Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

__________

«____» ________2011 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе презентационно-выставочной деятельности

ПСП ОПВД – 2011

Красноярск 2011

1 Общие положения

1.1 Отдел презентационно-выстовочной деятельности (далее – ОПВД, отдел) создан приказом ректора университета № 000 от 01.01.01 г., путем реорганизации ранее созданного (приказ № 000 от 01.01.01г.) отдела выставочной деятельности.

1.2 ОПВД является структурным подразделением управления корпоративной политики (далее – УКП).

Координацию процессов деятельности отдела осуществляет начальник УКП.

1.3 Решение о реорганизации или ликвидации ОПВД принимается ректором университета, на основании представления проректора по науке и международному сотрудничеству (далее – проректор по НиМС).

1.4 Отдел осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством начальника отдела.

Назначение на должность начальника отдела и освобождение от занимаемой должности производится приказом ректора университета по представлению начальника УКП, согласованному проректором по НиМС.

Исполнение обязанностей начальника отдела, в период его отсутствия, возлагается на сотрудника отдела, назначенного распоряжением начальника УКП.

1.5 В своей деятельности сотрудники отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О рекламе», законом Российской Федерации «Об образовании», актами, распоряжениями и постановлениями исполнительных органов государственной власти в области выставочной деятельности, Международными конвенциями и соглашениями по вопросам организации международных выставок и ярмарок, Уставом университета, приказами ректора, распоряжениями проректора по НиМС и начальника УКП, нормативно-методическими и информационно-справочными документами университета, должностными инструкциями и настоящим Положением.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.6 Отдел расположен по адресу: пр. Свободный, 79, корпус № 5, ауд. 52-03, (код подразделения – 04.05.01).

1.7 Номенклатура дел ОПВД приведена в приложении А.

2 Структура отдела

2.1 Штатное расписание отдела утверждается ректором университета. Внесение изменений в структуру и штатное расписание ОПВД осуществляется в установленном порядке по представлению проректора по НиМС, на основании служебной записки начальника УКП.

3 Виды деятельности, задачи и процессы, обеспечиваемые отделом

3.1 Основным видом деятельности отдела является организация и проведение мероприятий, направленных на создание привлекательного образа университета на рынках научно-образовательных услуг.

3.2 В рамках этого вида деятельности сотрудники отдела решают задачи:

- организации участия университета в выставочных мероприятиях;

- организации и проведения презентационных мероприятий на территории университета;

- координации, контроля и оперативного управления деятельностью по организации экспозиций университета в России и за рубежом;

- разработки нормативных документов, регулирующих презентационно-выставочную деятельность университета;

- внедрения в практику работы эффективных организационно-технических моделей и решений в области выставочной деятельности;

- обеспечения структурных подразделений университета необходимой информацией и оказание им содействия в осуществлении презентационно-выставочной деятельности.

3.3 Основным процессом отдела является процесс организации и проведения презентационно-выставочных мероприятий.

Матрица ответственности отдела приведена в приложении Б.

4 Функции отдела

4.1 Подготовка исходящих документов, плана работы отдела.

4.2 Формирование и согласование проектов выставок (экспозиций) университета в России и за рубежом.

4.3 Формирование пакета документов на участие делегации университета в выставочных мероприятиях.

4.4 Работа с органами государственного управления и иными государственными организациями по обеспечению участия университета в российских и международных выставках и иных мероприятиях, связанных с презентацией деятельности университета.

4.5 Разработка концепции оформления выставочной экспозиции университета.

4.6 Проведение мониторинга выставок.

4.7 Подготовка документов и участие в работе экспертного совета университета и экспертной комиссии университета.

4.8 Перевод информационного материала, документации отдела с английского языка.

4.9 Изготовление дизайн-макетов и верстка печатных материалов.

4.10 Разработка дизайна выставочных экспозиций университета.

4.11 Подготовка отчетно-аналитических материалов о проведённых мероприятиях и их доведение до заинтересованных сторон.

4.12 Участие в работе совета по рекламе.

4.13 Администрирование сайта университета.

4.14 Проведение экскурсии по корпусам университета для абитуриентов и гостей университета.

4.15 Изучение и анализ зарубежного и отечественного опыта в области выставочной деятельности.

5 Права и обязанности

5.1 Руководитель и сотрудники отдела имеют право:

- участвовать в обсуждении и решении всех вопросов планирования и организации деятельности, связанных с работой отдела, обсуждаемых или проводимых через органы управления университета и его подразделения;

- в установленном порядке:

1) запрашивать и получать от подразделений университета документы, материалы и сведения, необходимые для решения задач, предусмотренных настоящим положением;

2) привлекать к организации и выполнению работ, обусловленных функциями отдела, другие подразделения университета;

3) осуществлять взаимодействие отдела с организациями, предприятиями и учреждениями по вопросам организации процессов и процедур деятельности отдела;

4) выезжать в служебные командировки для решения вопросов организации и совершенствования деятельности отдела;

5) готовить предложения руководству университета и его структурным подразделениям по совершенствованию презентационно-выставочной деятельности университета;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела сотрудникам других подразделений университета.

5.2 Руководитель и сотрудники отдела обязаны:

- качественно и в полном объеме выполнять все задачи и функции отдела;

- выполнять приказы ректора, распоряжения проректора по НиМС, начальника УКП.

- сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в документах ОПВД.

6 Ответственность

6.1 Сотрудники отдела несут ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей, возложенных на них должностной инструкцией.

6.2 Ответственность за охрану труда и технику безопасности в отделе несет начальник ОПВД.

6.3 Ответственность за чистоту и порядок в помещении отдела несет начальник ОПВД.

7 Организация деятельности

7.1 Планирование и выполнение работ по основным видам деятельности отдела осуществляется в соответствии с приказами ректора, распоряжениями проректора по НиМС и начальника УКП, на основании графиков планирования и организации деятельности отдела, регламента процедур и требований стандартов СМК университета.

7.2 Плановые проверки работы отдела осуществляются проректором по НиМС и начальником УКП. Оценка качества деятельности отдела со стороны потребителей и заинтересованных сторон осуществляется на основе результатов социологических исследований.

7.3 На основе результатов внутренних проверок и оценки качества деятельности отдела со стороны потребителей услуг, начальник УКП и начальник ОПВД осуществляют анализ деятельности отдела, разрабатывают и внедряют корректирующие мероприятия.

7.4 Для повышения качества работы отдела в регламент выполнения процедур и должностные инструкции начальника отдела и его сотрудников могут вноситься соответствующие поправки.

7.5 Критерии качества деятельности отдела представлены в таблице.

Критерий качества деятельности подразделения

Метод определения

1 Положительные отзывы средств массовой информации

Социологические опросы, мониторинг СМИ

2 Уровень организации и проведения мероприятия

Социологические опросы, мониторинг СМИ

3 Оценка экспертов в области презентационно-выставочной деятельности

Опрос экспертов

4 Количество новых соглашений и партнеров университета

Расчеты

5 Среднее время формирования экспозиционных материалов

Расчеты

6 Качество изготовления презентационного материала

Опрос потребителей и экспертов

7 Удовлетворенность представителей структурных подразделений университета качеством услуг

Социологические опросы, анкетирование, наблюдения

РАЗРАБОТЧИК

Начальник ОПВД

СОГЛАСОВАНО

Проректор по НиМС

Начальник УКП

Нормоконтролер: инженер ОС

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Номенклатура дел ОПВД

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

04.05.01-01

Приказы ректора, распоряжения проректоров СФУ по основной деятельности. Копии

1

ДМН

ст. 19 а

2

04.05.01-02

Распоряжения руководителя управления корпоративной политики.

1

5 лет ст. 19 в

3

04.05.01-03

Служебные записки работников структурных подразделений

1

5 лет ЭПК

ст. 88

4

04.05.01-04

Положение об ОПВД Копии

1

ДМН ст. 56 а

5

04.05.01-05

Должностные инструкции сотрудников. Копии

1

ДМН ст. 77 а

6

04.05.01-06

Годовой план работы отдела

1

5 лет ст. 290

7

04.05.01-07

Каталог с элементами фирменного стиля СФУ. Копия

1

ДМН ст. 63

8

04.05.01-08

Наградные документы (дипломы, свидетельства, сертификаты, аттестаты, грамоты) университета за участие в выставках

1

Постоянно ст. 539

9

04.05.01-09

Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и др.) об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях

34

Постоянно

ст. 537

10

04.05.01-10

Информационно-презентационные документы (буклеты, плакаты, фотофонодокументы, видеодокументы и пр.) по рекламной деятельности

1

ДМН

ст. 546

11

04.05.01-11

Переписка с государственными органами управления и организациями по вопросам деятельности отдела (исходящая, входящая)

1

5 лет

ст. 35, 32

12

04.05.01-12

Номенклатура дел отдела

1

ДЗН ст. 200 а

Не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения дел

13

04.05.01-13

Описи на дела, переданные в архив вуза. Акты о выделении дел к уничтожению.

1

Постоянно

ст. 248 а, 246

Сокращения: ДЗН - до замены новыми; ДМН - до минования надобности; ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Матрица ответственности отдела презентационно-выставочной деятельности

Процессы и процедуры деятельности подразделения

Начальник ОПВД

Инженер ОПВД

Переводчик ОПВД

Специалист ОПВД

Секретариат ректора

Дирекция институтов

Планово-финансовое управление

БИК

НИЧ

УМД

Музей СФУ

УПОиКДП

Процесс 1 Организация и проведение презентационно-выставочных мероприятий

1 Подготовка исходящих документов, плана работы отдела

О

У

У

В

В

В

2 Формирование и согласование проектов выставок (экспозиций) университета в России и за рубежом

О

У

У

У

В

В

В

В

3 Формирование пакета документов на участие делегации университета в выставочных мероприятиях

О

У

У

У

В

В

В

В

В

4 Работа с органами государственного управления и иными государственными организациями по обеспечению участия университета в российских и международных выставках и иных мероприятиях, связанных с презентацией деятельности университета

О

У

У

У

В

В

5 Разработка концепции оформления выставочной экспозиции университета

О

У

У

У

В

В

6 Проведение мониторинга выставок

У

У

О

У

В

В

7 Подготовка документов и участие в работе экспертного совета университета и экспертной комиссии университета

О

У

У

В

8 Перевод информационного материала, документации отдела с английского языка

У

У

О

У

В

9 Изготовление дизайн-макетов и верстка печатных материалов

У

У

У

О

В

В

10 Разработка дизайна выставочных экспозиций университета

У

У

У

О

11 Подготовка отчёта (аналитической записки) о проведённых мероприятиях

О

У

У

У

Сокращения: НИЧ – научно-исследовательская часть; УМД – управление международной деятельности; УПОиКДП – управление профессиональной ориентации и координации довузовской подготовки ; БИК - Библиотечно-издательский комплекс

Условные обозначения: О – основной вклад в выполнение процедуры; У – участие в организации и обеспечении функционирования процедур; В – взаимодействие при организации и обеспечении функционирования процедур с другими подразделениями.