Особенности стиля деловой корреспонденции
1. Характеристика официально-делового стиля.
Официально-деловой стиль характерен для международной, государственной, служебной документации, а именно пактов, законов, постановлений, уставов, договоров, инструкций, объявлений, приказов, накладных, объяснительных записок, заявлений и т. д. В основном данный стиль представлен в письменной форме.
Тексты официально-делового стиля призваны урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между индивидуумами.
Общими стилевыми чертами официально-деловой речи являются:
· точность изложения, не допускающая возможности инотолкования;
· детальность изложения;
· стереотипность,
· стандартность изложения.
Для лексики этого стиля характерно:
· наличие слов, отражающих официально-деловые отношения;
· использование канцеляризмов;
· наличие штампов.
В области морфологии для официально-делового стиля характерно:
· преобладание отглагольных существительных;
· употребление имён существительных, обозначающих лицо по признаку действия или отношения;
· большое количество причастных и деепричастных оборотов.
Для синтаксиса характерно использование номинативных предложений, осложненных обособленными оборотами и рядами однородных членов; употребление условных конструкций, особенно в различного рода условных конструкциях.
Официально-деловой стиль требует однозначности формулировок, предельной точности и краткости изложения, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств.
От цели, которую ставит перед собой инициатор делового общения, зависит тип деловой бумаги и выбор языковых формул, клише.
, , отмечают неличный, а, следовательно, неэмоциональный характер делового общения. Общение несёт личный характер лишь в немногих жанрах (приказы, заявления, доклады), высказывание в деловой сфере осуществляется не от лица конкретного говорящего, пишущего, но и от лица государства. Таким образом, высказывание в форме закона исходит не от определённого лица, а от абстрактного, обобщённого. Отсюда наличность как специфическая стилевая черта деловой речи.
Стандартизированность – ещё одна типичная черта официально-делового стиля. Она вытекает из условий общения, которое осуществляется по определённым стандартам, с целью обеспечить это общение. Поэтому стиль отличается шаблонностью, речевым стандартом, наличием устойчивых выражений, терминов. Однако это вовсе не обозначает, что деловая речь вообще лишена выразительности. «Оценивать выразительность надо не с общеязыковых позиций, но с учётом специфики данного стиля».
В своей монографии „Stilistik der deutschen Sprache“ указывает на то, что могучим средством управления людьми, способствующим выполнению своей социальной роли, являются различного рода документы:
· директивно-нормативные;
· нормативные документы;
Директивно-нормативные документы отражают цели, которые стоят перед обществом: экономические, социальные, идеологические и т. п. Нормативные документы включают в себя правила поведения личности или коллектива в определённых условиях и средства контроля со стороны общества за их поведением.
выделяет четыре характерные черты официально-делового стиля:
· неличность, деловой характер (Unpersönlichkeit und Sachlichkeit);
· вынужденная краткость (gedrängte Kürze);
· строгая литературная форма (streng literarische Form);
· лёгкая воспринимаемость (leichte Fassbarkeit).
Итак, официально-деловой стиль характеризуется следующими особенностями: долженствованием, точностью, не допускающей инотолкования, неличным, а, следовательно, неэмоциональным характером, стандартизированностью. Для лексики этого стиля характерно: наличие слов, отражающих официально-деловые отношения, использование канцеляризмов, наличие штампов.
В области морфологии для официально-делового стиля характерно: преобладание отглагольных существительных, употребление имён существительных, обозначающих лицо по признаку действия или отношения, большое количество причастных и деепричастных оборотов.
2. Классификации деловых писем сферы коммерции.
В разных источниках даётся различный перечень деловых документов сферы коммерции.
Так, в словарном издании Дудена «Briefe gut und richtig schreiben» [ ] выделяется 21 вид письменной корреспонденции сферы коммерции от предзапроса до сообщения прессы о сделке:
1. Voranfrage (предзапрос)
2. Antwort auf Voranfrage (ответ на предзапрос)
3. Anfrage (запрос)
4. Angebot (предложение)
5. Bestellung (заказ)
6. Kaufvertrag (торговая сделка)
7. Zwischenbescheid (распоряжение)
8. Annahme von Bestellungen (принятие заказа)
9. Ablehnung von Bestellungen (отклонение заказа)
10. Widerruf von Bestellungen (возобновление заказа)
11. Versandanzeige (извещение об отправки)
12. Lieferverzug (задержка поставки)
13. Reklamation (рекламация)
14. Antwort auf Reklamation (ответ на рекламацию)
15. Mahnung (напоминание)
16. Bestätigung des Zahlungseingangs (подтверждение поступления оплаты)
17. Briefe an Bewerber (письмо кандидату на рабочее место)
18. Das Zeugnis (свидетельство)
19. Das Protokoll (протокол)
20. Der Werbebrief (рекламное письмо)
21. Pressemeldung und Presseinformation (обращение к прессе и информация в прессе)
Среди отечественных авторов мы рассмотрели классификацию . Она выделяет 16 основных видов деловых писем, а также 9 подвидов сопроводительных документов
1. | Anfrage | Запрос |
2. | Angebot | Предложение |
3. | Abschliessen des Vertrags | Заключение договора |
4. | die Versanddokumente: | Сопроводительные документы |
a. | die Lieferanzeige | письмо-извещение о поставке |
b. | der Lieferschein | накладные |
c. | die Verpackungsliste | упаковочные документы |
d. | die Proformarechnung | предварительный счёт |
e. | die Frachtliste | железнодорожные накладные |
f. | der Luftfrachtbrief | авианакладные |
g. | der Seefrachtbrief | морская накладная |
h. | das Konossement | |
i. | das Ursprungszeugnis | свидетельство о происхождении товара |
5. | die Zahlungsbedingungen | Условия оплаты |
6. | die Aktennotiz | Запись деловой беседы |
7. | das Protokoll | Протокол |
8. | die Bestellung | Заказ |
9. | die Rueckfrage | Встречный запрос |
10. | Aenderung der Bestellung | Изменение заказа |
11. | die Bestellungsannahme | Подтверждение заказа |
12. | Reklamation | Рекламация |
13. | Antwort auf Reklamation | Ответ на рекламацию |
14. | Lieferverzug | Задержка поставки |
15. | Mahnung | Напоминание |
16. | die Bewerbung | Устройство на работу |
На основании анализа рассмотренных выше классификаций, мы хотим представить перечень деловых писем в виде некой классификации, в которой деловые документы сгруппированы по принципу учёта адресата делового письма: документы, которые отправляет фирма-производитель, документы, которые отправляет фирма-получатель и совместные документы, составленные как фирмой-получателем, так и фирмой-производителем:
Фирма-получатель Фирма-производитель
Anfrage (запрос) | Antwort auf Anfrage (ответ на запрос) |
Bestellung (заказ) | Annahme von Bestellung (принятие заказа) Ablehnung von Bestellung (отклонение заказа) |
Kaufvertrag (договор) | |
Rechnung (счёт) | |
Bestaetigung des Zahlungseingangs (подтверждение оплаты) Mahnung (напоминание) | |
Versanddokumente (сопроводительные документы) | |
Mahnung (напоминание) | |
Reklamation ( рекламация) | Antwort auf Reklamation (ответ на рекламацию) |
Подобная классификация даёт своеобразный ориентир в оформлении деловой корреспонденции в зависимости от профиля фирмы.
Проанализировав данные классификации деловых писем сферы коммерции, мы ясно видим, что существует определённый путь совершения торговой сделки: запрос предложение заказ + подтверждение заказа (в случае предложения без обязательств или заказа устно, по телефону или телеграфу) поставка + оплата.
Глава 2. Особенности композиции делового письма.
1. Композиция текста.
Одним из важных моментов для охвата всего содержания текста и его смысла является композиция текста.
Общую схему композиции текста составляют так называемые композиционно – речевые формы. «Они представляют собой типовые однородные формы словесной коммуникации схемы повторяющихся формальных черт. Каждая речевая форма – это определенный тип логического содержания и определенный вид структуры.
Официально – деловой стиль речи определяется спецификой деятельности, передаваемая информация отличается сложностью и большей значимостью. Для соблюдения целей и задач деловой коммуникации, которые отличаются большей важностью, требуется соблюдение определенных правил в построении деловых текстов. Как отмечает , каждый вид официально – делового документа имеет свою архитектоническую форму, которая вырабатывалась в течение всего периода существования официально – делового стиля и, которая должна соблюдаться всеми, кто использует данную форму обращения. Содержание деловых писем должно быть сформулировано чётко и однозначно в языковом плане, должно исключать всякую двусмысленность. Этому способствует внутренняя структура этих жанров. Ведущей внутренней структурой для деловых документов письменной коммуникации является композиционно – речевая форма – «констатирующее сообщение» (Tatsachenbericht). «Она, являясь стандартной формой выражения, бессубъектного волевого начала, формой непрямой, опосредованной императивности, создаёт стандартную смысловую структуру, которая способствует точности и однозначности выражения содержания». [2,48] Связь предложений при этом утрачивает свой временной характер причинно – следственных и перечислительных отношений. Предложения содержат только утверждения и факты. Например:
Da wir Ihre Anfragen so ausführlich wie möglich beantworten wollen, brauchen wir noch einige Tage Zeit. Bitte haben Sie dafür Verständnis – wir geben Ihnen so schnell wie möglich alle Informationen.
Композиция – это способ построения текста, содержательно – смысловая упорядоченность, построенная на внутренней связи компонентов текста.
В настоящее время понятие композиции начинает играть всё более активную роль в теории текста. Текст следует ограничивать от случайных цепочек предложению. При этом признаком ограничения является именно композиционная оформленность, как указывает в своей работе «Грамматика текста». Композиция речевых произведений малой формы легко обозрима. Обычно их композиция имеет следующую схему: зачин (вступление), где излагается определенное положение; основная (информационная) часть, в которой происходит развертывание этого положения, и концовка (заключение).
2. Композиция делового письма.
Деловое письмо имеет свою композицию, как и любое речевое произведение: зачин, информационную часть, заключение.
Зачин: так называемая «шапка» (наименование фирмы отправителя и её торговый знак, адрес, номер телефонов, телекса, факса); строки ссылок (указания на предыдущую переписку, номер или сокращенное название отдела или ведущего переписку: Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom …, Telefon, Ortsname, Datum), повод (приглашение, реклама, вызов представителя, запрос и так далее). Основная часть: текст письма, который состоит из сектора адресата (тип отправления, названия фирмы или имени адресата, улица, номер дома, почтовый индекс, город, страна); обращения; непосредственно текста письма; формулы прощания и подписи. Концовка: к факультативному компоненту письма относится примечание о приложениях (die Anlagen).Рассматривая текст письма, мы можем выделить также зачин. Далее следует основная часть. Затем следует заключение. Например:
Wir danken Ihnen für Ihr Schreiben vom und bieten Ihnen wie folgt an
· 7 Ledersofаs, Best. – Nr. 1611-R, gemäß Anlage, zum Stückpreis von 1000 Euro,
sowie
· 5 Ledersessels, Best. – Nr. 1623, gemäß Anlage, zum Stückpreis von 400 Euro.
Die Preise enthalten keine Mehrwertsteuer.
Dieses Angebot ist gültig bis zum
Wir würden uns freuen, Ihren Auftrag zu erhalten und verbleiben.
Нельзя не обойти вопрос внешнего, формального членения текста. Произвести его не особенно трудно, текст в зависимости от объёма и жанра делится на главы, главки, абзацы, строфы, действия, сцены и так далее. Средства, способствующие наиболее чёткому ограничению одной мысли от другой называются архитектоническими средствами. В данном случае нас интересует деловой текст и структура абзаца деловых писем. Структура абзаца поддаётся моделированию. Для делового письма наиболее характерен двухчастный абзац. Он состоит из ключевой или основной фразы, выражающей главную мысль и комментирующей части. Например:
(1) Sie haben recht: Als Hersteller hochwertiger Trennwände, Stellwände und Verkaufsregale sind wir auf die Einrichtung von Präsentationsräumen spezialisiert. (2) Für Ihr Umbauvorhaben eignet sich vortrefflich unsere Systemwand DEMOTEKEL.
(1) предложение – ключевая фраза, комментирующая часть (2).
акже часто структура абзаца не имеет ключевой фразы, все предложения абзаца значимы и информативны в равной степени, ни одно из них не может быть выделено в качестве ведущего. Например:
Lieferung frei Haus innerhalb von 14 Tagen nach Auftragseingang. Zahlung innerhalb von 20 Tagen nach Lieferung ohne Abzug.
Определение темы – первый шаг к пониманию текста. Здесь важную роль играют сильные позиции текста – его заглавие, начало и окончание.
В качестве заглавия делового письма выступает название фирмы. Оно имеет цель привлечь внимание читателя. Обычно название фирмы художественно оформлено, отличается от корпуса текста размером букв, иногда цветом. Название фирмы может сопровождаться аббревиатурой или фирменным знаком.
Например:
Radio TV Center
RICHARD MÜLLER & CO.;
Konexa KG;
IN VIA VERBAND KATHOLISCHER MÄDCHENSOZIALRBEIT;
NAV Virchow – Bund & VVS.
Заглавие делового письма также выражает его обобщенное содержание (см. приложение № ).
Если же текст не имеет заголовка, в этом случае надо обратить внимание на тематические слова текста. Тематические слова выступают в виде близких по значению или одинаковых единиц в форме пар или цепочек. В состав этих цепочек могут входить также синонимы, описательные конструкции, местоимения и слова, относящиеся к определённой области, отраженной в теме текста (Bewerbung – Bewerbungsunterlagen – Mitbewerberin – Bewerberin; Trennwände – Stellwände – Verkaufsregale – Regal – und Schrankelelemente).
Поскольку любое деловое письмо имеет своего адресата, необходимо обратить внимание на формулу приветствия. В том случае, если адресат не знаком, то обращение должно быть таким:
Sehr geehrte Damen und Herrer,
Sehr geehrte Damen,
Sehr geehrte Herren.
В случае, если адресат знаком, но адресант хочет обратиться к нему, как к официальному лицу, используется следующая форма:
Sehr geehrter Herr Minister,
Sehr geehrter Herr Direktor,
Sehr geehrte Frau Präsidentin,
Sehr geehrte Frau Müller.
Если получатель письма врач, либо имеет соответствующий титул Doktor, следует писать так:
Sehr geehrter Herr Doktor,
Sehr geehrter Herr Dr. Walther,
Sehr geehrte Frau Dr. Becker.
Неотъемлемой частью структуры делового письма является формула прощания. Универсальными являются следующие словосочетания:
Mit freundlichem Gruß,
Mit freundlichen Grüßen,
Mit besten Empfehlungen,
Hochachtungsvoll!
