Анализ системы менеджмента качества

Акционерное общество

«Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова»

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

АО «КазЭУ им. Т. Рыскулова»,

д. э.н., профессор

«27» января 2012 г.

АНАЛИЗ*
системы менеджмента качества

АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова»

»

1. Цели проекта. 1

2. Принятая ответственность высшим руководством.. 2

3. поддержание системы менеджмента качества. 5

4. Обучение. 6

5. поддержание и улучшение системы информационно-документационного обеспечения 6

6. поддержание системы управления ресурсами. 7

7. Поддержание системы работы с потребителями Университета. 9

8. Поддержание системы управления разработкой. 10

9. поддержание и улучшение системы улучшений. 10

10. Внутренний аудит. 10

11. Оценка достигнутых результатов. 11

12. Решения по результатам анализа СМК. 12

Отчет по внутреннему аудиту. 13

1.  Цели проекта

Высшее руководство АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» (далее — Университет) приняло стратегическое решение по поддержанию и улучшению системы менеджмента качества, соответствующей требованиям МС ИСО 9001:2008 (далее — СМК). При этом были поставлены следующие цели:

·  улучшить процесс планирования Университета;

·  улучшить управление ресурсами Университета;

·  обеспечить четкое структурирование Университета путем распределения ответственности и полномочий должностных лиц по всем основным и вспомогательным процессам;

·  обучить сотрудников Университета теории и практики по управлению системой менеджмента качества;

·  создать систему постоянного улучшения деятельности Университета;

·  оптимизировать бизнес-процессы Университета для достижения большей результативности и эффективности;

·  сократить затраты, особенно незапланированные;

·  улучшить имидж Университета посредством демонстрации соответствия системы управления требованиям МС ИСО 9001:2008 и требованиям потребителей;

·  приобрести конкурентное преимущество при участии в тендерах и конкурсных торгах за счет демонстрации сертификатов соответствия на систему менеджмента качества;

·  увеличить инвестиционную привлекательность Университета;

·  облегчить доступ Университета на рынки ближнего и дальнего зарубежья, в том числе на рынки капитала;

·  продемонстрировать всем потребителям и другим заинтересованным сторонам способность Университета производить продукцию и услуги, соответствующие требованиям потребителей, а также обязательным (нормативным) требованиям.

2.  Принятая ответственность
высшим руководством

Высшее руководство Университета приняло на себя обязательство по поддержанию и улучшению СМК, по обеспечению информирования сотрудников с целью достижения результативности проекта по разработке, внедрению, сертификации и улучшению СМК на соответствие МС ИСО 9001:2008. В частности Высшим руководством Университета приняты следующие обязательства:

·  гарантированию определения и выполнения требований потребителей;

·  постоянному улучшению результативности СМК;

·  изданию Политики Университета в области качества;

·  разработке общих Целей Университета в области качества;

·  утверждению соответствующих внутренних документов;

·  утверждению соответствующих планов;

·  проведению настоящего анализа.

Информирование

Высшее руководство Университета обеспечило доведение до сведения персонала требования СМК посредством:

·  ознакомления под роспись;

·  проведения совещаний и технической учебы;

·  рассылки документов (приказов, планов и так далее);

·  вывешивания Политики и Целей в подразделениях Университета.

Выделенные ресурсы

Для успешного осуществления проекта по поддержанию и улучшению СМК Высшее руководство АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» выделило необходимые ресурсы, включая:

Людские ресурсы для СМК:

·  представитель руководства по системе менеджмента качества ;

·  ответственный по системе менеджмента качества ;

·  специалисты Управления качества (Начальник отдела , Инспектор )

·  ответственные по каждому процессу;

·  рабочая группы по СМК;

·  группа внутренних аудиторов по СМК.

Финансовые ресурсы на:

·  оплату стоимости курсов повышения квалификации по вопросам улучшения СМК согласно договорам;

·  проведение инспекционного аудита со стороны органа по сертификации;

·  оплату обучения внутренних аудиторов;

·  оплату обучения сотрудников университета по документоведению;

·  закупку необходимых канцелярских товаров;

·  закупку компьютерной техники, программного обеспечения и средств связи;

·  проведение работ по поверкам и калибровкам средств измерений;

·  заключение договоров по информационному обеспечению (база «Параграф»);

·  закупку необходимой нормативной литературы.

Инфраструктура:

В область распространения СМК была включена практически вся инфраструктура АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова». Для приведения в соответствие инфраструктуры Университета с установленными требованиями постоянно планируются и выделяются ресурсы на:

·  поддержание в надлежащем состоянии оборудования и машин Университета;

·  поддержание в надлежащем состоянии компьютерной техники и программного обеспечения;

Производственная среда:

Политика высшего руководства направлена на постоянное улучшение производственной среды для своих сотрудников, включая:

·  мероприятия по охране труда и технике безопасности;

·  мероприятия по улучшению социально-психологического климата в коллективе;

·  мероприятия по улучшению эргономики рабочих мест.

Планирование

Высшее руководство стремиться обеспечить устойчивое развитие Университета. С этой целью ежегодно проводится анализ достигнутых результатов, на основе чего разрабатываются планы на будущие периоды.

Определены Цели в области качества. Для достижения поставленных Целей в области качества разработаны следующие планы Университета:

·  стратегия международной конкурентоспособности;

·  план качества по улучшению СМК;

·  план-график пересмотра внутренних нормативных документов СМК;

·  план проведения внутренних аудитов СМК;

·  план обучения персонала;

·  другие планы.

Распределение ответственности

Для четкой реализации проекта по поддержанию и улучшению СМК высшее руководство АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» распределило ответственность:

·  действует Представитель руководства по системе менеджмента качества (Положение о ПРК);

·  действует Ответственный по системе менеджмента качества (Положение об ОтК);

·  действуют Ответственные по процессам (Приказ о распределении ответственности по процессам).

3.  поддержание системы менеджмента качества

АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» поддерживает документированную СМК. Данная работа была осуществлена в следующей последовательности:

·  проводятся совещания по вопросам функционирования СМК;

·  проводится обследование системы управления Университета;

·  по результатам обследования были идентифицированы процессы, необходимые для СМК и составлен перечень необходимых для разработки внутренних нормативных документов;

·  посредством системного анализа был проведен анализ последовательности и взаимодействия процессов СМК, для чего была использована технология IDEF0;

·  создана рабочая группа по поддержанию и улучшению СМК, куда вошли назначенные ответственные по каждому процессу. Общее управление рабочей группой и координацию действий осуществляет представитель руководства по системе менеджмента качества - ;

·  разработан проекты Политики и Целей в области качества, которые были рассмотрены на заседании рабочей группы (приказ о рассмотрении Политики и Целей Университета), согласованы и утверждены;

·  был утвержден план-график пересмотра внутренних нормативных документов, с которым были ознакомлены все исполнители;

·  согласно плану-графику и по входным данным (Политика, Цели, результаты обследования, результаты внутренних аудитов, законодательные и нормативные требования, требования потребителей процессов и так далее) ответственные по процессам пересмотрели внутренние нормативные документы;

·  разработанные документы прошли процесс согласования с заинтересованными лицами (потребители, поставщики и руководство Университета);

·  разработанные документы были утверждены руководством Университета.

4.  Обучение

Для успешной реализации проекта было проведено обучение персонала:

·  техническая учеба по требованиям МС ИСО 9001:2008;

·  внутренний аудит;

·  по результатам проведенного обучения была проведена оценка полученных знаний посредством сдачи тестовых экзаменов. Полученные знания также подтверждаются сертификатами.

5.  поддержание и улучшение системы
информационно-документационного
обеспечения

В АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» поддерживается система информационно-документационного обеспечения с целью достижения результативности проекта по поддержанию и улучшению СМК на соответствие МС ИСО 9001:2008. Для этого были обследованы процессы:

·  управления внутренней нормативной документацией (ПРО Каз НПУ 0401-10);

·  управления служебной (коммуникативной) документацией (ПРО КазЭУ 0403-10);

·  управления организационной документацией (ПРО КазЭУ 0402-10);

·  управление информационными ресурсами (ПРО КазЭУ 0404-10);

·  управления архивом (ПРО КазЭУ 0405-10);

·  управлением записями (ПРО КазЭУ 0406-10).

Для надлежащего функционирования процессов информационно-документационного обеспечения были выделены технические средства: копировальные аппараты, компьютеры и принтеры, факсы, телефоны, локальные и глобальные компьютерные сети.

Для управления документацией и записями были назначены ответственные по подразделениям, которые разработали номенклатуры дел в своих подразделениях, оформили дела в соответствии с установленными требованиями и обеспечили внедрение процедуры управления документами. Для идентификации документов и записей была применена единая система кодирования дел подразделений. Для дел были определены сроки хранения и порядок их уничтожения.

Для управления служебной (коммуникативной) документацией используется соответствующая процедура, которая позволяет регистрировать такие документы, систематизировать их, обеспечивать их надлежащее пользование и хранение.

По управлению внешними документами используется соответствующая процедура. Назначенные ответственные провели инвентаризацию внешних документов в подразделениях, составили перечни, внедрили журналы регистрации поступления и выдачи в пользование документов внешнего происхождения.

Также была используется процедура по управлению архивом АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова», которая предусматривает ведение необходимых журналов, перечней, регистрацию выдачи и возврата архивных документов, систематизированного хранения архивных документов.

6.  поддержание системы управления ресурсами

Для надлежащего функционирования СМК и для удовлетворения требований заинтересованных сторон в АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» были определены и выделены необходимые ресурсы. Для постоянного улучшения обеспеченности процессов СМК ресурсами были определены процессы по их управлению.

Управление людскими ресурсами

С целью эффективного управления людскими ресурсами была используется процедура ПРО КазЭУ 0601-10 («Управление персоналом»).

Данная процедура предусматривает проведение функционального анализа процессов СМК с целью определения функций и вытекающих из этого требований к уровню компетентности персонала, а также с целью предоставления персоналу соответствующих полномочий. На основе результатов функционального анализа была определена потребность Университета в штатных единицах. Потребность в подразделениях определялась по критерию наиболее эффективного управления процессами Университета, в том числе процессами СМК.

На следующем шаге были разработаны и/или актуализированы документы:

·  штатное расписание — плановый документ по обеспечению процессов Университета персоналом требуемой компетенции;

·  организационная структура Университета в виде графика;

·  положение о подразделениях Университета;

·  должностные инструкции, в которые были включены требования к компетентности персонала, функциональные обязанности и права.

Все эти документы (организационные) прошли необходимую процедуру согласования с заинтересованными лицами и утверждены руководством.

Была внедрена система ведения личных дел персонала Университета, посредством которой постоянно собирается и регистрируется кадровая информация. Был определен перечень документов, который должен предоставить каждый сотрудник (СИК, РНН, пенсионный договор, дипломы и сертификаты об образовании и так далее). Личные дела сотрудников были пополнены недостающими в них документами.

Была внедрена система подбора персонала, обеспечивающая потребности Университета в высококвалифицированных кадрах. Такая система предусматривает вводное обучение новых сотрудников и их оценку по результатам испытательного срока.

Для постоянного улучшения результативности СМК внедрена система повышения квалификации сотрудников Университета. Эта система предусматривает определение потребности в повышении квалификации персонала, включая нормативные требования и требования СМК, разработку планов обучения, проведение оценки результатов обучения.

Управление инфраструктурой

Для достижения поставленных целей определена необходимая инфраструктура, включающая:

·  производственные здания и рабочие места;

·  средства труда;

·  оборудование;

·  копировально-множительную и вычислительную технику;

·  средства связи и транспорт.

Для обеспечения и поддержания инфраструктуры в рабочем состоянии используется процедура ПРО КазЭУ 0603-10 «Материально-техническая база».

Для управления метрологическими измерениями Университета используется процедура ПРО КазЭУ 0712-10 «Контрольно-измерительные приборы и материалы».

Производственная среда

Для достижения соответствующего качества продукции Университета процессы СМК были обеспечены надлежащей производственной средой, включающей:

·  технику безопасности и охрану профессионального здоровья;

·  пожарную безопасность;

·  безопасность в чрезвычайных ситуациях;

·  охрану окружающей среды;

·  необходимые удобства для персонала (мебель, кондиционирование, отопление, питание и так далее);

·  обеспечение спецодеждой рабочих;

·  нормальный социально-психологический климат коллектива.

В текущем учебном году подготовлены к утверждению новые версии инструкций по технике безопасности.

7.  Поддержание системы работы с потребителями Университета

Для определения требований потребителей к продукции Университета были внедрены процедуры:

ПРО КазЭУ 0701-10 «Профориентационная работа»;

ПРО КазЭУ 0710-10 «Трудоустройство выпускников».

На основе требований данных процедур разработаны планы по профориентационной работе с целью осуществления мероприятий по эффективному информированию потребителей и определению их требований. Также внедрена система регистрации информации, поступающей по каналам обратной связи с потребителями, включая жалобы и претензии потребителей. Внедрены методы по регистрации и дальнейшему применения информации, полученной от потребителей.

8.  Поддержание системы управления разработкой

Университет планирует разработку методического обеспечения учебного процесса в соответствии с ПРО КазЭУ 0703-10. Каждый преподаватель заполняет раздел «Учебно-методическая работа» в своем индивидуальном плане. Планы по учебно-методической работе также разрабатывают кафедры и деканаты. Разработана и утверждена Инструкция по составлению учебно-методической документации, включающая единые формы силлабуса и рабочей программы.

В процессе планирования разработки методического обеспечения учебного процесса определяются при необходимости этапы в соответствии с требованиями:

·  рабочих учебных планов;

·  рабочих учебных программ дисциплин.

Для управления процессом разработки внедрена процедура ПРО КАЗЭУ 0703-10.

Для отбора и оценки поставщиков внедрена процедура ПРО КАЗЭУ 0713-10, где определены требования к закупаемой продукции и необходимые записи по оценки поставщиков.

9.  поддержание и улучшение системы улучшений

Для процессов измерений, анализа и улучшения:

·  используется система мониторинга информации об удовлетворенности потребителей (ПРО КАЗЭУ 0701-10);

·  проведен внутренний аудит СМК (ПРО КАЗЭУ 0801-10);

·  используется процедура по управлению несоответствующей продукцией (ПРО КАЗЭУ 0802-10);

·  используется процедура по корректирующим и предупреждающим действиям (ПРО КАЗЭУ 0803-10).

10.  Внутренний аудит

На основании приказа была создана группа аудиторов, имеющих необходимые сертификаты. В текущем периоде на 30% уменьшилось число внутренних аудиторов в связи с переходом на другое место работы.

В соответствии с процедурой ПРО КАЗЭУ 0801-10 был разработан план-график внутреннего аудита СМК в подразделениях Университета.

В соответствии с запланированными мероприятиями внутренние аудиторы Университета:

·  разработали программы проверок подразделений, которые затем были доведены до сведения проверяемых;

·  в соответствии с критериями программ аудита и в намеченные сроки проверили СМК практически во всех подразделениях;

·  зарегистрировали выявленные несоответствия;

·  провели повторную проверку выполнения корректирующих действий по зарегистрированным несоответствиям;

·  доложили о результатах проверки руководству Университета (Приложение А).

11.  Оценка достигнутых результатов

Оценка достигнутых результатов основывается на:

·  результатах внутреннего аудита;

·  результатах самооценки.

В процессе реализации проекта по поддержанию и улучшению СМК получены следующие основные результаты:

·  разработана Политика АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» в области качества;

·  разработаны Цели АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» в области качества;

·  разработана система менеджмента качества на основании требований МС ИСО 9001:2008;

·  проведено необходимое обучение персонала Университета по работе с СМК и имеются внутренние аудиторы СМК;

·  функционирует система информационно-документационного обеспечения;

·  функционирует система управления ресурсами;

·  функционирует система работы с потребителями;

·  функционирует система управления деятельностью;

·  функционирует система улучшений;

·  проведен внутренний аудит;

·  проведена самооценка системы менеджмента качества;

Достигнутые результаты позволяют сделать следующие выводы:

·  система менеджмента качества АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» соответствует требованиям МС ИСО 9001:2008 и обеспечивает постоянное улучшение СМК;

·  система менеджмента качества АО «Казахский экономический университет имени Т. Рыскулова» готова к проведению инспекционного аудита.

12.  Решения по результатам анализа СМК

1. Результаты проекта по поддержанию и улучшению СМК считать соответствующими намеченным целям.

2. Результаты проведенного внутреннего аудита считать удовлетворительными.

3. Ответственному по СМК согласовать сроки инспекционного аудита.

4. Всем ответственным по процессам завершить корректирующие действия по выявленным несоответствиям в ходе проведенного внутреннего аудита СМК.

Подготовили:

Представитель руководства
по системе менеджмента качества

Скиба

по системе менеджмента качества

Дата: «12» февраля 2012 г.

* Данный анализ систем менеджмента проведен высшим руководством в соответствии с требованиями СМК