МОЛОДЕЖНАЯ ФИЛАНТРОПИЯ: КАК ПОЛУЧИТЬ НАИБОЛЬШИЙ ЭФФЕКТ ОТ УЧАСТИЯ ВО ВСТРЕЧАХ И КОНФЕРЕНЦИЯХ
Иногда члены МБ фондов местного сообщества имеют возможность представить их фонд на региональной или национальной встрече, конференции, или другом мероприятии. Тщательная подготовка и планирование обусловит получение полезного опыта и выгод как для индивидуального участника, так и для МБ и фонда. А также обеспечит наибольшую эффективность использования временных и ресурсных затрат на участие в мероприятии. Для достижения наибольших эффектов от участия в этих мероприятиях необходимо:
Для кураторов МБ:
Ø Отправляйте больше чем одного члена МБ. Это не только позволит членам МБ чувствовать себя более комфортно и безопасно в присутствии знакомых людей, но также повысит возможности участия с различным пониманием, перспективными взглядами и опытом. Это также позволит повысить уровень участия при наличии параллельных сессий. После мероприятия, поделиться полученным опытом с полным составом МБ легче, когда более чем один человек может сделать это. Определит наиболее оптимальных членов МБ для участия в мероприятии с точки зрения формата и содержания встречи или конференции, а также таких факторов, как знания члена МБ, опыт, уровень приверженности к МБ, участие в деятельности, возможность (устраивает время проведения мероприятия), или возраста.
Ø Убедитесь, что участники готовы принять участие в программе. Убедитесь, что члены МБ в курсе цели встречи или конференции, имеют копии программы встречи и других связанных со встречей материалов. Они также должны быть готовы представить информацию о своем МБ и фонде местного сообщества, рассказать о грантах, создании грантового фонда и деятельности в роли лидеров местного сообщества. Копии брошюр и других презентационных материалов о МБ должны быть подготовлены для презентации на встрече вместе с другими раздаточными материалами или информацией, необходимой для встречи.
Ø Решите необходимые вопросы, связанные с проездом, и подтвердите суммы расходов, которые возможно компенсировать. Подготовьте бюджет, включающий все расходы и компенсации. Убедитесь, что Вы учли все расходы, включая регистрационные взносы (если необходимо), питание, транспорт и проживание. Для минимизации расходов Вы можете рассмотреть такие варианты, как присоединиться к Вашим знакомым, кто едет на машине, проживание в совмещенных номерах с членами других МБ, проживание в семьях, где это возможно. В случаях, когда предусмотрены компенсации расходов, выясните, каким образом они будут организованы – предоплата, либо оплата по факту. Убедитесь, что в случае необходимости чеки, билеты, посадочные талоны, и т. д. сохранены, а все регистрационные формы для встречи заполнены в соответствии с указаниями.
Ø Получите все необходимые подтверждения. Убедитесь, что члены правления фонда поставлены в известность о планах путешествия молодых ребят из МБ для презентации фонда. Формы Waiver and Release of Liability должны быть заполнены ребятами старше 18 лет, и родителями или опекунами для молодых людей младше 18 лет. Формы Родительского согласия должны быть заполнены для молодых людей младше 18 лет. Конфиденциальные медицинские истории также должны быть заполнены и быть доступными в период путешествия.
Ø Разъясните, какого поведения Вы ожидаете. Обсудите соответствующие юридические, этические и моральные вопросы и ответственность. Разработайте кодекс поведения. Эта дискуссия должна проводиться в уважительной форме и должна предусматривать соответствующие условия для рассмотрения вопросов в форме интерактивного диалога. В идеале, инструкции или кодекс должен быть разработан на основе консенсуса. Однако все решения должны соответствовать «Внутренней Политике» фонда местного сообщества и другим соответствующим правовым ограничениям. (Каждая организация, работающая с детьми, молодежью или другими уязвимыми категориями граждан должна принимать соответствующие меры для защиты и заботы о тех, кто участвует в их программах. Эта юридическая и правовая обязанность относится как к волонтерам, так и к оплачиваемому персоналу. Она должна быть частью подхода организации к персоналу и управлению рисками, и входить в корпоративную политику, инструкции и практику работы).
Вопросы для обсуждения могут включать, но не ограничиваются: curfews, посещение сессий, употребление алкоголя и наркотиков, покидание мест проведения встречи или конференции, шумное поведение в гостинице (комнатах и общих залах), дресс-код (соответствующий внешний вид), и последствия нарушения кодекса поведения.
Для членов МБ
Ø Участвуйте! Во время встречи, принимайте участие во всех сессиях, делитесь идеями, знаниями и опытом, знакомьтесь с членами других МБ, изучите их фонды местного сообщества и МБ, и развлекайтесь! Используйте встречу как возможность получить новые умения, идеи и информацию, а также для установления длительных взаимоотношений с другими МБ и персоналом, волонтерами фондов местного сообщества.
Ø Возьми с собой. Проведите «рефлексию» (обратная связь) с другими участниками конференции, обсуждая основные моменты, полученные знания и возможные последствия, либо последующие шаги. Обязательно поделитесь полученными знаниями с другими членами МБ, которые не смогли принять участие во встрече. Сохраните копии полученных раздаточных материалов и распространите их среди членов МБ. Напишите статью о мероприятии для информационного бюллетеня вашего фонда, сайта или годового отчета, или для сайта Молодежная Филантропия Ассоциации Фондов Местного Сообщества Канады. Если у вас есть фотографии, приложите их к статье. Если возможно, сделайте презентацию на встрече Совета Директоров вашего фонда или представьте им отчет. Отправьте благодарственное письмо донорам и спонсорам, поддержавшим ваше участие во встрече.
