Контрольная работа по дисциплине Документирование управленческой деятельности

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и образования

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Красноярский государственный аграрный университет»

Хакасский филиал

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине Документирование управленческой деятельности__________

ТЕМА: _ Каковы особенности оформления договора_____________________

Каков порядок прохождения исходящих документов_____________

Студента ___ курса

специальности _________ Экономика и управление на предприятии АПК ___

заочной формы обучения ___________________

(фамилия, имя, отчество)

шифр ____29_____

группа __Э-94______

Работу проверил преподаватель _____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________ «____» _______________ 2010 г.__________________

(оценка) (дата) (подпись)

Абакан – 2010

Оглавление

Каковы особенности оформления договора…………………………………..3

Приказ по основной деятельности…………………………………………….4

Трудовой контракт (по выбору студента)…………………………………….5

Обработка исходящих документов…………………………………………….7

Библиографический список……………………………………………………8

Особенности оформления договора

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений. В договоре отражаются: характер сделки; условия поставки; сроки поставки; транспортировка; упаковка и маркировка; цена; качество; оплата, гарантии; права и обязанности сторон.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

четкой формулировке прав и обязанностей сторон; возможности расторжения договора любой из сторон; санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

соответствие пунктов договора Федеральному Закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам; соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила может привести к признанию договора недействительным.

Составными частями договора являются:

название вида и заголовок документа (договор купли-продажи и т. д.) дата, номер, место составления наименования сторон (полные наименования организаций)

предмет договора условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов

порядок сдачи-приема выполненных работ ответственность сторон гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства переход права собственности и риски порядок разрешения споров юридические адреса
сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов) подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов) оттиски печатей предприятий-контрагентов

3

Приказ по основной деятельности

Приказы оформляются в случае приема, увольнения и переводов сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т – 1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется кадровой службой, юрисконсультом
, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работником под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т – 8.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы о работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, дежурствам, обучении, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс

(№ 1 к, № 2 к…) и формируются в самостоятельное дело.

4

Трудовой контракт

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления трудовых книжек

и обеспечения ими устанавливается Правительством РФ.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является основной.

При приеме на работу трудовую книжку предоставляют в кадровую службу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы при предоставлении документа, подтверждающего работу по совместительству.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год (12 мая 1972 г.) Записи о работнике в трудовой книжке производятся на основании паспорта.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например, .

Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой, например, АОЗТ «ГЭЗ» с 01.01.2003 переименовано в переименовано в .

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.2000), в графе 3 – указание действия и должность («Принята на должность экономиста»; «Уволена по собственному желанию»; «Переведена

5

на должность начальника отдела»), в графе 4 – основание (приказ л/с).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении, аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Записи в трудовую

книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующие статью и пункт, например, «Уволен в связи с ликвидацией организации, ст. 81, п. 1 ТК РФ».

Ниже ставится подпись должностного лица, ее расшифровка и печать предприятия.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если в этот день невозможно выдать работнику трудовую книжку в связи с его отсутствием, либо его отказом, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Не востребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 342 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Образец заполнения трудовой книжки.

Раздел «Сведения о работе»

Сведения о работе
№ записи	Д А Т А	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2	3	4
1 2 3	09 03 07	10 03 09	2000 2001 2005	Принята на должность экономиста в отдел маркетинга Переведена на должность начальника отдела маркетинга Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ	Приказ от 01.01.2001 № 12 л/с Приказ от 01.01.2001 № 8 л/с Приказ от 01.01.2001 № 18 л/с

Обработка исходящих документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·  составление проекта документа исполнителем;

·  проверка правильности оформления проекта документа;

·  согласование проекта документа;

·  подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

·  регистрация документа;

·  отправка документа адресату

·  подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97.№ 000.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составленные в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08..97 № 000.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

7

Библиографический список

Стенюков, . Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Книга сервис Издание 8, доп. и переработанное, 2003

Кузнецова, (документационное обеспечение управления). М.: «Управление персоналом», 2003.

Гутгарц, управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: ИНФРА - М, 2001. –

, Кузнецова и бухгалтерия: Учебно-практическое пособие. – 2-е изд., исп. и доп. М.: Дело, 2003.

Демин, . Документационный менеджмент. М.: Бератор, 2004.

Паневчик, : Учебное пособие/ . – 2-е изд., исп. и доп. – Мн.: Высшая школа, 2003..

Паневчик, . Документационное и оргтехническое обеспечение управления. Практикум/, . – Мн.: БГЭУ, 2003..

8