Инфраструктура деловой этики в организации

ИНФРАСТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ В ОРГАНИЗАЦИИ

(По материалам книги: “ДЕЛОВАЯ ЭТИКА: Руководство по управлению ответственным предприятием в развивающейся рыночной экономике” Кеннет Джонсон, Игорь Абрамов, Опубликовано в рамках Программы эффективного управления, Министерство торговли США, Управление международной торговли, 2004 г., перевод на русский язык 2005г.)

ВЛИЯНИЕ ХАРАКТЕРА ПРЕДПРИЯТИЯ НА ИНФРАСТРУКТУРУ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ

При выстраивании инфраструктуры деловой этики собственники и менеджеры должны учитывать характер предприятия: его размеры, степень сложности, доступные ему ресурсы.

•  На крупных предприятиях создаются подразделения и комитеты, занимающиеся вопросами этики, а также назначается уполномоченный по деловой этике.

•  На малых предприятиях деловая этика рассматривается в качестве функции общего менеджмента, координатором программы является один из руководителей высшего звена.

2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ПОЛНОМОЧИЙ В РАМКАХ ИНФРАСТРУКТУРЫ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ

Совет директоров: мониторинг деятельности предприятия посредством системы получения информации, делегирует полномочия по контролю за деятельностью предприятия комитету по аудиту (его также называют комитетом по ответственному деловому поведению)

Комитет по аудиту – должен проявлять бдительность в отношении возможного проявления конфликта интересов у потенциальных аудиторов

Ответственный руководитель (исполнительный директор, руководитель подразделения или направления или лицо, представляющее интересы собственника, группа, комитет): осуществление контроля над программой со стороны высшего руководства.

Уполномоченный по этике: выполнение или координация конкретных функций программы деловой этики

Совет по деловой этике: консультирование ответственного руководителя и уполномоченного по деловой этике и описание деятельности предприятия в целом

Совет по профессиональной этике: консультирование ответственного руководителя и уполномоченного по деловой этике, работников и представителей предприятия по вопросам профессиональной этики, соблюдения законов и норм и проблемам социальной ответственности

Представители, ответственные за деловое поведение:

Назначаются на должности консультантов менеджеров, работников и представителей предприятия с целью более эффективного вовлечения сотрудников и представителей предприятия в программу деловой этики

3. ФУНКЦИИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ УПОЛНОМОЧЕННОГО ПО ЭТИКЕ

1. Отвечать за разработку и применение программы деловой этики

2. Организовать и в некоторых случаях возглавить совет по деловой этике

3. Разрабатывать и поддерживать установленные на предприятии стандарты и процедуры, а также соответствующие направления политики предприятия

4. Организовать внутренние каналы информирования, включая «горячую линию» и т. д.

5. Наладить и/или осуществлять координацию систем контроля и мер по обеспечению установления и соблюдению соответствующих процессов

6. Применять или координировать систему коммуникаций, охватывающую все предприятие, и проводить программы тренинга с целью ознакомления работников и представителей предприятия и других заинтересованных сторон со стандартами, процедурами и разумными ожиданиями заинтересованных сторон

7. Координировать или проводить опросы и исследования в целях надлежащего выполнения решений и резолюций

8. При необходимости делегировать полномочия для проведения соответствующих опросов и исследований (например, юридические, относящиеся к сфере человеческих ресурсов, внутреннего аудита)

9. Вести мониторинг и оценку программы деловой этики для внесения необходимых изменений

10. Развивать и поддерживать практическое изучение важных вопросов, законов, положений, новых стандартов этики, вопросов соблюдения законов и норм и социальной ответственности

11. Реагировать на выявленные нарушения этих стандартов, включая прямые отчеты совету директоров или внешней организации в случаях нарушения закона или постановления

12. Ежеквартально и в случае необходимости отчитываться перед соответствующими комитетами, входящими в структуру совета директоров, и генеральным директором о статусе программы деловой этики и ежегодно отчитываться перед заинтересованными сторонами

4. ПРИМЕРЫ КООРДИНАЦИИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ РЕШЕНИИ ЭТИЧЕСКИХ ПРОБЛЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

•  Финансовый директор – отвечает за прозрачность финансовой отчетности

•  Внутренний аудитор – определяет процедуры внутреннего контроля, опросы, исследования

•  Руководитель юридической службы
– вопросы юридических требований программы соблюдения законности, проведения опросов и исследований, анализа рисков, связанных с нарушением законности

•  Отдел управления персоналом (отдел человеческих ресурсов) - процедуры назначений, выплата компенсаций и пособий, дисциплина, оказание помощи работникам, продвижение по службе

5. РАЗРАБОТКА И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТОВ, ПОДДЕРЖИВАЮЩИХ ИФРАСТРУКТУРУ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ

Пример процесса создания «поддерживающего» проекта.

1) Подбор ключевых игроков

2) Состав ключевых игроков:

* «катализатор» программы – обычно собственник или генеральный директор;

* менеджер проекта – отвечает за плодотворные идеи и воодушевление сотрудников;

* рабочая (оперативная) группа – отвечает за разработку целей проекта, определение объема работы, распределение ролей и ответственности; это источник информации о проекте, «советник», «глаза», «уши», «рупор» проекта;

* сеть проекта включает различных консультантов: экспертов, признанных лидеров, лиц, имеющих влияние на общественное мнение ( назначаются предприятием и внешними стейкхолдерами);является источником информации и оценки для работников предприятия и членов рабочей группы;

* ресурсные группы: юристы, специалисты по охране окружающей среды, здравоохранению, охране труда, группа по связям с инвесторами и пр.; являются источником информации для рабочей группы.

5. РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ПРИНЯТЫХ СТАНДАРТАХ И ПРОЦЕДУРАХ В СФЕРЕ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ И РАЗВИТИЕ РАЗУМНЫХ ОЖИДАНИЙ

Шаги по разработке программы информирования:

Определить цели программы (дать ясное представление о том, что значит для предприятия быть ответственным) Определить свои заинтересованные стороны, найти лучший способ работы с конкретными заинтересованными сторонами (что, кому и как сообщать), и информировать их в первую очередь Отразить в программе, каким образом добиваться обратной связи и отвечать на запросы работников и других заинтересованных сторон

Классификация заинтересованных сторон на основании их отношения к этике:

* Внутренние заинтересованные стороны:

- «моральные энтузиасты»

- «приверженцы моральных норм»

- «этически некомпетентные»

- «источники этических проблем»

* Внешние заинтересованные стороны:

- «потенциальные союзники»

- враждебно настроенные к капитализму вообще

- не одобряющие конкретные виды деятельности отдельно взятого предприятия (например, производителя табака или алкоголя)

Формы и процесс информирования:

•  Годовые отчеты перед акционерами или отчеты перед государственными ведомствами, содержащие оценку воздействия на окружающую среду

•  Информационное письмо предприятия, его сайт в Интернете, статьи

•  Обращение к глобальным стандартам делового поведения

•  Тренинги, обучение, развитие

•  Выступления руководителей

•  Распространение кодексов, положений о ценностях, миссии, документов, содержащих стандарты, процедуры и ожидания

•  Брошюры по этике, размещение плакатов в офисах

Темы для обсуждения и предоставления информации

А) Собственно этические темы

Б) Информация о программах предприятия, которые также могут быть отнесены к сфере деловой этики, поскольку находятся на стыке с ней:

•  программе менеджмента качества;

•  программе по работе с основными поставщиками;

•  программе по защите окружающей среды, здравоохранению и безопасности;

•  программе «человеческие ресурсы» для обеспечения справедливого отношения к работникам;

•  программе по урегулированию отношений между работниками и администрацией для обеспечения права работников на коллективное ведение переговоров и пр.

6. ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О СОБЛЮДЕНИИ СТАНДАРТОВ, ПРОЦЕДУР И СООТВЕТСТВИИ ОБОСНОВАННЫМ ОЖИДАНИЯМ В СФЕРЕ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ

Обеспечение обратной связи на основе:

1) мониторинга текущих операций (личные отчеты, отчеты работников в качестве членов группы, процедуры всеобщего менеджмента качества, регулярные отчеты и проверки в сферах, где выявлены риски, оценка деятельности, «интервью на выходе»);

2) аудита бухгалтерских книг, фактических данных и методов ведения делопроизводства;

3) обращений работников за консультациями и сообщающих о том, что их беспокоит;

4) расследований инцидентов и изучения отчетов;

5) привлечения заинтересованных сторон.

Предоставление информации о нарушениях и о том, что вызывает беспокойство:

•  Стандарты, процедуры и ожидания, поощряющие работников и представителей ответственного предприятия обращаться за консультацией и сообщать о том, что беспокоит, заставляют делать выбор между преданностью предприятию и преданностью коллегам

•  Необходимость делать подобный выбор может вызвать разлад в коллективе и возродить имеющую исторические корни память о предательстве

•  По данным исследований, значительное число работников даже в развитых странах исключительно неохотно предоставляют информацию о том, что их беспокоит, когда это относится к деловому поведению их коллег

Рекомендации менеджменту:

•  Число работников, готовых сообщать о нарушениях, увеличивается на тех предприятиях, где введены 4 элемента программы деловой этики: 1) стандарты поведения в письменном виде; 2) обучение стандартам поведения; 3) отдел этики;

4) защищенные «горячие линии», «линии помощи» или защищенная электронная

почта.

•  Введение специальных процедур и организационная культура, в которой поощряется диалог, вопросы, сообщения о недочетах, облегчают работникам обращение за советом или предоставление информации о том, что их беспокоит в трудных ситуациях, связанных с деловым поведением.

Правила и процедуры, помогающие работникам обращаться за советом и предоставлять информацию о том, что их беспокоит:

•  предоставление гарантий конфиденциальности личных данных (в той мере, в какой это предусмотрено законом);

•  работники не должны нести ответственность, подвергаться дискриминациям или иным преследованиям;

•  введение политики, в соответствии с которой будут наказываться любые действия, направленные на возмездие;

•  лица, злоупотребившие процедурой предоставления информации, не должны наказываться: они должны быть проконсультированы, и могут быть переведены на другую должность и т. д.