Груп»

Инструкция по выгрузке / загрузке остатков и оборотов из БАРС-Бюджет в Барс. Бюджет-Бухгалтерия

Технологическая инструкция

БАРС-Бюджет

2012

Версия 1.0

Оглавление

1. Общие положения 3

2. Выгрузка данных из ПК БАРС-Бюджет 4

2.1. Выгрузка остатков ОС. 4

2.2. Выгрузка остатков ТМЦ. 5

2.3. Выгрузка остатков по аналитическим счетам. 5

2.4. Выгрузка оборотов. 6

2.4.1. Настройка таблиц соответствий. 6

2.4.2. Проверка корректности плана счетов. 8

2.4.3. Проверка корректности ЖБО. 9

2.4.4. Экспорт оборотов. 9

3. Загрузка данных в Бухгалтерию онлайн 10

3.1. Ввод остатков по ОС, ТМЦ, аналитическим счетам. 10

3.2. Загрузка оборотов. 12

2. Общие положения

Важно! Прежде чем начать конвертацию данных, необходимо создать ре­зервную копию базы данных, и установить обновление БАРС-Бюджет не раньше 06.06.2012 г.

Конвертация данных включает два этапа:

·  Данные из ПК БАРС-Бюджет выгружаются в отдельные файлы в формате XML;

·  Полученные файлы загружаются в Бухгалтерию онлайн.

3. Выгрузка данных из ПК БАРС-Бюджет

3.1. Выгрузка остатков ОС

Чтобы выгрузить остатки по основным средствам необходимо:

1)  Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт XML ОС, ТМЦ, остатков/ Реестр остатков основных средств на начало месяца].

Рис. 1. Выгрузка остатков по основным средствам

2)  Заполнить поля:

o  Месяц – выбрать месяц выгрузки.

o  Учреждение – указать учреждение, по которому выгружаются данные.

o  Путь для выгрузки – указать путь, куда будет сохранен выгруженный файл.

3)  Нажать кнопку «Применить», после чего начнется процесс выгрузки. После завершения данного процесса будет сформирован файл с остатками по основным средствам:

Рис. 2. Выгрузка завершена

3.2. Выгрузка остатков ТМЦ

Важно! Перед выгрузкой данных необходимо пересчитать остатки по МЗ!

Чтобы выгрузить остатки материальных ценностей необходимо выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт XML ОС, ТМЦ, остатков/ Реестр остатков материальных ценностей на начало месяца]. Процесс выгрузки происходит аналогично выгрузке остатков основных средств (см. выше п. 2.1). По окончании выгрузки будет сформирован файл с остатками ТМЦ:

Рис. 3. Выгрузка завершена

3.3. Выгрузка остатков по аналитическим счетам

Важно! Перед выгрузкой данных необходимо пересчитать остатки по счетам!

Чтобы выгрузить остатки по аналитическим счетам необходимо выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт XML ОС, ТМЦ, остатков/ Реестр остатков по аналитическим счетам на начало месяца]. Процесс выгрузки происходит аналогично выгрузке остатков основных средств (см. выше п. 2.1). По окончании выгрузки будет сформирован файл с остатками по аналитическим счетам:

Рис. 4. Выгрузка завершена

3.4. Выгрузка оборотов

3.4.1. Настройка таблиц соответствий

Примечание. Для выполнения следующих действия вам понадобятся два DBF файла, которые должны были быть предоставлены вам заранее:

· xxx_xxxx-xx-xx_acc_chart_analit. dbf – файл сверки.

· xxx_xxxx-xx-xx_unidict. dbf – список справочников.

1)  Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Настройка таблиц соответствий]. Откроется окно «Настройка таблиц соответствий»:

Рис. 5. Настройка таблиц соответствий

2)  По клавише <Пробел> выбрать предоставленные файлы DBF:

Рис. 6. Настройка таблиц соответствия

3)  Нажать кнопку «Настроить таблицу соответствий», после чего откроется окно «Соответствие справочников», которую следует обновить по клавише <F3>:

Рис. 7. Настройка таблиц соответствия

4)  Задать соответствие справочников БАРС-Бюджет и Бухгалтерии онлайн. Для этого в поле «БАРС-Бюджет Наименование справочника» следует выбрать справочник БАРС-Бюджет, соответствующий справочнику в поле «Бухгалтерия-online Наименование справочника»:

Рис. 8. Настройка соответствия справочников

5)  Далее по клавише <Enter> следует открыть поле «Справочник», и задать соответствие значений каждого справочника:

Рис. 9. Настройка соответствия значений справочников

Примечание. Соответствие кодов по КОСГУ можно задать с помощью автозаполнения по клавише <F3>.

3.4.2. Проверка корректности плана счетов

Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Проверка корректности плана счетов]. После чего программа выполнит проверку плана счетов и аналитики.

Если будут найдены ошибки, необходимо настроить план счетов и аналитику в ПК БАРС-Бюджет и Бухгалтерии онлайн (план счетов, универсальные справочники). После этого следует выгрузить новые справочники из Бухгалтерии онлайн (Справочники -> Экспорт справочника – выгрузить оба справочника), и повторить все действия с п. 2.4.1.

Если ошибок не будет, можно переходить к следующему пункту (п. 2.4.3).

3.4.3. Проверка корректности ЖБО

Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Проверка корректности ЖБО]. Если будут найдены ошибки, необходимо исправить найденные ошибки в ПК БАРС-Бюджет (кроме счетов 20111, 20134), после чего выполнить данную проверку еще раз.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Если ошибок не найдено, можно переходить к следующему пункту (п. 2.4.4).

3.4.4. Экспорт оборотов

Чтобы выгрузить обороты необходимо:

1)  Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Экспорт оборотов].

Рис. 10. Экспорт оборотов

2)  Заполнить поля:

o  Учреждение – указать учреждение, по которому выгружаются данные.

o  Поставщики – указать поставщиков, по которым выгружаются данные.

o  МОЛ – указать МОЛ, по которым выгружаются данные.

o  Период – указать период, за который выгружаются данные.

o  Путь для выгрузки – указать путь, куда будет сохранен выгруженный файл.

3)  Нажать кнопку «Применить», после чего начнется процесс выгрузки. После завершения данного процесса будет сформирован файл.

4. Загрузка данных в Бухгалтерию онлайн

4.1. Ввод остатков по ОС, ТМЦ, аналитическим счетам

Загрузка осуществляется с помощью пункта меню «Ввод остатков»:

Для загрузки остатков ОС выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков ОС].

Для загрузки остатков МЗ выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков МЗ].

Для загрузки остатков по аналитическим счетам выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков по счетам].

Рассмотрим загрузку остатков на примере загрузки остатков по ОС:

1)  Выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков ОС].

Рис. 11. Загрузка остатков по ОС

2)  В открывшемся окне нажать кнопку «Функции» и выбрать «Загрузка остатков по ОС из XML-файла»:

Рис. 12. Загрузка остатков по ОС

3)  В открывшемся диалоговом окне выбрать выгруженный из БАРС-Бюджет файл с остатками по ОС (название в формате – ROSXXXXXXXX):

Рис. 13. Загрузка остатков по ОС

4)  Откроется окно «Настройка загрузки остатков ОС из XML-файла», где следует задать следующие параметры: Дата - 01.01.2012, Номер документа, затем нажать кнопку «Автоподбор значений»:

Рис. 14. Загрузка остатков по ОС

5)  После этого на закладках «Соответствия КБК, КВД», «Соответствие счетов, МОЛ» следует донастроить оставшиеся соответствия:

Рис. 15. Загрузка остатков по ОС

6)  Нажать кнопку «Далее».

Примечание:

Для ОС название файла в формате – ROSXXXXXXXX

Для ТМЦ название файла в формате – RMTXXXXXXXX

Для аналитических счетов название файла в формате – RSNXXXXXXXX

4.2. Загрузка оборотов

Для загрузки оборотов необходимо выбрать пункт меню [Администрирование/ Реестр загрузок/ Загрузка оборотов]. В открывшемся диалоговом окне выбрать выгруженный из БАРС-Бюджет файл с оборотами:

Рис. 16. Загрузка оборотов

7)  Откроется окно «Настройка загрузки Оборотов из XML-файла», где следует нажать кнопку «Автоподбор значений», после чего на закладках «Соответствие КБК, КВД, Ед. измерения», «Соответствие счетов, МОЛ, Поставщиков», «Аналитика» – следует донастроить оставшиеся соответствия:

Рис. 17. Загрузка оборотов

8)  Нажать кнопку «Далее», после чего загрузятся операции, и выйдет сообщение со списком загруженных операции и ошибок по нетиповым операциям.