Опыт создания и внедрения электронного документооборота в вузе

Опыт создания и внедрения
электронного документооборота в ВУЗе

, ,

Уральская архитектурно-художественная академия

Обработка документа, будь он электронный или бумажный, требует серьезных материальных и трудовых затрат. Согласно данным журнала «ASAP» и исследованиям «Delphi Consulting Group»:

  ежегодно в мире появляется около 6 млрд документов;

  суммарная стоимость обработки потока документов на предприятиях составляет 15 % от их дохода;

  документы отнимают 60 % трудового времени офисных служащих;

  45 % фонда оплаты труда составляют затраты на оплату обработки документов;

  85 % документов никогда не потребуются снова;

  50 % документов являются дубликатами;

  60 % документов устарели.

Эта «убийственная статистика» в большей или меньшей мере касается и вузовской «системы», основанной на бумажном делопроизводстве и документообороте со всеми присущими ему недостатками:

  процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществляются «посыльными», что приводит к потерям большого количества времени на перемещение работников по территории, низкой оперативности ознакомления работников с резолюциями руководителей, срыву сроков выполнения документов;

  отсутствует возможность проследить «жизненный цикл» документа и, как следствие, возможность получить полный объем информации для принятия управленческих решений;

  нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый вручную путем проставления отметок в журналах и ежедневниках, приводит к снижению ответственности исполнителей;

  отсутствие единого электронного архива документов порождает многократное тиражирование бумажных экземпляров, неудобства в организации одновременной работы нескольких исполнителей с документом, неэффективность поиска документов в текущем архиве и архиве за прошлые периоды.

Автоматизация управления академией рассматривается руководством вуза как важная, перспективная задача, состоящая по крайней мере из двух больших частей, относящихся к управленческой деятельности и учебному процессу соответственно. Автоматизацию управленческой деятельности, в свою очередь, также можно разделить на две тесно связанные задачи: автоматизацию делопроизводства и ERP-систему управления вузом.

В настоящее время в академии существуют огромные потоки бумажной документации. И это – несмотря на большое количество персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. В этом плане автоматизация документооборота рассматривается как основной этап автоматизации делопроизводства академии.

При выборе системы электронного документооборота руководство и специалисты академии действовали с учетом как функциональных критериев, так и экономических соображений и разработали алгоритм выбора наиболее оптимальной по заданным критериям системы. Для каждой информационной системы существует ряд параметров, характеризующих ее функциональные свойства. Если отобразить все ключевые свойства системы числами от 0 до 10 на соответствующих осях и провести оценку имеющихся на рынке систем, то каждая система будет иметь вполне определенный график. При этом путем расчета площади полученных фигур можно выбрать лучшую систему.

Результатом явился выбор системы NauDoc компании NAUMEN. Так, имея цену ниже средних для программных продуктов подобного класса, система легко охватывает практически любое количество пользователей, не требуя никаких материальных затрат на организацию нового рабочего места, так как пользовательские лицензии отсутствуют. При этом отсутствует и само понятие «рабочее место» в традиционном смысле: доступ к системе документооборота может осуществляться с любого компьютера, подключенного к Интернету посредством стандартных браузеров. (Кстати, наличие web-интерфейса также являлось одним из критериев при выборе системы.) Кроме этого, NauDoc интегрируется через общую базу данных с «легкой» ERP-системой NauRP – продуктом той же NAUMEN, недорогим решением для небольших компаний.

При создании программных систем разработчики сделали ставку на так называемое свободное программное обеспечение (ПО), в последнее время часто называемое «Open Source Software» – ПО с открытым исходным кодом. Все разработки компании базируются на Open Source продуктах: языке Python и сервере приложений ZOPE. Последний обладает мощной объектно-ориентированной базой данных ZODB, способной хранить десятки гигабайт неструктурированной информации, что для целей академии является более чем достаточным.

Немаловажными являются требования к безопасности программных систем, работающих под управлением сервера приложений ZOPE. Web-интерфейс предполагает тесное взаимодействие с web-сервером и возможность использования предоставляемых им традиционных средств защиты информации: Secure Sockets Layer (SSL v2/v3) и парольной защиты страниц. Дополнительно к этим средствам ZOPE для каждого пользователя хранит в ZODB как пароль, так и параметры, определяющие роль этого пользователя в информационной системе. Роли пользователю назначаются администратором системы и служат для разграничения доступа к различным ее разделам. В академии применяется web-сервер Apache, также распространяемый в исходных кодах.

В настоящее время все большее количество стран переходят к использованию информационных систем с открытыми исходными кодами, так как это ведет к снижению стоимости владения этими системами и к значительному уменьшению затрат на их сопровождение и обновление. Открытые исходные тексты позволяют обеспечить дополнительную безопасность информационных систем, так как они, в отличие от систем с закрытыми кодами, поддаются аудиту независимых экспертов. Сейчас и мы можем подтвердить, что мировая тенденция использования свободного программного обеспечения подтверждается российской практикой.

Что же представляет собой система электронного документооборота NauDoc? Система NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных web-сайтов, поддержка системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам.

Одним из основных факторов, ускоряющих работу с документами, является автоматическая маршрутизация документов между пользователями. Документ непосредственно попадает к пользователю, от которого требуется согласование, подписание, исполнение или контроль, а сроки его исполнения отслеживаются системой.

Нельзя не отметить возможности NauDoc по поиску документов, производимому специальными средствами сервера приложений ZOPE с автоматическим подключением механизма разграничения доступа. А это гарантирует, что в результатах поиска пользователь никогда не получит документов, к которым он не имеет отношения.

Значительным преимуществом системы являются отсутствие необходимости копировать документ, т. е. все пользователи работают с одним документом, получая права на работу с ним в зависимости от своих полномочий. Сейчас с помощью NauDoc в академии формализованы типовые документопотоки, введен контроль прохождения документов с момента их появления в системе, регистрируется деловая переписка, приказы и распоряжения; их согласование и контроль за их исполнением также проходят через систему NauDoc.