Обеспечение студентов учебно-методическими материалами

Томский межвузовский центр дистанционного образования (ТМЦДО)

Система менеджмента качества ТМЦДО

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СТУДЕНТОВ
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ

Инструкция на процесс

2006

Предисловие

1 Настоящая инструкция РАЗРАБОТАНА в Томском межвузовском центре дистанционного образования (ТМЦДО) Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР) и входит в состав документации системы менеджмента качества ТМЦДО.

Разработчики: канд. техн. наук, доцент , канд. пед. наук, доцент , ... , канд. техн. наук, доцент

Экспертная группа:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 УТВЕРЖДАЕТСЯ и ВВОДИТСЯ В ДЕЙСТВИЕ распоряжением директора ТМЦДО.

3 ВВОДИТСЯ впервые.

Система менеджмента качества ТМЦДО ОБЕСПЕЧЕНИЕ СТУДЕНТОВ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ Инструкция на процесс
		УТВЕРЖДАЮ Директор ТМЦДО 2006 г.

1 ЦЕЛИ

Целью настоящей инструкции на процесс (ИП) является обеспечение студентов ТМЦДО комплектом учебно-методических и программных материалов по месту их проживания в соответствии с учебным планом, рабочими программами и графиком учебного процесса.

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая ИП регламентирует деятельность Учебно-методического отдела (УМО) ТМЦДО и применяется всеми подразделениями и сотрудниками ТМЦДО.

3 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В ИП использованы ссылки на следующие нормативные документы и документы системы менеджмента качества:

ГОСТ Р ИСО 9000–2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

ГОСТ Р ИСО 9001–2001 Системы менеджмента качества. Требования;

ГОСТ Р ИСО 9004–2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности;

ГОСТ Р ИСО 19011–2003 Руководящие указания по проверкам систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды.

РК ТМЦДО – 2006 Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники. Система менеджмента качества. Томский межвузовский центр дистанционного образования. Руководство по качеству (справочник по управлению).

4 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

4.1 В настоящем документе использованы термины и определения, установленные в ГОСТ Р ИСО 9000–2001, ГОСТ Р ИСО 19011–2003.

В дополнении к ним используются термины:

Образовательный процесс – предоставление услуг в области обучения и просвещения (включая воспитание и развитие обучающегося).

Образовательная услуга – результат образовательного процесса.

Качество <высшего профессионального> образования – степень удовлетворенности студентов и/или выпускников взаимодействием с вузом и приобретенной при этом новой способностью к дальнейшей успешной жизнедеятельности.

Менеджмент – управление людьми путем рационального распределения работы с целью получения выгоды для потребителей, персонала и других заинтересованных сторон.

Конечный результат – выражение конкретных результатов, получаемых к окончанию срока устанавливаемых целей.

Индикаторы успеха – измерители продвижения к конечным результатам, позволяющие практически в любой момент оценивать скорость и шансы выполнения целей, вести их мониторинг.

4.2 В настоящем документе использованы следующие сокращения, представленные в алфавитном порядке:

АХР – административно-хозяйственная работа;

ВПО – высшее профессиональное образование;

ВУП – ведомость учебных поручений;

ГОС – государственный образовательный стандарт;

ГПО – групповое проектное обучение;

ДО – диспетчерский отдел ТМЦДО;

ДОТ – дистанционные образовательные технологии;

ИС – информационная система;

ИУП – индивидуальный учебный план;

ЛИСМО – лаборатория инструментальных средств моделирования;

ОУ – образовательные учреждения ТМЦДО;

Об. О – общий отел ТМЦДО

Отв. К – ответственный по качеству ( по уровням управления);

ОНиР – отдел набора и распределения ТУСУРа;

ОРР – отдел регионального развития;

ОУ – образовательные учреждения ТМЦДО;

ППС – профессорско-преподавательский состав;

РК – руководство по качеству;

ТМЦДО – Томский межвузовский центр дистанционного образования на правах факультета ТУСУР;

СМК – система менеджмента качества;

УМ – управление маркетинга ТМЦДО;

УВП – учебно-вспомогательный персонал;

УУ – учебное управление ТМЦДО (ТУСУР);

УР – учебная работа;

УП – рабочий учебный план специальности по основной образовательной программе;

УО – учебный отдел УУ ТМЦДО (ТУСУР);

УМО – учебно-методический отдел;

УМПМ – учебно-методические и программные материалы;

УМПО – учебно-методическое и программное обеспечение;

ФАО – финансово аналитический отдел ТУСУРа.

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за соответствие процесса обеспечения студентов учебно-методическими материалами (УМПО) возложена на начальника УМО.

6 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.3 Подпроцессы УМПО

Установлены следующие подпроцессы УМПО (таблица1), взаимодействие которых показано на схеме (рисунок 1)

Таблица 1

Код подпроцесса	Наименование подпроцесса	Входы подпроцесса	Выходы подпроцесса
УМО.1	Планирование подготовки комплексного УМПО по новому УП	Утвержденные учебные планы подготовки по специальности	Утвержденный план подготовки комплексного УМПО.
УМО.2	Планирование заказа на тиражирование полиграфической продукции и программного обеспечения.	Информация ИС "Лоцман" об остатке учебных пособий	Тираж, доставленный на склад ТМЦДО
УМО.3	Формирование семестровых пакетов с УМПО и отправка студентам.	Планирование графика отправки семестровых пакетов для студентов	Отправленные семестровые пакеты
УМО.4	Ввод в эксплуатацию комплексного УМПО дисциплины.	Утвержденный план подготовки комплексного УМПО.	Оригинал-макет учебного (учебно-методического) пособия

Схема процесса УМПО

Рисунок 1

6.4 Описание подпроцесса УМО.1 - Планирование подготовки
комплексного УМПО по новому УП

6.4.1 Начальник УМО получает из УО утвержденный УП по форме, установленной в ТУСУРе.

6.4.2 Начальник УМО передает полученный УП Инспектору 2, с устным распоряжением о заполнении реестра дисциплин по форме №1 (приложение А).

6.4.3 Инспектор 2 в соответствии с «Руководством пользователя ИС "Лоцман"» входит в систему (раздел "Дисциплины и контроли"), формирует реестр дисциплин по форме № 1 и пересылает его по электронной почте на профилирующую кафедру (заведующему кафедрой, в его отсутствии - ответственному по ДОТ кафедры).

6.4.4 В течение 5 рабочих дней Зав. профилирующей кафедрой (либо ответственный по ДОТ кафедры) изменяет и при необходимости дополняет реестр по форме №1, после чего утверждает его. На незакрытые дисциплины учебного плана Зав. профилирующей кафедрой в тот же срок составляет план подготовки УМПО по форме №2
(приложение А). Заполненные формы №1 и №2 в виде вложенных файлов ответного электронного сообщения, а также в виде твердой копии Зав. профилирующей кафедрой передает в УМО, инспектору 2.

6.4.5 Инспектор 2 передает Начальнику УМО твердые копии заполненных форм №1 и №2 с отметкой о фактическом сроке исполнения.

6.4.6 Начальник УМО на основе заполненных форм №1 и №2, а также Распоряжения по ТМЦДО № 000 от 01.01.2001 в течение 3 рабочих дней принимает решение об открытии набора студентов на специальность. В случае положительного решения, Начальник УМО оформляет распоряжение по ТМЦДО по форме № 3 (приложение А) и передает его Начальнику УУ. В случае отрицательного решения Начальник УМО направляет Начальнику УУ соответствующую служебную записку.

6.4.7 Инспектор 2 ежемесячно в первой декаде проводит мониторинг выполнения планов подготовки УМПО профилирующей кафедрой, для чего с помощью ИС "Лоцман" формирует отчет по форме №4 (приложение А) и передает его Начальнику УМО и Зав. профилирующей кафедрой.

6.4.8 В марте и октябре Начальник УМО на основе анализа Форм №№ 3,4 за последнее полугодие представляет Директору ТМЦДО предложения по продолжению или закрытию приема и обучения студентов по данной специальности для обсуждения на Совете ТМЦДО.

6.5 Описание подпроцесса УМО.2 - Планирование заказа на тиражирование полиграфической продукции и программного обеспечения.

6.5.1 Инспектор 3 ежедневно осматривает стеллажи в комнате комплектации с учебными пособиями, в случае минимального количества пособий на стеллаже (10 экз.) дает устное распоряжение грузчикам поднять с нижнего склада необходимое количество пособий (50 – 100 экз.).

6.5.2 Ежедневно Инспектор 3 получает из ИС "Лоцман" отчет о минимальных (30 экз.) остатках учебных пособий, на основании отчета Инспектор3 формирует ИС "Лоцман" заказ на тиражирование, визирует его у Начальника УМО.

6.5.3 Инспектор 3 на основании заказа-наряда подбирает оригинал-макеты учебных пособий, упаковывает их в папку, делает отметку в папке хранения о передаче в типографию, передает оригинал-макеты и заказ на тиражирование водителю ТМЦДО для доставки в типографию. Срок выполнения заказа 1 - 2 недели.

6.5.4 Инспектор 3 принимает тираж, оригинал-макет и счет на оплату услуг из типографии, осуществляет первичный осмотр тиража и при отсутствии типографского брака расписывается в накладной, возвращает оригинал-макет на хранение, визирует у Начальника УМО счет и передает на подпись Директору ТМЦДО.

6.5.5 Инспектор 5 каждое утро рабочего дня проверяет в ИС "Лоцман" заказ на тиражирование студенческих компакт-дисков. В течении 1 -3-х рабочих дня выполняет заказ на тиражирование и делает отметку в ИС "Лоцман" о выполнении заказа. Записанные компакт-диски размещаются на стеллаже в комнате комплектации.

6.6 Описание подпроцесса УМО.3 - Формирование семестровых пакетов с УМПО и отправка студентам

6.6.1 Инспекторы 1,2,3,4 (далее Инспектор) каждое утро рабочего дня проверяют раздел ИС "Лоцман" На комплектацию сегодня.

6.6.2 По заданию в ИС "Лоцман" Инспектор в течение 1-3 рабочих дней производит комплектацию семестрового пакета, проводит первичную упаковку, распечатывает этикетку с адресом студента, формирует реестр почтовых отправлений и делает отметку в ИС "Лоцман" "Пакет собран". На следующий день в личных данных студента сайта ТМЦДО информация о составе семестрового пакета и даты отправки дублируется из ИС "Лоцман".

6.6.3 Ежедневно в 15-00 и 17-30 грузчик ТМЦДО переносит первично упакованные семестровые пакеты в Упаковочную комнату ТМЦДО.

6.6.4 Упаковщик ТМЦДО поводит окончательную упаковку семестрового пакета, взвешивает пакет, прокатывает этикетку пакета через франкировальную машину, делает отметку в реестре почтовых отправлений о весе и стоимости отправки семестрового пакета.

6.6.5 Ежедневно (при необходимости почтовой отправки) Инспектор 1, грузчик ТМЦДО на служебной машине ТМЦДО перевозят на главпочтампт г. Томска упакованные семестровые пакеты и реестры почтовых отправлений. Инспектор 1 на одном экземпляре почтовых отправлений делает отметки в службе отправки посылок о принятии и забирает посылки ненашедшие адресата.

6.6.6 Инспектор при получении посылки ненашедшие адресата делает отметку в ИС "Лоцман" о возврате почтой посылки и разкомплектовании семестрового пакета. По электронной почте сообщает Менеджеру о возврате посылки.

6.7 Описание подпроцесса УМО.4 - Ввод в эксплуатацию комплексного УМПО дисциплины

6.7.1 Начальник УМО на основании утвержденного плана подготовки комплексного УМПО заключает Договор по форме №7 с автором (авторами) на разработку дисциплины, консультирует автора и снабжает необходимыми методическими материалами.

6.7.2 Начальник УМО получает от автора учебные материалы согласно договору в рукописном или электронном виде, делает отметку о получении в электронном реестре о получении учебных материалов и направляет на технологическую подготовку учебных материалов. Учебные материалы Начальник УМО направляет на набор (при необходимости), на форматирование и распечатку первого авторского варианта, на корректуру сторонним работникам, делая отметки на всех этапах прохождения рукописи. После подписания оригинал-макета автором Начальник УМО передает оформленную Технологическую карту дисциплины (форма № 8) Инспектору 1.

6.7.3 Начальник УМО после оформления формы №8 проводит расчет оплаты труда автора согласно Положению об оплате сотрудников ТУСУРа и оформляет с автором Акт выполненных работ согласно Положению, который передает в бухгалтерию ТМЦДО.

6.7.4 Инспектор 1 на основании форм № 8 в ИС "Лоцман" оформляет карточку

преподавателя, карточку дисциплины, переводит дисциплину в следующий статус и передает оригинал макет Инспектору 3 для тиражирования (см. п. 6.5.3).

6.7.5 Файлы с компьютерными контрольными работами и компьютерными экзаменами, полученными от авторов, Начальник УМО по электронной почте пересылает Инспектору 4, который оформляет Технологическую карту (форма№9), заносит в электронный реестр данные о контрольной работе и экзамене, предает все материалы в ЛИСМО ТМЦДО на программирование.

6.7.6 По окончании программирования компьютерных контрольных работ и компьютерных экзаменов (1 – 2 недели), Инспектор 4 получает из ЛИСМО технологическую карту и закодированные файлы. Инспектор 4 производит тестирование компьютерных контрольных работ и компьютерных экзаменов, формирует управляющие файлы, делает отметку о приеме в форме №9 и электронном реестре, осуществляет в ИС "Лоцман" привязку полученных файлов к конкретным дисциплинам, по электронной почте пересылает сформированные файлы и номера дисциплин Инспектору 5 для записи на образ студенческого компакт-диска.

6.7.7 Один раз в неделю (пятница) Инспектор 5 по электронной почте пересылает Инспектору 1 номера дисциплин, по которым произошли изменения. Инспектор 1 переводит дисциплины в ИС "Лоцман" статус "Действующая" с датой понедельника следующей недели. Инспектор 5 с понедельника следующей недели тиражирует измененные компакт-диски для комплектации семестровых пакетов (см. п. 6.5.7).

Приложение А (обязательное)

Формы документов

Форма №1

Общий учебный план

ТМЦДО по специальности 550200 – Автоматизация и управление (бакалавриат)

Семестр	Дисциплины	Методическое обеспечение (* Временное методическое обеспечение)	Наличие компьютерного экзамена

Форма №2

Кафедра

Специальность

ГОС

Семестр	Дисциплины	Автор	Кафедра	Срок предоставления материалов

Форма №3

Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники

(ТУСУР)

Томский межвузовский центр дистанционного образования

(ТМЦ ДО)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Томск №_____________ от «____» _____ 200 г.

О начале набора студентов на специальность

Форма №4

Специальность

Отсутствует комплексное учебно-методическое обеспечение

Семестр	Дисциплина	Автор	Примечание

Форма №5

Заказ в типографию

Типография		Плановая дата исполнения заказа
Дата формирования заказа		Фактическая дата исполнения заказа

Наименование издания	Авторы	Тип УМО	Количество	Стоимость	УМО получено	Макет возвращён

Форма №6

ФИО	Контр. работы	Тираж ПО	Наименование	Стоим. тиража	Гонорар	Програм. обесп.	Сумма

Форма №7

ДОГОВОР ПОДРЯДА №___________

г. Томск “_____”___________200 г.

Томский межвузовский центр дистанционного образования (ТМЦ ДО), в дальнейшем Заказчик, , с одной стороны, и Исполнитель в лице

Ф. И.О._______________________________________________________________________

Адрес________________________________________________________________________

Паспорт (серия, номер, где и когда выдан)_______________________________________

_____________________________________________________________________________

с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Подготовка методического обеспечения по дисциплине ____________________

______________________________________________________________________________

в составе следующих материалов:

Наименование материала	Срок представ­ления рукописи, или электронного варианта

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязуется:

2.1.1. В оговоренные в договоре сроки представить Заказчику материалы

в рукописном виде или в электронном виде (нужное подчеркнуть).

2.1.2. Соблюдать требования к срокам подготовки, содержанию и оформлению методических материалов (требования прилагаются).

2.1.3. Принимать участие в подготовке тиража (издания) по исправлению допущенных ошибок, неточностей и внесению других изменений и дополнений.

2.2. Заказчик обязуется:

2.2.1. В течение месяца со дня подготовки варианта методических материалов для тиражирования оплатить работу Исполнителя исходя из текущих расценок.

2.2.2. Оплатить Исполнителю 10% от себестоимости всех повторных тиражей (изданий), если не предусмотрено иное, при условии выполнения п. 2.1.3.

3. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

3.1. Заказчик определяет окончательную стоимость работ после компьютерного набора материала.

3.2. В случае нарушения сроков подготовки материалов Заказчик вправе в одностороннем порядке расторгнуть договор подряда.

3.3. В случае нарушения сроков оплаты работ по причине неплатежеспособности Заказчика стороны обсуждают возникающие проблемы отдельно, и совместное решение оформляется протоколом.

3.4. За Исполнителем сохраняются авторские права на созданное им методическое обеспечение. Заказчик и Исполнитель имеют равные права на дальнейшее использование материалов.

3.5.__________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

ЗАКАЗЧИК	ИСПОЛНИТЕЛЬ
____________	_________________________________

Форма № 8

Количество экземпляров: ________

Т Е Х Н О Л О Г И Ч Е С К А Я К А Р Т А Д И С Ц И П Л И Н Ы

__________________________________________________________________

(полное наименование дисциплины и семестр обучения по учебному плану)

_______________________ № дисциплины_________________________________

Кафедра:_________­­­­_______________ Специальности: _____________________________

(ФИО, должность, уч. звание, уч. степень)

Автор:______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Контактные телефоны (E-mail):_________________________________________________

О Б Щ А Я И Н Ф О Р М А Ц И Я О Д И С Ц И П Л И Н Е :

Учебное пособие:______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Учебно-методическое пособие:__________________________________________________

____________________________________________________________________________

Программное обеспечение: _____________________________________________________

Контрольные работы: ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Лабораторные работы:_________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Курсовой проект (работа): _____________________________________________________

Вид аттестации:_______________________________________________________________

Преподаватель, проверяющий работы:___________________________________________

____________________________________________________________________________

(Ф. И.О., тел., e-mail)

Преподаватель, замещающий основного в его отсутствие___________________________

_____________________________________________________________________________

(Ф. И.О., тел., e-mail)

Форма № 9

Технологическая карта (ТК) подготовки компьютерного экзамена (КЭ), контрольной работы (КР).

_______________________________________________________________________________________________________

Полное наименование КЭ, КР как в учебном плане

Специальности, на которых экзамен может быть использован:

Все Только номера: .

Автор:______________________________________________________________________________________

Кафедра:____________________________________________________________________________________

Контактные телефоны (e-mail):_________________________________________________________________

Кол-во вопросов на экзамене, диапазон оценок__________________________________________________

Этап подготовки	Дата	Роспись
1.  Прием задания на изготовление
2.  Окончание кодирования КЭ (КР)
3.  Корректура текста КЭ (КР)
4.  Уведомление преподавателя о готовности КЭ (КР)
5.  Проверка преподавателем программы КЭ (КР)
6.  Завершение исправлений и корректура
7.  Тестирование программы в ЛИСМО
8.  Прием КЭ (КР) в ОДС
9.  Передача КЭ (КР) для тиражирования