Регламент приема иностранных граждан и делегаций в УрГЭУ

УТВЕРЖДАЮ

Ректор УрГЭУ

_____________

« » 2012 г.

РЕГЛАМЕНТ ПРИЕМА ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН И ДЕЛЕГАЦИЙ в УрГЭУ

Данное положение устанавливает единый порядок приглашения и приема иностранных граждан и делегаций для учебы, участия в семинарах, конференциях, выставках, юбилейных и других мероприятиях для всех подразделений университета.

Подготовка и оформление официального приглашения иностранным гражданам (далее подготовка), прибывающим в УрГЭУ в составе делегаций, либо в индивидуальном порядке на учебу, стажировку, конференции и семинары, выставки, юбилейные и другие мероприятия, контроль за их пребыванием на территории Российской Федерации, возложены на руководителя принимающей кафедры (подразделения) и управление международного сотрудничества (УМС).

Приглашение и прием иностранных граждан в университет проводится по письменному решению ректора и оформляется работниками УМС. Оформление приглашения для разового визита осуществляется не позднее, чем за месяц до приезда делегации, оформление приглашения для долгосрочного сотрудничества осуществляется не позднее, чем за три месяца до приезда делегации.

I. ПРИГЛАШЕНИЕ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

1. Инициатор приглашения составляет служебную записку, составленную по Форме №1, согласовывает ее с начальником УМС и после утверждения служебной записки ректором УрГЭУ предоставляет её в УМС.

2. На основании служебной записки с визой ректора УрГЭУ, программы пребывания иностранного гражданина, составленной по Форме №5, копии паспорта иностранного гражданина, краткого резюме с указанием сведений о месте работы, точного почтового адреса, указанием контактных рабочего и сотового телефонов работники УМС готовят документы для оформления приглашения на въезд иностранного гражданина в РФ. При оформлении приглашения для долгосрочного сотрудничества, предоставляется план мероприятий на год.

II. ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

1. Инициатор назначает ответственного за пребывание иностранной делегации (граждан) работника кафедры (подразделения), который собирает пакет документов, необходимых для проведения мероприятий с участием иностранного гражданина, указанных в плане мероприятий.

2. Для сбора необходимых документов ответственный за пребывание следует инструкции №1.

III. ПРЕБЫВАНИЕ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

1. Иностранный гражданин, въехавший в РФ, обязан зарегистрироваться в течение 3-х рабочих дней со дня прибытия в РФ (пересечения государственной границы).

2. При проживании иностранного гражданина в гостинице, услуги по оформлению регистрации предоставляются гостиницей.

3. При проживании в гостевом фонде УрГЭУ, оформлением регистрации иностранного гражданина занимаются работники УМС.

4. При проживании иностранного гражданина на частной жилой площади, ответственным за оформление регистрации является собственник частной жилой площади.

5. Для оформления регистрации иностранного гражданина, ответственный за пребывание должен предоставить в УМС в день прибытия или на следующий день следующие документы иностранного гражданина:

1.паспорт (с фотографией и отметкой о прибытии),

2. визу (если имеется),

3. миграционную карту;

Если иностранный гражданин прибывает из другого города Российской Федерации, ответственный за пребывание обязан предоставить в УМС дополнительно:

билет ( ж\д или авиа) отрывную часть бланка прибытия иностранного гражданина.

IV. ОТЧЕТНОСТЬ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРЕБЫВАНИЯ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В УрГЭУ.

1.  По результатам работы с иностранными гражданами ответственный за пребывание, предоставляет программу (Форма № 5) пребывания и отчет по пребыванию (Форма №6), и предоставляет его в течение недели в УМС.

2.  Для предоставления отчетных документов в бухгалтерию, ответственный следует инструкции №2.

3. После предоставления отчетных документов в бухгалтерию, ответственный за пребывание предоставляет копии служебной записки, приказа и смет в ФЭУ.

Инструкция №1

1. Ответственный за пребывание на основании служебной записки, завизированной ректором, готовит приказ о приеме иностранной делегации с указанием ответственного лица и списка членов иностранной делегации, согласовывает приказ с главным бухгалтером УрГЭУ, начальником ФЭУ, начальником юридического отдела, начальником УМС, начальником Общего отдела. После сбора согласований, приказ отправляется на подпись к ректору УрГЭУ. После подписи приказ регистрируется в общем отделе.

2. Ответственный за пребывание на основании служебной записки и приказа создает смету расходов, необходимых для реализации плана мероприятий, согласно Форме №2 и № 3(смета для питания в столовой и организации кофе-брейка) и подписывает их. Сметы расходов также необходимо подписать у ректора, прикладывая подписанный приказ и подписанную служебную записку.

3. Для получения наличных денег на представительские расходы, ответственный за пребывание берет в бухгалтерии заявку на выдачу средств на представительские расходы, подписывает у ректора. Далее необходимо заверить заявку и проверить задолженность в отделе расчетов с физическими и юридическими лицами
. Ответственный за пребывание получает деньги в кассе, предоставляя копию приказа, копию служебной записки, заявку на получение наличных средств на представительские расходы и копию паспорта ответственного.

4. Ответственный за пребывание обязан обеспечить встречу иностранного гражданина (см. Форма №4), обеспечить проживание в гостинице или в гостевом фонде УрГЭУ для иностранного гражданина, предоставить программу работы для иностранного гражданина, при необходимости обеспечить перевод.

Инструкция №2

1.По результатам проведения представительских мероприятий с иностранными гражданами, ответственный за пребывание предоставляет отчет в отдел расчетов с физическими и юридическими лицами (УБУ), который включает в себя:

1.  служебную записку

2.  приказ

3.  смету

4.  заполненный авансовый отчет (форму можно взять у бухгалтера отдела расчетов с физическими и юридическими лицами)

5.  чеки, билеты или счета

6.  отчет о представительских расходах ( Форма № 7)

7.  программа проведения представительских мероприятий (Форма№8)

2.По результатам проведения представительских мероприятий с иностранными гражданами, ответственный за пребывание предоставляет отчет по оказанию буфетного обслуживания в столовой УрГЭУ (питание и кофе-брейк) заместителю главного бухгалтера.

Необходимые документы для отчета:

1.копию служебной записки

2. копию приказа

смету на оказание буфетного обслуживания столовой счет - заказ от столовой акт выполненных работ от столовой акт на предоставление питания отчет о расходах программа проведения представительских мероприятий.

Приложения:

Форма№1

Ректору УрГЭУ

От должность, отдел ФИО

Служебная записка

Прошу разрешить оплату представительских расходов, связанных с приемом

(указать ФИО, должность, организацию, город, страну и цель визита)

подробная информация по расходам по статьям: транспорт, проживание, представительские расходы, питание в столовой и т. д.

Дата, подпись, расшифровка подписи.

Форма №2

Приложение к приказу № ______ от ______

УТВЕРЖДАЮ

Ректор УрГЭУ

_____________

« » 2012 г.

СМЕТА

представительских расходов

на проведение приема ФИО, должность, организация иностранного гостя

« » 2012 г.

Место проведения: Уральский государственный экономический университет

Приглашенные официальные лица в кол-ве чел.

Официальные участники со стороны учреждения чел.

Источник финансирования: средства УрГЭУ от приносящей доход деятельности _______________________________________________________________

№ п/п	Наименование представительских расходов (состав расходов)	Суммы представительских расходов (руб.)
1.	Буфетное обслуживание
2.	Транспортное обслуживание
3.	Проживание в гостинице
	ИТОГО:

Подпись подотчетного лица ______________ ____________

(подпись) (Ф. И.О.)

Форма№3

Приложение к приказу № ______ от ______

УТВЕРЖДАЮ

Ректор УрГЭУ

_____________

« » 2012 г.

СМЕТА

представительских расходов

на проведение приема ФИО, должность, организация иностранного гостя

Место проведения: Уральский государственный экономический университет

Приглашенные официальные лица в кол-ве чел.

Официальные участники со стороны учреждения чел.

Источник финансирования: средства УрГЭУ от приносящей доход деятельности _______________________________________________________________

№ п/п	Наименование представительских расходов (состав расходов)	Суммы представительских расходов (руб.)
1	Буфетное обслуживание во время проведения переговоров и культурной программы
	ИТОГО

Подпись подотчетного лица ______________ _____________

(подпись) (Ф. И.О.)

Форма№4

Проректору по АХР

от должность, ФИО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Просим Вас выделить автомобиль для встречи в аэропорту Ф. И.О. приезжающего, должность., который прибудет в УрГЭУ с целью указать цель приезда.

№	Дата, время, маршрут	ФИО гостей	ФИО сопровождающая	Контактный телефон
1.				+7……..
2.				+7……

Должность, подпись, ФИО

Форма№5 Утверждаю

Ректор УрГЭУ

_____________ В.

«____» ____________ 2012 г.

Программа

приема в ___________________делегации специалистов ____________________________

(страна) по теме ____________________________________________________________________________

1.  Основание приема ___________________________________________________________

2.  Состав иностранной делегации:

________________________________________________________________________________

( имя, фамилия, должность).

3.  Срок пребывания делегации на объекте _________________________________________

4.  Сотрудники объекта, участвующие в приеме:

______________________________________________________________________________________________________________________

(ФИО, должность)

5.  Ответственный за прием и его заместитель __________________________________________ ________________________________________________________________________________

(ФИО, должность, № телефона)

6.  Цель посещения объекта иностранной делегацией ____________________________ (перечисляются научно-технические, коммерческие и др. вопросы, которые будут решаться во время приема)____________________________________________________

7.  Вопросы, которые необходимо выяснить у членов иностранной делегации во время приема, кому из российских специалистов (представителей) это поручено ________________________

8.  Содержание и объем научно-технической, коммерческой и др. информации, которая будет сообщена или передана иностранцам (перечисляются разрешенные к передаче и опубликованию материалы, образцы изделий и т. д.) ____________________________________

9.  Будет ли составляться Памятная записка, Протокол о намерениях, Акт о качестве работы аппаратуры и приборов и т. д. ________________________________________________________

10.  Питание членов иностранной делегации _______________________________ (указывается место, время, сопровождающий)______________________________________________________

11.  Маршрут передвижения делегаций по объекту и сопровождающие _______________________

(указываются основные пункты передвижения).

12.  Место жительство членов иностранной делегации ______________________________________

13.  Финансовые условия, на которых делегация прибыла на объект ____________________

14.  Ответственный за составление отчета в 3-дневный срок после визита иностранной делегации (указывается ФИО и № телефона) _________________________________________________

15.  Пункты пребывания иностранной делегации на объекте по дням, часам, цехам, отделам, участкам, лабораториям и т. д.

№ п/п	Дата, время, место проведения мероприятия	Наименование мероприятия	Ответственный	Участники

Начальник _______________(отдела, отделения)__________________

Ответственный за прием (подпись) _____________

Согласовано

Зам. по режиму (безопасности)

«_ _ _» _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2011 г.

Визы:

Нач. 1 отдела

Нач. отдела по международным связям

Форма№6

Отчет о проведении приема иностранных граждан

(ф. и.о., должность лица, ведущего беседу от имени российской организации)

_________________________________________________

(фамилия, имя и должность иностранного гражданина)

Проведение встречи разрешил: ___________________________________________________

Встреча состоялась: в Уральском государственном экономическом университете

(место проведения встречи)

Дата встречи: _______________________________

На встрече присутствовали

с российской стороны:

___________________________________________________________(ФИО, должность)

___________________________________________________________

с зарубежной стороны:

___________________________________________________________(ФИО, должность)

Беседа велась на языке.

Переводчик: ___________________________________(ФИО, должность)

Цель приезда:

Перечень мероприятий:

Начальник управления

международного сотрудничества

Форма№7

ОТЧЕТ

№ _____ от « » 2012 г.

о произведенных представительских расходах

Уральский государственный экономический университет

(наименование учреждения)

В целях ________________________________________________________________

официальными представителями учреждения были проведены переговоры с официальными представителями организаций в кол-ве представителей чел._______

Общая тематика проведенных переговоров: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Со стороны учреждения количество официальных представителей составило чел.

Местом проведения переговоров явилось Уральский государственный экономический университет __________________________________________________________________

Источник финансирования средства УрГЭУ от приносящей доход деятельности

Фактическая смета

произведенных представительских расходов

№ п/п	Вид расхода	Сумма руб.	Номер подтверждающего документа	Примечания
1	2	3	4	5
1.
	Всего на сумму		В приложении

Подпись отчетного лица __________ / __________

Форма№8

ПРОГРАММА

проведения представительских мероприятий

с _________________________________________________________________

Цель проведения: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата проведения: с « » по « » _________ 2012 г.

Место проведения: Уральский государственный экономический университет

Приглашенные официальные должностные лица:

Планируется также присутствие других официальных лиц в кол-ве - чел.

Со стороны Уральского государственного экономического университета

(наименование образовательного учреждения)

планируется участие следующих официальных лиц:

_________ (Ф. И.О.)	_____________________ (должность)
	(должность)

Планируется также присутствие других официальных лиц в кол-ве - чел.

Источник финансирования: средства УрГЭУ от приносящей доход деятельности

№	Представительские мероприятия	Дата	Время
1.

Ответственное лицо: __________________ _____________