Специфика документооборота электронной торговли
Акимова М. А,
В статье рассматриваются особенности электронного документооборота торговых операций на этапе планирования государственных закупок. Приводятся концепция, технологическая схема и функции документооборота торговых операций.
Введение
Вопрос проведения электронных торгов в нашей стране в последнее время становится всё более актуальным, особенно с момента утверждения этой тематики (мероприятия 53 и 54) в Федеральной Целевой программе «Электронная Россия». Более того, правила проведения торгов, особенно в части государственных закупок, закреплены законодательством [3, 4].
В настоящее время в ряде регионов уже проработана технология проведения электронных торгов, а зачастую проводятся и сами торги, как во Владимире, Иркутске и др. Однако, следует отметить, что функционирование национального рынка товаров и услуг, его интеграция в мировую экономическую систему сегодня невозможны без развития электронной торговли, понимаемой в широком смысле как использование электронного документооборота на всех этапах проведения торговых операций, включая заказ товара, проведение платежей, доставку товара и других операций в торговле [1].
Основное внимание в статье уделяется этапу сбора заявок на поставку товаров или видов услуг, хотя необходимо отметить, что документооборота подготовки и проведения электронных закупок состоит из следующих важных частей:
- сбор и консолидация заявок;
- проведение конкурсов;
- заключение и исполнение контрактов.
Использование Интернет, как глобальной информационной и технологической среды для развития электронной торговли, безусловно, способствует развитию экономики регионов, однако не следует забывать, что на данный момент далеко не везде налажена хорошая оптоволоконная связь. Поэтому, говоря об организации электронных торгов, нельзя забывать и о традиционных способах передачи информации – на твердых носителях, по крайней мере, на этапе сбора первичной информации.
В данной статье рассматривается документопоток, сопровождающий подготовку электронных торгов для проведения государственных и муниципальных закупок, начиная от сбора заявок и кончая итоговыми документами по результатам поставок, и их проведение.
Также рассматриваются этап сбора заявок и вопрос автоматизации формирования консолидированного заказа в рамках общей идеологии построения специализированной системы документооборота для электронных торгов. Важность данного этапа определяется его ролью в общей системе документооборота, поскольку именно он создает исходные данные для последующей работы в течение календарного года.
Статья содержит методологическую основу для создания системы документооборота, сопровождающего проведение электронных торгов, обеспечивающую на практике, реализацию равных конкурентных условий для всех участников – организаций, поставщиков, а также единство требований и объективность оценки.
1. Функции типового документооборота
Если говорить о типовой системе документооборота, то следует отметить, что обычно выделяется две его составляющие: делопроизводственная и документная. Основными операциями делопроизводственной составляющей являются: разделение документов по потокам, регистрация их внутри потока, контроль исполнения, рассылка на ознакомление. На вторую составляющую ложится решение задачи подготовки документов, их согласование, анализ данных о выполнении заданий, являющийся неотъемлемой составляющей управления предприятием. Важную роль в обоих случаях играет возможность отправки документа по маршруту для согласования, визирования или ознакомления. При этом маршруты могут быть как параллельные, для одновременного процесса ознакомления, так и последовательные (в случае визирования). Следует отметить, что управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания [2].
2. Функции документооборота электронной торговли
Когда говорят о документообороте торговых операций, особенно в части государственных закупок, то, как правило, рассматривается движение документов только, начиная с этапа подготовки торгов. Почему-то считается, что план закупок на год уже утвержден, и вопрос сбора заявок, на основании которых он сформирован, выносится за рамки системы документооборота.
На самом же деле, этап сбора первичных заявок, их согласование с вышестоящей организацией, утверждение в администрации региона – это тоже документооборот, только документооборот специализированный.
Действительно, подготовленные первичные заявки, завизированные и утвержденные в организации, отправляются в вышестоящую организацию, там регистрируются, рассматриваются, возвращаются назад на доработку, корректируются и опять отсылаются «наверх». Процесс итеративный и достаточно длительный, несмотря на то, что сроки выполнения каждой операции ограничены.
Окончательный вариант плана закупок, построенный на основании поступивших заявок, проходит длительный этап согласования в администрации, рассылается по утвержденному списку для ознакомления и ставится на контроль. Затем документ поступает Организатору торгов, где на основании полученной информации строится график проведения торгов.
Налицо все типовые операции, присущие документооборотной системе.
3. Особенности документооборота электронной торговли
Тем не менее, несмотря на явную типовую документооборотную функциональную структуру, документооборот для электронной торговли имеет ряд специфических особенностей, характерных именно для этой предметной области.
Прием документов
Для обеспечения реального функционирования системы и стыковки с существующей технологией работы необходимо поддерживать следующие способы передачи документов:
- на бумажном носителе;
- по электронной почте;
- на внешнем носителе (дискете, диске).
При этом дальнейшие операции, проводимые с документами, не зависят от способа обмена информацией. Необходимым функциональным элементом обработки информации при приеме документов любого типа является контроль на согласованное заполнение полей заявки. Ошибочно заполненные документы приниматься не должны.
Регистрация документов
Неотъемлемой частью делопроизводственной части является регистрация документов. Это многоэтапный процесс, который состоит не только в присвоении регистрационного номера документа, но и в определении потока, к которому он принадлежит, установлении статуса вводимого документа и т. д.
Поступающие заявки автоматически регистрируются во входящем потоке согласно алгоритму, назначенному для этого потока, вне зависимости от способа ввода: автоматически или вручную. Вновь созданные и подготовленные к отправке документы регистрируются в исходящем потоке.
Потоки документов
Минимально для поддержания технологии сбора заявок достаточно двух потоков документов – один для входящих документов, второй – для исходящих. Каждый поток имеет свой способ нумерации документов, и, тем самым, на каждом уровне работы системы ведутся два журнала регистрации документов. Выбор способа нумерации внутри потоков определяется администратором организации.
Присвоение регистрационного номера
Отличительной чертой этапа сбора заявок на покупку товара или вида услуг является многоэтапность процесса согласования реестра закупок с вышестоящей организацией. Для повышения эффективности идентификации заявок, требующих доработки, предлагается к рассмотрению следующая технология присвоения номера документу, поступающему в систему документооборота.
Каждый документ в системе имеет два номера. Первый – это внутренний номер документа, присваиваемый ему в момент создания. Под этим внутренним номером документ фигурирует в системе до тех пор, пока не принято решение о передаче его в вышестоящую организацию. В этот момент документ вторично регистрируется уже во внешней вышестоящей организации, т. е. ему присваивается регистрационный номер, под которым он будет в дальнейшем идентифицироваться. Все дальнейшие операции, производимые с документом, будут оперировать именно с регистрационным номером документа. Более того, регистрационный номер является окончательным номером документа, т. е. полностью отвергается общепринятая технология связки документов «наш исходящий в ответ на ваш входящий».
Структура регистрационного номера может быть сложной, т. е. содержать префиксы и суффиксы, определяющие источник поступления документа, разбиение на диапазоны или просто нарастающим итогом внутри одного календарного года.
Понятие статуса заявки
Для удобства работы с заявками любого уровня, особенно в виду отказа от технологии каждоразового присвоения регистрационного номера при согласовании заявок между организациями, вводится понятие статуса документа. Статус заявки изменяется в зависимости от тех операций, которые с ней выполняются:
новая – устанавливается при создании заявки или ее поступлении в вышестоящую организацию.
доработка – устанавливается при необходимости внесения изменений в заявку заявителем.
визирование - устанавливается, если заявка передана на визирование.
завизирована – устанавливается заявке, успешно прошедшей этап визирования.
отклонена – устанавливается в случае отказа в визировании.
в работе – промежуточное состояние, в которое заявка попадает при отмене какой-либо операции.
принята – устанавливается утвержденной согласованной заявке.
отвергнута – устанавливается при отказе вышестоящей организацией в выполнении данного заказа.
Следует иметь в виду, что понятие статуса документа привязано и к той организации, в которой она находится в данный момент, т. е. заявка может быть «принята» на уровне организации, где она создана и «Новая» в вышестоящей организации.
Контроль исполнения
Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания [2].
Особенностью системы документооборота электронных торгов, является необходимость не только отслеживать приближение срока исполнения документа, но и осуществлять контроль за имеющейся финансовой квотой, а также ходом исполнения процесса государственных закупок.
4. Технологическое описание подготовки и проведения электронных торгов с точки зрения документооборота
Взаимодействие между участниками процесса подготовки консолидированного заказа устроено иерархически. На каждом уровне иерархии может формироваться новый документ, а может перерегистрироваться или согласоваться старый. Но, при переходе на следующий уровень, документ должен перерегистрироваться согласно технологии данного уровня.
На каждом уровне производятся технологически одинаковые операции, которые представляется возможным унифицировать. Минимальное число участников процесса 3:
Получауровень) –> Заказчик (2 уровень) –> Администрация (3 уровень)
Процесс формирования плановых закупок начинается с составления Получателем Первоначальной заявки на покупку товара. Подготовленные и утвержденные заявки передаются Заказчику.
Заказчик, анализирует поступившие заявки и согласует с Получателем изменения, которые он считает нужным внести. На основании согласованных заявок Заказчик составляет Сводную заявку по наименованиям товаров и отправляет ее в Администрацию.
В Администрации каждая Сводная заявка визируется, уточняется и из принятых заявок формируется Консолидированный заказ по всем видам продуктов и всем Заказчикам. В случае возникновения несогласия с данными, указанными в Сводной заявке, ее возвращают Заказчику для изменения. Подготовленный проект консолидированного заказа посылается на визирование и утверждение.
Утвержденный проект консолидированного заказа вместе с зарегистрированным Постановлением о порядке формирования и размещения государственного заказа рассылается всем Заказчикам, Организатору торгов и по утвержденному списку.
Важным шагом при подготовке торгов является подготовка конкурсной документации, которая формируется отдельно по каждому товару. В частности требуются документы правомочности, лицензии, наличие складов, наличие собственного транспорта.
Последним шагом при подготовке конкурса является объявление в СМИ о проведении конкурса, его условиях, приводится перечень конкурсной документации.
На основании результатов торгов создается Протокол результата проведения торгов, который рассылается Заказчику, в Администрацию и победителю торгов (Поставщик). На основании Протокола Поставщик формирует проект Государственного контракта на поставку товара, согласует его с Организатором торгов и Получателем. Согласованный Государственный контракт регистрируется Организатором торгов и рассылается Получателю и Поставщику. Описанная схема хождения документов приведена на рисунке 1.
Заметим, что в приведенной схеме описаны только процессы, касающиеся документооборота, сопровождающего процесс электронной торговли, а не сам этап проведения торгов.
Рисунок 1. Схема документооборота формирования плана закупок
Заключение
В заключении хочется подчеркнуть, что система документооборота торговых операций представляет собой многоуровневую структуру, движение документов в которой осуществляется либо внутри одного уровня (внутренний документооборот), либо между различными уровнями (внешний документооборот). Внутренний документооборот, поддерживающий этапы регистрации, визирования, утверждения, обеспечивает подготовку для движения документа на соседний уровень. Внешний документооборот обеспечивает взаимодействие между организациями различных уровней, отвечая за единообразие форм бланков заявок, своевременное предоставление единых классификаторов системы, а также устанавливая способ общения между различными организациями.
Отметим, что изложенные в настоящей работе положения были реализованы в пилотных проектах «Разработка общероссийской системы информационно-маркетинговых центров» во Владимирской области и Ханты-Мансийском автономного округе, выполненных в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (мероприятие № 53).
Литература
1. Глеб Нестеров. Электронный Урал №71 от 01.01.2001
2. Управление деловыми процессами http://www. *****/314838.shtml Ижевск
3. Федеральный закон от 01.01.2001 N 97-ФЗ «О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»
4. Указ Президента РФ «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд»
