Должностная инструкция

«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор КемГУ

_____________

«___» ______________ 2008 г.

<нАИМЕНОВАНИЕ сп>

<Наименование должности>

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

КемГУ-СМК-ДИ-8.1.1 вносит ОМК

Версия 01

Дата введения: ___ _____________ 2008 г.

«СОГЛАСОВАНО»

Представитель

руководства по качеству

_____________

«___» ______________ 2008 г.

Кемерово, 2008

СОДЕРЖАНИЕ

№ раздела	Наименование раздела	Страница
1	2	3
1	Назначение	3
2	Область применения	3
3	Нормативные ссылки	3
4	Термины, обозначения и сокращения	3
5	Требования к должности
	5.1 Общие положения	5
	5.2 Должностные обязанности / вовлеченность в СМК вуза	7
6	Права и ответственность
	6.1 Права	8
	6.2 Ответственность	8
7	Внесение изменений
	7.1 Лист регистрации ревизий	9
	7.2 Лист регистрации изменений	10
8	Лист согласования	11
9	Лист рассылки	12

1 Назначение

Указывается должность работника (согласно штатному расписанию), обязанности, права и ответственность которого регулирует должностная инструкция. Пример: Настоящая должностная инструкция (ДИ) определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника ОМК при осуществлении им деятельности в данной должности.

2 Область применения

Указывается СП вуза, в котором применяется ДИ. Пример: Настоящая ДИ применяется в ОМК, в отделе кадров КемГУ.

3 Нормативные ссылки

Приводится перечень нормативных документов, в соответствии с которыми разработана ДИ. Пример: Настоящая ДИ разработана в соответствии с требованиями следующих нормативных документов:

·  ГОСТ Р ИСО 9000:2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;

·  ГОСТ Р ИСО 9001:2001 «Системы менеджмента качества. Требования»;

·  ГОСТ Р ИСО 9004:2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»;

·  ГОСТ Р 6.30-97 с изм. № 1 от 01.01.2001 г. «Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»;

·  ГОСТ Р 52614.2-2006 «Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001:2001 в сфере образования»;

·  КемГУ-СМК-РК-08 «Руководство по качеству КемГУ»;

·  КемГУ-СМК-ДП-4.4.2-1.2.1-01 «Управление документацией СМК»;

·  КемГУ-СМК-ДП-4.4.3-1.2.2-02 «Порядок управления записями»;

·  КемГУ-СМК-ДП-8.1.2-4.1-01 «Внутренний аудит в СМК вуза»;

·  КемГУ-СМК-ДП-8.1.3-4.2-02 «Мониторинг, измерение и анализ процессов»;

·  КемГУ-СМК-ДП-8.3.2-4.3-03 «Предупреждающие и корректирующие действия»;

·  КемГУ-СМК-ДП-8.2-4.4-04 «Анализ и устранение несоответствий»;

·  Коллективный Договор КемГУ;

·  Устав КемГУ;

·  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих (Пост. Минтруда РФ от 01.01.2001 г. № 37, с изм. от 01.01.2001 г.);

·  Трудовой Кодекс РФ.

4 Термины, обозначения и сокращения

4.1 Термины. Раскрываются используемые в ДИ термины, предусмотренные МС ИСО 9000:2000, а также определения, принятые в вузе. Пример: В настоящей ДИ используются следующие термины:

·  в соответствии с ГОСТ Р ИСО :

Организационная структура – распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

·  определения, принятые на предприятии:

Положение о структурном подразделении – нормативно-правовой документ, устанавливающий организационно-правовое положение, цели, задачи, функции, права и взаимодействие подразделения с другими подразделениями вуза.

Структурное подразделение вуза – звено вуза, включающее коллектив исполнителей, имеющих обособленные, четко определенные функции в процессе управления или рабочих процессах вуза, отличные от функций других звеньев и в силу этого входящие в структуру управления вуза, как организационно обособленная часть вуза (факультеты, филиалы, кафедры, лаборатории, службы, управления, отделы).

Инструкция должностная – организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, подчиненность, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности или на определенном рабочем месте.

Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты процесса и наделенное необходимыми ресурсами и полномочиями.

4.2 Обозначения. Приводится перечень и расшифровка используемых в ДИ аббревиатур в алфавитном порядке. Пример: В настоящей ДИ используются следующие обозначения:

ГОСТ – государственный стандарт;

КемГУ – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет»;

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

ИМ – инструкция методическая;

ИСО – международная организация по стандартизации;

ИТ – инструкция технологическая;

МС – международный стандарт;

НД – номенклатура дел;

ОМК – отдел менеджмента качества;

ППД – положение о порядке действий;

ПРК – представитель руководства вуза по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

ТБ – техника безопасности;

УПФА – управление планирования и финансового анализа.

4.3 Сокращения. Приводится перечень и расшифровка используемых в ДИ сокращений в алфавитном порядке.

Пример: В настоящей ДИ используются следующие сокращения:

вед. – ведущий;

дн. – день;

зав. – заведующий;

ст. – статья.

5 Требования к должности

5.1 Общие положения

5.1.1 {Цель деятельности работника}. Приводится формулировка общей цели, на достижение которой направлена деятельность работника в данной должности. Цели работников определяются исходя из целей, установленных для СП и определенных в вузе рабочих процессов. ПРИМЕР: Целью деятельности начальника ОМК является организация разработки и внедрения СМК университета, обеспечение ее результативного функционирования и внедрение улучшений.

5.1.2 {Задачи работника}. Приводится перечень задач, решаемых работником в процессе его профессиональной деятельности и направленных на достижение установленной для должности цели. ПРИМЕР: Основными задачами начальника ОМК являются:

– Организационное сопровождение процесса разработки и внедрения в вузе СМК;

– Оценка результативности внутривузовской СМК на основе текущего контроля и измерений;

– Создание условий для улучшения внутривузовской СМК.

5.1.3 {Административное подчинение работника}. Сведения о непосредственном административном подчинении работника вышестоящему(им) должностному(ым) лицу(ам). ПРИМЕР: Начальник ОМК непосредственно подчиняется ректору. В случае подчинения работника нескольким руководителям, указываются конкретные области профессиональной деятельности работника, контролируемые отдельным вышестоящим должностным лицам.

5.1.4 {Порядок назначения на должность и освобождения от должности}. Приводится информация о вышестоящих должностных лицах, уполномоченных назначать на должность и освобождать от должности работника, а также необходимых для этого документах и условиях. ПРИМЕР: Начальник ОМК назначается и освобождается от занимаемой должности приказом ректора, по представлению ПРК (советника-консультанта ректора по СМК.). Причины и порядок увольнения начальника ОМК определяются ст. 80, 81, 82 ТК РФ.

5.1.5 {Сведения о замещении работника}. Определяется порядок замещения работника в случае его временного отсутствия. ПРИМЕР: В случае временного отсутствия начальника ОМК его замещает вед. инженер ОМК, назначаемый письменным распоряжением начальника ОМК, согласованным с ПРК (советником-консультантом ректора по СМК) и утвержденному приказом ректора КемГУ.

5.1.6 {Требования к уровню образования, опыту и навыкам работника}. ПРИМЕР: Начальник ОМК должен иметь высшее образование, ученую степень, квалификационную подготовку в области управления качеством, полученную в течение последних трех лет и стаж работы в области управления качеством в образовательном учреждении не менее 3 лет. Начальник ОМК должен уметь разрабатывать нормативную документацию СМК, проекты организационно-распорядительных документов вуза; планировать работу отдела и составлять отчеты по результатам проделанных работ; правильно организовывать и контролировать работу отдела. Начальник ОМК на уровне уверенного пользователя должен владеть программными средствами Microsoft Office, включая MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Visio, а также средствами функционального моделирования бизнес-процессов процессов организации (BPwin, All Fusion Business Process Modeler или др.).

5.1.7 {Требуемые области компетенции работника}. Определяется необходимый объем знаний работника, включая требования СМК вуза. ПРИМЕР: Начальник ОМК должен знать:

·  постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по управлению качеством в образовательном учреждении, включая МС ИСО 9001:2000, стандарты и директивы ENQA, требования типовой модели управления качеством в образовательном учреждении;

·  систему государственного надзора за качеством в образовании;

·  специфику рабочих процессов КемГУ;

·  основы трудового законодательства;

·  Устав КемГУ;

·  Коллективный договор КемГУ;

·  действующие в КемГУ документы СМК;

·  правила внутреннего распорядка КемГУ;

·  правила и нормы охраны труда.

5.1.8 {Руководящие документы}. Приводится перечень нормативной, организационно-распорядительной и иной документации, которой непосредственно руководствуется работник при исполнении своих служебных обязанностей. ПРИМЕР: В своей деятельности начальник ОМК руководствуется:

-  действующим законодательством;

-  Уставом университета и правилами внутреннего распорядка КемГУ;

-  Коллективным договором КемГУ;

-  Миссией, Политикой и Целями университета в области качества;

-  приказами и распоряжениями ректора и ПРК;

-  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001:2001;

-  документацией СМК университета;

-  положением об ОМК;

-  настоящей ДИ.

5.1.9 {Сведения об обучении и повышении квалификации работника}. Определяется периодичность повышения квалификации работника в области его основной профессиональной деятельности, а также инструктажей и обучения по технике безопасности и охране труда. ПРИМЕР: Начальник ОМК проходит:

– предварительное обучение и проверку знаний, а также вводный, первичный, повторный, внеплановый инструктаж по технике безопасности;

– периодическую аттестацию;

– обучение по СМК;

– обучение и повышение квалификации (в т. ч. с отрывом от производства) в области управления качеством в образовании не реже 1 раза в 3 года.

5.2 Должностные обязанности / вовлеченность в СМК вуза

5.2.1 {Порядок изменения должностных обязанностей работника}. Определяется порядок изменения (в случае необходимости), согласования и утверждения должностных обязанностей работника и приводится перечень возможных причин подобных изменений. ПРИМЕР: Должностные обязанности начальника ОМК могут быть изменены по следующим причинам: 1) изменения организационной структуры управления и штатного расписания вуза (выполняемые в соответствии с приказом ректора), влекущие изменение статуса, цели и функций ОМК или его реорганизацию; 2) планы по развитию и улучшению СМК вуза, изменяющие область ответственности, полномочия, подчиненность и порядок работы ОМК; 3) несоответствия текущих должностных обязанностей начальника ОМК, выявленные по результатам аудита СМК вуза, установленным Целям КемГУ в области качества. Во всех перечисленных случаях настоящая ДИ подлежит изменению и переизданию. Причины и порядок изменения должностных обязанностей начальника ОМК определяются ст. 74 ТК РФ.

5.2.2 {Руководство процессами СМК вуза}. Вносит ОМК Раздел заполняется только на работников, являющихся владельцами процессов, согласно Реестру процессов и видов деятельности КемГУ. Для иных категорий работников раздел отсутствует в ДИ. Раздел представляет собой таблицу, содержащую перечень процессов, руководителем (владельцем) которых является работник. ПРИМЕР: Начальник ОМК отвечает за управление и результативность (является владельцем) следующих процессов вуза:

Код процесса, согласно Реестру процессов и видов деятельности вуза	Идентификационный номер ДП, ИМ, ИТ, ППД	Наименование процесса
1.2.1	КемГУ-СМК-ДП-4.4.2-1.2.1-01	Управление документацией СМК
1.2.2	КемГУ-СМК-ДП-4.4.3-1.2.2-02	Порядок управления записями СМК

5.2.3 {Действия, выполняемые в рамках процессов СМК вуза}. Вносит ОМК Раздел заполняется на работников, задействованных в СМК вуза (т. е. упоминаемых в качестве ответственных в ДП, ИМ, ИТ, ППД). Для работников, действующих за пределами СМК раздел отсутствует. Вместо него в списочной форме перечисляются исполняемые функциональные обязанности. В разделе в табличной форме перечисляются конкретные действия (операции), выполняемые работником по отдельным процессам СМК вуза, в соответствии с документами СМК вуза (ДП, ИМ, ИТ, ППД). На каждый документ СМК отводится отдельная таблица. В названии каждой таблицы указываются идентификационный номер и наименование соответствующей ДП (ИМ, ИТ, ППД). В таблице приводятся следующие сведения: 1) порядковые номера и наименование выполняемых операций согласно нумерации, принятой в ДП (ИМ, ИТ, ППД), а также содержание непосредственно выполняемых работником действий; 2) требования к срокам выполнения операций; 3) входные и выходные данные по каждой операции; 4) взаимодействие с другими участниками процесса. ПРИМЕР: Начальник ОМК выполняет в рамках процессов СМК вуза действия в соответствии с КемГУ-СМК-ДП-4.4.2-1.2.1-01 «Управление документацией», КемГУ-СМК-ДП-4.4.3-1.2.2-02 «Порядок управления записями СМК» и т. д.

5.2.4 {Прочие функциональные обязанности}. Перечисляются дополнительные функции, ежедневно исполняемые работником в рабочем порядке. ПРИМЕР: Начальник ОМК в своей работе дополнительно выполняет следующие функции и обязанности:

– выполняет отдельные служебные поручения и задания ректора и ПРК, относящиеся к сфере его профессиональной деятельности;

– контролирует соблюдение работниками отдела правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка;

– подготавливает проекты приказов по своей деятельности;

– проводит оперативные совещания в ОМК.

6 Права и ответственность

6.1 Права. ПРИМЕР: Начальник ОМК имеет право:

– знакомиться с решениями руководства вуза, касающимися деятельности ОМК;

– выносить на рассмотрение ректора, ПРК или других руководителей предложения по улучшению деятельности ОМК и повышению результативности СМК вуза;

– сообщать ректору, ПРК, членам Совета по качеству обо всех выявленных в процессе своей деятельности несоответствиях и принимать действия по их устранению;

– обращаться к ректору по вопросам содействия выполнению должностных обязанностей персонала ОМК, создания условий для безопасной и производительной работы, соблюдения требований ТБ;

– выносить решения по спорным вопросам между подразделениями по управлению качеством;

– представлять ректору, ПРК, членам Совета по качеству предложения о поощрении работников за совершенствование СМК, а также о привлечении к ответственности лиц, нарушающих требования СМК вуза;

– беспрепятственно посещать все подразделения вуза для проведения внутреннего аудита СМК.

6.2 Ответственность. Начальник ОМК несёт ответственность:

– за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных Трудовым законодательством РФ;

– за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в разделах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

– за причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным, гражданским законодательством РФ;

– за неисполнение Правил внутреннего трудового распорядка КемГУ;

– за невыполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего руководства.

7 Внесение изменений

7.1 Лист регистрации ревизий

№ п/п	Код документа	Наименование документа	РЕВИЗИЯ
Дата	Результат	Подпись лица, проводившего ревизию	Ф. И. О
1	2	3	4	5	6	7

7.2 Лист регистрации изменений

№ изменения	Дата внесения изменения, дополнения и проведения ревизии	Номера листов	Шифр документа	Краткое содержание изменения, отметка о ревизии	Ф. И. О., должность, подпись лица осуществившего изменение документа
1	2	3	4	5	6

8 Лист согласования

№ п/п	Наименование подразделения	Должность	Ф. И. О.	Подпись	Дата
1	2	3	4	5	6
1	Отдел кадров сотрудников	Начальник
2	УПФА	Начальник
3	Юридический отдел	Начальник
4	ОМК	Начальник
5	Профком сотрудников	Председатель

9 Лист рассылки

№ п/п	Наименование подразделения	Должность	Количество экземпляров
1	2	3	4
1	УПФА	Начальник управления	1
2	Отдел кадров сотрудников	Начальник отдела	1
3	Юридический отдел	Начальник отдела	1
4	Отдел менеджмента качества	Начальник отдела	1
5