Принцип работы системы HiDA

2. Принцип работы системы HiDA

Как правило, понимание принципа действия какого-либо предмета быстрее всего приходит во время непосредственной работы с ним. Если Вы уже обладаете опытом работы с ранними версиями HiDA, то можете пропустить данную главу.

Рассмотрим основные принципы работы программы HiDA на примере проведения инвентаризации коллекции жестяных игрушек. Такое знакомство с программой поможет получить Вам более наглядное представление о простоте и удобстве работы в HiDA, схожести функций программы с обычными, "ручными" этапами сбора и обработки такого рода информации. Для начала не потребуется никаких специальных знаний. Нужны лишь бумага, карандаш и другие привычные канцелярские принадлежности. Мы познакомим Вас с основными концепциями базы данных HiDA без использования специальных технических терминов.

2. Принцип работы системы HiDA

2.1. Основные принципы базы данных

2.1.1. Создаем бланки описей

2.1.2. Использование индекса для поиска

2.1.3. Описи становятся толще...

2.1.4.... и толще

2.1.5. Штемпель упрощает работу

2.1.6. Ваша коллекция становится более детальной

2.1.7.… и Вы знакомитесь с HiDA

2.1.8. Документы в HiDA

2.1.9. Поля в HiDA

2.1.10. Индексные категории

2.1.11. Документы содержат блоки и подчиненные блоки

2.1.12. Иерархия блоков…

2.1.повторяющиеся поля и повторяющиеся группы

2.1.14. Гибкость HiDA при построении структуры БД

2.1.15. Две основные модели данных

2.1.16. Использование справочников

2.1. Основные принципы базы данных

Прежде всего, необходимо решить какие предметы мы будем описывать. Наша коллекция жестяных игрушек содержит, с одной стороны, сами игрушки, и, с другой стороны, старые каталоги жестяных игрушек.

2.1.1. Создаем бланки описей

Для описания настолько различных предметов не может быть применен единый бланк инвентаризационной описи.

Начнем работу. Возьмите стопку бумаги и разработайте для каждого типа коллекции подходящий бланк описи. Бланк описи каталога игрушек должен содержать поле "Число страниц". Для другого типа коллекции (жестяные игрушки) данное поле не имеет смысла. Некоторые поля Вы все же будете использовать в обоих случаях: каждый бланк описи должен содержать поле "Тип коллекции:…" (здесь Вы внесете запись "Игрушка" либо "Каталог") и поле "Производитель:…" (здесь Вы запишите названия фирм-производителей соответствующего предмета коллекции).

Итак, Вы создали два типа бланков - бланк для описания каталога игрушек и бланк описи "Жестяные игрушки". В дальнейшем используйте данные бланки в качестве образцов, для этого подшейте их в папку "Образцы". С помощью копировального аппарата сделайте копии обоих бланков, которые Вы сможете использовать для описания предметов соответствующего типа коллекции. Заполните копии бланков данными.

Все заполненные данными бланки подшейте в другую папку, которую назовите "Данные".

Предположим, что Вы описали большое количество различных предметов и собираетесь "насладиться" результатами своей работы. Например, требуется найти мотоцикл "Curvo 1000" фирмы "Schreyer&Co" в папке "Данные". Для этого необходимо провести поиск в Вашей папке по определенным записям в полях: "Производитель" и "Марка". Скоро Вы убедитесь, что это занятие довольно утомительно без создания индекса. 

2.1.2. Использование индекса для поиска

Пронумеруйте все подшитые бланки в папке "Данные". Затем для каждого поля бланка, содержание которого, возможно, потребуется быстро найти, создайте алфавитный указатель внесенной информации. В указателе возле каждой записи отметьте все номера страниц, на которых в папке "Данные" встречается данная информация, например:

Индекс по производителю	Индекс по марке
American Flyer 19,15,35	ALPS vor stilisiertem Berg 4, 49
Arnold 20, 74, 86,	American Flyer 19, 15, 35
Bing 12	Arnold 20, 74
Fleischmann 23, 34, 67, 78, 79	B. W. 12

Полученные списки подшейте в новой папке "Индекс".

Таким же образом Вы сможете составить список для бланка описи каталога игрушек. Теперь при поиске мотоцикла "Curvo 1000" фирмы Schreyer & Co просмотрите составленный список к полю "Производитель:…" в папке "Индекс". После того, как Вы найдете необходимое название фирмы, просмотрите на указанных рядом с данной записью страницах папку "Данные". Таким образом, Вы найдете искомое описание предмета.

2.1.3. Описи становятся толще...

При создании бланков описи мы исходили из того, что каждый предмет коллекции описывается как один цельный, неделимый, объект. Поэтому поля "Материал:...", "Производитель:…", "Название:…" были помещены в каждый бланк описи только по одному разу.

Допустим, Вы собираетесь описать составной объект - редкий омнибус 1910 года фирмы Gebr. Bing с пассажирами, изготовленными фирмой Märklin. В этом случае Вам будет недостаточно одного бланка описи. Подготовьте образец для карточки, в которую вы внесете дополнительные пустые поля (в данном примере для описания пассажиров омнибуса). С данного образца снимите копию, заполните данными на пассажиров и приклейте к Вашему заполненному бланку описи омнибуса так, чтобы были видны находящиеся под ней записи.

Если Вы все сделали правильно, то позже на эту карточку Вы сможете наклеить последующие карточки, которые содержат такие же поля, перелистываются, но все же прочно скреплены с бланком описи (лучше всего приклеивать только одну сторону карточек, тогда Вы сможете легко перелистывать их).

Все новые образцы, которые были созданы к дополнительным карточкам, подшейте в папку "Образцы".

2.1.4.... и толще

Используя данный принцип, можно увеличивать число дополнительных карточек, своевременно подшивая используемые образцы в папку "Образцы". Конечно, Вы сможете наклеить только ограниченное число таких дополнительных карточек, в противном случае вся конструкция может развалиться.

2.1.5. Штемпель упрощает работу

Так как Вы используете некоторые поля, например "Производитель:…" и "Материал:…", неоднократно в одном бланке описи и на дополнительных карточках, мы рекомендуем изготовить для этих полей штемпель. В дальнейшем этот канцелярский прибор позволит Вам упростить и ускорить детальное описание составных игрушек или каталогов.

2.1.6. Ваша коллекция становится более детальной

В процессе коллекционирования Вы собрали не только разносторонние сведения о предметах вашей коллекции, но также накопили много информации о производителях. Конечно же, было бы достаточно трудоемким вносить в каждый бланк описи игрушки всю биографию ее производителя (или производителей отдельных частей игрушки). Поэтому создайте новый бланк "Производитель", который будет содержать, как и бланк описи игрушек, поле "Производитель:…". Данный бланк также сохраните в папке "Образцы". Копии бланка заполните отдельно для каждого производителя, подшейте в папку "Данные" и внесите изменения в списки индексов (т. е. добавьте дополнительные номера страниц возле записей о производителях).

Теперь Вы можете легко находить информацию о производителе каждой конкретной игрушки, используя поиск по индексу в папке "Данные".

2.1.7.… и Вы знакомитесь с HiDA

Если Вы до сих пор следовали данному руководству, возможно, описанный пример создания базы данных на бумаге показался Вам трудоемким. Однако, благодаря этому примеру Вы познакомились с основными концепциями построения базы данных в HiDA.

2.1.8. Документы в HiDA

Разработанные пользователем образцы для бланков описей соответствуют в HiDA типам документов. В Вашей бумажной базе данных образцы бланков сохранялись в папке "Образцы" - HiDA сохраняет описание типов документов в файле определений (расширение файла "xml").

Заполненные копии бланков описей, которые Вы подшивали в папку "Данные", соответствуют в программе HiDA документам, которые хранятся в базе данных.

Для описания нового предмета пользователю не потребуется ничего копировать. Новый документ можно создать при помощи одной команды. HiDA создает "копию" бланка соответствующего типа документа, определенного в файле определений, и открывает пустой документ в новом окне.

Заметим, что в HiDA имеется ряд функций для облегчения работы с документами.

По умолчанию создаются пустые документы. Однако в программе HiDA легко создавать образцы бланков с уже заполненными полями, личные или для общего использования. Такие образцы бланков здесь именуются "шаблонами". Шаблоны также сохраняются в базе данных. Смотрите подробнее в разделе "13.2. Шаблоны документов".

Отдельные элементы документа могут быть скопированы, вырезаны и добавлены внутри документа или в другие документы, не обязательно того же типа. Кроме того, при необходимости можно просто продублировать документ в целом. Операция "Вырезать-Копировать-Вставить" работает также для фрагментов полей. Смотрите подробнее в разделах "11.4. Ввод данных. Функции редактирования", "Команда меню "Редактирование"".

Имеется много различных "форм" для удобного ввода и редактирования записей документа: привычная "Форма" бланка, "Таблица", в которой все или отдельные поля представлены списком, "Описание", в котором описание предмета или любая дополнительная информация могут быть свободно изложены, но вместе с тем тесно связаны с записями документа и т. д.

HiDA позволяет сохранять историю документов и создавать резервную копию базы данных, поддерживает импорт и экспорт документов в различных форматах.

Также в HiDA обеспечивается контроль над доступом к документам и правами пользователей с помощью отдельной программы "Управление пользователями HiDA".

См. также:

Глава "11.2. Поля, повторяющиеся поля, повторяющиеся группы, блоки, подблоки".

Глава " 11.4. Ввод данных. Функции редактирования ".

Глава "11.4.2. Функции редактирования по правой кнопке мыши (контекстное меню)".

Глава "11.5. Каталог полей".

Глава "11.1. Создание новых документов".

Глава "13.1. Дублирование документов".

Глава "13.2. Шаблоны документов".

2.1.9. Поля в HiDA

В бумажных бланках описи каждой отдельной характеристике предмета коллекции соответствовало одно поле. В HiDA такие элементы описания предмета также называются "Поля". Аналогично тому, как поля были заданы на образцах бланков, в HiDA поля определяются в файле определений, где называются "тегами".

При составлении базы данных на бумаге размер бланка описи одинаковый для всех бланков, независимо от того, сколько ячеек в каждом из них может быть заполнено. В отличие от этого HiDA сохраняет только заполненные поля. Это экономит изрядное количество памяти. Тем не менее, все поля всегда имеются в наличии и впоследствии могут быть заполнены, так как в HiDA посредством файла определений точно задана принадлежность отдельных полей к типам коллекции (в HiDA обозначается как "Тип документа").

Следующее отличие от бумажной базы данных заключается в размере самих полей. При использовании бумаги Вы должны продумать насколько большим может быть одно поле бланка, для того чтобы уместить все необходимые поля на странице. Позднее, при заполнении или редактировании, Вы будете ограничены его размерами. В HiDA это ограничение является излишним. Кроме того данный процесс в HiDA очень экономичен при использовании рабочей памяти: одно поле может содержать информации, объем которой соответствует нескольким страницам формата А4 печатного текста. К этому можно добавить, что расходование памяти происходит в соответствии с количеством введенных символов.

2.1.10. Индексные категории

Как и в бумажной базе данных, для сохранения списка индексов в HiDA используется специальные файлы.

Кроме того, собранные Вами с большим трудом списки индексов создаются в HiDA автоматически. Вы можете создавать сколь угодно много индексов для разных документов.

Оптимально перед началом работы в HiDA в файле определений задать, по каким индексным категориям должно быть проведено индексирование нужных полей документа. Однако позднее допускается перестройка индекса, при необходимости можно редактировать файл определений, добавляя или удаляя из индекса поля документа.

Смотрите подробнее в разделах "25.4.5.1. Определение индексных категорий и назначение их полям".

Открытый индекс (или несколько индексов) отображается в виде упорядоченного списка категорий в отдельной панели окна приложения. Имеются специальные функции поиска, позволяющие быстро находить нужную информацию (и в конечном итоге нужные документы) в дереве индекса. Однако поиск нужной информации может проводиться не только путем навигации по дереву индекса. Пользователю рекомендуется использовать специальную функцию HiDA "Поиск по индексу".

Индекс в HiDA предназначен не только для быстрого поиска нужной информации.

Для облегчения ввода и редактирования данных в HiDA документах используется дополнительные инструменты на основе индекса - диалоговые окна "Дескрипторы" и/или "Составные дескрипторы". Диалоговое окно "Дескрипторы" служит для ввода и редактирования содержимого для одного индексируемого поля, диалоговое окно "Составные дескрипторы" позволяет заполнять одновременно несколько полей документа. Кроме того, оба эти инструмента исполняют роль контрольного механизма – обеспечивают проверку правильности и нормирование документов.

Помимо основного индекса, в HiDA возможно построение дополнительного индекса, так называемого "кандидатского". Такой индекс служит проверке содержимого новых или измененных документов.

Смотрите подробнее в разделах "8. Поиск по индексу","9. Глобальный и локальный индексы", "9.2. Кандидатский индекс".

2.1.11. Документы содержат блоки и подчиненные блоки

Для бумажного бланка описи Вы создавали дополнительные карточки, которые подшивали в папку "Образцы". Подобным образом HiDA сохраняет "образцы" в файле определений (здесь "Segments"). Заполненные дополнительные карточки, которые Вы приклеивали к бланкам описи в папке "Данные", в HiDA имеют название "подблоки" (либо "подчиненные" блоки) и сохраняются в базе данных. Основной бланк описи, к которому приклеивали карточки, является в HiDA "корневым" блоком.

В качестве примера представлен блок: "obj 1. ОФ13503/1 - Фотография…"

Ниже находятся два подчиненных блока:

"obj. obj 1.1. ОФ13503/5…"

"obj. obj 1.2. ОФ13503/7..."

Для того чтобы добавить блок или подчиненный блок в HiDA документ, Вам не нужно создавать копию дополнительной карточки и подклеивать ее в заполняемый бланк описи. Подблок можно добавлять при помощи специальных команд редактирования: "Вырезать Блок", "Копировать Блок", "Вставить Блок", "Удалить Блок", "Добавить дочерний блок" и других.

Смотрите подробнее в разделах "11.2.4. Блоки, подблоки".

2.1.12. Иерархия блоков…

Итак, заполненные копии дополнительных карточек в папке "Данные" в документах HiDA называются "подблоками", или, соответственно, блоками первого уровня. В свою очередь они также могут иметь подчиненные блоки, так называемые "блоки второго уровня" и т. д. На каждом уровне может находиться практически неограниченное количество блоков – то, что никоим образом не удастся осуществить в бумажной базе данных.

Обратите внимание, любой документ содержит один и только один корневой блок.

2.1.повторяющиеся поля и повторяющиеся группы

В качестве штемпеля, с помощью которого Вы добавляли в бланки описей часто используемые поля, в HiDA используется повторяющееся поле, либо повторяющаяся группа.

Добавить в документ повторяющееся поле или повторяющуюся группу позволяют соответствующие команды редактирования: копирование, дублирование, вставка. Кроме того, добавить любое поле, в том числе повторяющееся (или поле повторяющейся группы) можно с помощью диалогового окна "Каталог полей".

Смотрите подробнее в разделах "24.4.4. Файл определений. Повторяющиеся поля, повторяющиеся группы", "11.2.3. Повторяющиеся поля, группы"

2.1.14. Гибкость HiDA при построении структуры БД

Создание новых образцов для "бумажной базы данных" было несложным процессом. Пользователь HiDA имеет возможность добавлять в документ только те элементы (поля, блоки и т. д.), которые определены в файле определений. Многие пользователи HiDA работают только с теми файлами определений, которые были предварительно созданы и прошли многолетнее тестирование. К примеру, многие музеи в Германии, работающие с HiDA, используют файлы определений по стандарту MIDAS (Marburger Informations-, Dokumentations- Und Administrations-System), для каталога полей данных негосударственных музеев в Баварии - Sächsischen Landesstelle für Museumswesen, либо файл определений для описания средневековых рукописей Manuscriptum XML. В комплект поставки HiDA для российских музеев входят демонстрационные данные, созданные в соответствии с проектом стандарта описания музейных предметов и музейных коллекций, рекомендуемого министерством культуры РФ.

Однако любой пользователь может сам стать творцом своих документов, настроить систему для своих нужд. Формат файла определений задается XML (Extended Markup Language) – расширенным языком разметки. Это дает большую свободу и гибкость при построении различных структур баз данных.

Смотрите подробнее в разделах "25. Файл определений", "26. Изменение файла определений на примерах".

	Замечание. Квалифицированные сотрудники фирмы "Стартекст-Томск" помогут Вам при создании нужной конфигурации базы данных, в подготовке (конвертации) данных и обучат Ваших специалистов.

2.1.15. Две основные модели данных

2.1.15.1. Принцип иерархии (блоки, подчиненные блоки)

…базы данных HiDA был описан при помощи процесса создания дополнительные карточек, которые Вы приклеивали к бланкам описей. Блоки и подчиненные блоки в HiDA также прочно связаны с документом (точнее с корневым блоком документа), как и карточки:

Структура документа (максимальное количество уровней и возможные типы блоков на каждом уровне) задается в файле определений. Заметьте, что документы могут содержать блоки разных типов.

Как правило, блоки используются для описания более мелких деталей предмета, его частей. Излишним будет дублировать в подчиненном блоке повторяющуюся информацию при описании какой-либо части предмета. В идеале блоки любого уровня не должны содержать полей, записи которых совпадают с записями полей в "родительских" блоках. К примеру, если деталь предмета изготовлена из того же материала, что и весь предмет, то такое поле присутствует только в корневом блоке. Однако "полная" информация по каждой детали предмета может быть получена в любой момент. Работать с "подробным" описанием какой-либо детали предмета Вы сможете, выбрав "иерархический" вид документа. Во время экспорта и печати Вы также можете задавать соответствующий формат. При необходимости индекс может содержать такие "иерархические" поля.

Смотрите подробнее в разделах "Документ. Иерархический вид", "Экспорт документов", "Печать документов", "9.1. Создание локального индекса".

2.1.15.2. Реляционный принцип (ссылки между полями)

Данный принцип был использован Вами при создании бланка описи "Производитель". Ячейка "Производитель:…" в бланке описи игрушки устанавливает связь между описанием предмета коллекции и соответствующими данными в бланке описи "Производитель". Документ, который содержит ссылку, является документом-приемником, а документ, на который ссылаются, документом-источником. Пользователь HiDA может запросить информацию обо всех связях для открытого документа, которая отображается в виде списка всех его документов-источников:

.

Для установления связей между документами в файле определений должны быть определены поля, содержащие ссылки, типы блоков "документов-источников" и "документов-приемников", "виртуальные" поля и др. параметры.

В названии поля, которое содержит ссылку, присутствует кнопка с синим треугольником. В правой части поля (если щелкнуть мышью в содержимое поля) - кнопка с тремя точками, нажатием на которую Вы можете открыть диалоговое окно, чтобы добавить ссылку на нужный документ:

Нажатием на кнопку с синим треугольником => Вы можете "раскрыть" ссылку для отображения "виртуальных" полей документа-источника. Эти поля Вы не можете редактировать, они отображаются на фоне другого цвета в таблице документа для того, чтобы их можно было отличить от других полей документа-приемника.

Подробнее смотрите в разделе "11.8.1. Поля-ссылки, документы-источники, связь с документами".

2.1.16. Использование справочников

При заполнении копий бланков описи Вы, возможно, прибегали к справочникам. В HiDA, в дополнение к инструментам "Дескрипторы" и "Составные дескрипторы", также можно облегчить ввод важных полей документа с помощью справочников. Для этого служит функция "Тезаурус". HiDA позволяет создавать собственные справочники или использовать существующие, имеющие специальный формат (расширение "ths"). Всего одной командой меню (или соответствующей комбинацией клавиш) открывается тезаурус для поля. Если в поле уже введен текст, то он автоматически используется для поиска в связанном тезаурусе.

Поиск по индексам может быть также зависимым от тезауруса. В результате такого поиска будут найдены все документы, содержащие любые понятия из искомой категории тезауруса. Как и индекс, тезаурус позволяет унифицировать (привести к единой форме) записи для часто используемых полей документа.

Связи с тезаурусами для полей задаются в файле определений.

Смотрите подробнее в разделах "Тезаурус", "Управление тезаурусами", "26.2. Подключение тезауруса в файле определений".