Представительств основные формы и методы работы дипломатических

Лекция 5. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ И МЕТОДЫ РАБОТЫ ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ

1. Информационная деятельность дипломата в стране пребывания

2. Личные визиты и беседы дипломата

3. Документы дипломатической переписки

1. Информационная деятельность дипломата в стране пребывания

Одной из самых важных форм работы сотрудников дипло­матических представительств является информационная дея­тельность в стране пребывания, которую условно можно разде­лить на две составляющие:

а) сбор, анализ и передача информа­ции своему правительству;

б) разъяснение позиции своего го­сударства по тому или иному вопросу. Рассмотрим эти направ­ления деятельности дипломатов более детально.

Сбор, анализ и передача информации своему правительству. Венская конвенция о дипломатических сношениях указывает, что выяснение "всеми законными средствами условий и событий в государстве пребывания и со­общение о них правительству аккредитующего государства" является одной из функций дипломатического представитель­ства. Работа в этом направлении отличается большим разнооб­разием. Источниками получения информации являются бесе­ды, средства массовой информации, собственные наблюдения дипломатов. Задача дипломата состоит в том, чтобы глубоко изучить, проанализировать события, явления, факты общест­венно-политической жизни страны и объективно проинформи­ровать о них свое правительство. Иногда уже на этапе анализа и обобщения делаются предложения о каких-либо дипломати­ческих акциях.

Основными документами, в которых содержится передавае­мая информация, являются шифрограммы, записи бесед, обзоры прессы, краткие информации, справки, записки, отчеты, аннотации и переводы всевозможных материалов и т. д. Наиболее срочная информация передается по каналам электронной связи, а информация обобщающего и аналитического характера направляется диппочтой.

Беседа дипломата — важнейший источник как получения информации, так и разъяснения политики своего правительст­ва. По итогам бесед составляются записи.

В деятельности дипломатических представительств особое место занимают пресс-брифинги и пресс-конференции.

Пресс-брифинги проводятся регулярно в специально уста­новленные дни и часы. На них дипломаты кратко информируют общественность о происшедших событиях, а также о позиции своего правительства по тому или иному вопросу и т. д.

Пресс-конференции фактически всегда являются итого­вым мероприятием переговоров. В отличие от пресс-брифин­гов на них не только излагается свое видение проблемы, но также даются ответы на вопросы журналистов и представите­лей общественности. Практикуется раздача присутствующим! информационных и иллюстративных материалов.

Традиционным в информационно-разъяснительной работе дипломатов в стране пребывания является выпуск и направле­ние в МИД, диппредставительства других стран, редакции крупнейших газет пресс-бюллетеней и пресс-релизов. В них обычно публикуются строго официальные сообщения, тексты некоторых документов.

Большое значение имеют также деловые контакты с ре­дакциями солидных газет, журналов, радио, телевидения, что позволяет публиковать материалы, выступать перед радио- и телеаудиторией с сообщениями о внутриполитической жизни своей страны.

Знакомству общественности со страной, которую представ­ляет дипломат, способствует организация книжных и художест­венных выставок, а также установка у здания посольства, с разрешения местных властей, специальных фотовитрин.

2. Личные визиты и беседы дипломата

Деловая беседа — это система целесообразно подобранных мыслей и слов, посредством которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние на другого собеседника или на группу собеседников в целях изменения существующей деловой ситуации, то есть с целью создания новой деловой ситуации или нового делового отношения.

Беседа является благоприятной и часто единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности Вашей позиции с тем, чтобы он согласился с ней и поддержал ее.

Поскольку беседу не всегда можно повторить, важно полностью использовать предоставленную возможность. Особенно если в ней участвуют различные специалисты, "трудноуловимые" люди или высокопоставленные руководители, поэтому полезно иметь представление о психологии и технике проведения беседы и не полагаться только на удачу и стечение обстоятельств.

Не следует на переговорах принимать закрытые и агрессивные позы (наклоненная вперед голова, насупленные брови, широко расставленные на столе локти, сжатые в кулаки или сцепленные пальцы).

Не стоит надевать очки с затемненными стеклами, особенно при первой встрече. Это мешает партнеру адекватно воспринимать Вас и Вашу информацию и нарушает атмосферу общения.

Не разваливайтесь в кресле — партнер будет чувствовать себя менее удобно, чем ему бы хотелось. Жестикуляция необходима, но она должна быть умеренной, а не чрезмерной. Активная жестикуляция отражает положительные эмоции — заинтересованность, дружелюбие; чрезмерная — беспокойство, неуверенность, недостаточность аргументов.

Психологические аспекты деловой беседы

С самого начала при встрече, особенно первой, возможных собеседников в действие вступают не мышление, а эмоции. Поэтому необходимо сразу произвести благоприятное впечатление. Ваш облик должен соответствовать принятым представлениям о сфере Вашей деятельности или профессии, а также обстановке.

• Входите в кабинет партнера уверенно. Смотрите ему прямо в глаза. Рукопожатие должно быть энергичным и коротким. Если есть необходимость представиться, назовите имя и род занятий.

• Проникнитесь уверенностью и установкой на успех. Будьте доброжелательны по отношению к партнеру. Улыбайтесь. По возможности подарите собеседнику комплимент. Постарайтесь быть естественным и непринужденным.

• Нельзя начинать беседу с предъявления претензий, тем более на повышенных тонах. Полезнее дать понять, что отношения с партнером для Вас превыше всего, проблемы же — лишь частный случай, к тому же они вполне разрешимы.

• Для успешного проведения деловой беседы необходимо попытаться найти ответы на следующие вопросы: в каком настроении собеседник? Какие у него проблемы? Как повысить его самооценку? Как облегчить ему выполнение Вашей просьбы?

Эффективный подход к проведению деловых бесед требует также учета ряда психологических закономерностей и особенностей, незнание которых значительно снижает шансы на успех.

Ритм

Представьте, что Вы танцуете с партнершей, не обращая внимания ни на нее, ни на мелодию. Это не танец, а сплошное мучение. Вместо удовольствия Вы получаете отрицательные эмоции, потому что не подстроились друг к другу, не вошли в ритм.

Другая ситуация: прекрасным летним утром Вы сидите у себя в офисе. У Вас отличное настроение, дела идут хорошо. Вы неспешно потягиваете черный кофе. И вдруг в кабинет влетает некто взъерошенный и потный и начинает с порога на повышенных тонах "качать права". Возможно, и справедливо, но Вам все это вряд ли понравится. Самое простое желание, которое возникает у Вас, — выставить его из кабинета, по крайней мере на то время, пока Вы допьете свой кофе. Этот "некто" не учел Ваш ритм и попытался предложить свой, который Вас совершенно не устраивает.

Если Вы хотите эффективно проводить деловые беседы, научитесь подстраиваться к партнеру, быть конгруэнтными.

Быть конгруэнтным — значит быть равным партнеру, созвучным его ритму. В этом случае Вас лучше понимают и с Вами чаще соглашаются, даже если Вы говорите о спорных вещах, потому что конгруэнтность вызывает симпатию и доверие партнера.

Для этого необходимо осуществить подстройку — присоединение, приспособление своего поведения к способу поведения партнера. Подстройка позволяет "начать на чужой лад, чтобы закончить на свой".

Когда люди находятся в тесном эмоциональном контакте, они склонны имитировать движения, жесты, позы, поведенческие реакции друг друга. В таких случаях говорят, что люди понимают друг друга с полуслова, а то и вовсе без слов.

Встраивание в ритм, подстраивание — не утрата самого себя, а учет психологии общения. В первое время ощущаются неловкость, затруднения, но постепенно навыки автоматизируются и применяются свободнее и естественнее.

Алгоритм подстройки. Старайтесь принимать такие же позы, как и Ваш партнер, но не занимайтесь явным копированием: собеседник может подумать, что Вы передразниваете его, и контакт будет потерян. Позы должны быть похожими, а не абсолютной копией. Действуйте в таком же ритме, повторяйте движения и жесты партнера. Однако не старайтесь быть тенью. Если у собеседника зачесался нос, не следует тут же хвататься за свой. Легкого касания лица будет вполне достаточно. Используйте в своей речи такую же громкость голоса, темп, интонации. Речь должна быть похожей, подобной, но не абсолютным копированием.

Подстройку поможет осуществить и учет основной репрезентативной (от фр. системы собеседника — канала, посредством которого субъектом воспринимается информация, поступающая извне.

Разрыв стереотипа

Люди стремятся к определенности и стабильности. Добиться этого помогают стереотипы. Ситуация неопределенности вызывает тревогу, неуверенность, беспокойство; стереотипы воссоздают привычную обстановку, позволяют действовать по накатанным схемам.

Разрыв стереотипа разрушает прогнозируемую определенность и тем самым лишает человека привычной психологической защиты. На какое-то время он входит в состояние транса, который в данном случае выполняет роль защиты, сформированной и закрепленной еще в ходе эволюции.

В мире животных одни спасают жизнь бегством, другие застывают, впадая в транс. Это в свою очередь разрывает стереотип хищника, который действует по жестко заданной схеме: убегающая жертва — настигающий преследователь. В данном случае стереотип ломается благодаря инстинктивному трансу, который погружает жертву в состояние неподвижности. Преследующий хищник выпадает из привычной системы ориентации, и потенциальная жертва получает прекрасные шансы на спасение.

Разрыв стереотипа у людей можно вызвать, например, убрав свою руку в тот момент, когда собеседник протягивает Вам свою; или выдернув из руки курящего сигарету в то время, когда он собирается сделать затяжку; или крикнув "стоп!" тогда, когда уже произнесен тост и люди поднесли рюмки ко рту. По крайней мере, в течение нескольких секунд люди будут находиться в неподвижной позе, пребывать в состоянии измененного сознания: их внутренняя цензура ослаблена, и какая-либо установка или программа могут быть усвоены без объяснения причин.

Подобные состояния длятся недолго — от одной до нескольких секунд. Сознание вначале как бы ныряет в глубины психики за помощью относительно оценки сложившейся ситуации и возможной поведенческой линии. Затем, возвратившись обратно, восстанавливает в правах цензуру и критические барьеры и дает возможность осознать то, что произошло. Поэтому Вашу установку, внушение или программу следует закладывать до того, как произошел момент осознания, т. е. в период кратковременного состояния транса.

В основе разрыва стереотипа лежит неожиданное действие, которое в силу своей внезапности нарушает прогнозирующую деятельность психики на подсознательном уровне.

Описанные примеры носят довольно жесткий, шоковый характер, они едва ли способны доставить удовольствие. В деловой жизни следует стремиться преимущественно к тому, чтобы Ваши действия вызывали положительные эмоции. Например, изменение стиля одежды или прически от нарочито свободно-спортивного к изысканно-респектабельному (или наоборот) способно в первые минуты привести партнера в легкое замешательство, а Вам — дать шанс использовать эти минуты вполне продуктивно.

В качестве средств для разрыва стереотипа могут быть использованы такие приемы как:

• приятные известия (об удачном контракте, о визите зарубежной делегации для переговоров с Вашей фирмой и т. п.);

• присуждение Вам или фирме звания победителя или лауреата конкурса предпринимателей, премии, диплома и т. п.;

• престижный звонок (или его инсценировка) от высокопо-; ставленного или известного человека (президента, мэра, премьера, префекта, политика, спортсмена, артиста) или их визитная карточка;

• изменение Вашего имиджа, внешности и др.

Использование таких приемов потребует воображения и определенного артистизма. Этого, впрочем, требует развитие бизнеса и деловое общение, особенно если рассматривать их как творческий процесс, в котором психология занимает не последнее место.

Подготовка к проведению деловой беседы

Наши соотечественники, занимающиеся бизнесом, от зарубежных партнеров нередко отличаются непрофессионализмом. Это касается и деловых бесед. Они зачастую оказываются непроработанными, предложения носят общий характер. В результате партнеры вежливо Вас выслушивают, но этим все и ограничивается.

Мы часто удивляемся тому, что деловые партнеры мгновенно реагируют на наши слова, парируют наши замечания, даже в сложной для них ситуации. Обычно мы относим это на счет их интеллекта. Но дело не только в нем. Скорее всего наш партнер тщательно и добросовестно подготовился к беседе, спланировал ее, неоднократно прорепетировал, отработал детали, предусмотрел неожиданности и "сюрпризы". В нужный момент он обращается к отработанным вариантам.

Заботясь о результате, позаботьтесь и о подготовке. Чем важнее предмет беседы, тем тщательнее следует готовиться. Если потребуется, отложите встречу, но потратьте время на изучение вопроса.

Хорошо подготовиться к важной деловой беседе помогает планирование. Российские предприниматели не слишком жалуют эту процедуру. Логика мысли при этом проста: "Как можно планировать беседу, когда новый факт или обстоятельство в состоянии разрушить любой план? Импровизация в беседе лучше всякого плана..."

Но именно такой подход и является причиной неудач наших деловых людей в ходе бесед с зарубежными партнерами. Цель планирования как раз и состоит в нейтрализации, смягчении влияния непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка позволяет предусмотреть возможные неожиданности, снизить эффективность выпадов партнера, повысить результативность Ваших заготовок. К тому же приобретается навык быстрой и гибкой реакции на возможные "сюрпризы". Поэтому хороший план сегодня лучше мнимого безупречного завтра.

Планирование деловых бесед — непростое занятие. Один государственный деятель на вопрос о том, сколько времени ему потребуется на подготовку к очередному выступлению по телевидению, ответил: "Если я должен говорить всего десять минут, то на подготовку мне потребуется неделя. Если в моем распоряжении будет один час, то мне нужно два дня. Если же время моего выступления не ограничено, тогда я могу начать хоть сейчас".

При подготовке к деловой беседе составлять следующие планы.

• Генеральный план (указываются виды деятельности, сроки и исполнители).

• Стратегический план — программа действий и пути достижения намеченных задач.

• Тактический план — перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач.

• Оперативный план — программа действий по каждому отдельному пункту беседы.

• План сбора материалов и информации (указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки).

• План систематизации и отбора рабочих материалов (определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора).

• План изложения по времени (определяет рамки следующего, рабочего плана беседы. Время беседы в общих чертах распределяется на отдельные фазы и элементы беседы).

• Рабочий план (устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени).

• План использования вспомогательных средств (предусматривает включение наглядных и технических средств в ход беседы: графики, проекторы, аудио - и видеосистемы, компьютеры и т. п.).

• План приспособления к собеседникам и обстановке (учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа).

• План тренировки — программа репетиций деловой беседы.

Важность беседы является фактором, который определяет, от какого из предложенных планов можно отказаться. Профессиональный подход и корректное отношение к партнеру требуют тщательной подготовки, подгонки деталей и шлифовки беседы в целом, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение. Однажды любитель живописи наблюдал, как Микеланджело тщательно подправлял то одну, то другую деталь на своей картине. В конце концов он воскликнул: "Все, что ты сейчас изменил, это мелочи, пустяки!" Гениальный художник ответил: "Конечно, это мелочи. Но эти мелочи всегда ведут к совершенству, а совершенство, конечно же, не мелочь". Таким образом, улучшение мелких, на первый взгляд, деталей беседы означает путь к совершенству беседы в целом. Многие деловые люди не отказались бы начертать в качестве девиза на своем гербе афоризм американского бизнесмена X. Маккея: "Мелочи не играют решающей роли, они решают все".

Для людей нетерпеливых, пренебрегающих тщательностью подготовки к беседе с партнером, а стало быть, и профессионализмом, возможно, небесполезны будут слова одного европейца, побывавшего на Востоке: "Трудно переоценить значение неторопливого взвешивания деталей и взаимоотношений. Жители Востока усматривают в суете и спешке, с которыми мы выполняем интеллектуальную работу, неспособность современных европейцев привести себя в уравновешенное состояние, что является верным и устрашающим признаком упадка нашей культуры". Разумеется, вопрос "о совершенстве" не носит столь однозначного характера. Если человек будет во всем и все время требовать от себя совершенства, он вообще ничего не сможет добиться. Как заметил М. Твен, "даже вероятная дорога не доведет до нужного места, если топтаться на ней слишком долго".

Чтобы стать действующей, продуктивной и, если хотите, творческой личностью, надо найти в себе мужество, допускающее несовершенство. В школах экономики и бизнеса нередко учат не переходить к действиям, пока не станут известны все факты. В Вашем распоряжении имеется 95 % фактов, и Вы затрачиваете еще шесть месяцев на то, чтобы добыть последние 5 %. К моменту, когда Вы их наконец добыли, оказывается, что они уже устарели, поскольку рыночная ситуация претерпела изменения.

До и во время встречи партнер будет искать Ваши слабые места. Поэтому в ходе подготовки примите следующие защитные меры: о чем возможно — умолчите; заготовьте подходящее объяснение тому, что скрыть нельзя; поговорите с заинтересованными лицами, коллегами, друзьями до того, как это сделает оппонент; проконсультируйтесь с экспертом по вопросам, в которых недостаточно компетентны сами; приучите себя делать паузы — сначала подумайте, а затем говорите.

В ходе подготовки разумно составить сценарий беседы. Пригласите друзей и коллег сыграть в спектакле, где одна из ролей — Ваш упрямый партнер. Вы сможете не только апробировать свои ходы и аргументы, но и потренировать самообладание, умение преодолевать неожиданные препятствия. Репетируйте в незнакомых помещениях — это создаст напряжение и неопределенность, подобные реальным. Не увлекайтесь репетициями — вполне достаточно одной - двух.

Добиться успеха в деловой беседе с партнером позволяют учет и творческое использование следующих качеств, требований и правил:

Профессиональные знания способствуют высокой объективности, достоверности, глубине изложения.

Ясность позволяет логично связать факты и детали, избежать путаницы, двусмысленности, недосказанности.

Наглядность — максимальное использование технических средств, образов, ассоциаций, параллелей — снижает абстрактность изложения.

Постоянная направленность — нацеленность на основные задачи беседы, частичное ознакомление с ними партнеров.

Ритм — повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу, контроль за проработкой ключевых вопросов.

Повторение позволяет акцентировать внимание на основных положениях и идеях, способствует лучшему усвоению собеседником нашей информации.

Внезапность — продуманная, но неожиданная и необычная для партнера увязка деталей, фактов и выводов.

Интенсивность — наличие в ходе беседы "взлетов", когда информация насыщенна и от партнеров требуется максимальная концентрация, и "спадов", используемых для передышки и "закрепления" мыслей и ассоциаций у собеседника.

Объем передачи информации — оптимальные рамки содержания беседы. Помните выражение французского мыслителя Вольтера: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все".

Чувство юмора позволяет разрядить обстановку, донести до партнера сложные моменты, парировать его выпады.

Начало беседы

Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, «особенно если собеседники находятся на разных уровнях по положению, образованию и т. п. Одна из причин таких неудач заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначимыми, хотя, как уже отмечалось, именно первые впечатления часто оказываются решающими.

Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — из любопытства, ожидания чего-то нового, для снятия напряжения, возникающего в начале беседы. Первые три-пять предложений создают психологический настрой, внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, рабочую атмосферу.

Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. С точки зрения психологии это промах. Собеседник вынужден, хочет он того или нет, искать объяснения, аргументы, о которых он до того и не думал. Таким приемом мы создаем барьер между собой и собеседником, и устранить этот барьер нелегко. Как и в шахматах, деловая практика выработала ряд эффективных "дебютов". Коротко рассмотрим некоторые из них.

"Снятие напряженности". Позволяет установить тесный контакт с собеседником. Скажите ему несколько теплых слов — и Вы этого добьетесь. Произнесите несколько доброжелательных фраз личного характера или комплиментов — и лед быстро растает. Созданию дружеской обстановки способствуют и хорошая шутка, и тонкий и доброжелательный юмор. Обратите внимание на предмет, имеющий отношение к хозяину кабинета. Это может быть картина на стене, теннисная ракетка, стоящая в углу, книга на полке. Сделайте какое-нибудь замечание, которое показало бы Вашу заинтересованность, восхищение. Или задайте вопрос типа: "Какая красивая картина! Кто ее написал?" или "Теннис? А в него трудно научиться играть?" Ни одну из этих фраз нельзя назвать особенно глубокой. Но все они выдают принципиально важный личный интерес к другому человеку и ненавязчиво способствуют поиску общего языка.

"Зацепка". Этот прием позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для проведения беседы. В качестве такой "зацепки" можно использовать какое-либо событие, личные впечатления, сравнение, анекдотичный случай, необычный вопрос.

"Стимулирование воображения". Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по тем проблемам, которые в ней должны рассматриваться. Этот метод эффективен в разговоре с оптимистичными и трезвомыслящими собеседниками.

"Прямой подход". Означает начало беседы без раскачки и каких бы то ни было вступлений. Коротко перечисляются причины, вызвавшие необходимость беседы, осуществляется переход от общих вопросов к частным и собственно к теме беседы. Этот метод холоден и рационален, он имеет прямой характер и подходит для кратковременных и не слишком значительных деловых контактов, например начальника и подчиненного. Тем не менее, как справедливо заметил французский писатель и моралист Ж. Лабрюйер, "в жизни бывают случаи, когда самой тонкой хитростью оказывается простота и откровенность". Прямой подход порой предпочитает и собеседник. Многие, с кем приходится вступать в деловые отношения, не любят ходить вокруг да около и хотели бы все уладить без лишних проволочек. У некоторых "политес", необходимость вести какую-то игру вызывают такой дискомфорт, что они готовы сказать всю правду, даже если она им невыгодна.

Цель начальной стадии — вызвать интерес к беседе. Поэтому можно рекомендовать также обращение за советом к партнеру; упоминание об изменениях, которые произошли со времени последней встречи; обсуждение проблем, тенденций, актуальных событий в рассматриваемой сфере; демонстрация Вашей информированности о потребностях и проблемах партнера; включение в начальную фазу беседы какого-либо профессионального вопроса.

Общее правило заключается в том, что начало беседы предполагает использование так называемого "Вы - подхода". "Вы - подход" — умение человека, ведущего беседу, представить себя на месте собеседника, чтобы лучше понять его позицию и точнее ее выразить. Для этого необходимо поставить перед собой вопросы: что бы меня интересовало, будь я на месте своего партнера? Как бы я реагировал на его месте? Вы получите преимущество, как только поймете следующее: заключить приемлемое соглашение — это не заставить собеседника видеть вещи по-вашему, а сделать так, чтобы он согласился на него, оставаясь по возможности при собственных взглядах.

Ведите беседу в располагающей к сотрудничеству манере: спрашивайте, просите совета. Вместо категоричного "Почему Вы не сделали...?" спросите: "Вы не думали сделать...?" или "Что могло бы получиться, если сделать...?" Агрессивный тон оттолкнет, спокойный и доброжелательный — направит беседу в конструктивное русло. Имея перед собой цель, начните с вопроса: как бы собеседник поступил в этой ситуации? Наводящими вопросами типа "А нельзя ли...?", "Не правда ли...?" вполне реально направить его ответы к нужному Вам результатам.

В ходе слушания нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более готовить контраргументы. Не должно быть побочных мыслей, критического анализа того, что нам говорят, в тот момент, когда мы слушаем. В противном случае это отрицательная установка, которая, как мы уже выяснили, непродуктивна и ни к чему хорошему не приводит.

Нельзя с нетерпением ожидать паузы в разговоре, чтобы вставить свое авторитетное мнение. Это нарушает логику мысли партнера, раздражает его, создает впечатление, будто его лишили права высказаться до конца. Он все равно выскажет свои мысли и чувства и сделает это неожиданно, создав таким образом проблемы. Но по большому счету источником этих проблем являемся мы сами. Сэкономленные пять-десять минут обернутся против нас же, ибо потом мы все равно будем вынуждены провести еще две-три беседы по тому же вопросу. Слушать вполуха — это то же самое, что давать полный газ на холостом ходу: бензин расходуется, а движения вперед нет.

Внимательный, тренированный слушатель получает возможность узнать мнение и позицию партнера, его проблемы,

что значительно облегчает ведение деловой беседы. Это задает направление собственной аргументации, а собеседнику предоставляется возможность проявить себя. В результате позже, в фазе принятия решений, существенно снижается или притупляется вовсе острота его возражений. И, наконец, в награду за внимательное слушание мы чаще всего получаем "открытое сердце", доброжелательность партнера, что облегчает взаимопонимание и приближает нас к достижению результата.

При передаче информации необходимы самоконтроль и определенная мера такта и дипломатичности, что означает следующее: не вторгаться в деликатные сферы; неприятные известия сообщать ровно настолько, насколько это вызвано необходимостью; всей информации придавать корректный вид; уметь сдерживать отрицательные эмоции и держать контроль над ситуацией.

По ходу деловой беседы и переговоров важны сдержанность и выдержка — оборотная сторона стремительности. Слишком многословные уменьшают собственные шансы на успех, что подтверждает древнюю мудрость "Молчание — золото". Не считайте необходимостью заполнять каждую паузу при обсуждении сделки с потенциальным партнером. Во многих случаях лучше помолчать, чем добавлять к уже сказанному какие-то пояснения, в которых, по сути, нет надобности.

Молчание как пауза в разумных пределах может работать на Вас: нередко Ваше молчание подталкивает говорить другую сторону, и Ваши шансы услышать нечто ценное возрастают; молчание усиливает впечатление о Вашей уверенности, что может подтолкнуть партнера на уступки; меняется ритм беседы, а это можно использовать для стратегического парирования; молчание оставляет собеседнику простор для самых худших предположений.

Придерживайтесь формулы "60-40": 60 % времени слушайте и лишь 40 — говорите. Высказывайтесь неторопливо, делая глубокий вдох каждые несколько секунд. Это даст оппоненту множество возможностей заговорить самому. Умение делать паузы продемонстрирует Вашу уверенность в собственной правоте. Если ничего подходящего в голову не приходит — не делайте ничего, выждите и посмотрите, что будет дальше. Помните: в деловой жизни ценится не скорость, а результат.

Используйте знакомые и доступные партнеру понятия. Люди будут слушать Вас, когда Вы говорите на их языке: если собеседник заядлый болельщик, используйте спортивные аналогии; если он видит мир сквозь цифры, предоставьте ему множество отчетов и статистической информации. В Ваших интересах сделать так, чтобы Ваше предложение не вызывало опасений.

Всегда, если это возможно, сообщайте собеседнику источники Вашей информации, кто еще ею обычно пользуется, подчеркивайте надежность источников. Важно также демонстрировать партнеру, как Ваши сведения соотносятся с другой информацией.

Аргументация

В фазе аргументирования участники деловой беседы занимают определенную позицию. Здесь можно пытаться изменить сформировавшееся мнение, закрепить измененное, устранить или смягчить противоречия, критически проверить идеи и факты, изложенные Вами или собеседником. Здесь прокладываются пути для заключений, создается база для решающей фазы деловой беседы — принятия решений.

Убедительная и корректная аргументация основывается на применении общепризнанных и принятых в деловых кругах приемов. Эти приемы имеют непреходящую ценность в отличие от спекулятивной техники аргументирования, которая похожа на удар ниже пояса в боксе, обладает краткосрочным действием и часто оборачивается против своего автора, принося ему в конечном счете больше вреда, чем пользы.

Тот, кто намеревается быть убедительным в своей аргументации, должен соблюдать ряд условий.

Оперируйте простыми, точными и убедительными понятиями. Собеседник "слышит" или понимает меньше, чем хочет показать. Это следует помнить всегда. Попробуйте вспомнить, что Вы поняли из последней телепередачи. Кроме того, убедительность легко "потопить" в море слов и аргументов, особенно если они неясны и неточны. Всякое преувеличение есть одна из форм лжи. И даже если правда имеет привкус лжи — партнера лучше от нее избавить. Поэтому аргументы должны быть достоверными.

Выбирайте способ и темп аргументации, соответствующие особенностям характера собеседника. На партнера лучше воздействует активное построение фраз, чем пассивное. Например, лучше сказать "...мы это осуществим...", чем "...можно осуществить...", или "...решить...", чем "...принять решение..."

Аргументы и доводы, предъявленные по очереди, намного эффективнее достигают цели, чем если их преподнести все сразу. Три-четыре ярких аргумента достигают большего эффекта, чем множество средних аргументов.

Как и в театре, важно уметь "держать паузу". Точно расставленные паузы часто оказывают более сильное воздействие, чем поток малоубедительных слов, их заполняющих. Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как монолог одной из сторон.

Ведите аргументацию корректно по отношению к партнеру: это выгодно для Вас же, если Вы рассчитываете на долговременное сотрудничество.

Лучше признать правоту партнера, даже если это может иметь нежелательные для Вас последствия. Это дает право требовать такого же поведения со стороны собеседника. Тем самым Вы соблюдаете деловую этику, которая в деловом мире — далеко не пустой звук.

Корректная аргументация предполагает также оперирование только теми аргументами, которые уже приняты партнером.

Избегайте пустых фраз: они свидетельствуют об ослаблении Вашего внимания и позиций, ведут к ненужным паузам с целью выиграть время и поймать утерянную нить беседы (таковы фразы "как было сказано", "более или менее", "или другими словами", "наряду с отмеченным", "можно и так, и так" и др.). Эти выражения — не из делового лексикона.

Приспосабливайте аргументы к личности Вашего партнера. Это значит, что Вы должны говорить о том, о чем хочет говорить собеседник. А он всегда хочет говорить о своих целях, интересах, выгоде. Игнорировать это — значит заведомо проиграть

Употребляемая Вами терминология должна быть понятной собеседнику, иначе Вы не только не убедите его, но и испортите ему настроение тем, что он не в состоянии понять содержание Вашего выступления. Необходимо проверять воздействие аргументов перекрестными вопросами для контроля за уровнем понимания и восприятия собеседника (контрольные вопросы).

Общее правило состоит в том, что пассивные, критические, негативные, задевающие партнера, акцентирующие внимание на трудностях, а не на путях их преодоления слова и выражения должны быть заменены активными, позитивными, открывающими перспективу и демонстрирующими возможности и шансы на успех.

Ручка и бумага являются обязательными атрибутами и вспомогательными средствами для всех участников деловой беседы. Они позволяют зафиксировать основные идеи, нарисовать схемы, вовлечь внимание партнера в совместную работу.

Если для подкрепления своих аргументов Вы намерены использовать статьи и брошюры, их надо подобрать строго по тематике, а объем ограничить. Необходимо точно знать, где и что в них искать, чтобы сразу все показать и объяснить. Это позволит избежать ситуации, когда собеседник откладывает решение со словами: "Это все надо проштудировать".

Наилучшие аргументы — те, которые основаны на четких и логичных рассуждениях, на хорошем знании деталей и обстоятельств и на прогнозирующей способности точно и конкретно предусмотреть основные сценарии развития беседы.

3. Документы дипломатической переписки

Ведущее место в повседневной рутинной работе дипломати­ческих представительств занимает переписка между ведом­ством внешних сношений страны пребывания и дипкорпусом, между сотрудниками дипломатических представительств.

В зависимости от содержания и технического оформления существуют следующие виды документов: вербальная, цирку­лярная и личная ноты, меморандум, памятная записка, лич­ное письмо.

Наиболее распространенным видом такого рода документов является вербальная нота (лат. verbalis — устный, словесный), т. е. сообщение, приравненное к устному. Она направляется по вопросам текущего характера (например, по случаю прибытия нового сотрудника дипломатического представительства, инос­транной делегации) как реакция на то или иное событие и т. д. Вербальной нотой может быть оформлено международное согла­шение. Переписка между правительствами по особо важным международным вопросам также может осуществляться в фор­ме вербальных нот. Иными словами, по содержанию вербальная нота охватывает весьма широкий спектр разнообразных проб­лем, выбор которых определяется традициями и практикой страны пребывания.

Оформление требует соблюдения опреде­ленных правил. Так, текст печатается на специальном бланке, составляется только от третьего лица, начинается комплимен­том с указанием полного наименования ведомств отправителя и получателя ("Министерство иностранных дел Республики Бела­русь свидетельствует свое уважение Посольству Республики Польша и имеет честь сообщить..."), затем следует смысловая часть и завершается комплиментом ("Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить посольству уверения в своем самом высоком уважении"). Адрес получателя, независимо от коли­чества страниц, указывается на первой странице в левом ниж­нем углу. Вербальной ноте присваивается номер, иногда индекс, личная подпись отправителя не ставится. Нота должна быть за­верена мастичной печатью. В правом верхнем углу указываются место и дата отправления. Вручается лично или курьером.

Личная нота, в отличие от вербальной, составляется от пер­вого лица, начинается с обращения (Уважаемый Господин По­сол, Ваше Превосходительство, Господин Поверенный в делах. Слово "уважаемый" употребляется в зависимости от характера личных отношений и местного протокола). После обращения следует содержательная часть, начинающаяся, как правило, словами "имею честь...". Завершается текст комплиментом и личной подписью отправителя. Личная нота не заверяется пе­чатью, не имеет номера. В остальном же ее оформление иден­тично оформлению вербальной ноты.

Памятная записка может быть самостоятельным докумен­том, а также приложением к личной или вербальной ноте. В качестве самостоятельного документа она по форме напомина­ет вербальную ноту, но не имеет печати и адреса. Памятные за­писки могут составляться, во-первых, по просьбе лица, с кото­рым велась беседа, во-вторых, по собственной инициативе (предварительно) как напоминание о необходимости рассмот­рения того или иного вопроса либо с целью фиксации информа­ции, чтобы в дальнейшем исключить ошибки в ее толковании. Составляется этот документ в безличной форме ("сообщает­ся...", "напоминается...", "приходится констатировать..." и т. д.), обращения и комплиментов не содержит. Адрес и исходящий но­мер не ставятся. Проставляется лишь место и дата отправления. Над текстом печатается надпись "Па­мятная записка". Передается она, как правило, лично, реже — с курьером. Факт вручения должен быть зафиксирован в записи бесе­ды дипломата с приложением ее копии.

Меморандум, как и памятная записка, может быть как са­мостоятельным документом, так и приложением к личной или вербальной ноте в целях сокращения ее текста. В этом доку­менте излагается авторское видение проблемы, анализируются те или иные факты, ведется дискуссия с позицией другой сто­роны, что предполагает его дальнейшее обсуждение. Составля­ется в форме письма, комплиментов не содержит. Как отдель­ный документ печатается на нотном бланке, печать и номер не ставятся, не подписывается, но место и дата отправления ука­зываются. Как приложение к ноте меморандум печатается на простой бумаге, номер, печать, место и дата отправления не ставятся, адрес не указывается.

Частное (личное) письмо отправляется знакомым офици­альным лицам в тех случаях:

·  когда хотят подчеркнуть заинтересованность автора в ре­шении того или иного вопроса;

·  когда постановка вопроса по какой-либо причине в офи­циальном порядке нежелательна;

·  когда хотят выразить личное отношение к происшедше­му событию (поздравление по случаю дня рождения, национального праздника, соболезнование по поводу траура и т. д.).

Для личного письма используют простую бумагу хорошего качества, в остальном — оформление такое же, как у личной ноты.

В реализации задач дипломатии в настоящее время важ­ную роль играют не только традиционные документы, но и та­кие, как заявления глав государств и правительств, декла­рации. В них находят отражение позиция и принципы госу­дарства по различным проблемам международных отноше­ний. Не требуя официального ответа, эти документы, тем не менее, предполагают реакцию на них со стороны субъектов международного права.

По поводу национальных праздников, юбилеев направля­ются приветственные телеграммы, в которых могут быть высказаны важные идеи и предложения. Среди дипломатических документов можно выделить так­же обращения парламентов к высшим законодательным орга­нам других стран (по вопросам разоружения, защиты окружа­ющей среды и т. д.), ответы руководителей государств на пресс-конференциях, их интервью и выступления на междуна­родных форумах, совместные (двусторонние и многосторон­ние) коммюнике.

Визитная карточка, не являясь дипломатическим доку­ментом в строгом смысле слова, тем не менее, играет важную роль в работе сотрудников внешнеполитического ведомства. Так, ею можно не только представиться, но также поздравить, поблагодарить, выразить соболезнование, попрощаться. С ви­зитной карточкой удобно послать цветы, книгу, сувенир и т. д. Визитная карточка дипломатов печатается на белой высо­кокачественной бумаге. Наиболее распространенный ее размер для мужчин — 90x50 мм, для женщин — 80x40 мм. Для офи­циальных лиц высокого ранга ее размер может быть 100x60 и 90x50 мм соответственно. Указанные размеры не универсаль­ны, в Великобритании, например, размер визитной карточки у женщин больше, чем у мужчин.

Мировая практика обмена визитными карточками разнооб­разна. Так, в Великобритании и других англосаксонских стра­нах вновь прибывшие дипломаты первыми наносят лишь офи­циальные визиты, в дальнейшем они ждут визитов или визит­ных карточек лиц, которые хотели бы установить с ними кон­такт. Во Франции инициатива первых визитов и направления визитных карточек принадлежит прибывшему лицу. В дипло­матических кругах распространена французская практика.

Дипломатам, имеющим семьи, рекомендуется иметь четы­ре вида карточек:

1. Официальная карточка с указанием фамилии, имени и от­чества (если есть), ранга и адреса. Главы диппредставительств имеют два вида таких карточек: на первой дан их полный ти­тул, на второй — сокращенный ("посол" или "министр").

2. Карточка для неофициальных случаев — с указанием только фамилии, имени, отчества.

3. Визитная карточка жены— с указанием фамилии, имени и отчества.

4. Совместная карточка мужа и жены ("г-н и г-жа N") — с указанием адреса. В Великобритании совместные карточки не используются.