Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие с 1 июля 2003 года Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года ).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000).
На основании раздела 1 требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием.
В соответствии с разделом 2 при подготовке и оформлении служебных документов используют следующие реквизиты (реквизит – от лат. requisitum, то есть требуемое, необходимое):
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту документа;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);
23 – гриф согласования документа;
24 – виза согласования документа;
25 – оттиск печати предприятия;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов документов
Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.01 года №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) - это символическое графическое изображение помещают в соответствии с уставом (положением) организации. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляются коды по ОКПО.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу с 01.07.2002 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации (08) являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Нижегородский государственный технический университет
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ;
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатается на двух языках.
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке пишется ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже названия организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телефаксов, банковских счетов и другие необходимые сведения по усмотрению организации.
Наименование вида документа (10) составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. п.
Дата документа (11) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату и она является наиболее поздняя из указанных ими при подписании.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 2 марта 2004 г. следует оформлять 02.03.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
02 марта 2004 г.
Возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например: 2004.03.02.
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа (12) указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 04-12/576, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре, 576 - порядковый номер отправляемого документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Оформляется следующим образом: На № 02-13/36 от 01.01.2001. Применяется только в исходящих ответных документах для удобства дальнейшей работы.
Место составления или издания (14) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Например: Нижний Новгород;
г. Кстово Нижегородской области
Города, в наименование которых входит слово «град» или «город», а также столицы указываются без сокращения «г» (Нижний Новгород, Волгоград), остальные – с сокращением (г. Пенза, г. Омск).
Адресат (15) – место нахождения организации, структурного подразделения, должностных или физических лиц, которому направляют документ.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Департамент информатизации и стандартизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
|
Генеральному директору |
или |
Главному бухгалтеру |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Нижегородской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах: наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); улица, № дома, № квартиры; населенный пункт (город, поселок); область, край, республика; страна (для международных писем); почтовый индекс.
Например:
Начальнику отдела кадров
ул. Морская, 8
Нижний Новгород, 603000
Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:
Генеральному директору
ул. Морская, 8, офис 69
Нижний Новгород, 603000
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:
О. Itskov
5/9 st. Karl Neter
Rishon – le - zion
Israel
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Нижегородский государственный технический университет
Минина ул., Нижний Новгород, 603600
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Ленина, ,
с. Безводное, Кстовский р-н,
Нижегородская обл., 606300
Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков – уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
Гриф утверждения документа (16) проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________
«___» __________ 200__ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
|
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров |
или |
УТВЕРЖДЕНО приказом директора |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________
«___» __________ 200__ г.
Резолюция (17) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей (кому поручается исполнение), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Лазареву проект контракта к 22.03.2004.
Личная подпись 20.03.2004
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту (18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
– о чем (о ком) ?
Например:
в письме — О поставке продукции
в приказе — О приеме на работу
в положении — Об отделе кадров
– чего (кого) ?
Например:
акт — Списания продукции
протокол — Общего собрания акционеров
должностная инструкция — Менеджера по кадрам.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Отметка о контроле (19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Текст документа является основным элементом любого документа. Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не органичивывается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным и избегать категоричных выражений в письмах, факсах.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей, так как сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части разделять абзацами. В первой части (вводной) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (основной) - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.
Это традиционный, устоявшийся порядок составления служебных документов, но тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать с основной части, то есть изложения существа вопроса, а затем указать, что явилось основанием составления документа.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая - решение, распоряжение, просьбу, например:
Для улучшения информационного обеспечения деятельность планово-финансового управления прошу установить базу "Консультант".
Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о заработной плате работника.
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 01.01.2001 «О введении штрафных санкций …»
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста текст от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
и первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРЕДЛАГАЕМ:
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: РЕШИЛИ:
Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила:…» .
Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащие) предложения, например: «контроль за исполнением возложить на …», «утвердить предложенную смету…».
В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: «после установления», «согласно договоренности», «по окончании работ», «в связи с расширением».
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного лица (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);
- от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);
- от третьего числа единственного числа (“министерство не возражает”, “академия управления считает возможным”).
Тексты документов можно оформить в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, например: 1. Раздел (глава)
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт.
Отметка о наличии приложения (21), названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкциями, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут» Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу директора
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Подпись (22). В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное, без наименование предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор
Личная подпись
или на бланке предприятия:
Генеральный директор Личная подпись
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мер Личная подпись И. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись
Главный бухгалтер Личная подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Заместитель директора по маркетингу Личная подпись |
Заместитель директораЛичная подпись |
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
|
Генеральный директор Личная подпись |
Председатель фондаЛичная подпись |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планово-финансового
управления
____________
«___» ____________ 200__ г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Совета директоров
-162
Виза согласования документа (24). Согласование документа оформляют визой, которая включает: должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Юрист
___________
02.03.2004
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
__________
02.03.2004
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз документа производится на отдельном «Листе согласования».
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Печать (25). Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставиться на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М. П. (место печати) и должна быть хорошо читаема. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяют печатью организации.
Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор по кадрам Личная подпись
04.01.2004
При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдачи ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.
Отметка об исполниДанный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
(83
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело №12-25. Отправлен факс от№ 000.
Личная подпись 24.05.2004
Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), например:
Вх. № 23
Дата 02.03.2004 15:20
По возможности ставится на первом листе входящих документов. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка необходима для: исключения повторного ввода документа в персональный компьютер; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.
Требования к бланкам служебных документов
Документы изготавливают на бланках. Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
В соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 допускается использование два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также в соответствии с ИСО (ISO – International standard Organization, то есть Международная организация по вопросам стандартизации) «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В» можно применять другие виды форматов (см. табл. 1). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие: качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы); размещение полей и разметок; применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв. м., а белизна – не менее 90%)(подробнее см. ГОСТ 93-27.60).
Таблица 1
Размерные характеристики потребительских бумажных форматов, мм
|
ИСО – А ряд |
ИСО – В ряд |
ИСО (длинные форматы) | |||
|
обозначение |
формат |
обозначение |
формат |
обозначение |
формат |
|
А0 |
841 ´ 1189 |
В0 |
1000 ´ 1414 |
1/3 А4 |
99 ´ 210 |
|
А1 |
594 ´ 841 |
В1 |
707 ´ 1000 |
1/4 А4 |
74 ´ 210 |
|
А2 |
420 ´ 594 |
В2 |
500 ´ 707 |
1/8 А4 |
13 ´ 74 |
|
А3 |
297 ´ 420 |
В3 |
353 ´ 500 |
¾ |
¾ |
|
А4 |
210 ´ 297 |
В4 |
250 ´ 353 |
¾ |
¾ |
|
А5 |
148 ´ 210 |
В5 |
176 ´ 250 |
¾ |
¾ |
|
А6 |
105 ´ 148 |
В6 |
125 ´ 176 |
¾ |
¾ |
|
А7 |
74 ´ 105 |
В7 |
88 ´ 125 |
¾ |
¾ |
|
А8 |
52 ´ 74 |
В8 |
62 ´ 88 |
¾ |
¾ |
|
А9 |
37 ´ 52 |
В9 |
44 ´ 62 |
¾ |
¾ |
|
А10 |
26 ´ 37 |
В10 |
31 ´ 44 |
¾ |
¾ |
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2.
| 20 | 73 | | 88 | 10 |
|<——————>|<——————————————————————————>| |<————————————————————————————————————>|<——>|
| | | | | |
———^———|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|——————
3 | | | ^
| | | |
———————| —————— ———————————————————————————— —————————————————————————————————————— | |
^ | ^ |01 02 | || | |
| |17 | | 03 | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | ——————|————————————————————————————| |——————————————————————————————————————| | |
| | |08| | 15 | | |
51 | | |04| | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
———————| |————————————————————————————| | | | |
^ | |11 12 | | 17 | | |
| | |13 | | | | |
23 | | |14 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
———————| |————————————————————————————| | | | |
^ | |18 | | | | |
18 | | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
———————| |———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | | | |
| | | | |
| |20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | |297 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
———————| |———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
^ | |21| | |
20 | | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
———————| ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
^ | |23| | |
| | |27 | | |
| | | | | |
40 | | | | | |
| | | | | |
| | ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | ^ |28| | |
| | 16 | | | | |
| | | | | | |
———————| —————— ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— | |
^ | | |
20 | | | |
| | | |
———————|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|——————
| 210 |
|<———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————>|
| |
Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
(соответствует приложению А.1 к ГОСТ Р 6.30-2003)
| 20 | | 10 |
|<——————>| |<——>|
| | | |
———^———|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|——————
3 | | | ^
| | | |
———————| —————— ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— | |
^ | ^ |01| | |
| | | | | | |
| | 17 | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | ^ |08| | |
| | | | | | |
| | | |04| | |
| | 20 | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
73 | | | | | | |
| | ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | ^ |11| | |
| | | | | | |
| | 10 | | | | |
| | | | | | |
| | ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | |13 14 | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
———————| |———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
^ | |18 17 | | |
18 | | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
———————| |———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | | | |
| | | | |
| |20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | |297 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
———————| |———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
^ | |21| | |
20 | | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
———————| ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
^ | |23| | |
| | | | | |
| | | | | |
40 | | |27 | | |
| | | | | |
| | ——————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————| | |
| | ^ |28| | |
| | 16 | | | | |
| | | | | | |
———————| —————— ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— | |
^ | | |
20 | | | |
| | | |
———————|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|——————
| 210 |
|<———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————>|
Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
(соответствует приложению А.2 к ГОСТ Р 6.30-2003)
Открытое акционерное общество «Альтаир»
П Р И К А З
«___» ____________ 200__ г. № ________
Нижний Новгород
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводства с 01 сентября 2005 года.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 15.09.2005 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Офис-менеджеру обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.09.2005.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора
Приложение: на 17 л. в 1 экз.
Директор
(8
Открытое акционерное общество
«Альтаир»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
02.03.2005 №5
Нижний Новгород
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в механическом и транспортном цехах
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Начальнику ремонтно-технической службы провести ремонтные работы в механическом цехе. Срок исполнения – 25.03.2005.
Директор
Выписка верна:
Секретарь директора
Выписку получил: 02.03.2005
Открытое акционерное общество
«Альтаир»
ПРОТОКОЛ
10.11.2004 №25
Нижний Новгород
Председательствующий:
Секретарь:
Присутствовали: акционеры , 95 человек (список прилагается)
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСКА ДНЯ:
1. Об увеличении уставного капитала . Доклад директора
2. О … Сообщение гл. бухгалтера
1. СЛУШАЛИ:
– краткое изложение содержание доклада.
ВЫСТУПИЛИ:
, главный энергетик – поддержал предложение об увеличении уставного капитала.
, главный технолог – предложил перенести время проведения годового отчета с ноября на декабрь после проведения аудиторской проверки.
РЕШИЛИ:
1. Увеличить уставной капитал на двести сорок тысяч) руб.
2. Внести изменения в Устав общества в части увеличения уставного капитала до семисот двадцати тысяч) руб. Ответственный –
3. Годовое собрание акционеров провести в первых числах декабря после аудиторской проверки. Ответственный –
2. СЛУШАЛИ:
– краткое изложение содержание доклада.
ВЫСТУПИЛИ:
, начальник технического отдела – поддержал предложения
ПОСТАНОВИЛИ:
Поручить разработать коэффициенты пересчета сметной стоимости работ.
Председательствующий
Секретарь
Открытое акционерное общество «Альтаир»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«___» ______________ 200__ г. № ________
Нижний Новгород
┌ ┐
О дежурстве в цехах производства
С целью обеспечения сохранности материальных ценностей и охраны оборудования и надлежащего проведении дежурств в цехах производства
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела разработать и утвердить план размещения дежурных в цехах производства.
2. Главному энергетику обеспечить прямую телефонную связь в цехах с дежурными.
3. Назначить ответственными дежурными по цехам начальников цехов и их заместителей, начальников служб.
4. Вменить в обязанности дежурным по цеху ответственность за обеспечение контроля за сохранностью множительной, вычислительной техники и уникального оборудования.
Директор
(8
Открытое акционерное общество «Альтаир»
|
А К Т 25.01.2005 №69/501-5 |
УТВЕРЖДАЮ Директор ________ «__» _________ 200__ г. |
Нижний Новгород
┌ ┐
Установление фактической
производительности
технологической линии
Основание: приказ директора №13 от 01.01.2001
Составлен комиссией:
Председатель: главный технолог
Члены комиссии: руководитель лаборатории , старший инженер
Присутствовал: главный инженер ремонтно-механического завода «Старт»
В период с 10.01.2005 по 22.01.2005 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов.
Линия принята в эксплуатацию в марте 2000 года со средней производительностью 88 листов/ч. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели.
В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что свидетельствует годовой мощности 300 млн листов.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – заводу-поставщику;
2-й экз. – ремонтно-механическому заводу «Старт»;
3-й экз. – в дело.
Председатель
Члены комиссии
Присутствовал
Открытое акционерное общество «Альтаир»
УКАЗАНИЕ
«___» ______________ 200__ г. № ________
Нижний Новгород
┌ ┐
О графике отпусков на 2005 год
Для составления графика отпусков на 2005 год
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием планируемого срока очередного отпуска в 2005 году.
Срок представления списков – 15.12.2004.
2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников предприятия на 2005 год и представить его на утверждение в дирекцию.
Ответственный – начальник отдела кадров
Срок представления графика – 24.12.2004.
Зам. директора
(8
|
Открытое акционерное общество «Альтаир» б, офис 11,12 Нижний Новгород, Россия Тел./ E-mail: *****@***ru , .30, ЕГРО ИНН// ___________________ № ________________ На № ________________ от ______________ |
Открытое акционерное общество «Альтаир» б, офис 11,12 Нижний Новгород, Россия, 603005 Тел./ E-mail: *****@***ru , .30, ЕГРО ИНН// Расчетный счет в «Нижний Новгород», к/с , ___________________ № ________________ На № ________________ от ______________ |
