Электронный документооборот

Электронный документооборот

Общая информация

 Электронный документооборот

Модуль "электронный документооборот" позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т. д.).

Модуль "электронный документооборот" в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.

 Основные типы документов

Чаще всего в рамках проекта внедрения в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:

1.  Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.

2.  Договоры. ELMA позволяет организовать создание, согласование и хранение договоров в едином месте.

3.  Приказы, распоряжения. ELMA позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации и проконтролировать получение и исполнение данных документов.

4.  Служебные записки, заявки.

5.  Организация архива электронных документов. Система ELMA позволяет организовать безопасное хранилище электронных документов и предоставляет возможность поиска по всему архиву.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы(отсутствуют маршруты документов).

Приказы и распоряжения (v. 2.2)

С помощью модуля управления электронными документами можно организовать работу с приказами и распоряжениями на предприятии.

В отличие от принятой практики использования электронной почты при рассылке приказов система ELMA позволяет унифицировать все этапы работы с управленческими документами и гарантирует прочтение и доставку документа.

Рассмотрим пример:

1. Технический директор готовит приказ о введении нового стандарта на производстве

2. Согласует приказ с финансовым директором

3. Генеральный директор подписывает приказ

4. Секретарь регистрирует и рассылает на ознакомление сотрудникам

5. Сотрудники, получившие приказ, должны поставить отметку о получении

Система ELMA данный пример реализуется следующим образом:

 Шаг 1: Формирование приказа

Технический директор создает приказ о введении нового стандарта на производстве. При создании документа пользователь указывает тип, заполняет необходимые атрибуты, папку для хранения данного документа и прикрепляет файл документа.

После создания документа его необходимо отправить на согласование с финансовым директором. Для этого нужно выбрать согласующее лицо и дату согласования данного приказа.

 Шаг 2: Согласование документа

У финансового директора появляется задача согласования. Он может либо согласовать данный документ, либо отказать в согласовании, указав при этом краткий комментарий.

 Шаг 3: Генеральный директор подписывает приказ

После согласования приказа финансовым директором, документ оправляется на подписание директору. В результате у директора появится задача подписать приказ.

 Шаг 4: Регистрация внутреннего документа

Перед отправкой приказа на ознакомление сотрудникам, его необходимо зарегистрировать. Для регистрации документа в системе предусмотрен раздел Канцелярия. Секретарь указывает дело, к которому относится приказ, дату и краткое содержание. После регистрации приказу будет автоматически присвоен регистрационный номер.

 Шаг 5: Рассылка документа

Для ознакомления сотрудников с данным приказом в системе предусмотрена функция ознакомления. Секретарь указывает, кто должен ознакомиться с приказом и к какому сроку. У указанных сотрудников в системе появится задача ознакомления.

 Шаг 6: Отметка о получении

Чтобы отметить о том, что с приказом ознакомлен, необходимо нажать соответствующую кнопку. Таким образом, директор будет знать, какие сотрудники ознакомились с документом, а какие нет.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы