«УТВЕРЖДАЮ»
Директор ТОО «____________»
«____»___________20__ г.
Должностная инструкция
офис менеджера Товарищества с ограниченной ответственностью «_________________» ____________________ (ФИО)
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Уставом Товарищества с ограниченной ответственностью «_______________________».
1.Общие положения
1. Основными задачами офис менеджера являются:
1) организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя Товарищества с ограниченной ответственностью «____» (далее Товарищество).
2. Офис менеджер назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора Товарищества. В своей работе офис менеджер непосредственно подчиняется начальнику отдела сбыта.
3. В своей деятельности офис менеджер руководствуется Конституцией Республики Казахстан, действующим законодательством Республики Казахстан, нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, государственными стандартами и другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства; Правилами учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения, Уставом Товарищества, Положением, приказами, распоряжениями руководства Товарищества, а также настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
4. В соответствии с возложенными на отдел сбыта задачами, офис менеджер обязан:
1) добросовестно, своевременно и качественно выполнять свои трудовые обязанности, в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, нормативными правовыми актами Республики Казахстан, Уставом Товарищества, приказами, распоряжениями, указаниями и поручениями, изданными в пределах их полномочий, настоящей должностной инструкцией.
2) осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Товарищества.
3) принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
4) вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Товарищества.
5) готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
6) организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
7) по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Осуществлять контроль за исполнением работниками Товарищества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Товарищества, взятых на контроль. Вести контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов, писем, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, компьютерные банки данных, систематизирует и хранит документы текущего архива. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
8) печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
9) формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив. Копировать документы.
10) готовить проекты приказов по кадрам, формировать, обеспечивать надлежащее хранение личных дел работников.
11) осуществлять свои полномочия в пределах предоставленных Товариществом прав в соответствии с должностными обязанностями;
12) выполнять установленный Товариществом внутренний трудовой распорядок и соблюдать трудовую дисциплину;
13) соблюдать требования правил по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии Товарищества;
14) постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей;
15) выполнять другую работу в пределах компетенции и поручения руководства Товарищества.
6) при увольнении в установленном порядке сдать дела, документы Товарищества.
3. Требования к уровню квалификации
5.Офис менеджер должен иметь:
1) образование - высшее профессиональное без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы офис менеджером не менее 2 лет.
2) знание: Конституции Республики Казахстан, действующего законодательства Республики Казахстан по вопросам делопроизводства; постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
3) желательно знание государственного и иностранных языков;
4) умение работать на компьютере, знание электронных программ необходимых для ведения делопроизводства.
4. Права работника
6. Офис менеджер имеет право:
1) пользоваться правами и свободами, которые гарантируются гражданам Конституцией Республики Казахстан действующим законодательством Республики Казахстан;
2) получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;
3) на охрану труда, здоровья, безопасности и необходимые для высокопроизводительной работы условия труда;
4) на повышение квалификации для эффективного исполнения должностных обязанностей, на продвижение по работе с учетом квалификации и способностей, добросовестного исполнения трудовых обязанностей;
5) требовать проведения служебного расследования при наличии безосновательных обвинений;
6) участвовать в пределах своих полномочий в рассмотрении вопросов и вносить по ним предложения. Принимать решения и требовать их исполнения от работников бухгалтерии и Товарищества;
5. Ответственность работника
7. Офис менеджер несет ответственность:
1) за неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, превышение должностных полномочий, нарушение трудовой дисциплины, а также за несоблюдение установленных обязанностей в Индивидуальном трудовом договоре, настоящей должностной инструкции.
2) за порчу или утрату имущества, переданного в пользование или подотчет, за нерациональное использование рабочего времени, нарушение правил внутреннего распорядка, установленных в Товариществе, за нарушение условий конфиденциальности, связанных с деятельностью Товарищества, нарушение техники безопасности, не соблюдение производственной санитарии, пожарной безопасности, правил охраны труда;
6. Взаимозаменяемость
8.Исполнение должностных обязанностей офис менеджера на период его отсутствия возлагается на другого работника Товарищества по отдельно издаваемому приказу.
9. Перечень имущества, переданного в пользование офис менеджеру прилагается.
С должностной инструкцией ознакомлен:
«_____» ____________ 200__ года __________________
(дата, подпись)
