетей;

·  реестра парковок и площадных сооружений;

·  паспортов (согласно приложению).

2.4.6.1.  Формирование реестра проектов эксплуатации.

Формирование отдельного реестра проектов эксплуатации, объединяющих отдельные комплексы, здания, сооружения и их элементы по критериям общности их территориального расположения, административной принадлежности, типа, вида, класса, назначения, технического состояния, стандарта эксплуатации и другим критериям.

Формирование проектов эксплуатации, объединяющих отдельные здания, сооружения и их элементы внутри комплексов.

Формирование проектов эксплуатации, объединяющих отдельные помещения, части помещений, конструктивные элементы, инженерные системы и оборудование внутри объектов недвижимости.

2.4.6.2.  Учет характеристик объектов эксплуатации.

Учет начальных технических, эксплуатационных, установочных и других характеристик объектов эксплуатации в соответствии с их видом и назначением должен осуществляться в объеме, достаточном для ведения стандартных процедур планирования эксплуатации.

Визуальное сопровождение эксплуатационного учета – фото и видеоматериалы, графические материалы и т. п.

Учет параметров планирования затрат, работ и ресурсов по объектам эксплуатации.

Учет фактических затрат, параметров выполнения работ и потребления ресурсов по объектам эксплуатации.

Ведение истории изменений характеристик объектов по эксплуатации во времени.

Использование готового единого справочника оборудования для формирования реестра оборудования инженерных систем.

Использование готового единого справочника рекламных конструкций для формирования реестра рекламных конструкций.

Централизованная настройка БД:

·  структуры и состава характеристик объектов эксплуатации для представления в интерфейсе и в формируемых эксплуатационных паспортах;

·  структуры и содержания единого справочника оборудования;

·  шаблонов описания оборудования и рекламных конструкций.

2.4.6.3.  Представление результатов эксплуатационного учета.

Динамическое формирование отчетных документов на заданную дату для вывода на печать, в том числе:

·  Резюме комплекса;

·  Резюме здания;

·  Эксплуатационный паспорт комплекса, здания, сооружения, помещения,

·  Эксплуатационный паспорт инженерной системы;

·  Эксплуатационный паспорт инженерных сетей;

·  Эксплуатационный паспорт единицы оборудования;

·  Эксплуатационный паспорт парковки и т. д.;

·  Энергетический паспорт объекта;

·  Колерный паспорт;

·  ТУ на присоединение к инженерным коммуникациям.

2.4.6.4.  Функционал планирования и контроля выполнения эксплуатации.

Функционал планирования и контроля должен обеспечивать дифференцированный подход к планированию по видам эксплуатации объекта.

Дифференцированное планирование затрат, работ и услуг на эксплуатацию объекта по видам:

·  Плановые технические осмотры и обследования;

·  Техническое обслуживание;

·  Ремонты;

·  Уборка и содержание территории;

·  Обеспечение коммунальными ресурсами;

·  Обеспечение телекоммуникационными услугами.

·  Прочие услуги, в том числе по уходу за помещениями и их содержанием.

Реализация поэлементного подхода к планированию эксплуатации каждого объекта до уровня единицы оборудования инженерных систем включительно.

Реализация планово-предупредительного подхода к эксплуатации объектов и их элементов с использованием государственных и корпоративных нормативов эксплуатации.

Планирование эксплуатации в режиме от затрат, в котором работы и услуги по эксплуатации формируются под плановые суммы затрат.

Планирование эксплуатации в режиме от работ, в котором суммы затрат на эксплуатацию определяются объемом, периодичностью и стоимостью необходимых работ, услуг и ресурсов.

2.4.6.5.  Учет результатов осмотров объектов эксплуатации.

Учет общих данных по осмотрам: сроки проведения, затраты, объекты осмотра, исполнители и выводы.

Формирование по каждому осмотру перечня обнаруженных дефектов конструктивных элементов, инженерных систем и оборудования с использованием готовых справочников дефектов, с описанием их параметров: наименования, расположения (помещения), объема и критичности по уровню влияния на безопасное функционирование объекта.

Формирование общего перечня дефектов по результатам всех проведенных осмотров, актуального на текущую дату.

Динамическое формирование стандартных отчетных документов по проведенному осмотру для вывода на печать:

·  Акт осмотра;

·  Дефектная ведомость;

·  Динамическое формирование журнала осмотров на заданный временной период вывода на печать:

·  для объекта планирования;

·  для комплекса объектов;

·  для проекта эксплуатации.

2.4.6.6.  Финансовое планирование и контроль затрат на эксплуатацию объектов, доходов от их использования.

Автоматизированное определение нормативных отчислений на техническое обслуживание и ремонты здания при реализации планово-предупредительного подхода к эксплуатации на основе заданных основных характеристик здания: года постройки, конструктивного исполнения, восстановительной стоимости, физического износа.

Автоматизированный расчет статей плановых затрат и формирование бюджета эксплуатации на основе запланированных работ, коммунальных ресурсов и услуг.

Корректировка и ручное формирование бюджета эксплуатации с использованием готовых справочников издержек.

Утверждение плановых затрат на эксплуатацию объекта (бюджета эксплуатации) в рамках заданных временных границ.

Контроль выполняемых операций в утвержденных границах планирования затрат на эксплуатацию в соответствии с настройками прав пользователей.

Автоматизированный учет величины фактических бюджетных затрат на эксплуатацию в соответствии с заключенными договорами по стоимости фактически выполненных работ и фактически потребленных ресурсов.

Корректировка и ручное формирование фактических бюджетных затрат на эксплуатацию.

Централизованная настройка БД:

- структуры и содержания справочников затрат на эксплуатацию;

- структуры и содержания справочников дефектов;

- справочников элементных и укрупненных норм, в том числе в аспекте использования корпоративных норм для проведения сметных расчетов.

2.4.6.7.  Представление результатов планирования и контроля затрат на эксплуатацию.

Предусмотреть: для объекта планирования, для комплекса объектов,

для проекта эксплуатации:

·  визуальное представление плана затрат на эксплуатацию объекта для заданного временного периода в виде графиков, построенных по годам и по месяцам;

·  динамическое формирование стандартных отчетных документов для вывода на печать:

·  нормативные годовые затраты на ТО и ремонт здания на заданную дату актуальности;

·  долгосрочный финансовый план (график) эксплуатации на заданный временной период;

·  финансовый план (бюджет) эксплуатации на утвержденный среднесрочный период;

·  долгосрочный детальный план (график) эксплуатации на заданный временной период;

·  детальный план эксплуатации на утвержденный среднесрочный период;

·  анализ плановых и фактических бюджетных затрат на эксплуатацию на заданный временной период;

·  детальный анализ плановых и фактических затрат на эксплуатацию на заданный временной период.

2.4.6.8.  Планирование и контроль выполнения работ по эксплуатации объектов.

Формирование перечня и описание параметров (величины, сезонности, периодичности и т. п.) регулярных работ по эксплуатации объекта и его отдельных элементов при реализации планово-предупредительного и регламентного подходов с использованием готовых справочников работ.

Формирование перечня и описание параметров (величины, сезонности, периодичности и т. п.) коммунальных и прочих эксплуатационных услуг с использованием готовых справочников услуг.

Автоматизированное формирование перечня плановых работ, выполняемых на основе планово-предупредительного и регламентного подходов, коммунальных и прочих эксплуатационных услуг на заданный временной период по заданным параметрам их периодичности.

Формирование перечня и параметров (величины, сроков выполнения, места проведения, списка устраняемых дефектов и т. п.) разовых работ по эксплуатации на основе результатов оценки технического состояния объекта и его элементов (перечня дефектов) с использованием готовых справочников работ.

Учет критичности (срочности) выполнения плановых работ в соответствии с критичностью дефектов, планируемых к устранению.

Учет статуса ремонтных работ по объекту (капитальные и текущие ремонты).

Утверждение планируемых работ и контроль выполняемых операций после утверждения в соответствии с настройками прав пользователей.

Формирование перечня и параметров (фактических объемов, стоимости, сроков выполнения, списка устраненных дефектов и т. п.) фактически выполняемых работ по эксплуатации на основе сформированного плана работ.

Формирование перечня и параметров (объемов, стоимости, сроков выполнения и т. п.) внеплановых и аварийных работ с использованием готового справочника работ.

Учет времени, места замены конструктивных элементов, инженерных систем и оборудования при проведении работ, и характеристик вновь смонтированного элемента.

Утверждение результатов выполнения работ и контроль выполняемых операций после утверждения в соответствии с настройками прав пользователей.

Расчетное обоснование стоимости запланированных и фактически выполненных работ с помощью сметных расчетов с использованием элементных и укрупненных норм на техническое обслуживание, ремонты и санитарное содержание.

Копирование данных по планируемым и выполняемым работам и их многократное использование при выполнении процедур планирования и ввода фактических данных (создание шаблонов планирования).

2.4.6.9.  Представление результатов планирования и контроля выполнения работ.

Визуальное представление обнаруженных, запланированных к устранению и устраненных дефектов на поэтажных планах с цветовой дифференциацией по критичности.

Визуальное представление запланированных, текущих и выполненных работ на поэтажных планах с цветовой дифференциацией по срочности.

Динамическое формирование стандартных отчетных документов для вывода на печать планов (для объекта планирования, для комплекса объектов, для проекта эксплуатации):

·  Технических осмотров и обследований;

·  Распределение ремонтных работ на капитальные и текущие ремонты;

·  Технического обслуживания;

·  Санитарного содержания;

·  Журнал осмотров;

·  Отчет о ремонтах с распределением ремонтных работ на капитальные и текущие ремонты;

·  Отчет о техническом обслуживании;

·  Отчет о санитарном содержании;

·  Отчет об оказании телекоммуникационных услуг;

·  Сметный расчет;

·  Ресурсная ведомость.

3.  Требования к системе

Разрабатываемая система должна соответствовать целям и назначению, описанным в данных предложениях. Система должна обеспечивать обработку объемов информации, достаточных для функционирования ИАС УЭ «ГлавУпДК - эксплуатации недвижимости». Клиентская составляющая программного комплекса должна быть устойчива к возможному расширению количества атрибутов хранимых в ней данных. Система должна обеспечивать контроль достоверности обрабатываемых данных и оперативность доступа к ним.

3.1. Предполагаемые рабочие места

На первоначальном этапе предполагаемое количество АРМ - около 90 (уточняется на стадии «П»). Создание АРМ предполагается во всех подразделениях УЭ, филиалах и в территориальных управляющих компаниях.

3.2. Состав программного обеспечения

3.2.1.  Существующие и планируемые к внедрению программные комплексы и требования к интеграции

Создаваемая система должна обеспечивать обмен информацией с существующими в ГлавУпДК программными комплексами:

·  «Автоматизированная информационная система учета недвижимости (АИС УН)»;

·  «Учет и контроль эксплуатации недвижимости ГлавУпДК (БД Аренда)»;

·  «Система финансового, бухгалтерского, налогового учета 1С Предприятие 8.1»;

·  «Система бюджетирования управленческого учета» (СБУУ, подмодуль 1С);

·  «Система управления договорами» (СУД, подмодуль 1С ) и другие.

Также создаваемая система должна обеспечивать автоматический разовый перенос данных из существующего программного обеспечения:

·  «Технические характеристики зданий ГлавУпДК;

·  «Оборудование квартир»;

·  «Учет потребления электроэнергии»;

·  «Программа РКиТР»;

·  «Телеком».

3.2.2.  Справочные системы

Для создания ИАС УЭ необходимо внедрение и постоянная поддержка системы научно-технической информации в области ЖКХ и строительства, включающая нормы, правила и стандарты в области эксплуатации и строительства, сравнительные таблицы материалов и услуг, альбомы технических решений.

3.3. Принципы создания ИАС УЭ

При создании ИАС УЭ следует учитывать следующие основополагающие принципы внедрения АИС: принцип масштабирования, принцип развития, принцип совместимости, принцип стандартизации и унификации, принцип эффективности, принцип новых задач, принцип структурирования данных, принцип доступа конечного пользователя.

3.4. Структура ИАС УЭ

Структура ИАС УЭ состоит из двух подсистем: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть ИАС УЭ включает в себя ряд подсистем, охватывающих решение конкретных задач планирования, контроля, учета, анализа и регулирования деятельности управляемых объектов. В ходе аналитического обследования могут быть выделены различные подсистемы, набор которых зависит от специфики деятельности, уровня управления и других факторов. Для нормальной деятельности функциональной части ИАС УЭ в ее состав входят подсистемы обеспечивающей части ИАС УЭ (так называемые обеспечивающие подсистемы).

Среди обеспечивающих подсистем выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Требования к обеспечивающим подсистемам формируются на стадии «П».

При формировании информационного обеспечения обследуют предприятие, изучают схемы информационных потоков, маршруты движения информации, и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования итоговой информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

При обследовании организации следует учесть следующие типичные недостатки:

·  чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

·  многократность прохождения одних и тех же документов;

·  одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

·  работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

·  имеются показатели, которые создаются, но не используются.

·  Устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования и реализуется в 2 этапа:

1-й этап - обследование УЭ ГлавУпДК с целью:

-исследовать специфику и структуру его деятельности;

-построить схему информационных потоков и бизнес-процессов;

-проанализировать существующую систему документооборота, связи с структурными подразделениями;

-определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляет:

-компьютеры любых моделей;

-устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

-устройства передачи данных и линий связи;

-оргтехника и устройства автоматического съема информации;

-эксплуатационные материалы.

Документально оформляется предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

·  средства моделирования процессов управления;

·  типовые задачи управления;

·  методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

Организационное обеспечение представляет совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

·  анализ существующей системы управления эксплуатацией, где будет использоваться ИАС УЭ, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

·  подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИАС УЭ и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

·  разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации, регулирующих функционирование ИАС УЭ.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

·  статус информационной системы;

·  права, обязанности и ответственность персонала;

·  правовые положения отдельных видов процесса управления;

·  порядок создания и использования информации.

Эргономическое обеспечение (ЭО) предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИАС УЭ, для ее быстрейшего освоения. В состав эргономического обеспечения ИАС УЭ входят: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации.

3.5. Требования к документации

Программная документация должна включать:

·  руководство программиста, содержащее описания используемых средств программирования, непосредственно программ и их функционирования, алгоритмов обработки данных, способов и средств диагностики и др.;

·  руководство оператора, в составе которого можно выделить описание его действий при запросах программы, правила организации программ на внешних носителях, тестирование.

·  эксплуатационные программы;

·  контрольный пример, который включает описание проверяемых функций и параметров, состава необходимых технических средств, входной информации и результатов апробирования.

В состав технических инструкций входят инструкции по: сбору, регистрации, контролю и передаче информации; переносу ее на носители, ведению архива носителей документов; порядку передачи выходной, результатной информации. Должностные инструкции определяют права и обязанности производственного и управленческого персонала при эксплуатации ИАС УЭ, регламентируют их действия в новых условиях производства.

3.6. Требования к аппаратному обеспечению

Комплекс технических средств ИАС УЭ должен включать локальные вычислительные сети (ЛВС), в том числе:

·  серверное оборудование;

·  рабочие станции;

·  активное и пассивное сетевое оборудование.

·  систему резервного копирования.

·  систему мониторинга и управления сетевыми, вычислительными и информационными ресурсами ИАС УЭ.

3.7. Требования к надежности

Показатели надежности для системы должны определяться действующими общефедеральными требованиями по надежности АИС.

Показатели надежности:

·  время простоя для ликвидации аварийной ситуации — не более 2 суток;

·  время регламентных работ, требующих полной остановки системы  - не более 2 часов в неделю;

·  работоспособность системы не должна зависеть от режима работы персонала.

3.8. Требования по защите от несанкционированного доступа

Защита информации от несанкционированного доступа регламентируется соответствующими требованиями к АИС, действующими в ГлавУпДК.

Система должна поддерживать функцию аутентификации пользователей.

3.9. Дополнительные требования

В разрабатываемой системе должна быть предусмотрена возможность обновления классификаторов без потери существующих данных системы.

Система должна отслеживать историю изменения данных в информационном хранилище и предоставлять возможность получения данных на любой заданный момент времени.

Система должна обеспечивать централизацию данных (работа в режиме территориально-разнесенной системы). Система должна минимизировать стоимость для Заказчика за счет максимального использования существующих программных комплексов, что должно удешевить разработку.

Система должна иметь открытую архитектуру (возможность обмена данными на уровне межпрограммного взаимодействия, в том числе на основе XML-форматов электронного представления документов).

Система должна быть масштабируема, модифицируема и адаптируема (возможность наращивания объема обрабатываемых данных с минимальным изменениями программного обеспечения, возможность оперативной модификации и адаптации программы к потребностям Заказчика).

Система должна быть интуитивно понятной с максимально удобным пользовательским интерфейсом.

3.10.  Квалификация персонала

Квалификация персонала системы определяется на каждом функциональном уровне индивидуально в соответствии с техническими условиями эксплуатации.

Использование программного обеспечения подсистемы первичного ввода сведений должно быть доступно пользователям, обладающим квалификацией, достаточной для работы с программным обеспечением общего назначения в операционной системе Microsoft Windows™.

Персонал системы должен обладать знаниями в соответствующей области управления эксплуатации недвижимого имущества ГлавУпДК, достаточными для квалифицированной работы.

3.11.  Методология выполнения проектов

Разработка технического проекта осуществляется в соответствии с материалами обследования и ГОСТ № 34.201.90 Проект должен содержать следующие разделы:

·  эскизы проектных решений и дорабатываемых (разрабатываемых) экранных форм;

·  перечень и образцы типовых отчетных форм;

·  требования по интеграции с системами, которые будут выявлены в ходе обследования.

Результатом выполнения работ на этапе является утверждение технического проекта.

Создание ИАС УЭ должно учитывать требования ISO «Процессы жизненного цикла программных средств», что позволит правильно сформулировать подходы к разработке ИАС УЭ.

4.  Этапы работ

1.  Этап 1 (Стадия «П»)

1.1.  Обследование (смотри пункт 4.2).

1.1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания ИАС УЭ.

1.1.2. Формирование требований пользователя к ИАС УЭ.

1.1.3. Оформление отчёта о выполненной работе

1.2.  Анализ (смотри пункт 4.2.2).

1.2.1. Изучение объекта.

1.2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ.

1.2.3. Обоснование вариантов концепции построения ИАС УЭ, удовлетворяющего требованиям пользователя.

1.2.4. Оформление отчёта о выполненной работе.

1.3.  Техническое задание (смотри пункт 4.2.3) .

1.3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание ИАС УЭ.

1.4.  Технический проект (смотри пункт 4.2.4).

1.4.1. Разработка проектных решений по системе и её частям.

1.4.2. Разработка документации на ИАС УЭ и её части.

1.4.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования ИАС УЭ и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку.

1.4.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации.

2.  Этап 2 (Разработка и ввод в действие)

2.1.  Разработка системы (смотри пункт 4.3).

2.1.1. Разработка документации к системе и её частям.

2.1.2. Разработка или адаптация программ.

2.2.  Ввод в действие (смотри пункт 4.3.2).

2.2.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу ИАС УЭ в действие.

2.2.2. Подготовка персонала.

2.2.3. Комплектация ИАС УЭ поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями).

2.2.4. Строительно-монтажные работы.

2.2.5. Пусконаладочные работы.

2.2.6. Проведение предварительных испытаний.

2.2.7. Проведение опытной эксплуатации.

2.2.8. Проведение приёмочных испытаний.

3.  Этап 3 (Сопровождение)

3.1.  Сопровождение ИАС УЭ (смотри пункт 4.4)

3.1.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами.

3.1.2. Послегарантийное обслуживание.

4.1. Описание этапов внедрения по подразделениям УЭ ГлавУпДК

Внедрение ИАС УЭ в ГлавУпДК планируется провести в несколько этапов:

- Первоначально внедряется ИАС УЭ в Управлении эксплуатации. Количество требуемых АРМ - около 90 (уточняется на стадии «П»). Создание АРМ предполагается во всех подразделениях УЭ.

В дальнейшем, по мере интеграции, предусматривается наращивание подсистем ИАС УЭ, определяется дополнительное количество АРМ в структурных подразделениях ГлавУпДК и филиалах.

4.2. Этап 1 (Стадия «П»)

4.2.1.  Обследование

На стадии обследования (стадия «П») подрядная организация выполняет следующие работы:

·  Обследование предприятия с целью ознакомления с объектом автоматизации и выработкой обобщающего проекта внедрения ИАС УЭ.

·  Обработка полученной информации (согласно определенным с Заказчиком методикам) и составление функциональных, информационных и материальных потоков (схем).

·  Определение групп натуральных и финансовых показателей, которые будут вводиться вручную, рассчитываться автоматически, импортироваться из других систем.

Результатом проведения обследования является информационно-аналитический отчет.

4.2.2.  Анализ

На основе исходной информации о бизнес-процессах компании, происходит декомпозиция задачи до уровня бизнес-процедур. Проведение функционального дизайна позволяет связать операции, составляющие технологические карты с функциональностью и справочниками системы и проанализировать процессы. По результатам анализа принимается решение о разработке компонента системы. Компоненты сводятся в общий реестр, который является исходным для разработки технических требований по разработке ИАС УЭ.

Результатом проведения анализа является информационно-аналитический отчет.

4.2.3.  Техническое задание

На этапе необходимо сформировать ТЗ на систему, включая описание входных и выходных форм, действующих в системе документов, краткий или полный перечень задач, перечень технических средств с техническими требованиями к ним.

Техническое задание должно состоять из следующих разделов:

·  Наименование;

·  Основание для создания;

·  Назначение и цель;

·  Постановка задачи;

·  Требования к ИАС УЭ;

·  Состав, содержание, ограничение работ по подготовке объекта к вводу ИАС УЭ в действие.

·  Показатели эффективности ИАС УЭ;

·  Порядок контроля и приемки ИАС УЭ;

·  Программы и методики;

·  Источники разработки.

4.2.4.  Проектирование (технический проект).

На стадии технического проектирования разрабатываются основные положения создаваемой системы, формулируются принципы ее функционирования и взаимодействия с другими АИС, определяется структура ИАС УЭ и ее подсистем, осуществляются проектные решения по комплексу технических средств, созданию информационной базы.

По программному обеспечению на этом этапе выбираются общесистемные решения, включая операционные системы, системы управления базами данных, определяется возможность настройки пакетов прикладных программ и др. Заказчик завершает работу по составлению плана организационно - технических мероприятий по подготовке объекта к внедрению ИАС УЭ, проводятся мероприятия по адаптации управленческих кадров к новым условиям работы, принимает участие в проектировании форм входных и выходных документов, разрабатывает под руководством проектировщиков систему классификации и кодирования, используемую на данном п/п. Он обеспечивает уточнение исходных данных по составу и структуре информационной базы, выполняет различные подготовительные мероприятия на объекте автоматизации. Основная задача разработчика на этом этапе заключается в создании технического проекта в соответствии с техническим заданием. Он разрабатывает и сдает заказчику программы и рабочую документацию по организации и ведению первичных массивов данных, разрабатывает и согласовывает с заказчиком соответствующие разделы контрольного примера, уточняет состав применяемых пакетов прикладных программ, принимает участие в обучении персонала заказчика.

В составе проекта также отражается общая схема создаваемой системы, основные цели, которые должны быть достигнуты при реализации этой системы, перечень подсистем задач АРМа, основные связи между ними, структуры БД; формирование графика работ по реализации проекта системы.

При создании ИАС УЭ должно быть предусмотрено внедрение электронной системы нормативно-техническoй информации в области жилищно-коммунального комплекса и строительства.

Создание ИАС УЭ требует использования следующих справочников, в том числе уже существующих у Заказчика в его информационных системах:

·  Объекты недвижимости (домовладения, здания, инженерные системы);

·  Нормативные сроки выполнения работ согласно ВСН,

·  Центры ответственности (отделы, работники);

·  Контрагенты (поставщики, подрядчики, клиенты);

·  Услуги и работы;

·  Тарифы и цены;

·  Программы и планы;

·  Бюджеты УЭ;

·  Отчеты УЭ;

·  Оценoчные показатели;

·  Виды работ, услуг;

·  Регламент ТО;

·  Нормативы на выполнение работ согласно МДК, МДС;

·  Дефекты;

·  Тип ремонта.

Для внедрения ИАС УЭ следует применить основные входные и выходные формы документов.

Входные:

·  Акты выполненных работ;

·  Договоры на выполнение работ, оказание услуг;

·  Технологические карты;

·  Нормативы;

·  Акты технического осмотра;

·  Выходные формы:

·  Программа РкиТР;

·  Паспорт объекта;

·  Паспорта на инженерные системы;

·  Технические условия;

·  Чертежи с использованием ГИС и AutoCAD;

·  Отчеты;

·  Визуальные изображения объектов, инженерных систем и оборудования.

4.3. Этап 2 (Разработка и ввод в действие)

4.3.1.  Разработка

На стадии разработки осуществляется выполнение работ по подготовленному техническому проекту и разработка сопровождающей документации. Выполняются следующие работы:

·  Разработка документации к системе и её частям.

·  Разработка или адаптация программ.

4.3.2.  Ввод в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию осуществляется поэтапно:

·  развертывание системы ИАС УЭ;

·  опытная эксплуатация отдельных задач или их комплексов;

·  сдача системы в промышленную эксплуатацию;

·  корректировка системы по результатам годичной эксплуатации.

4.3.2.1.  Развертывание системы (установка, настройка)

Развертывание ИАС УЭ подразумевает:

·  Подготовка объекта автоматизации к вводу ИАС УЭ в действие.

·  Подготовка персонала.

·  Комплектация ИАС УЭ поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями).

·  Строительно-монтажные работы.

·  Пусконаладочные работы.

·  Проведение предварительных испытаний.

4.3.2.2.  Опытная эксплуатация отдельных задач или их комплексов;

В процессе опытной эксплуатации, которая не должна превышать 3 месяцев, выявляются результаты проектной работы, неточности и ошибки, допущенные на предыдущих стадиях и этапах, происходит их устранение. На основе реальной информации проверяется качество конкретных проектных решений, инструктивных материалов, подготовленность кадров к работе в новых условиях. Проверяется возможность выполнения комплекса организационно - правовых решений проекта, в частности, по использованию информации, ее защите, достоверности, полноты, соблюдение установленных сроков поступления данных. Опытная эксплуатация проводится на основе специальной программы.

По результатам опытной эксплуатации допускается корректировка. Корректировка позволяет уточнить некоторые параметры системы, устранить возможные ошибки.

4.3.2.3.  Сдача системы в промышленную эксплуатацию.

Сдача системы в промышленную эксплуатацию это завершающая стадия создания ИАС УЭ. Сдача в промышленную эксплуатацию - оформляется актами приема-сдачи работ.

По результатам опытной эксплуатации, которые оцениваются специальной комиссией, осуществляется анализ внедрения по представленному техническому заданию и техническому проекту. При положительных результатах составляется двусторонний акт о приемке отдельных задач и их комплексов в промышленную эксплуатацию, проводятся испытания всей системы в целом.

После завершения приемки всех задач заказчиком происходит приемка комиссией системы в целом. Дата подписания акта о приемке системы является датой ввода ИАС УЭ в промышленную эксплуатацию. С этого момента ответственность за функционирование ИАС УЭ несет заказчик.

Заказчик обязан обеспечить выполнение персоналом должностных и технологических инструкций, полностью подготовить объект автоматизации к внедрению ИАС УЭ, внести изменения в его организационную структуру, проверить эффективность реализованных проектных решений в условиях промышленной эксплуатации и по результатам функционирования ИАС УЭ подготовить рекомендации по ее дальнейшему развитию. Разработчик же на заключительном этапе корректирует рабочую документацию по результатам опытной эксплуатации, участвует в работе комиссии по приемке ИАС УЭ в промышленную эксплуатацию.

Внедрение ИАС УЭ в промышленную эксплуатацию является ответственным процессом и означает, что система приступила к практической реализации возложенных на нее функций. Эта стадия кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

4.4. Этап 3 (Сопровождение системы)

4.4.1.  Гарантийное сопровождение

На этапе гарантийного сопровождения подрядная организация принимает на себя обязательство производить устранение ошибок и неточностей, допущенных при разработке. Основанием для устранения является несоответствие работы функционала программы описанным алгоритмам в утвержденном техническом проекте.

4.4.2.  Послегарантийное сопровождение

Список предполагаемых работ по послегарантийному сопровождению системы ИАС УЭ:

·  сопровождение подсистемы администрирования БД, диагностирование и корректировка функционирования ПО;

·  сопровождение эксплуатации сетевого программного обеспечения (ПО) системы, диагностирование и корректировка функционирования ПО;

·  сопровождение технологического взаимодействия подсистем программного комплекса, диагностирование и корректировка ПО;

·  сопровождение информационного обмена между базой данных ИАС УЭ с информационными системами ГлавУпДК, диагностирование и корректировка ПО;

·  мониторинг и диагностика изменений в логической и физической структуре БД смежных систем;

·  обновление исходных данных ИАС УЭ из отраслевых источников;

·  Технические консультации сотрудникам ГлавУпДК при МИД России по вопросам реализации бизнес-логики ИАС УЭ и разъяснения по формату и структуре данных БД;

·  Технические консультации администраторам по вопросам восстановления данных в случае возможного возникновения нештатных ситуаций.

5.  Глоссарий

ИАС ЭУ АИС УН РКиТР АСУ ИО АСКУэ

- - - - -

Информационно - аналитическая система управления эксплуатацией. Автоматизированная информационная система учета недвижимости Программа Реконструкции и Текущего Ремонта Автоматизированная система управления инженерным оборудованием Автоматизированная система контроля и учета электроэнергии

СОГЛАСОВАНО:

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

Исполнитель:

Тел.: 2 69