Министерство образования Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
для студентов факультета заочного обучения
специальностей: менеджмент,
экономика предприятий природопользования
 |
Санкт–Петербург
2010
Одобрено Ученым советом экономического и социально-гуманитарного факультета
УДК [658:35.007](072)
Методические указания по дисциплине «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство».–СПб. Изд. РГГМУ, 2007.– 22 с.
Методические указания составлены в соответствии с программой дисциплины «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство». Даются рекомендации по изучению дисциплины. Приводятся вопросы для самопроверки, рекомендуемые источники, контрольные работы.
Составитель: , ст. препод. РГГМУ
© Российский государственный гидрометеорологический университет (РГГМУ), 2009
П Р Е Д И С Л О В И Е
Задача дисциплины «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство» – документационное обеспечение управления (ДОУ) –дать будущему специалисту необходимые профессиональные знания, представления и практические навыки организации работы с документами.
Практическая направленность и современная значимость дисциплины заключается в широкой сфере документирования процессов управления, возрастании объемов информации, повышения роли документов во всех областях деятельности и жизни общества.
Большое значение в понимании задач и основного содержания дисциплины имеют межпредметные связи. Знание основ Российского законодательства, информатики и других учебных дисциплин поможет студентам правильно понять истоки, на которых формируются документационные отношения.
Изучение дисциплины «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство» предполагает проведение аудиторных (теоретических) занятий, выполнение контрольных и курсовой работ. Для закрепления теоретических знаний и приобретения практических навыков работы с документами по ряду тем проводятся практические занятия.
В результате изучения дисциплины студент должен
иметь представление:
- о возрастании объемов информации и необходимости ее упорядочения;
- о современных технологиях работы с документами;
- о правовой регламентации документационного обеспечения управления;
- о критериях научно-исторической и практической ценности документов;
- о функциях документов;
- о структуре служб ДОУ в учреждениях с различными организационно-правовыми формами.
знать:
- терминологию в области документирования;
- законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами;
- правила подготовки и оформления документов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРЛ);
- организацию и технологию работы с документами.
уметь:
- использовать точную и однозначную терминологию в области делопроизводства;
- применять законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами;
-организовать работу структурного подразделения, ответственного за постановку делопроизводства на предприятии;
- составлять, правильно оформлять, наиболее распространенные организационные, распорядительные и справочно-информационные документы своего предприятия;
- осуществлять сроковый контроль за исполнение документов специалистами;
- осуществлять подготовку документов к последующему хранению;
- пользоваться современными технологиями и процедурами для совершенствования работы с документами.
ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ
По дисциплине «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство» на 3-ем курсе студент должен выполнить три контрольные работы, разработать бланки (общий и письма) организации и составить три документа на этих бланках. Дисциплина завершается зачетом (экзаменом).
ЛИТЕРАТУРА
Перечень нормативных актов:
1 Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон -ФЗ
2 О трудовых книжках: Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01
3 Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 и 2: Федеральный закон -ФЗ
4 Уголовный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон -ФЗ
5 Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от10.01.2002
6 Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 01.01.01 г.
7 Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 01.01.01 г № 000-1.–М.: Изд. Гос. Архивн. службы, 1993
8 Об упорядочении изготовления, использования. хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации: Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000
9 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.–М.: Изд. ВНИИДАД, 1991
10 Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29 декабря 1994 г.
11 О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»: Федеральный закон от 01.01.01 г. № 19-ФЗ
12 Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 4 июля 1996 г.
13 Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации / Росархив; ВНИИДАД.–М.: Изд. ВНИИДАД, 1998
14 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.–М.: ВНИИДАД, 1991
15 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.–М.: Изд. Главархива СССР, ВНИИДАД, 1989
16 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указание сроков хранения.–М.: Изд. ВНИИДАД, 2000
17 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ: Утверждена Приказом Росархива от 01.01.2001 № 28.–М.: Изд. Росархива, 2000
Перечень использованных источников:
18 Делопроизводство (Организация и технология обеспечения управления) / Под ред. .–М.:ЮНИТИ, 2–374 с. (408 с.)
19 Спивак, управленческой деятельности. Делопроизводство.–СПб.: Питер, 2005.–236 с.
20 Янкович, в кадровой службе.–2006.–180 с.
21 Басаков, подготовить деловое письмо.–2006.–206 с.
22 Курноскина, делопроизводство компаний, постановка и ведение.–2005.–208 с.
23 Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.–2006.–200 с.
24 Стенюков, . Делопроизводство.–М.: Приор-издат, 2004.– 160 с.
25 Гост 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.–М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998
26 Гост Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.–М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003
УКАЗАНИЯ ПО РАЗДЕЛАМ
Введение
Термин «Делопроизводство». Исторические корни происхождения понятия и термина «Делопроизводство».
Современное понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Обоснование его появления. Терминологические стандарты.
Влияние общественно-политических и экономических факторов на развитие делопроизводства в мире и в России.
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Роль и место делопроизводства в работе учреждений различных организационно-правовых форм собственности.
Документ в жизни человека и общества. Информационная ценность документа. Документ как средство укрепления законности и осуществления контроля.
Руководства, правила, инструкции. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на системы документации.
Л и т е р а т у р а. Периодические издания. Общие принципы работы с нормативными актами и учебными пособиями по предмету.
В результате студент должен
иметь представление:
- о значении делопроизводства;
- об изменении характера работы с документами в век развития новых информационных технологий;
- об источниках и литературе по делопроизводству;
знать:
- определение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документирование»;
- нормативно-методическую базу делопроизводства.
Задача студента впервые знакомящегося с делопроизводством заключается в усвоении центрального вопроса дисциплины: что есть «делопроизводство», где и когда оно возникло и каково его современное содержание.
Вопросы для самопроверки
1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
2. Когда возникло понятие «делопроизводство», и с какими изменениями государственного устройства оно связано?
3. В чем состоит значение современного делопроизводства?
4. Какими нормативно-методическими актами регламентируется порядок организации делопроизводства?
5. Какую литературу по делопроизводству Вы знаете?
Тема 1. Понятие об информации, документах, и их функциях
Взаимозависимость понятий информация, документ, формуляр документа и его реквизиты.
Официальные документы. Документ как носитель информации, продукт и результат труда, как доказательство чего-либо. Юридическая сила документа. Степень подлинности документов.
Функции документа. Исторический подход к развитию функций документов, Значение изучения функций документа.
Информационная функция как средство запечатления и сохранения информации. Социальная функция документа, ее роль в повышении правосознания общества, принятия решений по защите прав и свобод граждан.
Культурная функция документа. Воспитательное значение документов имеющих функцию культуры. Формирование мировоззрения человека в различные периоды исторического развития.
Коммуникативная функция документа как средство передачи информации. Роль технического прогресса, создания новейших информационных технологий и обновления средств связи для решения оперативных задач управления.
Управленческая функция документа в качестве основного документа для решения административных и организационных вопросов управления.
Правовая функция, обеспечивающая установление правоотношений между юридическими и физическими лицами. Конституционная и законодательная основа правовой функции документа.
Функция учета. Применение функции учета в статистической, финансовой и других сферах деятельности. Обеспечение сохранности информации и документа.
Историческая функция документа. Документ как историческая память о фактах, событиях, роли государства и отдельных лиц в историческом процессе.
Содержательные особенности текстов документов, выполняющих определенные функции и их влияние на структуру текста. Полифункциональность документов. Понятие о документировании. Основные способы документирования.
Носители информации.
В результате изучения темы студент должен
иметь представление:
- о роли документов в управлении,
- об официальных документах и их юридической силе,
- о функциях документов,
- о развитии формуляра документа,
- о способах документирования;
знать:
- определение основных терминов и терминологический ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»,
- различия и сферу применения документов, обладающих определенными функциями,
- особенности документов, создаваемых традиционными (ручным) способом и в электронном виде;
уметь:
- определить какую функцию выполняет документ,
- учитывать функциональные особенности оформления текстов документов, создаваемых различными способами.
Вопросы для самопроверки
1. В чем заключается терминологическое различие понятий «информация» и «документ»?
2. Что представляет собой «формуляр» и «реквизит» документа?
3. В чем заключается понятия «официальный документ» и его «юридическая сила»?
4. Какие функции выполняет документ?
5. В чем заключается полифункциональность документа? Приведите примеры.
6. Какие способы документирования Вы знаете?
Тема 2. Унификация и стандартизация документов. Системы
документации
Документация как форма выражения многосторонней деятельности аппарата управления. Обоснование необходимости унификации и стандартизации их методы. Классификации документов.
Понятие «система документации». Признаки системы документации. Унифицированные системы документации, унифицированная форма документа. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Государственные стандарты на унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Значение соблюдения требований к оформлению документов для распорядительной и административной деятельности, содержание. Состав документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительных документов.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- об унификации и стандартизации документов,
- об основах классификации документов,
- о системах документации;
знать:
- перечень основных унифицированных систем документации и сферу их применения,
- требования к оформлению реквизитов документов УСОРД;
уметь:
- устанавливать виды документов, относящихся к определенной системе документации,
- самостоятельно конструировать схему реквизитов документов УСОРД.
Вопросы для самопроверки
1. В чем заключается понятие «системы документации»?
2. Какие системы документации Вы знаете?
3. Что представляет собой унификация и стандартизация документов?
4. Какие реквизиты используются при составлении и оформлении документов УСОРД?
Тема 3. Требования к оформлению реквизитов документов
Понятие «бланк документа», его значение и использование. Виды бланков: Общий, письма, конкретного вида документа и должностного лица. Правила оформления реквизитов бланка и их расположение на стандартном листе бумаги, размеры полей.
Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе. Проектирование бланков документов учреждений различных форм собственности.
Тиражирование и хранение бланков в делопроизводстве предприятия. Законодательная регламентация порядка тиражирования, применения, хранения и выдачи бланков.
Реквизиты: Герб РФ, Герб субъекта РФ, эмблема, логотип или товарный знак в бланке документа. Понятие «автор документа». Справочные данные об организации.
Понятие «вид документа». Разновидности документов.
Дата документа. Понятия «регистрационный номер документа» и «индекс документа».
Реквизит «На №________ от _________».
Место составления документа. Правила адресования документов юридическим и физическим лицам.
Правила и уровень утверждения документов. Особенности оформления грифа утверждения.
Значение резолюций на документах и правила их написания.
Заголовок к тексту документа. Его значение.
Оформление отметки о наличии приложений. Оформление приложений к документам.
Значение подписи на документе и правила ее оформления. Правила пользования печатями и проставления их оттиска.
Cпособы согласования документа. Практика визирования документов.
Другие делопроизводственные отметки на документах. Правила их оформления.
Правовое значение основных реквизитов документов.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- об особенностях оформления бланков документов,
- о значении реквизитов документов, определяющих правовую природу документирования,
- об иерархии документов и должностных лиц в процессе обмена информацией;
знать:
- обязательный набор реквизитов бланка документа, придающих ему юридическую силу,
- правила и порядок тиражирования и хранения бланков документов,
- полный состав реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД) и требования, предъявляемые к их оформлению;
уметь:
- конструировать бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов,
- оформлять реквизиты бланковой части документа,
- правильно оформить любой реквизит документа ОРД.
Практическая работа № 1
Сконструировать Бланк документа для письма, общий и должностной бланки с угловым и продольным расположением реквизитов.
Вопросы для самопроверки
1. В чём состоит значение бланка документа, какие виды бланков Вы знаете?
2. Какими нормативными актами регламентируется хранение и использование бланков?
3. Какие постоянные и переменные реквизиты входят в состав бланка?
4. О чём свидетельствует наличие герба, товарного знака или эмблемы на бланке?
5. Как оформляются наименование организации и справочные данные об организации-авторе документа?
6. Какие способы оформления даты документа Вы знаете?
7. Как оформляется адресат документа?
8. Что означает гриф утверждения документа, и какие способы утверждения Вы знаете?
9. Что представляет собой согласование документа, какие способы согласования Вы знаете?
10. Как оформляется подпись, наличие приложений к документу, приложение к документу.
Тема 4. Документы. Понятие и классификация
Средства регулирования документопотоков. Документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации.
Унификация документов, стандартизация документов. Основные термины и определения в делопроизводстве.
Виды документов, их классификации.
Сроки исполнения документов.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- о средствах регулирования документопотоков,
- об унификации и стандартизации документов;
знать:
- основные термины и определения в делопроизводстве,
- виды документов, их классификации,
- сроки исполнения документов.
Вопросы для самопроверки
1. Что такое унификация документов, для чего она проводится?
2, Какие основные документные государственные стандарты Вы знаете?
3. Как определен документ в ГОСТ 51141–98?
4. Что такое система документации, унифицированная система документации, унифицированная форма документа?
5. Как исполняются несрочные документы?
Тема 5. Особенности составления и оформления
организационно-распорядительных документов.
Требования к тексту документа
Зависимость текста документа от формы и способов их изготовления. Текстовые документы, анкеты, таблицы и т. д.
Особенности языка и стиля служебных документов. Доказательность и убедительность, смысловая точность – основные требования к текстам документов. Применение стандартных типовых словосочетаний и оборотов речи, языковые формулы.
Лингвинистические особенности составления простых и сложных документов, адресованных юридическим и физическим лицам. Деловой этикет служебной переписки.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- об особенностях языка и стиля служебных документов;
знать:
- особенности делового стиля,
- структуру текста служебного письма.
Вопросы для самопроверки
1. В чем особенности оформления тестов простых сложных документов?
2. Какие способы изложения текста документа Вы знаете?
Тема 6. Основные документы управления
Основные группы документов, сопровождающие деятельность любого предприятия.
Приказы по основной деятельности предприятия. Подготовка проекта приказа. Основные реквизиты приказа. Структура текста приказа. Приложения к приказу. Согласование приказов. Подписание и регистрация приказов. Вступление приказа в силу. Сроки хранения приказов по основной деятельности. Решения, распоряжения, указания – составление, оформление, подписание и регистрация. Сроки хранения этих документов.
Правила подготовки совещаний, заседаний, конференций. Протоколы – определение. Полный и краткий протокол. Структура текста протокола, правила составления, оформления. Подписание и регистрация протоколов. Сроки хранения.
Акты. Виды актов. Правила подготовки, составления, оформления. Утверждение актов. Сроки хранения.
Докладные, служебные и объяснительные записки – определение, цель, подготовка, составление, текст. Оформление, сроки хранения.
Коммерческие договоры (контракты) – определение. Заключение договора, оферта, акцепт. Составные части договора, Дата и регистрационный номер договора, сроки хранения.
Должностные инструкции – определение. Разработка текста инструкции, структура текста, визирование, подписание и утверждение инструкции. Характеристика и область использования Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Введение изменений в должностные инструкции, сроки хранения.
Письма, факсы – определение, виды писем, составление. Письмо иностранному партнеру. Сроки хранения деловой переписки.
Корректурные знаки и правила их применения – определение, группы знаков.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- о подготовке документов в зависимости от вида документа и уровня представления информации,
- о корректурных знаках и правилах их применения;
знать:
- основные группы документов управления,
- основные правила подготовки документов управления, составления, оформления, хранения;
уметь:
- составить любой документ унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Практическая работа № 1
1. Составить протокол полный (не менее двух вопросов);
2. Составить акт, (докладную, служебную или объяснительную записку);
3. Составить деловое письмо.
Вопросы для самопроверки
1. Какие группы документов управления Вы знаете?
2. Что является датой приказа?
3. Как нумеруются приказы по основной деятельности?
4. Что Вы знаете о правилах составления текста приказа?
5. Как визируются приказы?
6. К каким документам по срокам хранения относятся приказы по основной деятельности?
7. Что Вы знаете о правилах составления текста протокола?
8. Что является датой протокола?
9. Что такое краткий и полный протоколы?
10 Что Вы знаете об особенностях составления докладных, служебных и объяснительных записок?
11. На что необходимо обратить наибольшее внимание при составлении коммерческих договоров?
12. Что является датой договора, его регистрационным номером?
13. Кем и на основании каких документов разрабатывается должностная инструкция, кем визируется, подписывается и утверждается?
14. Как вводятся изменения в инструкцию?
15. Какие сроки хранения должностных инструкций?
16. Какие виды писем Вы знаете?
17. Чем отличается письмо от факса по сути своей?
Тема 7. Организация работы с кадровыми документами
Кодекс законов о труде. Структурные подразделения, ответственные за работу с персоналом и их функции.
Кадровая документация представляет собой самостоятельный блок вопросов трудовой деятельности работника. Однако в небольших организациях эта работа может быть возложена на инспектора по кадрам, секретаря или другого специалиста.
Правильность оформления реквизитов документов, имеющих правовую природу, требует от сотрудников кадровой службы хорошего знания трудового законодательства и профессиональной ответственности, поскольку многие документы являются основой продвижения по службе или служат для подтверждения стажа при оформлении пенсий.
Документация по личному составу (кадрам, персоналу). Документы, сопровождающие прием, увольнение и перевод работника на другую должность.
Трудовые договоры (контракты). Особенности их разработки, структура, сроки хранения.
Приказы по личному составу предприятия. Особенности их составления, отличие от приказов по основной деятельности. Визирование приказов по личному составу. Сроки хранения. Унифицированная система кадровой документации.
Трудовые книжки. О трудовых книжках: Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01. Правила заведения, ведения, заполнения.
Личные карточки. Личные дела. Заведение, состав, внутренняя опись документов, составляющих личное дело, лицевые счета по заработной плате. Сроки их хранения.
Другие документы, связанные с трудовой деятельностью работника.
Подготовка кадровых документов для сдачи в архив.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- о законодательной основе работы с персоналом;
знать:
- документацию по личному составу,
- правила оформления кадровых документов,
- правила оформления личных дел,
- порядок заполнения, ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
уметь:
- правильно оформлять кадровые документы, составлять приказы по личному составу.
Вопросы для самопроверки
1. Какие документы составляются при оформлении приема, увольнения и перевод работника на другую должность?
2. Как оформляются, ведутся и хранятся личные дела работников предприятия?
Тема 8. Организационные документы предприятия
Организационные документы предприятия и их виды. Область применения.
Правовой статус организации и его нормативное закрепление в уставе или положении. Состав реквизитов, порядок подготовки, согласования, принятия, подписания, утверждения и регистрации. Правила вступления в силу и сроки действия, сроки хранения.
Инструкции – определение, виды инструкций и их правовой статус. Состав реквизитов. Правила подготовки и оформления. Особенности разработки инструкции по делопроизводству, сроки хранения.
Коллективный договор – определение. Состав реквизитов. Правила подготовки и оформления, сроки действия и хранения.
Структура и штатная численность. Штатное расписание. Состав реквизитов. Правила подготовки и оформления, внесение изменений, сроки хранения.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- об организационных документах предприятия;
знать:
- требования, предъявляемые к организационным документам предприятия,
- виды организационных документов предприятия,
- состав реквизитов, порядок подготовки и оформления,
- сроки хранения организационных документов предприятия.
уметь:
- правильно оформлять организационные документы.
Вопросы для самопроверки
1. Какие требования предъявляются положениям, уставам и другим организационным документам?
2. Какой порядок подготовки, согласования, принятия, подписания, утверждения и регистрации устава предприятия?
3. Для чего составляется коллективный договор?
4. Что закрепляется такими документами, как «Структура и штатная численность» и «Штатное расписание»?
Тема 9. Организация работы с документами на предприятии
Службы ДОУ в учреждениях с различными организационно-правовыми формами деятельности. Нормативная регламентация служб ДОУ.
Документооборот. Структура, направление и режим документопотоков.
Значение рациональной организации документооборота для своевременного и эффективного принятия управленческих решений.
Технология работы с документами. Приём, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение документов руководителем, прохождение документов в организации, исполнение, контроль исполнения документов, формирование дел, подготовка и передача дел в архив или на уничтожение.
Три группы документов – входящие (поступающие в организацию), внутренние (циркулирующие внутри организации) и исходящие (отправляемые) документы.
Приём и обработка входящих документов. Обработка исходящих и внутренних документов предприятия.
Регистрация документов. Значение и принятые способы её осуществления (традиционные и автоматизированные).
Принципы организации информационно-справочной службы в организации.
Обоснование необходимости регистрации отдельных категорий документов. Характеристика состава реквизитов регистрационных форм. Технология работы с журналами и регистрационными карточками.
Автоматизированная система регистрации документов. Состав реквизитов регистрационной карточки в компьютерной программе.
Регистрация документов – как гарантия их сохранности.
Контроль исполнения документов. Значение контроля исполнения документов. Контроль – основная функция управления. Порядок постановки на контроль исполнения и снятия с контроля. Регистрационно-контрольная карточка. Контрольная картотека.
Классификация документов предприятия. Признаки заведения дел.
Номенклатура дел предприятия. Определение. Этапы разработки. Разделы номенклатуры дел. Роль перечней типовых документов, образующихся в деятельности предприятий с указанием сроков их хранения в составлении номенклатуры дел. Оформление, согласование, подписание, утверждение и введение в действие номенклатуры дел.
Формирование дел. Оформление дел. Назначение и правила составления внутренней описи дел и итоговой записи (лист-заверитель) о количестве заведенных дел.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Понятие экспертиза ценности документа и её задачи. Экспертная комиссия (ЭК). Архив предприятия. Задачи архива. Определение сроков хранения документов. (6 мес.,1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., пост. и ДМН – до минования надобности). Результат работы (ЭК). Понятие ведомственный архив. Задачи ведомственных архивов. Оформление дел для передачи на архивное хранение. Понятие опись документов и её назначение. Описи на документы постоянного и долговременного сроков хранения. Годовые разделы описи. Приём-передача дел в архив.
Х ранение документов в электронном виде. Систематизация документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Архивное хранение.
Организация работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа к информации. Понятие о сведениях ограниченного распространения. Закон «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г. Ведомственные нормативные акты, регламентирующие работу с конфиденциальными документами. Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне. Общие положения о работе с документами, имеющими гриф ограничения доступа. Особенности ведения делопроизводства с конфедициальной информацией. Правила изготовления документов и обеспечение тайны информации. Хранение документов, имеющих гриф ограничения доступа. Особенности работы ЭК с документами, имеющими гриф ограничения доступа. Передача конфедициальных документов в архив и уничтожение.
В результате изучения темы студент должен:
иметь представление:
- о службах ДОУ в организациях с различными организационно-правовыми формами деятельности,
- о характере основных параметров документооборота,
- о необходимости учёта количества входящих, исходящих и внутренних документов,
- о движении документов в организации,
- о табеле форм документов,
- о задачах и способах контроля исполнения документов,
- о ведомственном и архивном хранении документов,
- о составе мероприятий по подготовке дел к сдаче в архив,
- о принципах и критериях экспертизы ценности документов,
- о задачах и функциях ведомственного архива,
- о сохранности электронных документов,
- о документах, имеющих гриф ограничения доступа к информации,
- о нормативных актах, регламентирующих работу с конфиденциальными документами;
знать:
- правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов,
- задачи регистрации документов,
- способы регистрации документов в традиционном и автоматизированном варианте,
- процедуру постановки документов на контроль исполнения и снятия с контроля
- типовые сроки исполнения различных категорий документов,
- определение номенклатуры дел и область её применения, правила оформления,
- правила систематизации дел, формирования дел, правила составления внутренней описи дела, оформления обложки дела,
- правила оформления дел постоянного и временного сроков хранения,
- работу экспертной комиссии,
- правила работы с документами, делами и изданиями, имеющими гриф ограничения доступа к информации;
уметь:
- составить положение о службе ДОУ и должностную инструкцию делопроизводителя или секретаря-референта,
- определить исполнителей документа,
- организовать своевременную передачу документов на исполнение,
- зарегистрировать документ в журнале или на карточке,
- организовать работу по контролю исполнения документов,
- составить и правильно оформить номенклатуру дел,
- сформировать дело в соответствии с номенклатурой дел,
- оформить обложку дела и сделать к нему заверительную надпись,
- оформлять дела для сдачи в ведомственный архив,
- составлять описи дел постоянного срока хранения,
- составлять акты о выделении дел к уничтожению,
- организовать процесс изготовления, издания и оформления конфиденциальных документов.
Вопросы для самопроверки
1. Какие факторы влияют на характер деятельности служб делопроизводства?
2. Какие функции выполняют подразделения службы ДОУ?
3. Что представляет собой документооборот учреждения?
4. В чём заключается процесс обработки входящих, исходящих и внутренних документов?
5. В чём заключатся регистрация документов?
6. Какие способы регистрации Вы знаете?
7. В чём заключается значение контроля исполнения документов?
8. Какова технология организации контроля исполнения документов?
9. Какие виды номенклатуры дел Вы знаете?
10. В чём заключаются правила хранения документов?
11. Какие сведения помещаются на обложке дела?
12. В чём заключается сущность экспертизы ценности документов?
13. Кто осуществляет работу по организации экспертизы ценности документов?
14. Каковы правила подготовки документов к архивному хранению?
15. В чём состоят особенности хранения документов в электронном виде?
16. Какими законодательными и нормативными актами регламентируется работа с конфедициальной информацией?
Тема 10. Отдельные виды документов
Бланки отдельных видов документов. Справка. Доверенность. Расписка. Телефонограмма. Автобиография. Резюме. Заявление. Основные реквизиты, сроки хранения.
Контрольная работа
Контрольная работа № 1
1. Бланки документов, реквизиты документов, основные термины и определения.
2.Найти ошибки в уже изданных приказах по основной деятельности
3. а) составить приказ по основной деятельности предприятия (Вариант);
б) составить деловое письмо (Вариант);
в) составить должностную инструкцию.
СОДЕРЖАНИЕ
Стр. | |
Предисловие | 3 |
Указания по разделам | 4 |
Литература | 4 |
Указания по разделам | 6 |
Введение . | 6 |
Тема 1. Понятие об информации, документах, и их функциях | 7 |
Тема 2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации | 9 |
Тема 3. Требования к оформлению реквизитов документов | 10 |
Тема 4. Документы. Понятие и классификация. . | 12 |
Тема 5. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов Требования к тексту документа. . . | 43 |
Тема 6. Основные документы управления | 13 |
Тема 7. Организация работы с кадровыми документами. . | 15 |
Тема 8. Организационные документы предприятия | 16 |
Тема 9. Организация работы с документами на предприятии | 17 |
Тема 10. Отдельные виды документов. | 20 |
Контрольная работа | 21 |
Учебное издание
|
Редактор .
ЛР № 000 от 30.12.96.
 |
Подписано в печать …….. Формат 60
90 1/16 Бумага кн.-жур. Печать офсетная.
Печ. л. …….. Уч.-изд. л. ……….. Тираж …….. Зак. ………..
СПб, Малоохтинский пр. 98. РГГМУ.
Отпечатано ………….
