Техническая спецификация

Приложение

ТЕХНИЧЕСКАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ

Наименование тендера: «Закуп услуг технической поддержки системы электронного документооборота «Lotus Notes»»

1.  Определения и сокращения.

Заказчик: АО «ҚазМұнайГаз Өнімдері».

Исполнитель – Поставщик услуг.

ИТ-услуга – услуга, предоставляемая Исполнителем, бизнес – подразделениям Общества и связанная с функционированием того или иного объекта ИТ-инфраструктуры.

ИТ-инфраструктура – программные и аппаратные средства, услуги, процессы, технологии, а так же любые другие материальные и нематериальные ценности, используемые Обществом для осуществления своей деятельности и управляемые Департаментом АСУТП.

ЦА – Центральный аппарат Заказчика.

Филиал – Производственный объект АО «ҚазМұнайГаз Өнімдері».

Потенциальный поставщик (далее ПП) - лицо, участвующее в тендере.

Тендерная документация – комплект документов, подготавливаемых Заказчиком, содержащий исходную информацию о технических, коммерческих, правовых, организационных и иных характеристиках объекта, предмета тендера.

Тендерное предложение – комплект документов, представленный Потенциальным поставщиком, подтверждающий его юридический, финансовый и экономический статус и содержащий техническое и финансовое предложение относительно исполнения условий, содержащихся в тендерной документации.

ТС – техническая спецификация.

СЭД - система электронного документооборота.

МОДУЛЬ - программное приложение, решающее определенную прикладную задачу.

ПО - лицензионное программное обеспечение.

БРД - база рабочих документов.

Время реакции - это период с момента обращения к Исполнителю для устранения неисправности, проведения доработки и технической поддержки и началом работ по восстановлению сервиса.

Время устранения - максимальное время, через которое прошел процесс восстановления работоспособности предоставляемого сервиса.

Интервалы предоставления ИТ-услуг:

Ø  график предоставления ИТ-услуги (например, 24 часа 7 дней в неделю, с понедельника по субботу, 09:00ч.-18:30ч. понедельник-пятница, 09.00ч.-14.00ч. суббота и т. д.);

Ø  условия для увеличения времени предоставления ИТ-услуг, включая минимальный срок для предварительного уведомления (например, для того чтобы увеличить время сопровождения до 12 часов ночи запрос об этом должен поступить в службу сопровождения до 12 часов предыдущего дня; то же на ближайшие выходные – до 12 часов дня пятницы и т. п.;

Ø  особые случаи (например, государственные праздники);

Ø  расписание предоставления услуги (с учетом отпусков сотрудников, планового профилактического обслуживания и ремонта оборудования и т. п.).

Доступность – доступность ИТ-услуг в оговоренные интервалы времени.

Методика расчета параметра «Доступность»

«Доступность»=100% - 100%*(Коткл. вр. реак+Коткл. вр. устр.)/Кобщ.

Где: Кобщ – общее количество заявок на обслуживание за отчетный период.

Коткл. вр. реак – суммарное количество задокументированных нарушений времени реакции за отчетный период (согласно таблицы «Временные параметры сервиса»).

Коткл. вр. устр. - суммарное количество задокументированных нарушений времени устранения за отчетный период (согласно таблицы «Временные параметры сервиса»).

Надежность – надежность выражается в количестве задокументированных сбоев в предоставлении услуг.

Отчетность и оценка – описание состава, периодичности и получателей отчетности, а также периодичности проведения совещаний по анализу исполнения СУУ.

Отчётный период – оговоренный промежуток времени для оценки исполнения, обычно равен 1-му месяцу.

Время реакции - это период между обращением к Исполнителю для получения технической поддержки и прибытием представителя Исполнителя к Заказчику.

Время устранения - максимальное время, через которое обслуживаемая система восстановит работоспособность.

2.  Цель.

Техническая поддержка системы электронного документооборота «Lotus Notes».

3.  Описание сервисов.

В описании сервисов объем услуг (Спецификация 1) рассчитан с 01 января по 31 декабря 2013 года.

ИТ-сервис	Техническая поддержка системы электронного документооборота «Lotus Notes»»
Категория	Услуги
Целевая группа	ЦА и филиалы заказчика
Описание	Администрирование системы электронного документооборота «Lotus Notes»»
Интервал предоставления услуг	С понедельника по пятницу с 9.00ч. до 18.30ч., с перерывом с 13.00ч. до 14.30ч., в субботу с 9.00ч. до 14.00ч. без перерыва, в центральном офисе АО «ҚазМұнайГаз Өнімдері». В праздничные дни сервис доступен по согласованию заказчика и исполнителя. Согласование происходит до 18.30 предыдущего дня. Консультации посредством телефонной связи с 18:30ч. по 22:00ч. в рабочие дни, с 14:00ч. по 20:00ч. в субботу.
Куратор услуги со стороны заказчика	Департамент АСУТП
Место предоставления услуг	Центральный офис АО «ҚазМұнайГаз Өнімдері», Филиалы обслуживаются удалённым доступом.

4.  Задачи.

1)  Администрирование серверов IBM Lotus Domino

2)  Администрирование клиентских приложений IBM Lotus Notes

3)  Администрирование СЭД

4)  Установка Клиента IBM Lotus Notes

5)  Создание учетных записей пользователей в адресной книге сервера IBM Lotus Domino

6)  Создание учетных записей пользователей в базе «Структура организации»

7)  Управление правами доступа к базам данных (предоставление дополнительных прав пользователям)

8)  Настройка политики автоматизации административных процессов

9)  Обучение пользователей работе с Lotus Notеs

10)  Проведение презентаций по документообороту

11)  Переадресация корреспонденции

12)  Назначение делопроизводителей в структурных подразделениях

13)  Корректировка учетных записей в адресной книге сервера

14)  Управление группами пользователей

15)  Мониторинг адресной книги names. nsf и структуры организации

16)  Мониторинг репликации баз данных

17)  Внесение изменений в существующие документы

18)  Сопровождение общих баз канцелярии (контроль)

19)  Мониторинг маршрутизации почты

20)  Мониторинг репликации между ЦА и филиалами

21)  Консультация пользователей Lotus работе с почтой и документооборотом

22)  Архивация почтовых баз на клиенте

23)  Тестирование и эксплуатация новых баз

24)  Проведение обучения и доработок на филиалах.

Потенциальный поставщик обеспечит консультационно-техническое обслуживание по любым вопросам инсталляции и работы с ПО:

·  консультации по установке Программных продуктов Lotus Notes;

·  оказание помощи по идентификации и устранению сообщений об ошибках и неисправностях, о которых заявляет Заказчик, в действующих на этот момент версиях Программных продуктов при условии, что Программные продукты не изменялись Заказчиком и используются на соответствующей программной платформе;

·  получение технической информации и/или дополнительных программных компонентов (так называемых patches) для преодоления и разрешения проблем и ошибок, обнаруженных в программных продуктах Lotus Notes;

·  предоставление обновленных под-версий поддерживаемых программных продуктов (updates), выпускаемых для обеспечения эффективной совместимости с новыми версиями операционных систем;

·  предоставление обновленных версий поддерживаемых продуктов с новыми функциональными возможностями (upgrades) или варианта продукта Lotus Notes (в том числе и соответствующим образом дополненной Документации на лицензированные Программы).

·  Доработки системы электронного документооборота на филиалах:

– Филиал по г. Астана и Павлодарской области,

– Филиал по Карагандинской области,

– Филиал по Акмолинской, Северо-Казахстанской и Костанайской областям,

– Филиал по Восточно-Казахстанской области,

– Филиал по г. Алматы и Алматинской области,

– Филиал по Жамбылской, Кызылординской и Южно-Казахстанской областям,

– Филиал по Атырауской области,

– Филиал по Мангистауской области,

– Филиал по Актюбинской области,

– Филиал по Западно-Казахстанской области

Доработки должны проводиться с выездом в каждый филиал Заказчика.

В доработки включаются:

·  Исправления существующих проблем системы электронного документооборота.

·  Тестирование интеграции с головным офисом Заказчика.

·  Сжатие баз данных.

·  Перенос Lotus Domino на другие сервера (при необходимости).

5.  Описание модулей «СЭД».

5.1.  Комплекс программ «Базовая система

Комплекс программ «Базовая система» СЭД предназначен для автоматизации следующих функций:

·  инсталляции компонентов и приложений системы;

·  настройки компонентов и приложений;

·  создания и ведения всех необходимых справочников;

·  организации маршрутов движения документов;

·  осуществления аудита системы;

·  предоставления контекстно-зависимой справочной информации;

·  предоставления единого интерфейса для доступа ко всем компонентам системы

В состав комплекса входят следующие компоненты:

Конфигуратор - предназначен для настройки и конфигурации СЭД;

Структура организации – предназначена для создания и хранения информации о структурных подразделениях организации, ее сотрудниках, функциональных и должностных группах;

Маршрутизатор - предназначен для формирования графических маршрутов движения документов;

Протоколы – предназначены для сбора и хранения протоколов работы компонентов системы, предоставления собранной информации в различных разрезах и приоритетах, информирования администратора системы о критических ошибках и сбоях, в зависимости от приоритетов;

Рабочее место - предназначено для удобной работы пользователя со всеми модулям системы электронного документооборота в зависимости от его должностных обязанностей;

Справка - предназначена для предоставления пользователям информационно-справочного сервиса;

Приложение «MailXML» или «Почта» предназначено для реализации распределенной схемы документооборота (РСД), в рамках которой осуществляется обмен документами между территориально разделенными АСДОУ.

Модуль "Отчеты" – поставляется с открытым кодом, выгружает информацию из других компонентов и комплексов системы в шаблонные формы отчетов с возможностью сохранения данных в форматах MS Excel.

Особенности эксплуатации программного комплекса «Базовая система» соответствуют особенностям эксплуатации стандартных средств Lotus Notes.

Структурно программный комплекс «Базовая система» размещается на сервере баз данных Lotus Domino. Работа комплекса осуществляется по технологии «клиент-сервер».

5.2.  Комплекс программ «Делопроизводство»

Комплекс программ «Делопроизводство» СЭД предназначен для автоматизированного ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, включая выполнение функций отслеживания процесса движения документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки и сдачи в дело или архив.

Программный комплекс «Делопроизводство», состоит из совокупности модулей:

- Входящие документы

- Исходящие документы

- Внутренние документы

5.3.  Приложение «Архивное дело»

Компонент «Архивное дело» предназначен для автоматизации функций по организации хранения и использования архивных документов.

5.4.  Модуль Mail-XML

Приложение «MailXML» или «Почта» предназначено для реализации распределенной схемы документооборота, в рамках которой осуществляется обмен документами между территориально разделенными АСДОУ.

АСДОУ - автоматизированная система документационного обеспечения управления - в том числе, приложение «Делопроизводство и контроль исполнения».

Компонент «MailXML» представляет собой базу данных - адресат почты (Mail-In Database), которая является эффективным механизмом для сбора и распространении информации по электронной почте.

5.5.  Приложение «Отчёты»

Данный компонент предназначен для автоматизированного формирования отчётов по документообороту организации.

Модуль "Отчеты" выгружает информацию из других компонентов и комплексов системы в шаблонные формы отчетов с возможностью сохранения данных в форматах MS Excel.

Данный модуль так же имеет гибкую систему по созданию и формированию новых видов отчётов.

Кроме формирования отчётов в модуле автоматически формируются реестры зарегистрированных за сутки документов различного типа.

5.6.  Приложение “Обращения Граждан”

Приложение предназначено для ведения электронного документооборота, относящегося к обработке обращений граждан.

В части общих делопроизводственных процессов, не связанных со спецификой работы с обращениями граждан, приложение обеспечивает функциональность, аналогичную функциональности компонентов «Входящие документы» и «Исходящие документы» комплекса Делопроизводство.

6.  Обучение:

Объектами обучения работы системы электронного документооборота являются АО «ҚазМұнайГаз Өнімдері» и его структурные подразделения:

·  Филиал по г. Астана и Павлодарской области,

·  Филиал по Карагандинской области,

·  Филиал по Акмолинской, Северо-Казахстанской и Костанайской областям,

·  Филиал по Восточно-Казахстанской области,

·  Филиал по г. Алматы и Алматинской области,

·  Филиал по Жамбылской, Кызылординской и Южно-Казахстанской областям,

·  Филиал по Атырауской области,

·  Филиал по Мангистауской области,

·  Филиал по Актюбинской области,

·  Филиал по Западно-Казахстанской области

Обучение должно проводиться с выездом в каждый филиал Заказчика в течение 2013 года.

Потенциальный поставщик должен предоставить обучающую документацию на русском языке в бумажном и электронном вариантах.

Потенциальный поставщик обеспечит консультационно-техническое обслуживание по любым вопросам инсталляции и работы с ПО:

·  консультации по установке Программных продуктов Lotus Notes и настройка систем электронного документооборота;

·  оказание помощи по идентификации и устранению сообщений об ошибках и неисправностях, о которых заявляет Заказчик, в действующих на этот момент версиях Программных продуктов при условии, что Программные продукты не изменялись Заказчиком и используются на соответствующей программной платформе;

·  получение технической информации и/или дополнительных программных компонентов (так называемых patches) для преодоления и разрешения проблем и ошибок, обнаруженных в программных продуктах Lotus Notes;

·  предоставление обновленных под-версий поддерживаемых программных продуктов (updates), выпускаемых для обеспечения эффективной совместимости с новыми версиями операционных систем;

·  Внесение изменений в модули, изменения хода документов, по требованию Заказчика.

7.  Описание сопровождаемого ПО.

ПО Lotus Notes 8.0-8.5. Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino версии 8.5:

·  среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности;

·  криптозащита (шифрование и электронная подпись);

·  клиент электронной почты;

·  сервер приложений;

·  почтовый сервер;

·  групповой календарь, планировщик задач;

·  DAOS - сервис вложений и объектов IBM Lotus Domino;

·  репликация - синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных;

·  службы интеграции данных Domino Enterprise connection services (DECS);

IBM Lotus Domino Server.

Программное обеспечение компании IBM Lotus Software, серверная часть программного комплекса IBM Lotus Notes. IBM Lotus Domino Server - сервер приложений системы Lotus Notes, базово предоставляет ряд сервисов (нереляционная СУБД, сервер каталогов, почтовый сервер, web сервер, collaboration) и может использоваться для построения корпоративных систем электронного документооборота, коллективной работы, других приложений. Имеет в своем составе большой набор модулей. Из основных это - почтовый сервер, http сервер, сервер баз данных. Набор модулей может быть расширен решениями от IBM и других сторонних производителей. Программное обеспечение Lotus Domino работает под управлением Microsoft Windows, IBM i5/OS, IBM z/OS, IBM AIX, Sun Solaris и семейства ОС Linux..

IBM Lotus Notes.

Программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп. Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group. Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами.

Требования к техническим средствам рабочего места пользователя (Рекомендации для Lotus Notes Client 8.0):

·  Операционная система - Windows 95/98, Windows XP Professional.

·  Процессор - Intel Pentium.

·  Оперативная память - 64 MB (минимум).

·  Жесткий диск - 275 MB (минимум).

·  Монитор - Color monitor.

·  Сетевой протокол - TCP/IP

8.  Требования к технической поддержке

1)  Предоставить Заказчику в течение месяца со дня заключения Договора, полные и

протестированные инструкции по установке, настройке, обмену и восстановлению БД с резервных копий. Периодически в случае возникновения необходимости составлять инструкции для пользователей по работе с СЭД и БД.

2)  Обеспечить работу и мониторинг автообмена БД ЦА с Филиалами через NRPC, при этом не оказывать влияния на работу пользователей ЦА в программе СЭД;

3)  Создать автоматический ежедневный отчет по результатам прошедшего автообмена, который должен содержать в себе перечень периферийных баз и фактическое выполнение;

4)  Проводить постоянный мониторинг производительности СЭД;

5)  Соблюдать вышеуказанные требования по отношению к БД ЦА и Филиалов.

6)  Устранять в оперативном порядке выявленные ошибки и неточности соблюдая интервал времени согласно Таблицы №1 «Временные параметры сервиса»;

7)  Разрабатывать и применять новые средства при использовании автообмена между БД ЦА и Филиалами;

8)  Отражать в печатной форме все изменения, производимые в конфигурации и отчетности, отображаемой всем пользователям. При этом указывать степень важности и вид изменения (добавление нового функционала, исправление ошибки, удаление объекта);

9)  Сообщать обо всех возникающих критических ситуациях или ведущих к ним (переполнение диска, отказ работы сети, попытка хакерского взлома и др.), ведущих или повлекших к недоступности сервера Заказчика с описанием предпринятых мер по устранению инцидента.

9.  Резервное копирование и восстановление информации

1)  Ежедневно проводить резервное копирование и тестирование БД СЭД;

2)  Вести постоянный мониторинг процедур резервного копирования и тестирования резервных копий;

3)  Предоставлять не реже одного раза в месяц резервные копии БД на любых носителях информации Заказчику;

4)  Восстанавливать БД из резервных копий;

5)  Производить аварийно-восстановительные работы в случае их возникновения согласно Таблицы №1 «Временные параметры сервиса».

10.  Уровень предоставляемых сервисов

1)  Сервисы доступа предоставляются 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, особые случаи (например, выходные и праздничные дни);

2)  Время реакции – описаны в Таблице №1 «Временные параметры сервиса»;

3)  Допустимая длительность аварийных перерывов в предоставлении Услуг – не более 1 часа в сутки, суммарная длительность – не более 10 часов в месяц;

4)  В случае превышения допустимой или суммарной длительности аварийных перерывов Заказчик применяет штрафные санкции за вынужденный простой;

5)  В случае обнаружения перерыва в оказании Услуги, Заказчик сообщает в Службу технической поддержки Исполнителя по телефону, указанному в Договоре. Обращение Заказчика незамедлительно фиксируется представителем Исполнителя в журнале регистрации перерывов. Исполнитель обязан незамедлительно принять меры к устранению причин перерыва и возобновлению предоставления Услуг;

6)  Период перерыва исчисляется с момента фактической приостановки в предоставлении Услуг, установленного Исполнителем и заканчивается в момент возобновления предоставления Услуг Заказчику;

7)  В случае изменения списка ответственных лиц или контактной информации Исполнитель обязан в течение 5 дней внести изменения в регламент взаимодействия.

11.  Способы получения технической поддержки:

1)  Посредством электронной почты, skype и т. д.;

2)  Телефонная, мобильная связь;

3)  Поддержка через Интернет, удаленный доступ;

4)  Содействие напрямую специалистом, присутствующим в офисе Заказчика.

Таблица 1. ВРЕМЕННЫЕ ПАРАМЕТРЫ СЕРВИСА

Уровень	Влияние	Время реакции	Время устранения
Значение	Определение
Б-Базовый (Согласно Спецификации 1)	Нет	Можно продолжать работу	1 рабочий день	3 рабочих дня
Низкий	Не может работать один сотрудник	2 рабочих часа	1 рабочий день
Средний	Не может выполняться технологическая операция	1 рабочий час	1 рабочий день
Высокий	Не может работать ни один сотрудник в 1С	30 мин	3 часа
О-Особый (Согласно Спецификации 1)	Нет	Можно продолжать работу	3 часа	8 часов
Низкий	Не может работать один сотрудник	1 час	4 часа
Средний	Не может выполняться технологическая операция	30 мин	2 часа.
Высокий	Не может работать ни один сотрудник в 1С	20 мин	1 час.

12.  Требования к безопасности.

Согласно установленных у Заказчика утвержденных правил и процедур информационной безопасности.

13.  Требования к потенциальному поставщику

1)  Наличие 1 (одного) сертифицированного специалиста, без права совмещения на других работах с постоянным местонахождением в центральном аппарате заказчика. Не менее 2-х специалистов – программистов, 1 диспетчер, допускается совмещение обязанностей по другим работам.

2)  Опыт работ на рынке – не менее 2 лет.

3)  Потенциальный поставщик должен обладать следующими сертификатами IBM Lotus Domino/Notes, подтверждающими его компетенции (представить оригиналы или нотариально заверенные копии соответствующих сертификатов):

- IBM Certified Advanced Security Professional Lotus Notes and Domino 7;

- IBM Certified System Administrator Lotus Notes and Domino 7;

- IBM Lotus Notes Domino 8 Application Development Update.

.

Директор

Департамента АСУТП А. Быковский