Порядок ведения служебной документации

Приложение

к Положению об основах организации психологической работы в органах внутренних дел Российской Федерации

ПОРЯДОК

ведения служебной документации

1. Система документирования психологической работы – это совокупность форм и способов ведения документации, а также целенаправленная деятельность психологов органов (учреждений)[1] по оформлению и хранению нормативно-правовой, информационно-методической, планово-аналитической, учётной и справочной документации, содержащей сведения, относящиеся к правовому регулированию, организации, проведению и отражению результатов мероприятий психологической работы.

2. Документирование психологической работы в органах внутренних дел организуется с соблюдением следующих принципов: полноты, системности и целостности (отражение исчерпывающего объема информации как по каждому в отдельности, так и по всем направлениям психологической работы в целом); экономичности (оптимизация временных затрат на ведение документации); соответствия (согласованность данных по качественным и количественным характеристикам).

3. Система документирования профессиональной деятельности психолога предназначена для повышения качества анализа и планирования психологической работы, унификации учёта и оформления результатов проведенных мероприятий, а также снижения временных затрат на разработку и ведение служебных документов.

4. Служебные документы психолога в зависимости от назначения и особенностей их ведения подразделяются на следующие виды:

4.1. Журналы учёта работы психолога.

4.2. Накопительные материалы.

4.3. Психологические паспорта и базы данных на сотрудников органов внутренних дел.

5. Журналы учёта работы психолога и накопительные материалы являются обязательным минимумом для документирования мероприятий психологической работы.

6. Хранение журналов учёта работы психолога и накопительных материалов осуществляется раздельно.

7. Ведение психологических паспортов или баз данных на сотрудников органов внутренних дел в письменном и электронном виде возможно только при условии обеспечения необходимых мер по сохранению конфиденциальности изложенных в них сведений[2].

8. Документирование психологической работы осуществляется путем письменного внесения психологом сведений о проведенных мероприятиях в соответствующие графы и разделы журналов.

9. Журналы учёта работы психолога подразделяются на следующие формы:

9.1. Форма 1 – журнал учёта индивидуальных форм работы психолога (приложение № 1).

9.2. Форма 2 – журнал учёта групповых форм работы психолога (приложение № 2).

10. Срок хранения журналов учёта работы психолога (формы 1 и 2) по их заполнении составляет 5 лет.

11. На основании информации, изложенной в журналах учёта работы психолога, осуществляется анализ его профессиональной деятельности должностными лицами, которым предоставлено право осуществления контроля за профессиональной деятельностью психолога.

12. К накопительным материалам психологической работы относятся накопительные папки, в каждой из которых материалы размещаются в определенном (как правило, хронологическом или содержательном) порядке.

13. Накоплению и хранению в накопительных папках подлежат:

13.1. Выписки из нормативных правовых актов МВД России, регламентирующих организацию психологической работы с личным составом, а также выписки из аналогичных документов органов, подразделений и учреждений системы МВД России, в которых психолог проходит службу.

13.2. Справочная, планово-аналитическая, информационно-методическая и учётная информация психолога.

14. Материалы в накопительных папках имеют определенную систематизацию, в соответствии с которой подразделяются:

14.1. Папка № 1 «Выписки из нормативных правовых актов МВД России, регламентирующих деятельность психолога органа, подразделения, учреждения системы МВД России»;

14.2. Папка № 2 «Документация по планированию психологической работы»;

14.3. Папка № 3 «Отчётная документация»;

14.4. Папка № 4 «Рабочие материалы психологических обследований»;

14.5. Папка № 5 «Заключения по результатам психологических обследований»;

14.6. Папка № 6 «Планы-конспекты групповых сеансов психологической коррекции, тренингов, занятий по психологической тематике в системе морально-психологической подготовки»;

14.7. Папка № 7 «Рабочие материалы социально-психологических исследований в служебных коллективах»;

14.8. Папка № 8 «Справки о результатах социально-психологических исследований в служебных коллективах»;

14.9. Папка № 9 «Материалы о работе с сотрудниками, нуждающимися в повышенном психолого-педагогическом внимании».

15. В папке № 1 подлежат накоплению и хранению выписки из приказов, распоряжений МВД России, определяющих порядок организации психологической работы с личным составом, а также конкретного органа, подразделения, учреждения системы МВД России, в котором проходит службу психолог. В данной папке может содержаться иная служебная информация психолога.

15.1. Срок хранения материалов до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

16. В папке № 2 подлежат накоплению и хранению выписки из планов основных организационных мероприятий органа, подразделения, учреждения МВД России по организации психологической работы с личным составом на конкретный период (полугодие, год); выписки из планов мероприятий по устранению недостатков, выявленных в ходе инспектирований, контрольных проверок и целевых выездов; план мероприятий по профилактике суицидальных происшествий среди личного состава на конкретный период; выписки из планов проведения занятий по морально-психологической подготовке с сотрудниками (в т. ч. командируемыми для несения службы в особых условиях; план (график) проведения социально-психологических исследований в служебных коллективах на конкретный период; график проведения реабилитационных мероприятий с сотрудниками органа внутренних дел.

16.1. Срок хранения материалов до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

17. В папке № 3 подлежат накоплению и хранению отчёты о результатах деятельности психологов органов внутренних дел по форме «3-ПС»; справки психолога по результатам инспектирований, контрольных проверок и целевых выездов; справки об устранении недостатков в организации психологической работы, выявленных в ходе инспектирований, контрольных проверок и целевых выездов; психологические заключения (материалы) по результатам служебных проверок по фактам суицидальных происшествий; докладные записки, рапорта и иные материалы, связанные с организацией психологической работы.

17.1. Срок хранения материалов до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

18. В папке № 4 подлежат накоплению и хранению рабочие материалы психологических обследований сотрудников (заполненные бланки, результаты и интерпретация автоматизированных систем обработки данных); материалы индивидуального психологического консультирования; психологические характеристики; материалы психологического обследования кандидатов на службу, обучение (заполненные анкеты, опросные листы); материалы психометрической адаптации диагностического инструментария и т. п.

18.1. Рабочие материалы, содержащие персональные данные сотрудников, должны быть представлены в обезличенном виде, с присвоением индивидуального кода по журналу учёта индивидуальных форм работы психолога (форма 1).

18.2. Срок хранения рабочих материалов до уничтожения в установленном порядке – 2 года.

19. В папке № 5 подлежат накоплению и хранению заключения по результатам социально-психологического изучения кандидатов на службу; заключения по результатам психологического обследования сотрудников (в т. ч. при закреплении служебного оружия на постоянное хранение и ношение, при направлении в командировки для выполнения задач в особых условиях, при отборе в резерв для назначения на должности руководящего состава); заключения по результатам проведения специальных психофизиологических исследований; заключения центров психофизиологической диагностики[3]; заключения психолога центра профессиональной подготовки на стажеров, завершивших обучение; варианты инструкций и регистрационных бланков, ключи к интерпретации результатов психологического обследования.

19.1. Заключения должны быть представлены в обезличенном виде с присвоением индивидуального кода по журналу учёта индивидуальных форм работы психолога (форма 1).

19.2. Срок хранения заключений до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

20. В папке № 6 подлежат накоплению и хранению в соответствующих разделах планы-конспекты групповых сеансов психологической коррекции, тренингов, занятий по психологической тематике в системе морально-психологической подготовки. Также в данной папке могут храниться: тематика вопросов к зачету по психологической подготовке, каталог литературы по психологической тематике и т. д.

20.1. Срок хранения материалов до уничтожения в установленном порядке – 2 года.

21. В папке № 7 подлежат накоплению и хранению рабочие материалы социально-психологических исследований, проведенных в служебных коллективах (заполненные бланки, результаты и интерпретация автоматизированных систем обработки данных).

21.1. Срок хранения рабочих материалов до уничтожения в установленном порядке – 1 год.

22. В папке № 8 подлежат накоплению и хранению справки с заключениями по результатам исследования морально-психологического состояния сотрудников и социально-психологического климата в служебных коллективах, изучения рейтинга руководящего состава подразделений с предложениями и рекомендациями по улучшению положения дел; документы о результатах работы психолога по коррекции социально-психологических процессов и явлений в служебных коллективах с неблагоприятным климатом; варианты опросных листов, анкет, использованных в ходе исследований.

22.1. Итоговая информация о рейтинге руководящего состава, содержащая персональные данные, должна быть представлена в обезличенном виде с присвоением каждому должностному лицу индивидуального кода по журналу учёта индивидуальных форм работы психолога (форма 1).

22.2. Срок хранения справок до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

23. В папке № 9 подлежат накоплению и хранению рапорты руководителей подразделений о целесообразности организации психологической работы с конкретными сотрудниками; списки стажеров и сотрудников, нуждающихся в повышенном внимании со стороны психолога[4], с указанием причин, по которым с ними осуществляется психологическая работа; сопроводительные документы на сотрудников при направлении в ЦПД, лечебно-профилактические учреждения; программы оказания психологической помощи сотрудникам, нуждающимся в повышенном внимании со стороны психолога.

23.1. Списки составляются психологом подразделения, утверждаются руководителем данного подразделения и корректируется по мере необходимости, но не реже одного раза в полугодие.

23.2. В случае принятия решения о том, что конкретный сотрудник в дальнейшем не нуждается в повышенном внимании со стороны психолога, накопленная о нем документация переносится в папку № 4.

23.3. Материалы, содержащие персональные данные сотрудников, должны быть представлены в обезличенном виде, с присвоением индивидуального кода по журналу учёта индивидуальных форм работы психолога (форма 1).

23.4. Срок хранения материалов до уничтожения в установленном порядке – 5 лет.

[1] Далее – «психологи».

[2] В соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.01 г. «О персональных данных».

[3] Далее – «ЦПД».

[4] Далее – «списки».