Рабочая программа «Системы электронного документооборота»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

______________________

"_____"__________________20__ г.

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Специальность 032001.65 Документоведение и документационное
обеспечение управления

Статус дисциплины:

Национально-региональный (вузовский) компонент

Томск - 2011
ОДОБРЕНО кафедрой информационных технологий в экономике и управлении МФУ

Протокол N____ от “___”_____________2011 г.

Зав. кафедрой, _________________

РЕКОМЕНДОВАНО методической комиссией

международного факультета управления

Председатель комиссии, _____________________

“___”_____________200___ г.

Рабочая программа по курсу Системы электронного документооборота составлена на основе Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 032001.65 Документоведение и документационное
обеспечение управления, утвержденного 14.г. Общий объем курса 30 часов. Из них лекции – 9 часов, практические – 12,5 часов, самостоятельная работа – 6 часов, зачетная работа – 2,5часа. Студенты выполняют тестовое задание и сдают зачет по окончании изучения курса.

СОСТАВИТЕЛЬ:

– старший преподаватель кафедры информационных технологий в управлении и экономики

РЕЦЕНЗЕНТ:

– зав. кафедрой информационных технологий в управлении и экономики МФУ, кандидат физико-математических наук

I. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

Минимум содержания курса Системы электронного документооборота согласно Государственному образовательному стандарту 032001.65 специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления: документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учёт, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства в организации. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) информационные системы" href="/text/category/avtomatizirovannie_informatcionnie_sistemi/" rel="bookmark">автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

Курс - обязательный

Цель курса – дать студентам знания в области использования современных средств документационного обеспечения управления деятельности организаций на основе технологий автоматизации управленческих процессов и обработки документов с применением систем электронного документооборота. Обучить практическим навыкам, которые позволили бы им свободно и на высоком уровне владеть программными средствами для решения задач в практической деятельности.

Задачей курса является освоение студентами информационно-технологических возможностей автоматизации деловых процессов, обработки и использования документальных данных, программных средств для решения конкретных практических задач в области современного электронного документооборота на предприятиях.

Место курса: курс входит в блок обще-профессиональных дисциплин, национально-региональный (вузовский) компонент, и закладывает основы знаний в области современных информационных компьютерных технологий.

Формы контроля: промежуточный тест, выполнение зачетной самостоятельной работы.

Требования к уровню освоения предмета сводятся к следующему.

Студент должен знать:

-  основы технического оснащения рабочего места пользователя ЭВМ,

-  основы баз данных,

-  основы файловой и операционной системы ПК,

-  современные программные средства,

-  о возможностях взаимодействия различных программных приложений друг с другом.

Студент должен уметь:

-  работать на уровне пользователя с компьютерной техникой,

-  создавать, обрабатывать различные документы,

-  пользоваться всеми предлагаемыми программами средствами оформления документации,

-  представлять результаты обработки данных в отчетном виде,

-  анализировать полученные результаты.

ПРОГРАММА КУРСА

Блок I. Системы электронного документооборота. Базовые понятия

Тема 1. Назначение, основные свойства и функции СЭД (открытость, интеграция с прикладным программным обеспечением, хранение документов, поиск, списание в архив, маршрутизация, доступность и т. д.). 2 часа

Тема 2. Общая классификация систем электронного документооборота (бизнес - ориентированные системы - EDM, корпоративные – enterprise-centric EDM, системы управления содержимым – Content management systems, системы управления информацией, изображением и т. д.). 2 часа

Тема 3. Мировой рынок СЭД и основные направления его развития на современном этапе. Общий обзор. Примеры систем. 2 часа

Тема 4. Российский рынок СЭД. Основные направления развития, перспективы и проблемы. Обзор систем, представленных на российском рынке. 2 часа.

Тема 5. Особенности внедрения: интеграция СЭД с другими приложениями. Проблемы выбора и внедрения систем. 1 час

Проверочный тест

Блок II. Работа в системе электронного документооборота «Евфрат-Документооборот»

Тема 6. Общий обзор функциональных возможностей системы. Компоненты системы «Евфрат-Документооборот». Понятие клиент - серверной архитектуры системы. Настройки интерфейса. 1 час

Тема 7. Понятие документа в системе «Евфрат-Документооборот». Функциональные обязанности пользователей системы. Основная схема обработки документов. Основы администрирования системы. 1 час

Тема 8. Операции, выполняемые с документами: 4 часа
- регистрация документов,
- связывание документов,
- присоединение файлов к документам,
- редактирование документов,
- поиск документов по реквизитам документа, по регистрационной карточке, по
архивным данным, расширенный поиск документов,
- формирование прав доступа к документу (постоянные и временные права доступа
к документу),
- создание резолюций,
- постановка документа на контроль.

Тема 9. Работа с поручениями: создание, исполнение, контроль поручений. Организация подпоручений. 2 часа

Тема 10. Согласование документов: создание маршрута прохождения документов, редактирование согласований, контроль выполнения согласования, отмена выполнения согласований. Контроль исполнения документов: снятие документа с контроля, отмена выполнения всего документа. 2 часа

Тема 11. Работа с ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Печать документов, удаление документов. 1 час

Тема 12. Создание отчетов: экспорт отчета в файл, создание личных отчетов, отчеты по найденным документам, удаление временных файлов. 1 час

Тема 13. Обмен сообщениями между пользователями системы. Использование электронной почты (настройка почтового клиента, прием и отправка сообщений). 1 час

Зачетная работа – 2 часа

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЧАСОВ КУРСА ПО ТЕМАМ И ВИДАМ РАБОТ

№ п/п	Наименование тем	Всего часов	Аудиторные занятия, час.	Итоговый контроль (сам. работа/контрол. работа, тест)
В том числе:
Лекции	Самостоя­тельная работа	Практи­ческие занятия
1.	Блок I. Системы электронного документооборота. Базовые понятия	9,5	9			0,5
2.	Тема 1. Назначение, основные свойства и функции СЭД.		2
3.	Тема 2. Общая классификация систем электронного документо­оборота.		2
4.	Тема 3. Мировой рынок СЭД и основные направления его развития на современном этапе. Общий обзор. Примеры систем.		2
5.	Тема 4. Российский рынок СЭД. Основные направления развития, перспективы и проблемы. Обзор систем, представленных на российском рынке.		2
6.	Тема 5. Особенности внедрения: интеграция СЭД с другими приложениями. Проблемы выбора и внедрения систем.		1
7.	Контрольный тест					0,5
8.	Блок II. Работа в системе электронного документооборота «Евфрат-Документооборот»	14,5			12,5	2
9.	Тема 6. Общий обзор функци­ональных возможностей системы. Компоненты системы «Евфрат-Документооборот». Понятие клиент - серверной архитектуры системы. Настройки интерфейса.				1
10.	Тема 7. Понятие документа в системе «Евфрат-Документообо­рот». Функциональные обязанности пользователей системы. Основная схема обработки документов. Основы администрирования системы.				1
11.	Тема 8. Операции, выполняемые с документами			2	4
12.	Тема 9. Работа с поручениями: создание, исполнение, контроль поручений. Организация подпоруче­ний.			2	2
13.	Тема 10. Согласование документов, контроль исполнения документов.			2	2
14.	Тема 11. Работа с ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Печать документов, удаление документов из системы.				1
15.	Тема 12. Создание отчетов: экспорт отчета в файл.				0,5
16.	Тема 13. Обмен сообщениями между пользователями системы. Использование электронной почты.				1
17.	Зачетная самостоятельная работа					2
18.	ИТОГО:	30	9	6	12,5	2,5

Вопросы по 1-му блоку курса «Системы электронного документооборота. Базовые понятия»

Каково назначение систем электронного документооборота? Что означает движение? Какие общие требования к СЭД существуют? Какие функциональные возможности реализованы в большинстве систем электронного документооборота? Какие основные свойства систем электронного документооборота можно назвать? Как описывается документ в системах электронного документооборота? Какие типы прав пользователей на документ существуют? Что такое маршрут документа в системах электронного документооборота? Какой бывает маршрутизация в системах электронного документооборота? Как можно аннотировать документ? Какой дополнительный модуль, устанавливаемый в СЭД, отвечает за работу Интернет-пользователя системы ЭД? Какой тип архитектуры в клиент-серверных типах систем используется в СЭД? На какие классы делятся существующие системы ЭД? Охарактеризовать кратко каждый. Основные направления развития мирового рынка СЭД. В суть концепции ECM? Каких лидеров в сфере разработчиков зарубежных СЭД (ECM) вы знаете? Основные тенденции развития мирового рынка систем ЭД? Какие направления развития информационных технологий влияют на рынок СЭД? Какие сегменты российского рынка СЭД выделяют сегодня? Каких лидеров российских СЭД по развитию функционала вы знаете? Каковы основные тенденции развития российского рынка систем ЭД? Как влияет мировой рынок СЭД на российский? С какими типами системам и приложений интегрируется СЭД? Какова основная цель внедрения системы электронного документооборота на предприятии? Какие мероприятия необходимо сделать перед внедрением системы электронного документооборота на предприятии? Какие основные критерии выбора СЭД называют сегодня? Каковы критерии для выбора СЭД с целью ее внедрения на предприятии? С какими проблемами при внедрении СЭД сталкивается чаще всего предприятие? Каковы движущие силы и препятствия к внедрению СЭД?

Примеры документов, регистрируемых в системе «Евфрат-Документооборот», и заданий к ним

Документ 1, Задание 1

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА

ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

ОБЛАСТНАЯ СТАНЦИЯ ПЕРЕЛИВАНИЯ КРОВИ

г. Томск Тел.

ул. Нахимова, 5 419413

№ 86 от 01.01.2001г.

ФИЛИАЛ

СИБИРСКОЙ АКАДЕМИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ

СЛУЖБЫ в г. Томске

Директору

Областная станция переливания крови направляет на семинар работников кадровых служб секретаря-машинистку Ваганову Александру Михайловну.

Оплату гарантируем.

 

Главный врач ОСПК

По данному документу выполнить следующие операции:

I. Регистрация письма (входящий поток), полученного сканированием бумажного документа, присоединение исходного файла документа

Выполнение контрольных операций по данному документу
Создание поручений и подпоручений, согласований:
поручение (1): рассмотреть данное письмо (ответ. исполнитель, срок);
поручение (выполнение после 1-го - 2(1)): включить в список приглашенных на семинар (исполнитель, срок)
согласование (выполнение после 2-го – 3(2)): согласовать с финансовой группой вопрос оплаты участия Вагановой А. М. в семинаре (согласующий, срок);
согласование (выполнение после 2-го и 3-го – 4(2,3)) : согласовать место проведения семинара (согласующий, срок),
поручение (выполнение после 1-го и 2-го – 5(1,2)): представить перечень вопросов семинара работников кадровых служб и размножить для вручения участникам семинара (ответ. исполнитель, исполнитель, срок);
подпоручение: выполнить все необходимые операции по подготовке семинара,
включая приглашение сторонних организаций и их представителей (исполнитель, срок).

Подписать отсканированное (присоединенное) письмо и весь зарегистрированный и выполненный документ электронно-цифровой подписью (после всех редакций) с утверждением версии документа.

II. Сделать расширенный поиск документов по дате наложения резолюции (период: с ______ – _______) и виду документа (письмо), сохранить запрос (задать имя). По результатам поиска сделать отчет выполненных документов. Отчет сохранить в формате.XLS

III. Прислать отчет преподавателю на проверку по e-mail: *****@

Документ2 , задание 2

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА

ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА

Томск-12, , e-mail: *****@***admin. *****

от 12.05.2008 № 4-тех-66 КК Администрация города Томска

на № _________ от ________ заместителю мэра г. Томска

Генеральному директору

А. Я Богданову

пр. Фрунзе, 170

г. Томск, 634021

О городской целевой программе по газификации

!

Сообщаю Вам, что целевая программа «Перевод многоквартирных жилых домов г. Томска со сжиженного на природный газ на 2006 – 2010гг.» в соответствии с решением координационного совета по вопросу формирования перечня целевых программ для финансирования в 2006 году, была включена в перечень целевых программ к финансированию.

Заместитель директора

По данному документу выполнить следующие операции:

I. Регистрация письма (входящий поток), полученного обычной почтой и отсканированного, присоединение к регистрируемому документу этого исходного письма

1.  Создать поручение на основе резолюции: (1) «Рассмотреть программу и принять меры к ее реализации (задать: исполнителей, контролера, дату наложения резолюции).

Выполнение поручений и контрольных операций по данному документу:
поручение (2): изучить возможности реализации программы
(ответственный исполнитель, исполнитель);
поручение (3): провести анализ состояния многоквартирных домов г. Томска на предмет их перевода на снабжение сжиженным газом (ответ. исполнитель, исполнитель);
согласование (4(2,3)) (выполнить только после исполнения всех предыдущих поручений): оценить финансовые возможности выполнения программы по переводу домов на сжиженный газ (согласующий);
дочернее согласование: уточнить финансовые возможности на 2010 год
(бухгалтер – любой исполнитель)
поручение (5(4)) (выполняется только после одобрения согласования ): подготовить всю необходимую документацию по выполнению намеченных мероприятий по данной программе (исполнитель). Подписать имеющийся присоединенный документ электронно-цифровой подписью.

II. Сформировать отчет выполненных поручений за срок: от ______ до ______, сохранить его в формате.RTF в своей папке.

III. Прислать отчет преподавателю для проверки по e-mail: *****@.

(В скобках даны роли исполняющих поручения.)

Литература и ресурсы по курсу «Системы электронного документооборота»

Мировой рынок систем электронного документооборота./ IT-портал, http://www. *****/publications/it/section_64/article_2582/. ЕВФРАТ-Документооборот - система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.[Электронный ресурс]. Режим доступа: – http://www. *****/about/, свободный. Чернов электронного документооборота./ . М: Издательский центр Российской академии государственной службы (РАГС), 2009, 84с. Арлазаров . Концепции и инструментарий. / , (Ред.). Серия: Труды Института системного анализа Российской академии наук / М: Едиториал УРСС, 2004, 208с. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты / С. Семилетов, И. Тиновицкая, А. Ткачев. М: ИНИОН РАН, 2003, 208с. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации. / // Современные технологии делопроизводства и документооборота, №0, 2010, с.8-11. Назаренко обеспечение управления и электронный документооборот – повышение эффективности управления. / // Современные технологии делопроизводства и документооборота, №0, 2010, с.22-29. Мейнцер хранилища документов. / // Современные технологии делопроизводства и документооборота, №0, 2010, с.30-37. Октябрьская традиционного делопроизводства компании как первый этап на пути к электронному документообороту. / // Современные технологии делопроизводства и документооборота, №0, 2010, с. 38-43.