Памятка

П А М Я Т К А СТРАХОВАТЕЛЯМ

о проведении начальной регистрации работников организации

в системе обязательного пенсионного страхования

1. Если какие-либо работники организации не прошли начальную регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования и не имеют страховых свидетельств, необходимо представить на них в Пенсионный фонд Российской Федерации анкетные данные с целью открытия индивидуальных лицевых счетов в базе данных системы персонифицированного учета.

2. Анкетные данные представляются в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя, при этом используются формы документов персонифицированного учета и правила заполнения их реквизитов, утвержденные постановлением Правления ПФР п:

«Анкета застрахованного лица» (форма АДВ-1);

«Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР» (форма АДВ-6-1).

3. Представляемые анкетные данные (форма АДВ-1) группируются в пачки (не более 200 документов), каждая из которых сопровождается Описью в двух экземплярах (форма АДВ-6-1) и Списком лиц в соответствии с представленными в пачке анкетами (№ п/п, ФИО) (далее - Список).

4. Пачки анкетных данных представляются не прошитыми, все входящие в них формы АДВ-1 должны быть пронумерованы. Опись и Список, сопровождающие пачку, не нумеруются.

5. Правильность указанных в анкете сведений заверяется подписью застрахованного лица и проверяется страхователем. Опись подписывается исполнителем и заверяется подписью руководителя и печатью организации. Страхователь, не являющийся юридическим лицом, заверяет Опись личной подписью. Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее.

6. Каждая пачка с формами АДВ-1 сопровождается электронным представлением (файлом) на машинном носителе. В качестве документов на бумажном носителе могут быть использованы распечатки АДВ-1 и АДВ-6-1, соответствующие их утвержденным формам.

7. После обработки специалистом территориального органа ПФР информации с анкетными данными, содержащейся на представленном машинном носителе, дискета возвращается страхователю.

При наличии ошибок в каком-либо файле на машинном носителе соответствующая этому файлу пачка анкетных данных не принимается.

8. Если представленные анкетные данные успешно прошли все необходимые проверки и приняты территориальным органом ПФР, страхователю возвращаются вторые экземпляры Описей с отметками «Принято», датами приема документов и подписями специалистов территориального органа ПФР.

9. Представленные страхователем анкеты застрахованных лиц проверяются специалистом территориального органа ПФР на факт регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования (далее — ОПС) в регионе. При наличии СНИЛС анкета извлекается из пачки, файл приводится в соответствие, в Списке проставляется пометка «Имеет страховой номер», анкета прикладывается к Списку.

10. В течение 3-х недель со дня получения анкеты от страхователя территориальный орган ПФР открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство, либо формирует отказ в регистрации при наличии в системе ОПС лицевого счета с идентичными данными. В этот же срок формируется запрос об уточнении сведений.

11. После обработки в ПФР представленных анкетных данных пачки исходящих документов персонифицированного учета, состоящие из:

-  «Страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования» (форма АДИ-7);

-  «Запросов об уточнении сведений» (форма АДИ-2);

-  «Отказов в регистрации»;

-  «Сопроводительных ведомостей» (форма АДИ-5)

в трехнедельный срок передаются представителю страхователя строго по доверенности, заверенной печатью и подписью руководителя организации, в которой указаны Ф. И.О. доверенного лица (получателя), по предъявлении им (получателем) документа, удостоверяющего личность.

Также страхователю выдается Список с приложенными анкетами граждан, уже зарегистрированных в системе ОПС.

12. После получения указанных документов в территориальном органе ПФР в течение 1 недели страхователь выдает страховые свидетельства работникам организации. Каждое застрахованное лицо проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписывается в «Сопроводительной ведомости» в получении страхового свидетельства.

Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в «Сопроводительной ведомости» и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.

13. При невозможности вручения страхового свидетельства застрахованному лицу в «Сопроводительной ведомости» в строке с фамилией этого работника в графе «Дополнительные сведения» указывается «НЕ ВЫДАНО», а страховое свидетельство возвращается вместе с «Сопроводительной ведомостью» в территориальный орган ПФР.

14. При обнаружении застрахованным лицом неверных данных в страховом свидетельстве в «Сопроводительной ведомости» в строке с фамилией этого работника в графе «Дополнительные сведения» указывается «ОШИБКА», а содержащее ошибку страховое свидетельство возвращается вместе с «Сопроводительной ведомостью» и заполненным «Листком исправлений» (форма АДВ-9) в территориальный орган ПФР.

При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине «Листок исправлений» заполняется страхователем и заверяется его подписью.

15. В месячный срок после получения в территориальном органе ПФР страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и отказов в регистрации страхователь возвращает в территориальный орган ПФР:

- «Сопроводительные ведомости» (с подписями застрахованных лиц, получивших страховые свидетельства, отказы в регистрации, запросы об уточнении сведений, с отметками «НЕ ВЫДАНО» в случае невручения страховых свидетельств, с отметками «ОШИБКА» при наличии ошибок в страховом свидетельстве);

- невыданные страховые свидетельства;

- листки исправлений.

16. На последнем листе каждой возвращаемой «Сопроводительной ведомости» должны быть указаны следующие данные:

1) выдано страховых свидетельств - шт.;

2) не выдано - шт.;

3) листки исправлений - шт.

Заполненный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

17. При обнаружении застрахованным лицом в страховом свидетельстве неверных данных после возврата страхователем «Сопроводительной ведомости» ему необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства для заполнения «Заявления об обмене страхового свидетельства» (форма АДВ-2).

18. Лицам, получившим отказы в регистрации и не имеющим на руках страхового свидетельства, необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства для получения дубликата страхового свидетельства с «Заявлением о выдаче дубликата страхового свидетельства» (форма АДВ-3).

19. Лицам, получившим запросы об уточнении сведений, необходимо в срочном порядке обратиться в территориальный орган ПФР, выдавший «Сопроводительную ведомость», для уточнения факта регистрации в системе ОПС и получения страхового свидетельства.

20. Лицам, которые отмечены в Списке как уже имеющие страховые номера, при отсутствии на руках страхового свидетельства необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства для получения дубликата страхового свидетельства.

Примечание

Формы документов персонифицированного учета АДВ-2 и АДВ-3 представляются в территориальный орган ПФР отдельными пачками в сопровождении Описей (форма АДВ -6-1) в том же порядке, что и «Анкеты застрахованного лица» (форма АДВ-1).

Бланки с образцами форм документов АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДВ-9 и АДВ-6-1 в случае необходимости можно получить в территориальном органе ПФР по месту регистрации страхователя.

Там же можно получить программы для подготовки и проверки данных, а также описание формата данных и правил подготовки и проверки документов персонифицированного учета, представляемых в ПФР на машинном носителе, для разработки своей программы.

Отделение ПФР (государственное учреждение) по Иркутской области

Отдел организации персонифицированного учета и хранения документов