Приложение 2
к Инструкции по работе с документами
в Контрольно-счетной палате Москвы
Основные требования
к оформлению документов и материалов
Контрольно-счетной палаты Москвы
Основные требования к оформлению документов и материалов
Контрольно-счетной палаты Москвы
Оформление документов и материалов Контрольно-счетной палаты Москвы (далее – Палата) производится в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами «Унифицированные системы документации», рекомендациями Управления по организации работы с документами Правительства Москвы.
1. Общие требования
1.1. Проекты служебных документов, готовящиеся в структурных подразделениях Палаты и используемые для внутренней и внешней переписки, составляются на отдельных листах бумаги, бланках Палаты установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов, форматом А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Бланки Палаты с изображением герба Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов изготовляются типографским способом, имеют номер, проставленный в нижней левой части лицевой стороны бланка, и выдаются под роспись в Управлении ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
1.2. На бланках Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся, как правило, документы за подписью Председателя Палаты, а в его отсутствие – исполняющего обязанности Председателя Палаты.
По распоряжению Председателя Палаты на бланке Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся документы за подписью других членов Коллегии.
1.3. На угловых бланках заместителя Председателя, аудитора Палаты в одноцветном варианте (черный) готовятся запросы в органы исполнительной власти, государственные органы и организации города Москвы о предоставлении информации, необходимой для проведения контрольных мероприятий.
1.4. Необходимо наличие следующих обязательных реквизитов, придающих юридическую силу документу:
- авторство (наименование организации);
- название вида документа;
- подпись;
- дата;
- регистрационный номер.
Служебный документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, ясно и доступно для понимания, без употребления формулировок, порождающих различное или двойное толкование.
Текст документа излагается в утвердительной форме с соблюдением официально-делового стиля языка и юридической терминологии. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами русского языка.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии «Словаря основных терминов в области документирования».
1.5. Каждый лист служебного документа, оформленный, как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – 25 мм, правое – 20 мм, верхнее – 25 мм; нижнее – 20 мм.
1.6. Тексты служебных документов на бланках формата А4 печатаются через 1 или 1,5 интервала.
1.7. Основной текст печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером строчных букв 14 кегля. Для заголовков допускается увеличение размера букв. Уменьшение кегля (до 11 кегля) допускается в табличных формах и подстрочнике к документу. Исключается применение уплотнённого или разреженного шрифта.
1.8. При подготовке служебных документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Проект служебного документа, представленного на подпись, является визовым.
1.9. Служебные документы, подготавливаемые за подписью Председателя Палаты или заместителя Председателя Палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов. С документа, подписанного руководителем Палаты, делается две копии.
Служебный документ с оригиналом подписи отправляется в адрес, одна копия исходящего документа после отправки остается в Управлении, другая (визовая) возвращается в службу делопроизводства соответствующего структурного подразделения Палаты для помещения в дело в соответствии с Номенклатурой дел.
1.10. Служебный документ в зависимости от типа должен иметь следующие реквизиты: наименование Контрольно-счетной палаты Москвы; название вида документа (представление, предписание, приказ, распоряжение, инструкция и т. д.); заголовок к тексту; дату; индекс (номер); визы; подпись; фамилию, инициалы исполнителя, телефон; расшифровку подписей, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
1.11. Текст служебного документа печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст и подстрочник выравниваются по всей ширине листа в установленных границах полей. В конце текста подстрочника ставится точка.
1.12. В тексте служебных документов (писем, разъяснений и т. п.), направляемых Палатой в адрес государственных органов и физических лиц, исключается функция Microsoft Word по переносу слов.
Заголовок к тексту служебного документа
1.13. Служебный документ формата А4 (210х297), как правило, должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса и не должен превышать 4 строк. Заголовок не пишется, если основной текст документа не превышает 5 машинописных строк.
1.14. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже («Об отмене …», «О состоянии…)» и протокол (чего?) заседания Коллегии Палаты.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
«чего?» («кого?»), например:
Должностная инструкция
главного инспектора
1.15. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) размером шрифта 12 кегля на расстоянии не менее 7,8 см от верхней границы листа А4. Заголовок располагается от левой границы текстового поля.
1.16. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также в служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается на бумаге через один межстрочный интервал.
Дата служебного документа и вступление его в силу
1.17. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой служебного документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.
1.18. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На служебных документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
1.19. Написание дат в документах используется как цифровое, так и буквенно-цифровое, например: 01.01.98 или 1 января 1998 г. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным, т. е. либо буквенно-цифровое, либо цифровое.
Формат даты до 1999 года включительно, обозначенный цифровым способом, включает написание шести (6) цифр. Например: 07.02.99.
Формат даты, начиная с 2000 года, обозначенный цифровым способом, включает написание восьми (8) цифр. Например: 07.02.2000.
При сокращенном (цифровом) написании даты слово год или г. не ставится.
При указании временного периода («квартал», «полугодие») используются римские цифры (например, IV квартал, I полугодие).
1.20. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.
Подписание служебного документа
1.21. Служебные документы подписывают должностные лица Палаты в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
1.22. Подпись отделяется от последней строки текста 2-4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля, например:
Председатель
Контрольно-счетной палаты Москвы подпись
1.23. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.
При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
1.24. Если служебный документ оформлен на бланке Палаты должностного лица, то в состав подписи входят: личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если служебный документ оформлен на бланке Палаты, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При оформлении документа на бланке Палаты на одном листе указывается только должность - Председатель, на двух листах и более – с указанием организации (Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы).
Если служебный документ оформлен не на бланке Палаты, то в состав подписи включаются наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, наименование структурного подразделения Палаты.
1.25. В служебных документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
1.26. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте служебного документа, отсутствует, то служебный документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
1.27. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагаются основания для составления служебного документа, а также разногласия, возникшие при подготовке проекта, обоснования непринятия поступивших предложений.
1.28. В распорядительных документах Палаты о проведении контрольных мероприятий (внесении изменений/дополнений) в обязательном порядке указываются сведения о контроле за его выполнением.
Например, при подписании служебного документа Председателем Палаты указывается – «Общий контроль оставляю за собой», при подписании лицом, исполняющим обязанности, – «Контроль остается за Председателем Контрольно-счетной палаты Москвы», при проведении комплексных мероприятий – «п. … Возложить контроль за выполнением настоящего распоряжения на заместителя Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы. п. … Общий контроль оставляю за собой».
Подготовка и отправка служебных писем
1.29. При составлении и оформлении служебных документов (писем) за подписью Председателя Палаты необходимо соблюдать следующие требования:
1.30. Исходящие документы (письма), направляемые в различные сторонние организации, должны быть оформлены на бланках Палаты.
1.31. На отправляемых документах (в правом верхнем углу, перед почтовым адресом) должен быть указан адресат. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу.
В написании наименования организации использовать полное название. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (требование Государственной фельдъегерской службы при приеме к отправке писем).
Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («прошу представить»);
- от третьего лица единственного числа («Контрольно-счетная палата уведомляет»).
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям организаций
и директорам предприятий
В документах при адресовании на первой строке располагается должность, на последующих – наименование организации, например:
Руководителю
Департамента финансов
города Москвы
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса, составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
Количество бланков, используемых при написании письма, должно соответствовать количеству адресатов + 1 (2) копии на чистом листе бумаги, которые визирует исполнитель.
1.32. На письме указывается почтовый адрес (включая почтовый индекс).
При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы частного лица, затем второй строкой указывается улица, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, третьей строкой указываются город, почтовый индекс.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
1.33. Каждое письмо должно иметь заголовок к тексту (краткое изложение содержания).
Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?». Печатается от границы левого поля письма.
1.34. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, во второй части — выводы, предложения, решения или просьба.
Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
1.35. Обязательным реквизитом документа является подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля.
В подписи вначале указываются инициалы, затем фамилия. Между инициалами и фамилией ставится пробел, например: .
1.36. Если документ имеет приложения, через одну (1) строку после основного текста документа от границы левого поля указывается их наличие. Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку с обязательным указанием их наименования, количества листов и экземпляров.
Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа. Слова «Исполнитель», «Исп.», «Телефон», «Тел.» не указываются.
1.37. На письме должна быть указана дата. Датой служебного письма, как правило, является дата его регистрации.
1.38. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (30.03.2009).
1.39. В служебных письмах финансового характера применяется словесно-цифровой способ оформления дат (05 марта 2008 г.).
1.40. На документах-ответах обязательна ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. В случае отсутствия исходящего номера либо при невозможности его прочтения приводится ссылка на входящий регистрационный номер Палаты.
Визирование (согласование) проектов служебных документов
1.41. Для оценки обоснованности служебного документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится его согласование (визирование). Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование (визирование), не допускается.
1.42. Представляемые на подпись Председателю Палаты, заместителю Председателя Палаты проекты служебных документов, подготовленные в структурных подразделениях Палаты, визируются исполнителями (ответственными исполнителями), руководителями соответствующих структурных подразделений Палаты, руководителем структурного подразделения, отвечающего за редакционно-лингвистическую экспертизу в Палате, а также другими лицами по указанию Председателя Палаты, его заместителя.
1.43. Согласование может быть внутреннее (структурными подразделениями Палаты) и внешнее.
1.44. Обязательному внутреннему согласованию по поручению Председателя Палаты, его заместителя подлежат: проекты ответов Палаты на обращения, проекты обращений в правоохранительные органы; заключения по результатам экспертизы законопроектов; разработанные в Палате предложения к законам и законопроектам, иным нормативным правовым актам; проекты договоров; законопроекты, разработанные в Палате; проекты приказов и распоряжений Председателя Палаты; проекты приказов по личному составу (назначения, перемещения, увольнения, награждения и др.); проекты приказов (распоряжений), служебных писем по вопросам финансово-хозяйственной деятельности и оплаты труда сотрудников Палаты.
1.45. Согласование служебного документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Руководитель управления
личная подпись
27.12.2009
1.46. Для служебного документа, подлинник которого остается в Палате, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
1.47. В служебном документе, подлинник которого отправляется из Палаты, визы проставляются в нижней части последнего листа лицевой стороны проекта отправляемого служебного документа.
1.48. Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
1.49. Особые мнения, замечания, дополнения излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте служебного документа. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ, например:
Замечания прилагаются Замечания прилагаются
Заместитель Председателя Палаты Руководитель управления
Личная подпись И. О. Ф. Личная подпись И. О. Ф.
25.12.2
1.50. Если в ходе визирования проекта служебного документа вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
1.51. Служебные документы по вопросам, затрагивающим интересы других структурных подразделений (внешних организаций), должны быть согласованы с руководителями этих структурных подразделений (внешних организаций).
1.52. Внешнее согласование служебного документа производится по поручению Председателя Палаты (лица, его замещающего) и оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
|
СОГЛАСОВАНО Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.12.2009 |
|
СОГЛАСОВАНО Письмо Мосгорархива -15/177-К |
1.53. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу служебного документа.
1.54. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Утверждение служебных документов
1.55. Особым способом введения служебных документов в действие является их утверждение Председателем Палаты (лицом, его замещающим).
1.56. Утверждение служебных документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные распоряжения либо разъяснения).
1.57. При утверждении служебного документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНприказом Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы /1-05 |
1.58. При утверждении служебного документа Председателем Палаты (лицом, его замещающим), гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, личной подписи должностного лица, утверждающего документ, ее расшифровки и даты утверждения, например:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель Контрольно-счетнойпалаты Москвы подпись 30.12.2009 |
1.59. Гриф утверждения располагают перед текстом в правом верхнем углу первого листа служебного документа и печатают от границы верхнего поля прописными буквами. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Резолюция
1.60. Указание об исполнении служебных документов фиксируется в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, которая состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии руководителя, давшего поручение, и даты.
Резолюции заместителя Председателя Палаты, аудиторов Палаты, руководителей структурных подразделений имеют только левую сторону и те же реквизиты.
1.61. Резолюция может оформляться непосредственно на служебном документе или отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение).
1.62. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.
1.63. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
1.64. На служебных документах, не требующих указаний об исполнении и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, дата и содержится подпись автора резолюции.
Отметка об исполнителе служебного документа
1.65. Отметку об исполнителе служебного документа располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в нижнем углу от левой границы текстового поля (кроме писем за подписью Председателя Палаты (лица, его замещающего), где эти данные указываются на оборотной стороне последнего листа текста). Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа (или фамилию и. о.) и номер его служебного телефона, например:
1.66. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.
Оформление приложений к служебному документу
1.67. Если к служебным документам кроме приказов (распоряжений) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля и после его написания ставится двоеточие. Приложения обозначаются арабскими цифрами, знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.
1.68. При наличии приложений в тексте документа слово «приложение» пишется со строчной буквы (например, «…данные приведены в приложении 1 к акту»), за исключением приведения ссылки на приложение в скобках (Приложение 1 к акту).
Отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 стр. в 4 экз.
Если служебный документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
|
Приложение: |
1. Заключение на проект закона Московской городской Думы на 4 стр. в 2 экз. |
|
2. Заключение на проект постановления... на 2 стр. в 1 экз. |
1.69. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:
Приложение: Письмо Департамента финансов города Москвы -5/101 с приложением (ями), всего на 5 стр. в 1 экз.
1.70. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
1.71. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по следующей форме:
Приложение: на 3 стр. в 2 экз. в первый адрес.
1.72. В приложениях к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решения) в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного служебного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу Председателя
Контрольно-счетной палаты Москвы
от 01.01.2001 № 4
Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа
1.73. Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа включает регистрационный номер и дату служебного документа, на который дается ответ, например: (на от 01.01.2001). На служебных документах, оформленных на бланках Палаты, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита, а на стандартных листах бумаги дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.
Удостоверение подлинности служебного документа печатью
1.74. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи, подпись уполномоченного лица заверяется гербовой печатью Палаты.
1.75. Круглая мастичная печать с наименованием «Контрольно-счетная палата Москвы» и наименованием структурного подразделения Палаты (без изображения государственной символики) ставится на размноженных экземплярах приказов и распоряжений Председателя Палаты, протоколах заседаний Коллегии Палаты, протоколах совещаний у Председателя Палаты, если на них не воспроизведена подпись, а также на командировочных удостоверениях, пакетах при отправке корреспонденции.
1.76. Печать с наименованием «Отдел государственной службы и кадров» ставится на справках, подтверждающих прохождение государственной гражданской службы города Москвы.
1.77. Оттиск печати проставляется ниже подписи должностного лица, чтобы он не захватывал личную подпись должности лица, подписавшего документ.
1.78. Порядок пользования гербовой и другими печатями определяется приказом Председателя Палаты. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут должностные лица, в ведении которых находятся печати.
Заверение копии служебного документа
1.79. Соответствие копии служебного документа подлиннику заверяется проставлением надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения. Отметка о заверении проставляется ниже реквизита «подпись», например:
|
Подпись Верно Главный специалист отдела госслужбы и кадров Личная подпись 04.12.2009 |
1.80. На копиях исходящих служебных документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.
1.81. При пересылке копии служебного документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется малым штампом «Контрольно-счетная палата Москвы».
1.82. При оформлении копии служебного документа, касающегося прав граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - о том, что подлинник хранится в Палате.
1.83. Копии исходящих служебных документов заверяются в Управлении. Палата может выдать копии только тех документов, которые создаются в структурных подразделениях.
Отметка об исполнении служебного документа и направлении «В дело»
1.84. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Палаты, в котором исполнен документ.
Идентификатор электронной копии служебного документа
1.85. Идентификатор электронной копии служебного документа указывает имя файла, дату и время последнего обновления файла (версию документа) и его местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотрудникам Управления или структурному подразделению Палаты, которому адресован документ. Идентификатор проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером шрифта 8 кегля.
При распечатке итогового документа, выходящего за пределы Палаты, идентификатор удаляется.
1.86. Материалы проверок и обследований готовятся с двусторонней печатью.
1.87. Заголовки к тексту выделяются полужирным шрифтом, точки в заголовках не ставятся.
1.88. Числа разделяются на регистры с пяти цифр (кроме номеров счетов), например: 10 000 тыс. рублей, 400 000 кв. метров, 2000 рублей. Разделение на регистры производится неразрывным пробелом, т. е. одновременным нажатием клавиш Shift + Ctrl + пробел.
2. Некоторые правила написания слов и словосочетаний
2.1. При первом упоминании организации, используемых словосочетаний должно быть приведено их полное название (с сокращением, указанным в скобках). При употреблении сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа, в том числе в части использования строчных или прописных букв (например, ГОУ СОШ, I полугодие (первое полугодие), 5-этажное (пятиэтажное)).
Не допускаются переносы на другие строки названий организации без его организационно-правовой формы (например, ГУП «Мосгортранс»), фамилий и инициалов должностных лиц. Для исключения переносов используется неразрывный пробел – одновременное нажатие клавиш Shift+Ctrl+Пробел.
Дефисы приводятся в соответствии с правилами правописания (например, социально значимый проект, но социально-экономическое развитие, социально-культурные мероприятия). Тире и дефисы приводятся в следующем порядке: дефис ставится в сложных словах, в номерах документов (социально-экономический, 5-этажный, № 23-73, , № 555-ПП), тире – в качестве знака препинания между членами предложения.
2.2. В тексте единицы измерения пишутся полностью: 1 млн. рублей, 5 кв. метров, 10 процентов и т. д. Сокращенное наименование допускается в табличной форме. Количественные и порядковые числительные до девяти включительно обозначаются буквенным способом, от 10 и выше – цифровым способом с использованием арабских цифр.
При указании единиц измерений в рублях указывается 23,75 рубля, при указании в тысячах, миллионах – 236,7 тыс. рублей.
Числительные, образованные с добавлением элемента «-кратный», пишутся слитно. Например, «восьмикратный», «в пятикратном размере».
Дробные числительные в тексте предпочтительнее обозначать буквенным способом. Например, «не менее чем на две трети от…».
При указании процентов, технических данных в таблицах и диаграммах применяется цифровой способ. Знак процента обозначается словом.
Например, «в размере 10, 20, 30 …100 процентов».
Десятичные дроби обозначаются цифровым способом. Например, «0,5 процента».
В общепринятых единицах измерений точка в конце не ставится (например, кв. км).
2.3. В тексте запрещено использование сокращений: СВАО (надо писать: Северо-Восточный административный округ), РФ (писать: Российская Федерация) и т. п.
При подготовке служебных документов допускается применение сокращений: ЦС, ФКР, КБК, а также используются сокращения:
МКАД - Московская кольцевая автомобильная дорога; пл. – площадь; ш. – шоссе; пр-т – проспект; ул. – улица; б-р – бульвар; наб. – набережная; пер. – переулок; пр. – проезд; пр. пр. – проектируемый проезд; Б. – Большой (-ая); М. – Малый(-ая); В. – Верхний(-яя); С. – Средний(-яя); Н. – Нижний(-яя); корп. – корпус; МЖД – Московская железная дорога; платф. – платформа; ж. д. – железнодорожная (ветка); р. – река; промзона – промышленная зона; ЖБИ – завод железобетонных изделий, ГСК – гаражно-строительный кооператив, ПКиО – парк культуры и отдыха.
Не допускается употребление:
- форм разговорной речи;
- неоднозначных словосочетаний, рассуждений, восклицаний, образных сравнений, эпитетов, метафор;
- иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке;
- аббревиатур и сокращений (за исключением использования их в приложениях).
Например, вместо сокращения «и т. д.» следует писать «и так далее».
Если в тексте неоднократно употребляется то или иное понятие, выражаемое словосочетанием, то оно дается полностью в том наименовании, в котором использовано впервые. При этом в скобках в именительном падеже указывается сокращенное обозначение, которым данное понятие обозначается в последующем тексте. Например, «государственное образовательное учреждение (далее - ГОУ)».
2.4. Особое внимание необходимо обращать на употребление прописных и строчных букв в текстах проектов законов.
В частности:
- с прописной буквы пишется слово «Федеральный» в названиях конкретных федеральных конституционных законов, федеральных законов, слово «Закон» - в названиях законов Российской Федерации, законов города Москвы, а также в словосочетании «настоящий, указанный Закон»;
- со строчной буквы пишутся словосочетания «федеральный конституционный закон», «федеральный закон», «федеральные законы», «закон города Москвы» без названия, а также словосочетание «проект закона города Москвы».
2.5. При первом упоминании в тексте федеральных законов, законов города Москвы приводятся дата принятия, номер и название акта. При неоднократном упоминании в тексте федеральных законов, законов города Москвы допустимо в дальнейшем ограничиться только названием закона, не указывая его номер и дату принятия, либо приводить используемое сокращение.
При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, Устава города Москвы дата их принятия и другие реквизиты не приводятся.
2.6. Наименования органов государственной власти и должностных лиц города Москвы следует писать так, как они указаны в Уставе города Москвы. Все виды городских правовых актов (кроме Закона города Москвы) и их проектов пишутся со строчной буквы:
- распоряжение Мэра Москвы;
- постановление Правительства Москвы.
При необходимости указать в тексте на всю совокупность федеральных нормативных правовых актов следует использовать выражение «федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации», на всю совокупность нормативных правовых актов города Москвы, то используется выражение «законы и иные нормативные правовые акты города Москвы» (не употребляется нормативно-правовые акты).
В случае если необходимо сослаться на всю совокупность федеральных нормативных правовых актов и нормативных правовых актов города Москвы, то используется выражение «федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты города Москвы».
Допускается применение таких понятий, как «законодательство», «действующее законодательство», «законодательство Российской Федерации», «законодательство Российской Федерации и города Москвы» в качестве ссылки на совокупность нормативных правовых актов, за исключением проектов служебных документов, подготовленных в рамках проведения экспертиз правовых актов бюджетного законодательства.
При необходимости сделать ссылку общего характера на федеральные законы используются понятия «федеральные законы» либо «федеральное законодательство», на законы города Москвы используются понятия «законы города Москвы» либо «законодательство города Москвы».
При этом в проектах документов необходимо соблюдать единообразие в применении данных понятий.
2.7. Написание нормативных правовых актов производится в следующем порядке: наименование вида нормативного правового акта (закон, постановление, указ и т. п.), далее - дата его принятия, номер и наименование (например, Закон города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы»).
При наличии редакций, изменений нормативных правовых актов следует указывать дату редакции, изменений после наименования нормативного правового акта (например, Закон города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы» (в ред. от 01.01.2001), постановление Правительства Москвы от 01.01.2001 «Об утверждении Положения о Департаменте потребительского рынка и услуг города Москвы» (в ред. от 01.01.2001). При оформлении служебных документов по результатам контрольных мероприятий обращать особое внимание на период действия приводимой редакции, изменений.
2.8. При указании в тексте ссылок на статьи, пункты, подпункты, части НПА при приведении сокращенного написания указывается: ст. – статья, ст. ст. – статьи, п. – пункт, п. п. – пункты, подп. – подпункт (при буквенном написании пункта указывается в кавычках – п.«б»), ч. – часть, гр. – графа, абз. – абзац, ф. – форма (обращать внимание на нумерацию форм – ф.0 без указания – форма №).
При приведении нарушений положений нормативных правовых актов особое внимание обращать на правильность указания пункта, статьи или части закона (постановления, распоряжения и т. д.) (например, п.14 ч.2 ст.55 Федерального закона от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»).
При указании ссылки на статьи, пункты и пр. в начале строки указывать полностью: «Статьей 12 Федерального закона …». Обращать особое внимание на правильность ссылок на положения нормативных правовых актов (например, п.14 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации н (неправильно: п.14 приказа Министерства финансов …).
2.9. В кавычках пишутся:
- названия организаций с условным наименованием, например: завод «Смена»;
- названия распорядительных документов, например: распоряжение Мэра Москвы от 15.03.97 № 123-РМ «О мерах по...».
- Без кавычек пишутся:
- названия служебных документов, например: Типовое положение о..., Инструкция по...;
- наименование организаций, в том числе сокращенные, например: Москоминформ, АМО ЗИЛ, АО МКНТ.
2.10. Пробелы ставятся (одновременное нажатие клавиш Shift + Ctrl + пробел) после знака №, например: № 456, после числительных.
Пробелы отсутствуют:
- перед названием населенных пунктов после сокращенного обозначения, например: г. Москва;
- между номером распорядительного документа и его индексом, например: 125-РМ;
- перед числительными, например: п.1.2, п. п.2-5.
При использовании в номере дефиса ставится неразрывный дефис Shift+Ctrl+дефис (например, № 23-73, № 000‑ПП).
2.11. С прописной буквы пишутся наименование должностей:
- Мэр Москвы;
- Вице-мэр Москвы;
- Президент Российской Федерации;
- Председатель Правительства Российской Федерации
- Министр Российской Федерации;
- Председатель Московской городской Думы;
- Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы.
Со строчной буквы пишутся все должности руководителей органов исполнительной власти, организаций и т. д., например: первый заместитель Премьера Правительства Москвы, руководитель Департамента финансов Москвы.
С прописной буквы в тексте служебных документов дается ссылка на План работы Контрольно-счетной палаты Москвы.
2.12. В тексте служебных документов, включая документы по результатам контрольных мероприятий, инициалы должностных лиц приводятся в следующем порядке: фамилия, пробел, инициалы (например, главным специалистом Сидоровым А. В.).
2.13. Нумерация приложений производится отдельно от нумерации текста проекта.
Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся со второй страницы.
2.14. При составлении текста в виде графиков, таблиц графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.
При указании в тексте на табличные данные слово «таблица» с указанием номера или без него пишется со строчной буквы. Слово таблица над ней пишется с заглавной буквы и центруется к правому краю. Таблица в тексте выравнивается по всей ширине листа в установленных границах полей (по возможности).
При ссылке в тексте служебного документа на данные, приведенные в таблицах, указывается порядковый номер таблиц. Единицы измерений указываются в правом верхнем углу под словом «таблица». Не допускается повторение единиц измерений в тексте таблиц при их указании в заголовках столбцов.
Таблица 1
(тыс. рублей)
|
№ п/п |
Наименование показателя |
Код строки |
Утвержденные бюджетные |
Исполнено |
Откл. Гр.5-гр.4 | |
|
сумма |
процент | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
2.15. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
2.16. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. При этом наименования разделов должны быть лаконичными и четко сформулированными, отражать их содержание.
2.17. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
2.18. В служебных письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»);
- от третьего лица единственного числа («Палата считает возможным»).
3. Некоторые правила оформления проектов актов по результатам контрольных мероприятий
3.1. Наименование акта по результатам контрольного мероприятия должно полностью совпадать с наименованием, изложенным в пункте Плана работы Палаты на год.
3.2. Во вводной части акта следует указывать руководителя контрольного мероприятия, в отношении руководителя и главного бухгалтера проверяемой организации указывать периоды нахождения в должности в течение проверяемого периода.
3.3. При совпадении реквизитов юридического и фактического адресов проверяемых организаций в проектах актов по результатам контрольных мероприятий указывается: «Юридический и фактический адрес…».
3.4. При отражении реквизитов договора указывается: от ___ № ___ либо от ___ б/н, при указании реквизитов (в случаях отсутствия одного из них) заключения, заявления – от ____ б/н, прочие документы: например, письмо б/н и даты.
3.5. При ссылке на статьи/пункты в тексте указывать: закреплено/предусмотрено статьей/пунктом (неправильно: закреплено в статье).
4. Порядок оформления протоколов
4.1. Заседание Коллегии Палаты оформляется протоколом, который печатается на бланке с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (черный) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов размером шрифта 14 кегля.
4.2. Дата и номер протокола оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через одинарный межстрочный интервал ниже линейки, отделяющей заголовок бланка.
4.3. Номер протокола заседания Коллегии Палаты состоит из знака «№» и порядкового номера протокола, который ведется в пределах календарного года и оформляется арабскими цифрами.
4.4. Дата печатается от левой границы текстового поля, номер протокола располагается в той же строке, последний знак номера ограничивается правым полем текста.
4.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы Председательствовавшего (Председателя Палаты) на заседании, должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал, включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения.
4.6. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 14 через одинарный межстрочный интервал.
4.7. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
4.8. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
4.9. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
4.10. Протоколы иных заседаний печатаются размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Пример оформления проекта приказа
О подготовке к празднику
В целях соблюдения требований правил внутреннего трудового распорядка и мер противопожарной безопасности накануне праздника – Дня Защитника Отечества
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Комиссии в составе: , , до 15 часов 22.02.2010 проверить противопожарное состояние помещений, обеспечить отключение компьютерного оборудования от электрической сети на период с 16.00 часов 22.02.2010 до 9.00 часов 24.02.2010.
2. Ответственность за соблюдение требований правил служебного распорядка и мер противопожарной безопасности возложить на руководителей структурных подразделений.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя КСП Москвы
Председатель
Ознакомлены:
Разослано: Члены Коллегии - 9 экз.
Руководители структурных подразделений - 11 экз.
Пример оформления проекта распоряжения
О закреплении копировальных
аппаратов
В связи с производственной необходимостью и в целях повышения оперативности в работе структурных подразделений:
1. Руководителям структурных подразделений назначить ответственных за эксплуатацию копировальных аппаратов.
2. Административному управлению () совместно с Управлением информационно-технических проектов () провести инструктивное занятие с должностными лицами, ответственными за эксплуатацию, о порядке работы с аппаратами и соблюдении техники электропожаробезопасности.
3. Установить, что обеспечение бумагой для копирования производится в счет лимитов, выделенных на сотрудников структурных подразделений.
4. Административному управлению осуществлять строгий контроль за соблюдением ответственными лицами порядка и правил эксплуатации при работе копировальных аппаратов.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Председатель
Ознакомлены:
Разослано: Руководители структурных подразделений - 11 экз.
Пример оформления
докладной записки
Инспекция № 1 |
Председателю Контрольно-счетной палаты Москвы
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
____________№___________
О результатах обследования
В соответствии с Регламентом КСП Москвы направляю Вам проект акта обследования влияния изменений законодательства, принятых в 2004 году в части земельного налога, на полноту его поступления в бюджет города Москвы.
Сообщаю, что при подготовке материалов по результатам обследования учтены разъяснения Экспертно-правового управления (служебная записка от 01.01.2001 № б/н) о применении законодательства по ряду вопросов, изложенных в докладной записке аудитора от 01.01.2001 № 461/1-39.
Прошу Вашего решения о целесообразности проведения внутренней экспертизы проекта акта.
Приложение: проект акта с приложениями на 59 стр. в 1 экз.
Начальник инспекции
Пример оформления обложки протокола Коллегии
|
|
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МОСКВЫ
7 см.
ПРОТОКОЛ № 3
1,5 см.
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
|
18 марта 2008 г.
Пример оформления протокола Коллегии
|
|
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МОСКВЫ
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
Москва
__ ______ 20__ г. № 3
3 см
Председательствовал
Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы
(Ф. И.О.)
Присутствовали:
Члены Коллегии фамилия и инициалы
 |
|
Список лиц, приглашенных на заседание Коллегии
Должность фамилия и инициалы
Должность фамилия и инициалы
Пример оформления распоряжения о
проведении контрольного мероприятия
(не менее 7,5)
О проведении контрольного мероприятия (проверки, обследования и т. п.) (размер 12 кегля)
В соответствии со ст.17 Закона города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы», п.___ Плана работы Контрольно-счетной палаты Москвы на 20__ год:
1. Провести проверку (обследование, экспертизу, аудит эффективности) _____________________________________________________________.
наименование контрольного мероприятия
2. Установить проверяемый период _____________________________.
3. Определить объект(ы) контроля ______________________________.
перечень объектов контроля
4. Назначить руководителем контрольного мероприятия ____________
должность, ФИО
5. Сформировать рабочую группу в составе:
__________________________________________________________________
ФИО, должность руководителя рабочей группы[1]
____________________________________________________________________________________________
ФИО, должность специалиста (специалистов) рабочей группы
____________________________________________________________________________________________
ФИО привлеченного специалиста (специалистов) и (или) независимого эксперта (независимых экспертов)
6. Установить срок проведения контрольного мероприятия с __.__.20__ по __.__.20__, в том числе срок нахождения на объекте (объектах) с __.__.20__ по __.__.20__.
7. Руководителю контрольного мероприятия не позднее __.__.20__ представить в установленном порядке материалы по результатам проведенного контрольного мероприятия.
8. Общий контроль за проведением контрольного мероприятия оставляю за собой.
Ф.[2]
Исполнитель (ФИО)
Тел.
Пример оформления распоряжения о
внесении изменений (дополнений) в распоряжение о
проведении контрольного мероприятия
(не менее 7,5)
О внесении изменений в распоряжение[3] (размер 12 кегля)
В связи с необходимостью/в целях … внести изменения/дополнения в распоряжение от __.__.20__ № ___:
1. Изложить п. п.3, 6, 7 в следующей редакции[4]:
1.1. «3. Определить объект(ы) контроля ________________________»;
перечень объектов контроля
1.2. «6. Установить срок проведения контрольного мероприятия с __.__.20__ по __.__.20__, в том числе срок нахождения на объекте (объектах) с __.__.20__ по __.__.20__».
1.3. «7. …»[5].
2. Дополнить п.5, включив/исключив в/из состав(а) рабочей группы[6]:
____________________________________________________________________________________________
ФИО, должность специалиста (специалистов) рабочей группы
____________________________________________________________________________________________
ФИО привлеченного специалиста (специалистов) и (или) независимого эксперта (независимых экспертов)
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Основание: 1. Пункт 3.1.13. Регламента Контрольно-счетной палаты Москвы
(в случаях изменения сроков окончания контрольного мероприятия, состава рабочей группы, проведении проверки на другом объекте)
2. Докладная записка от ___. ___.20___ № ____.
(за подписью руководителя контрольного мероприятия)
Председатель И. О. Ф.[7]
Исполнитель (ФИО)
Тел.
Пример оформления вводной части акта
АКТ
по результатам контрольного мероприятия (проверки, аудита эффективности, обследования)[8] _____________________________________ (наименование контрольного мероприятия)
________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование объекта контроля (при направлении акта в разные организации))
город Москва ____ ________ 20__ года
В соответствии со ст.17 Закона города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы», п.___ Плана работы Контрольно-счетной палаты Москвы на _______ год и распоряжением от ______________
(ЧЧ. ММ. ГГ)
№ _________ проведен(а) ________________________________________
_________________________________________________________________.
(наименование контрольного мероприятия)
Руководитель контрольного мероприятия – _____________________
_________________________________________________________________.
(должность, ФИО)
Проверка проведена рабочей группой в составе:
_________________ – ______________, руководитель рабочей группы;
(ФИО) (должность)
_________________ – ______________;
(ФИО) (должность)
_________________ – ______________.
(ФИО) (должность)
Цель контрольного мероприятия – ___________________________
_________________________________________________________________.
Предмет контрольного мероприятия – ________________________
_________________________________________________________________.
Проверяемый период – ____________________ .
Сроки проведения контрольного мероприятия: с __________ по _________ .
(ЧЧ. ММ. ГГ) (ЧЧ. ММ. ГГ)
Сроки проведения контрольного мероприятия на объекте(ах): с ___________ по ____________.
(ЧЧ. ММ. ГГ) (ЧЧ. ММ. ГГ)
Объект(ы) контрольного мероприятия – ________________________
____________________________________ (________________________ ).
(полное наименование) (сокращенное наименование)
Юридический адрес: _______________________________________ .
(индекс, город, улица, дом, корпус, строение)
Фактический адрес: ________________________________________ .
(индекс, город, улица, дом, корпус, строение)
ИНН/КПП – ________/___________.
Руководитель (начальник, директор)[9] – _______________________ –
(ФИО)
назначен(а) на должность приказом __________ от __________ № _____.
(наименование организации) (ЧЧ. ММ. ГГ.)
Телефон: 8(495/499) ___________.
Главный бухгалтер – _______________________________________ –
(ФИО)
назначен(а) на должность приказом __________ от __________ № _____.
(наименование организации) (ЧЧ. ММ. ГГ.)
Телефон: 8(495/499) ___________.
Проверяемая организация находится в ведомственном подчинении[10]_
_____________________________________________________________ .
(наименование и реквизиты вышестоящей организации)
Правовую основу деятельности проверяемой организации составляют:
– _______________________________________________________ ;
(перечень организационно-правовых документов, на основании которых организация
– _______________________________________________________ .
осуществляет свою деятельность)
Представленные в ходе контрольного мероприятия документы и материалы проверены ________________________________________________ методом[11].
(указывается метод проведения проверки: сплошной, выборочный)
Пример оформления информации на сайт
О результатах контрольного мероприятия (проверки, аудита эффективности, обследования)[12] _____________________________________
__________________________________________________________________
(краткое наименование контрольного мероприятия)
В соответствии с поручением Мэра Москвы (поручением Московской городской Думы, запросом комиссии, рабочей группы, депутата Московской городской Думы[13])(решением Коллегии Контрольно-счетной палаты Москвы) и п.___ Плана работы Контрольно счетной палаты Москвы в период с ___________ 20___ года по ___________ 20___ года проведен(-а, о) ________________________________________________________________________________________________________________________________.
(полное наименование контрольного мероприятия)
Далее в тексте обязательным для отражения является:
- краткое описание выявленных нарушений и недостатков;
- выявленные/предъявленные к возмещению суммы ущерба;
- перечень адресатов, которым в целях принятия эффективных мер по устранению выявленных нарушений и недостатков направлены информационные письма, представления. (Например, «Информация о результатах контрольного мероприятия направлена Мэру Москвы, Председателю Московской городской Думы. В адрес руководителей … направлены представления. Итоги … обсуждены на заседании …).
При наличии принятых мер в ходе/по итогам проверки они также должны отражаться в Информации по результатам контрольного мероприятия[14].
[15] Виза должностного лица, ходатайствующего о размещении Информации на сайте.
[1] ФИО, должности указывать без «тире».
[2] При расположении проекта на 2 стр. должность Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы указывать полностью.
[3] Изменение сроков проведения контрольного мероприятия, объектов контрольного мероприятия в ряде случаев требует внесения изменений в План работы КСП Москвы на год.
[4] В случаях существенных изменений, в иных случаях применять п.2 образца документа.
[5] Пункт 7 в обязательном порядке подлежит изменению при переносе сроков контрольного мероприятия.
[6] Основанием является п.3.10. Инструкции по организации и проведению контрольных мероприятий КСП Москвы.
[7] При расположении проекта на 2 стр. должность Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы указывать полностью.
[8] Указывается – «по результатам проверки…».
[9] Указывается в проверяемом периоде.
[10] При наличии ведомственного подчинения.
[11] Допускается указание на документы и материалы, проверяемые сплошным методом, документы и материалы, проверяемые выборочным методом.
[12] Указывается – «о результатах проверки…».
[13] Указывать наименование комиссии/группы, должность и ФИО депутата.
[14] В случае, если меры приняты до размещения Информации на сайт.
[15] ФИО должностного лица для размещения на сайте не указывается (должностным лицом подписывается д/з о размещении информации на сайте).
