Взаимодействие с Сервисным центром X5 Retail Group N.V.

(Условия Дополнительного соглашения к Договору поставки).

Вы подписали Дополнительное соглашение, в соответствие с которым, все первичные бухгалтерские документы (счета-фактуры) Вы отправляете в Сервисный центр X5 Retail Group N. V. для их обработки, закрытия и оплаты поставок.

Поставка товара

В момент поставки товара Покупатель не передает счет-фактуру в магазин/на склад!

Документ для передачи Товара является товарная накладная/товарно-транспортная накладная (далее – ТН/ТТН), в которой Покупатель обязательно указывает:

·  номер Заказа Покупателя

·  дату Заказа Покупателя,

·  PLU - артикулы каждого наименования Товара, присвоенные Покупателем.

По завершению приемки Товара Поставщику выдается Акт приема-передачи Товара на складе, который оформляется на основании ТН/ТТН Поставщика с точным указанием ассортимента и количества принятого товара, в количестве предоставленных (переданных) ТН/ТТН.

Акт является документом, подтверждающим количество переданного Товара. Датой поставки является дата передачи Товара Покупателю, указанная в оформленном Акте. С этого же момента к Покупателю переходит право собственности на Товар.

Цена и общая стоимость переданного Товара определяется в утвержденной Сторонами Спецификации, по состоянию на момент отправки Заказа Поставщику. На основании Спецификации Покупателем оформляется ТН/ТТН.

Приемка товара

Приемка товара осуществляется без внесения изменений в ТТН/ТН. В ТТН/ТН приемщик магазина ставит штамп: «Принято по количеству по Акту №_ от _», заполняет его, ставит подпись, делает расшифровку подписи, ставит печать магазина (около штампа).

На Акте ставится подпись приемщика магазина/склада и печать магазина.

Подпись и расшифровка подписи Представителя Поставщика (водителя/экспедитора) в Акте и ТН/ТТН обязательны.

Дополнительно Поставщику из магазина отправляется Акт в электронном виде (автоматическая рассылка) на адрес электронной почты, указанный в Договоре. (В связи с этим Поставщику необходимо предоставить корректную информацию о своем электронном адресе).

О любых изменениях в своих реквизитах необходимо сообщать категорийному менеджеру (сотруднику отдела закупок) или выслать письмо в Службу поддержки клиентов (скан-копию) с печатью и подписью руководителя!

Счета-фактуры

Правильно оформленным документом считается счет-фактура, в которой корректно заполнены все поля, в соответствие с требованиями Приложения N 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.01.2001 N 189, от 01.01.2001 N 575, от 01.01.2001 N 84, от 01.01.2001 N 283).

Обратите внимание, что при проверке счетов-фактур учитывается правильность заполнения полей:

1.  Грузополучатель и его адрес

2.  Покупатель

3.  Адрес юридический

4.  ИНН/КПП покупателя

Если Поставщик выставляет один (консолидированный) счет-фактуру на основании данных всех Актов приема-передачи Товара за истекший календарный день, в Приложении к счету-фактуре содержится одна дата поставки товара.

При заполнении счетов-фактур необходимо помнить:

1.  В консолидированном счете - фактуре в строке «Грузополучатель» указывается юридический адрес и КПП юр. лица!

2.  В счете-фактуре на одну поставку в строке «Грузополучатель» указывается фактический адрес магазина и КПП магазина, в который был поставлен товар!

При формировании счетов-фактур особое внимание необходимо обратить на то, что:

·  Количество Товара должно соответствовать Акту приема-передачи.

·  Цены в счет–фактуре должны соответствовать Спецификации, подписанной с 2 сторон на дату наряд - заказа.

·  Сумма НДС – должна соответствовать подписанной с 2 сторон Спецификации.

·  Обязательны подписи директора и главного бухгалтера.

Оригиналы Счетов–фактур с описью документов необходимо высылать в Сервисный центр не позднее 5 дней со дня поставки по адресу:

Россия, 603009 Россия, г. Нижний Новгород, Проспект Гагарина, д. 37 «Сервисный центр Х5 Retail Group»

Способы отправки документов: почта России или Экспресс-почта.

Документы, переданные через другие объекты Покупателя, к рассмотрению не принимаются.

Если Вы поставляете импортный товар, необходимо направить электронную версию счетов-фактур в формате Microsoft Excel (Приложение к Договору поставки №11) электронной почтой на адрес: faktura_sc@*****

Если правильно оформленная счет-фактура своевременно предоставлена в Сервисный центр, Поставщику производится оплата поставки (с учетом даты отсрочки платежей).

В случае, если поступившие документы в Сервисный центр требуют корректировки, Поставщику выделяется персональный бухгалтер, с которым происходит взаимодействие по документообороту. У персонального бухгалтера Поставщик получает консультации по ошибкам в оформлении документов и причинам их не проведения, также еженедельно Поставщику предоставляется Реестр неотфактурованных поставок.

С персональным бухгалтером можно связаться по телефонам: 8 (4, 8 (8, набрав добавочный номер сотрудника Сервисного центра.

Оплата за товар

Оплата за Товар производится путем безналичного перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика только при условии получения Покупателем соответствующего счета-фактуры, надлежаще оформленного согласно действующему налоговому законодательству РФ, на основании цен, указанных в согласованном Сторонами Заказе и соответствующих ценам, утвержденным в Спецификации по состоянию на момент отправки Заказа Поставщику.

Сверки взаиморасчетов

1 раз в месяц бухгалтер по сверкам предоставляет Поставщику по электронной почте выписку из баланса взаиморасчетов с перечнем поставок, возвратов и платежей в формате xls. за каждый календарный месяц, не позднее 3-го числа следующего месяца. В течение 10 (десяти) календарных дней с момента ее получения обязан направить Покупателю все имеющиеся возражения.

1 раз в квартал Стороны проводят сверку взаиморасчетов с обязательным подписанием Акта сверки. Бухгалтер по сверкам направляет Поставщику неподписанный проект Акта сверки по адресу электронной почты, указанному Поставщиком. При этом Поставщик обязан в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения проекта Акта сверки передать Покупателю два экземпляра Акта сверки, подписанных и скрепленных печатью Поставщика.

Адрес для отправки Актов сверки: Россия, 603009 Россия, г. Нижний Новгород, Проспект Гагарина, д. 37 «Сервисный центр Х5 Retail Group»

Способы отправки документов: почта России или Экспресс-почта.

В случае несогласия с проектом Акта сверки Поставщик в тот же срок обязан направить Покупателю мотивированный отказ от подписания Акта сверки с указанием всех имеющихся возражений по адресу электронной почты, указанному Покупателем в проекте Акта сверки.

Срок подписания Сторонами Акта сверки не должен превышать 21 (двадцати одного) календарного дня с момента получения неподписанного проекта Акта сверки.

В случае обнаружения расхождений, связанных с округлением суммы по произведенным поставкам за сверяемый период, Покупатель и Поставщик без проведения расследования принимают выявленную сумму к списанию. При этом сумма расхождений делится пополам между Покупателем и Поставщиком. Основанием для списания части расхождений для каждой Стороны является подписанный сторонами Акт сверки.

Сотрудники Службы поддержки клиентов приложат все усилия для улучшения качества работы Сервисного Центра.

Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество!