введение
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!
«Каждого человека можно представить как потребителя времени. Он перерабатывает время на разные мысли, чувства, работу. И хотя перерабатывается небольшая часть, а все остальное пропадает, все равно принято считать, что времени не хватает, его мало.
Время – самая большая ценность и нелепо тратить его для обид, для соперничества, для удовлетворения самолюбия. …Им можно пользоваться разумно, и можно его губить. Так легко его проболтать, проспать, истратить на бесплодные ожидания, на погоню за модой, да мало ли на что.
… время идет то медленнее, то быстрее, иногда оно останавливается, замирает. Есть моменты, когда ход Времени чувствуется воспаленно - остро, оно мчится с такой скоростью, что только ахаешь, оглянуться не успел, и день куда-то провалился…, а бывает, оно мучает своей неторопливостью, вязкой медлительностью. Вдруг оно начинает тянуться, минуты вытягиваются нескончаемой нитью. От чего это зависит? Насыщенность? Но есть ли тут связь? Когда время не замечаешь – когда много дел или же когда отдыхаешь? Заполненный работой день тоже может промелькнуть, а может измотать душу медлительностью… Нет, тут случается по-всякому, и как-то не совсем ясно, от чего зависит скорость времени, что его подгоняет, а что его тормозит…
Что мы удерживаем в памяти? События. Ими мы размечаем свою жизнь. Они как вехи, а между вехами – пусто… на что же ушли дни? Ведь что-то я делал, все время был занят, а чем именно – не вспомнить. Суета или необходимое – чем отчитаться за эти дни? Если бы только дни… месяцы… Год промелькнул, и опять я не успел сделать обещанного себе, да и другим – не кончил романа, не ответил на письма, не встретился, не сделал… Откладывал, откладывал и вот уже откладывать некуда. …Конечно, признавать себя банкротом тоже не хочется. Лучше всего об этом не думать. Самое умное – это не размышлять над собственной жизнью.
Маленькие дети плохо чувствуют время. Ощущение его растет и обостряется с возрастом, и к старости – чем меньше остается Времени, тем слышнее становится его ход.
Жизнь спешит, если мы сами медлим. Ведь мы живем какими-то избранными моментами и запоминаем лишь сгустки жизни.
Полчаса – для нас это не время. Мы признаем только целые поля Времени, его расчищенные, свободные от обстоятельств и случайностей площадки. Там мы готовы развернуться. Меньшее нас не устраивает, мы сразу же ссылаемся на помехи, на обстоятельства. О, могущество независимых он нас обстоятельств, властных, оправданных! На них так удобно переложить ответственность…
… Не стоит даже считать, сколько (без всяких уважительных причин) потеряно лет… Но с другой стороны… если никакое время не бывает мало, то, значит, никогда не может быть поздно вступить в новые взаимоотношения со Временем. Сколько бы человеку ни осталось жить, и на каком перегоне ни застала бы его эта мысль!.. И даже, чем меньше остается времени, тем умнее его надо расходовать».
Д. Гранин «Эта странная жизнь»
«Все, о Луцилий, не наше, а чужое, только время наша собственность. Природа предоставила в наше владение только эту вечно текущую и непостоянную вещь, которую вдобавок может отнять у нас всякий, кто этого захочет… Люди решительно ни во что не ценят чужого времени, хотя оно единственная вещь, которую нельзя возвратить обратно при всем желании.
Большая часть нашей жизни уходит на ошибки и дурные поступки; значительная часть протекает в бездействии, и почти всегда вся жизнь в том, что мы делаем не то, что надо».
Сенека Луций Анней
Джим Лоер в своей книге «Сила полной вовлеченности» говорит, что «ключом к высокой производительности является управление энергией, а не временем».
Должна согласиться с этим высказыванием. Постоянные попытки управлять своим временем только приводят меня к еще большему беспокойству, и чувству, что я не все успела сделать. Я постоянно задумываюсь о том, как бы я «потратила какое-то время с большей пользой». Но ведь смысл жизни наслаждаться ей, не так ли? Разве мы не можем быть высокопроизводительными без постоянного учета каждой минуты?
Думаю, что можем. По крайней мере, я стараюсь жить именно так.
Как ты относишься к своему времени? Задумывался ли ты когда-нибудь, сколько времени ты проводишь в очередях, в транспорте, за телевизором, на развлекательных порталах...
А теперь сложи все эти часы в дни, а дни в годы – сколько ты потратил времени и можешь еще потратить, если не поменяешь свое отношение к времени.
Поменяй отношение к своему времени
Средняя продолжительность жизни по России – 65 лет.
· Спим мы 1/3 жизни, получается, что мы бодрствуем всего 43 года.
· Если мы едим 1,5 часа в день – то еще вычитаем 4 года из нашей жизни и получается 39 лет.
· А если ты работаешь на работе, которую терпеть не можешь, и ждешь когда закончится рабочий день – вычисляем:
((8 часов * 21 рабочий день * 11 месяцев * 35 лет)/24 часа)/365дней – то получиться около 7 лет. 39 – 7 = 32 года
· Из этих 32 лет можно еще вычесть дорогу на работу и с работы, бытовые хлопоты …
А если еще вычесть просмотр телевизора и прочей ерунды, на что мы тратим свое время, то можно понять, что времени у нас не так уж много как кажется.
А теперь подумай, сколько можно было сделать за это время, чтобы продвинуться к своей цели?
Многие говорят что время – деньги, но я с этим не согласен. Время гораздо ценнее, чем деньги – деньги ты можешь заработать, а вот время, увы, нет!
У нас у всех 24 часа в сутки – ни больше, ни меньше и единственное что в наших силах – это быть гораздо продуктивнее.
Оцени свое время
Есть очень хороший способ заставить себя ценить время.
Задав себе вопросы, то чем я сейчас занимаюсь:
· ни как не повлияло на мою цель
· продвинуло меня к моей цели
· отбросило меня назад на пути к цели
Наполнение времени
Все мы люди и некоторых моментов в жизни просто нельзя избежать. Мы вынуждены добираться из пункта А в пункт Б, стоять в очередях и так далее. Как быть в такой ситуации?
Наполни это время!!!
· читай
· делай звонки
· планируй проект
· слушай аудиокниги
· и так далее
Всегда имей с собой несколько наполнителей времени, заранее позаботившись об этом.
(притча)
Притча об упорном осле и колодце
Однажды осел упал в колодец и стал громко вопить, призывая на помощь. На его крики прибежал хозяин ослика и развел руками - ведь вытащить ослика из колодца было невозможно.
Тогда хозяин рассудил так: «Осел мой уже стар, а я все равно хотел купить нового молодого осла. Этот колодец уже совсем высох, и я уже давно хотел его засыпать и вырыть новый. Так почему бы сразу не убить двух зайцев – засыплю, ка, я старый колодец, да и ослика заодно закопаю».
Недолго думая, он пригласил своих соседей - все дружно взялись за лопаты и стали бросать землю в колодец. Осел сразу же понял, что к чему и начал громко вопить, но люди не обращали внимание на его вопли и молча продолжали бросать землю в колодец.
Однако, очень скоро ослик замолчал. Когда хозяин заглянули в колодец, он увидел следующую картину - каждый кусок земли, который падал на спину ослика, он стряхивал и приминал ногами.
Через некоторое время, к всеобщему удивлению, ослик оказался наверху и выпрыгнул из колодца! Так вот…
… Возможно, в вашей жизни было много всяких неприятностей, и в будущем жизнь будет посылать вам все новые и новые.
И всякий раз, когда на вас упадет очередной ком, помните, что вы можете стряхнуть его и именно благодаря этому кому, подняться немного выше. Таким образом, вы постепенно сможете выбраться из самого глубокого колодца.
Каждая проблема - это камень, который жизнь кидает в вас, но ступая по этим камням, вы можете перейти бурный поток.
Запомните пять простых правил:
1. Освободите свое сердце от ненависти — простите всех, на кого вы были обижены
2. Освободите свое сердце от волнений — большинство из них бесполезны.
3. Ведите простую жизнь и цените то, что имеете.
4. Отдавайте больше.
5. Ожидайте меньше.
(моя рабочая неделя)
Участникам предлагается подумать, чем располагает школа, чтобы помочь ребятам избежать цейтнота. В высказываниях подчеркнуть: режим дня школы, расписание уроков, план работы на четверть (неделю, год), график дежурств и т. п. Можно обсудить, чем вызвана необходимость режима дня в школе? Как связан режим дня школы с режимом дня каждого участника? Удобно ли иметь расписание уроков на предстоящий день (неделю), расписание экзаменов, почему? Можно ли также распланировать свои внешкольные дела (предложить высказаться тем, кто посещает какие-либо внешкольные учреждения; выяснить, кто из них выполняет некоторые уроки заранее с учетом своей дополнительной нагрузки, удобно ли это)?
Участникам раздаются бланки «Моя рабочая неделя».
День недели | Утро | День | Вечер |
Понедельник | |||
Вторник | |||
Среда | |||
Четверг | |||
Пятница | |||
Суббота | |||
Воскресенье |
На этих бланках участники закрашивают дни недели и время суток цветными карандашами (фломастерами): красным цветом то время, которое совпадает с большой нагрузкой, желтым — со средней нагрузкой, зеленым — с отдыхом и развлечениями (эта работа начинается на занятии, а завершается дома). Цвет покажет рациональность распределения сил участников в течение недели и каждого дня. По окончании работы желающие демонстрируют свои бланки. Группа обсуждает, в какое время для данного участника может возникнуть опасность стресса, связанного с цейтнотом (там, где много красного цвета) и предлагает, как можно этого избежать. Ведущий подчеркивает такие варианты предотвращения цейтнота, как:
— планировать предстоящие дела, чтобы ничего не забыть и не столкнуться с внезапной необходимостью что-то срочно доделывать в последний момент;
— делать уроки заранее, чтобы разгрузить те дни, когда у участника есть внешкольные занятия;
— не браться за несколько дел одновременно.
Особо следует подчеркнуть, что, планируя, свои дела, необходимо учитывать время для отдыха и восстановления сил.
Заключительная часть
Участникам предлагается поделиться собственным опытом предотвращения цейтнота при помощи предварительного планирования или других способов.
Ведущий обращает внимание на то, что, если все-таки возникает ситуация цейтнота, человеку необходимо в короткий срок мобилизовать все свои силы. Существуют методы быстрой мобилизации ресурсов и восстановления сил, например массаж активных точек. Ведущий знакомит участников с некоторыми приемами такого массажа:
— массаж мочек ушей;
— надавливание большим пальцем на точку между нижней губой и подбородком;
— массаж переносицы и области «третьего глаза».
(анализ использования и потеря времени)
Чтобы изменить рабочий стиль, необходимо иметь представление о том, на что уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.
Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
· неизвестно, на что вообще расходуется время;
· неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
· неизвестны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
· неизвестно, какие личности или какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем тратите, вы вскроете действительно важные резервы своего личного рабочего времени.
Выделите два объекта анализа: виды деятельности с учетом их приоритетов и дневные помехи («поглотители» времени). Старайтесь при этом быть честным и самокритичным.
Планирование времени, классификация задач
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике управленческой деятельности считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами.
Принципиально важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном виде.
При планировании дня учитывайте следующее правило (правило 60:40):
· планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени;
· около 40% рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
(Принцип Парето)
Случалось тебе заниматься решением какой-нибудь задачи впервые? Сколько сил и энергии уходило на то, чтобы добиться хоть какого-то результата.
А после выполнения этой задачи, оглядываясь назад, ты понимаешь, что некоторые вещи при решении этой задачи вообще не заслуживали твоего внимания.
Если бы ты заново стал решать эту задачу, то ты отбрасывал большую половину дел, которые тебя не продвигали к твоей цели, а делал только те, что действительно давали результат.
Принцип Парето - звучит так:
20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% дают только 20%
Этот принцип является универсальным, и применим к любой сфере деятельности.
Например:
· 20% людей владеют 80% капитала, а остальные 80% владеют 20%
· 20% клиентов приносят 80% прибыли, а остальные 80% приносят 20%
· 20% информации приносят 80% знаний по данной теме, а остальные 80% только 20%
· И так далее
Проверь этот принцип обязательно, проанализировав одно из своих последних дел, чтобы убедиться самому в его действенности. Может соотношение и не будет 20/80, но очень близко к этому!
Давай разберем пример – тебе надо изучить Английский язык. В Оксфордском словаре Английского языка различных форм слов, но достаточно изучить 1000 самых распространенных слов, чтобы нормально общаться на этом языке.
Используй принцип Парето как инструмент достижение своей цели.
Перед выполнением каждой задачи спрашивай себя – эта задача из тех 20%, что принесут мне 80% результата?
Обязательно применяй его на практике, чтобы со временем ты мог за считанные секунды проанализировать задачу и правильно расставить приоритеты.
(АБВ-анализ)
Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством:
· важнейшие задачи (категории А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел, однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;
· на важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости;
· на менее важные и несущественные задачи — соответственно 65% и 15%.
И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов — важный творческий элемент работы руководителя. Ниже приводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач категории А.
1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
2. Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего коллектива, группы и т. д.?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее моральное удовлетворение и материальное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность», отнести ее к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение.
(принцип Эйзенхауэра)
Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что все дела делятся по важности и про срочности.
Важные и срочные дела это те, которые нужны для достижения цели А. Их обязательно нужно делать самому и сразу. А остальные планировать и делегировать. Неважные и несрочные дела не стоят того, чтобы тратить на них своё драгоценное время.
Принцип Эйзенхауэра
На днях с толкнулся с замечательным принципом, чем пользовался и ранее, но не в полном объеме. Называется Принцип Эйзенхауэра, суть принципа заключается, в том что все дела можно разделить на 4 группы:
1. важные срочные
2. важные не срочные
3. не важные срочные
4. не важные не срочные
В самом начале дня вы разбиваете все стоящие перед вами задачи в соответствии с данными группами, и выполняете их в соответствующем порядке, идя от 1 к 4.
Сам Эйзенхауэр считал, что дела, относящиеся к четвёртой категории, выполнять вообще не надо.
Часто данный принцип изображают в виде таблицы.
Расстановка приоритетов: сделайте это правильно
(приоритеты)
ПРО ПРИОРИТЕТЫ
Профессор философии, стоя перед своей аудиторией, взял пятилитровую стеклянную банку и наполнил её камнями, каждый не менее пяти сантиметров в диаметре. В конце спросил студентов, полна ли банка?
Ответили: да, полна.
Тогда он открыл банку горошка и высыпал её содержимое в большую банку, немного потряс её. Горошек занял свободное место между камнями. Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка?
Ответили: да, полна.
Тогда он взял коробку, наполненную песком, и насыпал его в банку. Естественно, песок занял полностью существующее свободное место и всё закрыл. Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он достал кружку с водой и вылил её в банку до последней капли, размачивая песок.
Студенты смеялись.
— А сейчас я хочу, чтобы вы поняли, что банка — это ваша жизнь.
Камни — это важнейшие вещи вашей жизни: семья, здоровье, работа, друзья, свои дети — всё то, что необходимо, чтобы ваша жизнь всё-таки оставалась полной даже в случае, если всё остальное потеряется.
Горошек — это вещи, которые лично для вас стали важными: хобби, дом, автомобиль.
Песок — это всё остальное, мелочи.
Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться горошек и камни.
И также в вашей жизни, если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей.
Занимайтесь тем, что вам приносит счастье: играйте с вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями.
Всегда будет ещё время, чтобы позаниматься хобби, сделать уборку или ремонт дома, починить и помыть автомобиль.
Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни;
определите ваши приоритеты: остальное — это только песок.
Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет вода?
Профессор улыбнулся.
— Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть немного места для праздного безделья.
(Рациональное использование рабочего времени )
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший.
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.
2. Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами № 2, 3 и т. д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном.
4. Придумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» — продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое — «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором — ставите себя в определенные рамки.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.
7. Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше — картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила — записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т. п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!
8. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
9. Избегайте досадных помех.
10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.
11. Учитесь читать. Не судите о содержании по отрывку: непонятное в абзаце может быть пояснено двумя строками ниже.
12. Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.
13. Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?
14. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.
15. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.
16. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону — ведите разговор на деловом уровне.
17. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, — будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т. д.
18. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т. д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.
19. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
20. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.
21. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
22. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты.
23. При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2—3 часов в день.
Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.
(управление временем)
Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире[1]
В управлении временем можно выделить следующие процессы:
· Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
· Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
· Реализация — конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
(хронофаг)
Хронофаги (от др.-греч. χρόνος — «время»; φᾰγω — «пожираю») (или поглотители времени, пожиратели времени) — один из терминов тайм-менеджмента, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).
Хронофаги могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (компьютерные игры, телевизор и др).
Наиболее распространенные хронофаги[1]
· Нечеткая постановка цели.
· Отсутствие приоритетов в делах.
· Программное обеспечение с характерным дефектом.
· Попытка слишком много сделать за один раз.
· Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя).
· Плохое планирование рабочего дня.
· Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
· Неэффективное хранение документов и другой информации.
· Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет».
· Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры.
· Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар»
· Отсутствие самодисциплины.
· Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту.
· Неэффективные совещания.
· Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.
· Синдром «откладывания».
· Желание знать все детали, прежде чем действовать
· Спешка, нетерпение.
· Редкое делегирование (или его отсутствие).
· Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано.
· Слишком частые поездки
· Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.
(Хронометраж)
Хронометраж
Хронометраж – это метод изучения затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся при производстве каждого изделия элементов операции. Хронометражные наблюдения позволяют выявить резервы связанные со временем выполнения оперативной работы.
Основные этапы хронометража:
1. подготовка к наблюдению – ознакомление с операцией и расчленение трудового процесса, определение фиксажных точек;
2. наблюдение – заполнение листа наблюдений в таблице по форме 1.5
3. обработка, анализ данных наблюдения – проверка длительности каждого
элемента операции, проверка устойчивости хронометражных рядов, сравнение с действующими нормативами;
определение с учетом передового опыта и внедренных оргтсхмероприятий рационального состава операции, продолжительности ее элементов и операции в целом.
(Прокрастинация)
Прокрастинация (англ. Procrastination, от лат. procrastinatus: pro- (вместо, впереди) и crastinus (завтрашний)) — понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Выражается в «отлынивании» и исполнении обязательств в самый последний момент, а зачастую и тогда, когда все сроки уже миновали. Психологи часто определяют прокрастинацию как механизм борьбы с тревогой, связанной с начинанием либо завершением каких-либо дел, принятием решений. Также называются три основных критерия, на основании которых поведение человека определяется как прокрастинация: контрпродуктивность, бесполезность, отсрочка.
Если говорить без прикрас, прокрастинация — это психологическое состояние, во время которого, вместо того чтобы заниматься важным делом (например, выполнением своих должностных обязанностей), индивид отвлекает свое внимание на «бытовые» мелочи — чтение новостей, уборку рабочего места и т. д., отлынивая тем самым от полезных дел. Таким образом, прокрастинация (от англ. оттягивание, промедление) — «нормальное» рабочее состояние, знакомое половине из нас и из-за которого коэффициент нашего полезного действия неуклонно стремится к нулю. Прокрастинация может вызвать стресс, чувство вины, потерю продуктивности, недовольство окружающих из-за невыполнения обязательств. Комбинация этих чувств может спровоцировать дальнейшую прокрастинацию. До определенного уровня, прокрастинация считается нормой, однако это становится проблемой, когда она мешает нормальному функционированию. Хроническая прокрастинация может быть вызвана скрытым психологическим или физиологическим недугом.
Прокрастинация — это выражение эмоциональной реакции на планируемые или необходимые дела. В зависимости от характера этих эмоций, прокрастинация делится на два фундаментальных типа: «расслабленная», когда человек тратит время на другие, более приятные занятия и развлечения, и «напряженная», связанная с общей перегрузкой, потерей ощущения времени, неудовлетворенностью собственными достижениями, неясными жизненными целями, нерешительностью и неуверенностью в себе.
Упражнения Антивремя
Каждому из участников предлагается тема для небольшого рассказа. К примеру: «Театр», «Магазин», «Путешествие за город». Получивший тему должен раскрыть ее, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента.
Тест «Ваше отношение к управлению временем»
Только Вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом (либо удерживать Вас от этого). В то же время Вы можете сами встать у себя на пути.
Задание:
Подумайте, какие внутренние причины могут помешать Вам использовать методы управления временем на практике. Ниже следует набор возможных ответов. Отметьте в таблице те пункты, с которыми Вы согласны.
Чтобы оценить Ваше отношение к управлению временем, запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует Вашим убеждениям.
1. "Мне не дается планирование времени, так как от рождения я неорганизованный человек"
2. "Постоянное планирование времени отнимет у меня слишком много сил"
3. "Управление временем функционирует только в теории"
4. "Планирование времени лишит мою жизнь спонтанности"
5. "Для моей практической работы в качестве __________ само-менеджмент не подойдет"
6. "Это все азбучные истины".
7. "Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет".
8. "Реальность не будет соответствовать моим планам"
9. "Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня, если я начну фиксировать затраты времени"
10. "Я и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня".
11. "Я все равно не успею сделать то, что запланировано".
12. "Если я захочу, чтобы работа была сделана, я сумею ее выполнить, не прибегая к тайм-менеджменту".
13. "Если бы это было так просто, то это бы делал каждый"
Результаты тестирования.
0 - 2: У Вас позитивное отношение к тайм – менеджменту и не должно возникнуть особых трудностей в выполнении практических приемов.
3 – 5: Хотя Ваш подход к организации времени в целом конструктивен, некоторые отрицательные черты могут помешать Вам.
6 – 8: Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления.
Свыше 8: Большое количество очков, набранное Вами, предполагает, что Вашему умению организовать время, значительно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент Вы сильно сомневаетесь, что в состоянии сделать свою жизнь более легкой или менее напряженной. Но использование методик поможет Вам выработать положительную позицию в отношении организации времени.
Тесты для подростков
Несколько важных моментов и советов, которые необходимо учитывать при тестировании:
· Все тесты несовершенны. Они придуманы людьми, а люди могут ошибаться. Даже официально принятые системы тестирования порой содержат вопросы, смысл которых не совсем понятен.
· Если ты уверен, что результат тестирования не верен, ошибаются скорее всего тесты, а не ты.
· На результат тестирования может оказать влияние твое состояние в момент проведения теста. Не проходи тест, когда ты устал, плохо себя чувствуешь, раздражен или чем-то расстроен.
· Почти в каждом тесте есть вопросы, которые могут вызвать у тебя возражения или просто не понравиться. Не придавай этому значение, отвечай, как можешь.
· У каждого человека свое представление о том, что подразумевают вопросы тестов. Все понятия имеют смысл, и твое собственное тоже.
· Каждый тест имеет свои правила и систему оценок. Вначале внимательно прочитай указания к тесту.
· Отвечай на вопросы насколько можно честно.
· Давай первый ответ, какой пришел в голову.
· Не беспокойся и не пугайся, обнаружив в себе что-либо для тебя удивительное.
· Можно проходить тесты снова, спустя несколько месяцев или лет, поэтому желательно сохранять результаты тестов, записывать дату прохождения теста. А пройдя тест повторно, подумай, как изменились результаты, и что могут рассказать эти отличия или сходство в результатах о твоей личности? Меняешься ли ты или не происходит никаких изменений?
