Инструкция для агентов
по работе в системе www. *****
www. ***** – уникальная онлайн система бронирования отелей по всему миру, объединяющая в одном окне ресурсы всех крупнейших поставщиков ( GTA, Miki, Kuoni, DOTW, Hotelbeds, Travco, Tourico, Hotelspro)
Для начала сотрудничества необходимо:
· Пройти регистрацию на www. *****, указав все актуальные данные о своем агентстве
· Подписать АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР по турам + Приложение booking-pro
( см www. ***** раздел Агентам/Агентский договор )
Начало работы:
ВАЖНО!
· Для корректной работы системы необходимо использовать браузер Internet
Explorer Внимание! Не используйте кнопки браузера «Вперед» и «Назад» для перехода между окнами, а также кнопку «Обновить» для обновления содержимого окна.
Для перемещения между шагами бронирования используйте предназначенные для этого ссылки
Шаг 1 - Поиск | | | Шаг 2 - Результаты | | | Шаг 3 - Бронирование | | | Шаг 4 - Ваучер |
Для перехода между разделами системы используйте команды меню
Главная | Заявки
// | Моя компания |
Заявки агентстваДля выхода из системы используйте команду «Выход» в верхней правой части экрана.
Работа в системе
1) шаги бронирования
Шаг 1 - Поиск | | | Шаг 2 - Результаты | | | Шаг 3 - Бронирование | | | Шаг 4 - Ваучер |
На любом шаге можно нажать на знак вопроса 
и получить подробную информацию о данном разделе.
2) Поиск отелей
Для вашего удобства и во избежание транслитерации названия отелей указаны на английском языке, также как и типы номеров. Предложения отображаются в порядке возрастания цены, от дешевых до дорогих.
Цена за номер – это цена за весь период проживания. Чтобы получить разбивку по дням, необходимо нажать значок 
рядом с ценой на Шаге 3.1. бронирования.
i | - получение детальной информации об отеле |
Вы можете выслать информацию об отеле вашим туристам на указанный адрес электронной почты. При этом туристам придет письмо с электронного адреса, который указан в настройках вашего пользователя.
3) Корзина заказов
Система booking-pro предусматривает возможность использования корзины заказов для подбора услуг. Такая корзина позволяет пользователю:
Подбирать и сохранять в корзине неограниченное количество различных туристических услуг.
Формировать предварительный заказ непосредственно из корзины.
Откладывать услугу (оставлять в корзине) для ее оформления в последующих заказах.
Рассчитывать стоимость будущего заказа.
С помощью корзины вы можете быстро сформировать предварительный заказ и рассчитать его стоимость, не внося при этом имен и фамилий туристов и не заполняя ряд других полей, как в случае с сохраненной заявкой.
Независимо от количества созданных вами корзин, все корзины сохраняются в системе до тех пор, пока вы не выйдете из нее. При этом вы можете обращаться к другим разделам системы, а затем снова возвращаться в корзину.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ. После выхода из системы все созданные вами корзины удаляются! Поэтому, прежде чем закрыть текущую сессию, убедитесь, что все интересующие вас услуги из корзины были сохранены в заявках.
4) Туристы
Имена туристов вносятся на латинском языке в соответствии с транскрипцией в паспорте
Турлидер – турист, на которого оформляется заказ.
Внимание!
· Изменение имени Турлидера невозможно практически по всем поставщикам (кроме GTA )
· Возраст детей указывается на дату заезда.
5) Комментарий
В случае необходимости вы можете внести комментарий. Он вносится на англ. языке.
Если в заявке присутствует комментарий, моментальное подтверждение отеля НЕВОЗМОЖНО. Т. е. время подтверждения заявки увеличится.
6) Штрафы
Обратите внимание, что при бронировании отеля, вы принимаете условия отмены бронирования (штрафные санкции). Подробно с ними вы можете ознакомиться на Шаге 3.3. при бронировании.(см. рисунок)
 |
7) Метод оплаты
Для немедленного подтверждения, выберите «безопасное бронирование с автоотменой»
 |
8) Работа с заявками
Всю информацию по вашим бронированиям вы можете получить в разделе «Заявки агентства», которые находятся в меню «Заявки»
 |
Состояние заявок:
( зеленый ) подтверждена
( красный ) аннулирована
( красный ) отклонена
( серый ) в ожидании подтверждения
( синий ) сохраненная заявка
Информация о штрафах в списке заявок дана также в виде значков.
Двойной щелчок на этом значке откроет окно, в котором показаны условия наступления штрафных санкций.
( зеленый ) штрафы еще не наступили
( красный ) штрафы наступили
(желтый ) до наступления штрафов не более 7 дней
( серый ) заявка аннулирована
Внимание!
По умолчанию и для вашего удобства в системе www. ***** внедрена функция АВТОМАТИЧЕСКОЙ АННУЛЯЦИИ до наступления штрафных санкций.
За сутки до аннуляции на ваш электронный ящик, указанный при регистрации, с адреса *****@***de придет уведомление о предстоящей аннуляции неоплаченной заявки.
В системе нельзя забронировать отели с датой заезда менее 4 дней от текущей даты. В случае необходимости такого бронирования необходимо обратиться к курирующему менеджеру.
9) Счета
В системе Вooking-pro есть уникальная возможность выставления счетов без участия менеджера. После бронирования заявки, для ее оплаты вам необходимо получить счет из системы Booking-pro. Для этого, вам следует зайти в нужную заявку и в разделе «Расчеты» нажать на кнопку «Получить счет».
Обратите внимание, для получения счетов для дальнейшей оплаты заявок компании Пегас-тур, вам необходимо выставлять счета в разделе «Расчеты с поставщиками»
 |
Счет выставляется по курсу на день выставления счета. Оплатить сумму, указанную в счете, необходимо в течение рабочего дня с момента выставления счета. Датой оплаты считается дата поступления денежных средств на счет «Пегас-Тур». В случае изменения курса валюты при несвоевременной оплате вам будет выставлен дополнительный счет на разницу курсов.
ВНИМАНИЕ!
В случае отсутствия ПОЛНОЙ ОПЛАТЫ по заявке, она будет аннулирована автоматически за день до наступления штрафных санкций.
Факт выставления счета сохраняется в истории по заявке.
Для просмотра стоимости заявки на текущую дату вы можете нажать на клавишу «Просмотр счета» - в этом случае счет и факт выставления счета в системе не сохраняется, а в счете отображается сумма на день просмотра счета. Если счет уже выставлен, то просмотреть или перевыставить его из системы ВР НЕВОЗМОЖНО.
В системе можно распечатать 2 вида счета:
- Счет от поставщика ( вы оплачиваете «Пегас-Тур» )
- Счет клиенту ( клиент оплачивает вам )
Ввиду особенностей системы ВР, для корректного отображения списка счетов, вам необходимо переключится несколько раз между пунктами «Счета от поставщиков» и «Счета клиентам»
Внимание!
После фактической оплаты счета, необходимо зайти в «Список счетов», выбрать нужный счет и нажать кнопку «Оплатить». В случае оплаты счета за день до наступления штрафных санкций, вам необходимо связаться с курирующим вас менеджером, чтобы избежать автоматическую аннуляцию заявки (так как фактически денежные средства поступят на наш счет не ранее следующего дня, а значит и отметка об отмене автоаннуляции будет сделана в день наступления штрафных санкций, а значит заявка будет автоматически аннулирована).
 |
Внимание!
При выставлении счета в обязательном порядке необходимо нажать кнопку «Оплатить» ( тем самым, закрепить бронирование ) В противном случае бронь может аннулироваться к моменту оплаты счета.
Счет действителен на дату выставления счета.
Вы также можете скачать акт сверки для выбранных счетов.
10) Изменение заявки
Нельзя вносить изменения, если заявка не подтверждена (Ожидает подтверждения) или наступил срок действия штрафных санкций.
при наличии этого значка при нахождении в заявке она может быть изменена
Изменение даты возможно по всем поставщикам, за исключением Hotelbeds
Изменение фамилии ( за исключением данных Турлидера) возможно по всем поставщикам, за исключением Hotelbeds. В GTA возможно также менять имя Турлидера.
Важно!
Не изменяйте подтвержденные заявки непосредственно в системах поставщиков, т. к. в booking-pro эти изменения не отобразятся и произойдет конфликт между данными
11) Отмена бронирования
Заявки -> Заявки агентства
· Нажать на номер заявки
· Кнопка 
· Подтвердить
В случае статуса заявки «ожидает подтверждения», при необходимости снятия бронирования обратитесь к курирующему вас менеджеру. Обратите внимание, если заявка будет подтверждена после наступления штрафных санкций, и вы захотите ее аннулировать, то вам будет выставлен счет на сумму штрафных санкций.
12) Ваучеры
Печать ваучера возможна только после оплаты заявки.
Редактировать ваучеры невозможно
13) Визовая поддержка
С информацией по оказываемой визовой поддержке, вы можете ознакомиться тут: http://*****/guidebook/visas
14) Контакты:
Курирующий менеджер – информация о курирующем вас менеджере расположена в правом верхнем углу на главной странице.
Также вам в помощь контакты ответственных сотрудников:
Имя | Должность | Функции по проекту | Контакты |
Лина Галерт | Директор по развитию | Все вопросы сотрудничества, мастер-классы, заключение договоров | (351) *****@***ru ICQ |
Анна Капилевич | Координатор проекта | Все технические вопросы | (351) Anna. *****@***ru ICQ |
Анастасия Плецова | Менеджер проекта | Координация и работа по заявкам, пароли | (351) *****@***ru ICQ |
Успешных Вам продаж!
