МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФГБОУ ВПО «УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ИНСТИТУТ ПРАВА, СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ И БЕЗОПАСНОСТИ
СРЕДНИЙ ГУМАНИТАРНО-ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке и оформлению выпускных квалификационных работ
для специальности СПО 034702
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Квалификация выпускника – Специалист по документационному обеспечению управления, архивист
Ижевск
2013
1. Пояснительная записка
Методические указания предназначены для студентов, обучающихся по специальности СПО 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и выполняющих выпускные квалификационные работы.
Методические указания содержат единые для всех форм обучения (дневной, заочной) требования к выпускным квалификационным работам.
Выпускная квалификационная работа (ВКР) является видом итоговой государственной аттестации на всех формах обучения.
Сроки выполнения ВКР устанавливаются согласно учебному плану и требованиям ФГОС СПО по специальности.
Целью подготовки, написания и защиты ВКР выпускником является демонстрация умения использовать полученные теоретические знания при сборе, анализе и обобщении фактического материала на выбранную тему, а также показать практические навыки их применения.
2. Подготовка выпускной квалификационной работы
Для написания ВКР в помощь студенту назначается научный руководитель. Научный руководитель помогает студенту при разработке направлений исследования, определении круга теоретических вопросов для изучения, при разработке проекта внедрения в работе.
Выбор темы ВКР осуществляется студентом после знакомства с теоретическими проблемами дисциплин и междисциплинарных курсов, изложенными в лекционном курсе и перед прохождением преддипломной практики. При выборе темы студент может исходить из примерной тематики работ, предложенной колледжем. По согласованию с преподавателем, осуществляющим руководство подготовкой ВКР, студент может предложить тему с учетом своих интересов. Выбор темы работы осуществляется студентом и с учетом будущего места прохождения преддипломной практики.
Выбор темы ВКР оформляется заявлением на имя директора колледжа.
После выбора темы ВКР студент совместно с научным руководителем уточняет круг вопросов, подлежащих изучению и исследованию, структуру работы, сроки ее выполнения, самостоятельно определяет необходимую литературу.
Написанию ВКР предшествует внимательное изучение нормативных актов, специальной научной литературы, документов текущего делопроизводства, архивных материалов и других источников, необходимых по теме работы. На основании изученных источников студент набирает фактический материал в ходе преддипломной практики.
Студент вправе обратиться к руководителю за консультацией по любому вопросу, возникшему в ходе подготовки ВКР. В ходе консультаций студент получает дополнительную информацию, необходимую для подготовки работы. Руководитель контролирует подготовку работы, знакомится с текстом и представляет студенту свои замечания.
ВКР должна быть подготовлена студентом и сдана на отзыв в срок, согласованный с руководителем работы. В отзыве руководителя должна содержаться общая характеристика выполненной студентом работы, оценка качеств, проявленных студентом в ходе выполнения работы (ответственность, самостоятельность, инициативность, дисциплинированность, соблюдение графика подготовки работы), рекомендация о допуске к защите и пожелания руководителя.
Не позднее, чем за 10 дней до защиты выпускник сдает готовую работу, подписанную на титульном листе, вместе с отзывом руководителя методистам колледжа, которые передают работу на рецензию.
3. Структура и содержание курсовой работы
Общими требованиями к работе являются:
– четкость и логическая последовательность изложения материала;
– убедительность аргументации
– краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначности толкования;
– конкретность изложения результатов работы;
– обоснованность рекомендаций и предложений.
Язык и стиль ВКР должны соответствовать нормам русской грамматики и стилистики. В работе должны быть использованы научные термины, межстилевые и книжные слова, нельзя использовать профессионализмы, сленг, канцеляризмы, а также необходимо избегать лишних слов.
Особое внимание надо уделять информационно-структурным качествам текста: логичности, целостности, ясности и доступности.
В тексте работы не должно быть сокращений слов, за исключением общепринятых.
Общий объем ВКР – 40-45 страниц.
ВКР должна включать следующие элементы:
- титульный лист;
- оглавление (содержание);
- введение;
- основная часть (делится на главы, допускается внутреннее деление глав);
- заключение;
- список использованных источников и литературы;
- приложения.
Титульный лист ВКР оформляется по единому образцу (приложение № 1).
В содержании (оглавлении) указываются названия всех структурных элементов работы, включая названия глав и параграфов основной части, с указанием страниц начала каждой части. Если основная часть работы включает в себя только главы (без деления на параграфы), то этот элемент ВКР называется оглавлением, а если главы имеют деление на параграфы, то данный элемент работы следует назвать содержанием.
Во введении:
- обосновывается актуальность и новизна темы со ссылками на специальную литературу, зарубежный и отечественный опыт;
- анализируется состояние разработанности проблемы в специальной литературе;
- определяются цель работы и совокупность задач, которые следует решить для раскрытия темы;
- характеризуются объект, предмет и методы исследования;
- приводится краткий обзор источниковедческой базы, на которой проводится исследование;
- обосновывается структура работы.
Формулировка цели работы должна соответствовать теме, но не совпадать с ней. Задачи работы должны быть сформулированы таким образом, чтобы это способствовало оптимальному достижению цели. В обзоре источников и литературы необходимо раскрыть степень изученности проблемы, изложить существующие концепции и альтернативные подходы к ее решению, указать, какие источники и научные труды более всего способствовали написанию ВКР. Обзор источников и литературы недопустимо подменять перечислением названий работ или источников. Обоснование структуры работы должно быть увязано с оптимальным достижением цели и решением поставленных задач.
Объем введения должен составлять не менее 3-5 страниц.
Основная часть работы состоит из глав и параграфов, в которых решаются задачи, сформулированные во введении. Количество глав ВКР может меняться в зависимости от темы и методов исследования, но минимально - две.
Каждая глава работы завершается выводами.
Содержание работы можно иллюстрировать схемами, таблицами, диаграммами, графиками и т. д. Графическому материалу по тексту необходимо давать пояснения.
Все приводимые в ВКР факты, цифры, даты, конкретные данные должны быть подтверждены подстрочными ссылками. При этом следует соблюдать основные правила цитирования: нельзя отрывать фразы от контекста, искажать текст произвольными сокращениями, цитату необходимо заключать в кавычки и точно указывать источники использованных цитат. Ссылки, как правило, приводятся в подстрочных сносках внизу страницы, на которой расположен цитируемый материал. Для этого в конце цитаты ставится цифра, обозначающая порядковый номер цитаты на данной странице. Внизу страницы под чертой, отделяющей сноску от текста, этот номер повторяется и за ним следует название источника, из которого взята цитата, с обязательным номером цитируемой страницы. Библиографические ссылки и списки, воспроизведенные из других изданий, приводят с указанием источника заимствования, например: «Цит. по:», «Приводится по:». При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» и указывают соответствующие страницы, например: «Там же. - С. 87». В повторных ссылках на один и тот же источник, встречающихся в разных местах курсовой работы, указывают фамилию и инициалы автора и слова «Указ. соч., с. 23».
Заключение содержит краткую формулировку результатов, полученных при выполнении работы. Как правило, в заключении автор работы суммирует и последовательно излагает результаты осмысления темы, выводы, обобщения и рекомендации, вытекающие из его работы, подчеркивает их практическую значимость в рассматриваемой области, а также определяет основные направления для дальнейшего исследования в этой области знания или практической деятельности.
Объем заключения должен составлять примерно 1-2 страницы.
Список использованных источников и литературы помещается в конце работы перед приложениями, показывает знакомство автора с источниками и литературой по выбранной теме. Список формируется по разделам «Источники» (он может подразделяться на два подраздела – «Опубликованные источники» и «Неопубликованные источники») и «Литература». В список источников включают государственные законодательные и нормативные акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, методические указания, правила, регламенты, инструкции, архивные документы и др. Систематизация источников обычно проводится по группам (законы, постановления, стандарты, инструкции и др.), которые определяются исходя из значимости источника, а внутри выбранных групп по хронологии. В список источников не включаются отмененные правовые, нормативные и нормативно-методические документы (за исключением случаев, когда работа написана на тему, связанную с историей проблемы).
При включении в список законов, указов, постановлений органов государственной власти и управления указывают вид документа (закон, указ), дату, номер, название, название издания, год и номер издания, допускается указывать название справочно-поисковой системы.
Для обозначения государственного стандарта указывают номер стандарта, его название, место издания, год издания.
В список неопубликованных источников включают делопроизводственные и архивные документы, использованные при написании работы.
В списке литературы названия монографий, статей, рецензий, справочников, авторефератов располагают в алфавитном порядке первой буквы фамилии автора. Если книга написана одним, двумя, тремя авторами, в описание входят: фамилия и инициалы автора; полное название книги; после тире – название города, в котором издана книга (названия городов Москва, Ленинград, Санкт-Петербург указываются сокращенно – М., Л., СПб, соответственно); после двоеточия – название издательства (без кавычек); после запятой – год издания. (Название издательства допускается не указывать).
Если книга издана без обозначения автора или имеет четырех и более авторов, то указывают заглавие книги; после косой черты – трех первых авторов и слово «и др.»; после тире – выходные данные.
При использовании статьи из периодического издания необходимо указать фамилию, инициалы автора; название статьи; после двух косых линий – название издания (без кавычек), где она помещена; после точки – год издания; после точки – номер, затем – номера страниц, на которых помещена данная статья. При указании статей, опубликованных в сборниках, пишут фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, название сборника, место издания, год издания, номера страниц. (Приложение ).
Количество приложений к работе не регламентируется, но при этом оно должно быть необходимым и достаточным для иллюстрации работы. Они могут включать образцы документов, графики и схемы, диаграммы, таблицы вспомогательных цифровых данных, методические материалы и т. п. Размещают приложения в порядке упоминания о них в тексте. Каждое приложение начинается с нового листа и имеет свое название. В правом верхнем углу пишется слово «Приложение №» с указанием порядкового номера. В тексте работы делаются соответствующие ссылки. Приложения в общий объем работы не входят.
4. Оформление ВКР
ВКР выполняется машинописным способом на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Текст работы следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее не менее 20 мм. Текст работы печатается через полтора межстрочных интервала, размер шрифта – 12-14. Текст каждой ссылки печатают через один межстрочный интервал. Между двумя ссылками оставляют два межстрочных интервала. Листы ВКР должны быть сшиты в папке или переплетены.
В ВКР используется сплошная нумерация страниц. Титульный лист работы и оглавление включаются в общую нумерацию, но номер страницы на них не проставляется.
Введение, каждая глава, заключение, список использованных источников начинаются с новой страницы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в центре нижней части листа без точки.
Главы и параграфы работы должны иметь конкретные заголовки, отражающие их содержание. Наименования глав и параграфов в тексте работы должны соответствовать их наименованиям в оглавлении. Главы и параграфы нумеруются арабскими цифрами (без слов «глава», «параграф»). Нумерация параграфов состоит из номера главы и номера параграфа, разделенных точкой. Например:
1. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов
1.1 Общие критерии оценки аудиовизуальных документов
1.2 Специфические критерии оценки аудиовизуальных документов
1.3 Организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности аудиовизуальных документов.
Заголовки глав, слова «Введение», «Заключение», «Оглавление», «Список источников» выравниваются по центру строки и должны быть напечатаны прописными буквами полужирным шрифтом без подчеркивания и без точки в конце. Заголовки параграфов печатаются полужирным шрифтом строчными буквами (кроме заглавных). Не допускается заканчивать страницу заголовком параграфа (отрывать заголовки параграфов от их текста).
5. Критерии оценки ВКР
Критерии оценки ВКР в целом:
– актуальность;
– сочетание теории и практики;
– новизна материала;
– практическая значимость;
– достаточная информативность;
– доступность и конкретность изложения;
– глубина анализа источников, литературы и практической деятельности.
Критерии оценки фактического материала ВКР:
– соответствие теме;
– достоверность, точность, выразительность, наглядность.
Критерии оценки композиции ВКР:
– системность;
– логичность.
Критерии оценки языка и стиля ВКР:
– точность словоупотребления;
– владение профессиональной терминологией;
– яркость и выразительность;
– соответствие нормам грамматики и стилистики русского языка.
6. Процедура защиты ВКР
На процедуру защиты должны быть представлены следующие обязательные документы:
- выпускная квалификационная работа, подписанная выпускником, научным руководителем и председателем цикловой комиссии,
- отзыв научного руководителя,
- рецензия с предлагаемой оценкой работы по четырехбалльной системе.
Порядок проведения защиты ГАК по защите ВКР:
- выпускник выступает перед членами комиссии (5-7 мин);
- рецензент, а при его отсутствии на заседании секретарь комиссии, зачитывает рецензию;
- научный руководитель (по желанию) дает оценку ВКР;
- члены комиссии задают вопросы выпускнику;
- выпускник отвечает на вопросы или замечания, высказанные в отзыве и рецензии.
Во время выступления на защите выпускник может использовать подготовленный заранее раздаточный материал, иллюстрации, плакаты, презентации.
Решения комиссии выносятся после защиты всех выпускников на закрытом заседании ГАК, оценку выставляют простым большинством голосов.
Секретарь ГАК заполняет форму протокола ГАК по защите ВКР, который подписывается председателем и членами комиссии.
Председатель комиссии оглашает решения ГАК выпускникам.
Приложение
Образец оформления титульного листа ВКР
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Институт права, социального управления и безопасности
Средний гуманитарно-юридический колледж
Допустить к защите
Председатель цикловой комиссии
_______________
_________________
Автоматизированные справочно-поисковые системы в архивах
Выпускная квалификационная работа
Ивановой Анны Ивановны
студентки группы СПО-О специальности «Документационное обеспечение управления
и архивоведение»
________________
личная подпись студента
Руководитель
старший преподаватель
________________
личная подпись руководителя
Ижевск 2013
Приложение
Примеры библиографических описаний:
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.01 г. . – Собрание законодательства РФ№ 43, ст. 4169.
Закон Удмуртской Республики «Об архивном деле в Удмуртской Республике» от 30 июня 2005 г. . // СПС «Гарант»
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» // Собрание актов Президента и Правительства РФ. 1994. № 13. ст. 42.
ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
Кузнецова понятия, применяемые в работе с документами. // Секретарское дело. – 2005. - № 6. С. 5-7.
Ларин документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. – 288 с.
Полозок документы в ДОУ и архивном деле Республики Беларусь: законодательное и нормативное обеспечение. // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. С. 216-220.
