Обзор путей автоматизации управленческого процесса в учебных заведениях

Обзор путей автоматизации управленческого процесса в учебных заведениях

14.06.2004 г.

В подавляющем большинстве случаев учебные заведения "автоматизируются" самостоятельно, но в некоторых случаях используются и специализированные системы сторонних разработчиков. В этой статье я попробую привести краткий обзор обоих вариантов, рассмотреть их плюсы и минусы, а также вкратце описать проблемы, возникающие при выборе того или иного варианта.

Самодельные системы автоматизации управленческого процесса в учебном заведении

В "самопальном" варианте по определению "автоматизацией" занимаются люди из учебного заведения, более или менее владеющие компьютером. Обычно такая автоматизация начинается с появления компьютера на рабочем месте у сотрудника, который знает, что это такое, и представляет, насколько использование этого агрегата может облегчить ему работу. Этот сотрудник самостоятельно или с привлечением посторонних ресурсов (учащиеся, информатики и т. д.) организует локальную автоматизацию на своём рабочем месте или в своём структурном подразделении. Уровень получившегося продукта зависит не столько от возможностей "проектной группы" и используемых аппаратных и программных средств (хотя это, безусловно, немаловажно), сколько от того, что хочет для себя заказчик. Там, где "автоматизацией" занимаются ученики без грамотного контроля со стороны заказчика, её уровень обычно оставляет желать лучшего, т. к. ученики редко сами представляют себе бизнес-процессы и информационные потоки на конкретном рабочем месте. В идеальном случае после некоторого времени творчества получается продукт, в большей или меньшей степени удовлетворяющий требованиям заказчика. Дальше проект либо "замораживается" и используется в работе до каких-либо существенных изменений в бизнес-процессах, либо совершенствуется в рамках дальнейшего облегчения работы, например, интегрируясь с аналогичными продуктами на других рабочих местах. Таким образом, постепенно возникает система автоматизации работы учебного заведения. Главная особенность этой системы состоит в её полной "заточенности" под конкретную "кухню" конкретного учебного заведения, а иногда и под конкретных сотрудников. Её создание может постепенно оптимизировать информационные потоки внутри заведения и серьёзно уменьшить работу по перекладыванию бумажек с одного стола на другой, не влияя на структуру и организацию работы учебного заведения в целом. Это главный плюс таких систем. Главный же минус состоит в недостаточных гибкости и уровне технической поддержки системы. Достаточно чему-нибудь поменяться - и как минимум часть системы необходимо переписывать, а ресурсы, которые бы выполнили эту работу, найти не всегда просто: школьники выпускаются, сотрудники меняются. Наиболее оптимальным решением этой проблемы мне представляется создание в учебном заведении структурного подразделения, занимающегося разработкой и поддержкой системы. Сотрудники такого подразделения в процессе работы должны тесно взаимодействовать с подразделениями, автоматизацией работы которых занимаются, а также работать друг с другом, выявляя дублирующие друг друга информационные потоки в разных компьютерах и по возможности устраняя их путём создания единых БД, с которыми работают одновременно несколько подразделений. Во главу такого подразделения целесообразно поставить человека, обладающего влиянием не только на своих подчинённых, но и на начальников "автоматизируемых" структурных подразделений. Этот человек должен уметь анализировать бизнес-процессы, искать пути их оптимизации с помощью компьютеров и ставить соответствующие задачи техническому персоналу подразделения, учитывая имеющиеся аппаратные и программные средства, а также особенности существующей системы.

Системы автоматизации управленческого процесса в учебном заведении от сторонних разработчиков

На российском рынке существует несколько систем для комплексной автоматизации управленческого процесса в учебных заведениях. Наиболее известной в России считается "Net Школа" от компании "РООС", а Департамент образования города Москвы настойчиво продвигает в свои учебные заведения системы "Школьный офис" для школ и "Ассоль" для учреждений профессионального образования от компании "Системы-Программы-Сервис". Все эти системы настроены на работу в среде Windows, однако "Net Школа" является клиент-серверной системой с Web-интерфейсом (устанавливается только на Web-сервер IIS с сервером БД Interbase или Oracle, а работа с системой осуществляется по локальной сети или Internet с помощью программы-браузера), а системы от СПС "исповедуют" файл-серверную концепцию (все файлы находятся на файл-сервере в папке с общим полным доступом, а Windows-клиент подключает эту папку в качестве сетевого диска). Из этих особенностей напрашиваются следующие выводы. "Net Школа" проще в развёртывании и обслуживании (достаточно поставить её на сервер и периодически делать резервные копии БД с этого же сервера), но ограниченные возможности Web-интерфейса усложняют работу пользователей с системой в реальном времени. Windows-клиенты систем от СПС, конечно же, более удобны в работе, но любому пользователю сети Windows известно, что открытие сетевой папки на общий доступ в локальную сеть чревато потерей файлов, расположенных в этой папке. Кроме того, файл-серверные системы отличаются неоправданно высоким сетевым траффиком, что сильно замедляет работу при большом количестве пользователей и невысокой скорости передачи данных в сети.

Организационно работа со сторонними системами предполагает их закупку, изучение, внедрение и сопровождение. Стоимость разных систем может существенно отличаться. Так, стандартный сетевой комплект системы "Школьный офис" по текущему прайс-листу СПС стоит 9300 руб., а базовый комплект ПО "Ассоль" - 15900 руб. (сервер Net Школы сейчас недоступен, так что точную её стоимость сказать не могу). Системы автоматизации управленческого процесса от СПС построены по модульному принципу. Это означает, что администрация школы может закупить те модули, которые она считает нужным закупить, и использовать их.

Следующая стадия "знакомства" с системой представляет собой её изучение. К сожалению, далеко не все системы имеют полнофункциональные демо-версии, поэтому не всегда возможно изучить систему до её закупки. Но, например, "Net Школа" имеет демо-версию, позволяющую работать с данными в течение года. Это позволяет изучить систему как с технической, так и с пользовательской и администраторской сторон. На этом этапе необходимо полностью выявить все особенности работы с системой, её возможности и требования к аппаратному и программному обеспечению, что позволяет при необходимости закупить или модернизировать, поставить и настроить нужное оборудование, определить, на какие компьютеры ставить систему, и (главное) выяснить, как разработчики системы представили себе и смоделировали бизнес-процессы в учебном заведении, какие функции реализовали, а какие - нет, как можно подстроить систему для её максимальной эффективности на рабочих местах.

Внедрение сторонних систем в учебное заведение проходит, как правило, значительно сложнее, чем их разработка на месте. Объясняется это тем, что сторонние системы, как правило, рассчитаны на "усреднённое" учебное заведение и не могут учитывать структурных и функциональных особенностей бизнес-процессов конкретного учебного заведения. Попытка внедрить всё "нахрапом", ломая существующие бизнес-процессы в учебном заведении, может повлечь за собой непредвиденные и не всегда хорошие последствия, т. к. сотрудники обычно тяжело воспринимают резкие перемены в бизнес-процессах, да и не всегда бизнес-процессы в системе оптимальны. Поэтому внедрением системы должен заниматься очень толковый управленец, который умеет не только говорить "я сказал, значит делаем", но и конструктивно общаться с подчинёнными и учитывать результаты такого общения.

Вследствие указанной особенности сторонних систем существуют несколько вариантов внедрения сторонних систем автоматизации управления. В идеальном случае, когда бизнес-процессы, моделируемые системой, полностью совпадают с бизнес-процессами на рабочем месте, это рабочее место после предварительного тестирования и обучения сотрудников работе с соответствующим ПО можно внедрить полностью и сразу. Но такие случаи - большая редкость. Более часты случаи, когда системы частично могут удовлетворить потребности сотрудников на местах, но не все полезные функции соответствуют бизнес-процессам в должной мере. В данном случае управленцу необходимо детально представить себе работу на месте до и после внедрения системы, оценить возможности сосуществования традиционной и новой систем и принять правильное решение о целесообразности работы с новой системой на конкретном месте. При принятии решения о сосуществовании традиционной и новой систем необходимо свести к минимуму ручную работу по вводу данных в компьютер и, тем более, по переносу данных из старой программы в новую, т. к. при этом неизбежен определённый процент ошибок.

После принятия решения о внедрении новой системы на конкретном месте в дело вступает технический персонал. Его задача - установить программное обеспечение, настроить его и перенести имеющиеся данные из существующей системы (не важно, "бумажной" или компьютерной) в новую. Контролировать процесс переноса данных на месте должен сотрудник, который будет работать с этой системой. Его, разумеется, к тому времени необходимо ознакомить с новыми бизнес-процессами и обучить работе с новой системой: он, зная свою "кухню", может подсказать, как наиболее рационально и удобно для него перенести данные. Если одна и та же система внедряется на нескольких местах, то необходимо предварительно спланировать установку, чтобы избежать дублирования работы по ручному вводу информации.

Сопровождение системы подразумевает:

обновление системы при выходе новых её версий либо существенных изменениях в бизнес-процессах; консультирование пользователей по вопросам работы с системой; контроль правильности ведения баз данных; резервное копирование информации и её восстановление при возникновении сбоев.

Работы по сопровождению системы по большей части выполняются сотрудниками организации-разработчика либо продавца системы на договорной основе. Обязанности по контролю правильности ведения БД и резервному копированию учебное заведение может возложить на своих сотрудников.