«Документ – как источник информации»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ В Г. ТВЕРИ

«ДОКУМЕНТ – КАК ИСТОЧНИК ИНФОРМАЦИИ»

Контрольная работа по дисциплине «Информационная эвристика»

студента 1 курса заочного отделения специальности

080502 «Экономика и управление на предприятии»

группы Эз-11

Работу проверил

К. и. н.

Тверь 2009

Оглавление

Введение …………………………………………………………………………3

1. Происхождение документа…………………………………………………….4

2.Содержание понятия «информация»………………………………………..…8

2.1. Виды носителя информации…………………………………………………9

3. Унификация и стандартизация документации……………………….……..11

4. Основные требования к оформлению документов…………………………12

Заключение ………………………………………………………………………14

Список литературы………………………………………………………………15

Введение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале {бумаге, фотопленке и т. п.). Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т. к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Принятый 25 января 1995 г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию

1.Происхождение документа

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т. е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т. п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т. е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т. е. самые опытные члены общества. Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации.

Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т. п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: “Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю”. Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное “узелковое письмо”: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода “письмо” имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение “завязать узелок на память”, т. е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались “носами”, так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение “зарубить на носу”, т. е. запомнить крепко-накрепко. Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т. п.). Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т. п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т. е. документ. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово “documentum” произошло от “doceo” – “учу” или “извещаю” и означало как раз “свидетельство”, “доказательство”. Важно заметить, что термин “документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин “документ” был переведён Петром Первым именно как “письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: “акт”, “дело”, “бумага”.

В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных, документы принято, разделять на первичные и вторичные:

·  Первичные документы - Документы, содержащие исходную запись сведений, полученных в процессе исследований, разработок, наблюдений, анализа или других видов человеческой деятельности независимо от ее характера или тематики. Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Так, считающиеся, безусловно, первичными видами документов - отчеты по НИР, проектные документы, монографии и т. д., могут содержать наряду с оригинальными сведения или данные ранее включенные в другие первичные или даже вторичные документы.

·  Вторичные документы - Документы, полученные в результате аналитико-синтетической и логической переработки сведений или данных, содержащихся в первичных документах. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты и реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры (за исключением т. н. аналитических обзоров) и т. п.

Юридический документ - Документ, оформленный в соответствии с действующим юридическим законодательством и имеющий правовое значение.

2. Содержание понятия «информация»

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия “информация”, которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий “документ” и “информация”. Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия “информация” не могли не отразиться также и на определении понятия “документ”. Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию “информация”. Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

1. “Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация”;

2. Информация – это “содержание сообщений”, а также “само сообщение, данные”;

3.“Информация – это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)”;

4.“Информация – это то, что уменьшает неопределённость события”.

2.1. Виды носителя информации

Носитель - обобщающее наименование материала, на который можно записывать данные. Носители подразделяются на человекочитаемые (твердые) и машиночитаемые.

В зависимости от характера связи документов с технологическими процессами в автоматизированных системах и вида физического носителя информации различают:

·  Машиночитаемый носитель - носитель, пригодный для непосредственной записи и считывания данных техническими средствами (ЭВМ). Термин обычно применяется к устройствам внешней памяти ЭВМ, например - магнитным и оптическим дискам, дискетам и т. п. Однако он может использоваться и по отношению к определенной части твердых носителей, если они допускают использование специальных считывающих устройств, например, - сканеров.

·  Человекочитаемый (твердый) носитель - носитель, пригодный или используемый для записи данных непосредственно считываемых человеком, например - бумага.

·  Микроформа, микроноситель - общее наименование носителей, на которых тексты или графические изображения представлены в уменьшенном фотографическим способом виде. Микроформы широко используются в библиотеках для хранения в человекочитаемом виде (чтение их производится с использованием специальных читальных аппаратов) больших объемов копий документов и данных. Создание микроформ производится при помощи специальной (микрофильмирующей) фотоаппаратуры, а также компьютерной записи.

·  Документ-машинограмма, распечатка - Документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

·  Документ на экране дисплея - Документ, созданный средствами вычислительной техники, отображенный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;

·  Электронный документ; электронный текст - Совокупность данных в памяти вычислительной системы, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств;

·  Служебный документ - Документ , содержание которого отражает способ или результаты решения какой-либо функциональной задачи автоматизированной системы;

·  Входной документ - Документ, составленный по определенной форме и содержащий данные, предназначенные для ввода в ЭВМ. Входные документы могут быть условно разделены на две категории: информационные документы и запросы:

·  Информационный документ - Документ, основное назначение которого - пополнение массивов или баз данных (БД) ЭВМ ;

·  Выходной документ - Документ , являющийся носителем результатов обработки данных ЭВМ; Документ, формируемый автоматизированной системой и выданный системными средствами вывода.

3. Унификация и стандартизация документации

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом"17. Более пространное и детальное определение стандартизации дается в ГОСТе Р 1.0-92. "Государственная система стандартизации РФ. Основные положения". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на органы стандартизации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе), так и на унифицированные системы документации. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Секретарю в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами прежде всего системы организационно-распорядительной документации. Но в маленькой фирме, где секретарь оформляет и бухгалтерские документы, он работает и с системой первичной учетной документации, системой финансовой и отчетной бухгалтерской документации, системой расчетно-денежной документации. Их разработчиками выступает Росархив (Федеральная архивная служба России), Комитет статистики, Минфин, Госбанк.

4. Основные требования к оформлению документа

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297x420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг, где основной формат - аналог А4 - равен размеру 21,59 см. х 27,94 см.

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:

левое поле-20 мм;

правое поле-10 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле-10 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты, следует левое поле установить 35 мм.

При оформлении документов за. рубежом придерживаются других размеров полей: с левой стороны - 25 мм; с правой стороны - не менее 25 мм; верхнее поле - не менее 15 мм; нижнее поле - не менее 15 мм.

Заключение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано прежде всего с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудио информацию, они могут подвергаться процессам записи (преобразования), хранения, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Список литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.

2. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

3. Радченко государственного и муниципального управления. Ростов Н/Д., 1997.

4.Самыкина руководство для секретаря. М.: БИНОМ, 1995

5.Стенюков . Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 1996

.