О требованиях к графическим электронным документам оснований

		Руководителям организации (учреждений)
___18.02.2009__№ 10-09/523 На № ____________________

О требованиях к графическим

электронным документам оснований

Управление Федерального Казначейства по Астраханской области (далее - Управление) направляет Вам требования к форматам и порядок передачи графических электронных копий документов оснований, используемых при реализации требований приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.01.2001 № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета».

В связи с большим объемом передаваемой информации при передаче электронных копий документов-оснований рекомендуется в случае наличия технической возможности организовывать электронное взаимодействие клиентов с Управлением посредством СЭД с использованием выделенного (ADSL, SHDSL) канала сети Интернет и соблюдением мер безопасности. При отсутствии технической возможности допускается предоставление графических электронных копий документов оснований на оптических (магнитных) носителях совместно с оригиналами документов оснований.

Для отправки платежной информации устанавливается следующий порядок:

·  Первый этап – подготовка и передача на сервер Управления платежных документов в соответствии с «Требованиями к форматам текстовых файлов, используемых при информационном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса».

·  Второй этап (ВАЖНО) – передача на сервер Управления графических электронных копий документов оснований, возможен только после получения подтверждения об успешной доставке до сервера Управления платежных документов, о чем свидетельствует изменение статуса документа на «принят». Подробнее методика подготовки, отправка и требования к графическим электронным копиям документов оснований описаны в Приложении (на 9 листах).

Одновременно с вышеизложенным напоминаем, что в соответствии с п.7 Порядка, утвержденного приказом МФ РФ от 01.01.2001г. № 87н, для подтверждения денежного обязательства получатель средств должен представить в орган Федерального казначейства и документы-основания. Следовательно, приниматься к обработке Заявки на кассовый расход, оформленные на основании документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства, будут Управлением только при представлении документов-оснований. До начала передачи документов оснований, необходимо предварительно скорректировать настройки вашей транспортной системы совместно со специалистами отдела информационных технологий УФК по Астраханской области в зависимости от используемого типа доступа в транспортной подсистеме.

Заместитель руководителя управления

Исполнитель:

(85

Приложение

Подготовка документа к отправке в ППО «СЭД»

Отсканировать документ и сохранить отсканированные копии страниц документа в формате TIFF, JPG с помощью любой программы сканирования и следующими требованиями к сканированию:

·  возможные методы используемой компрессии TIFF(многостраничный), JPG;

·  глубина цвета не более 8 bit;

·  разрешение не более 200 dpi;

·  размер одной отсканированной страницы формата А4 не более – 1240 точек на 1754 точек;

·  максимальный объем прикрепляемых файлов 1024Kb (в случае превышения данного размера файл необходимо разбить на составные части см. ниже).

Отправка отсканированного документа в ППО «СЭД» посредством произвольного документа.

Приоритетным форматом передачи скан-копий документов оснований являются файлы формата TIFF (многостраничные). Получить скан-копию многостраничного документа можно с использованием ППО поставляемого производителем совместно со сканером, так же можно воспользоваться стандартным ПО входящим в состав пакет MS Office – Microsoft Office Document Scanning.

После завершения сканирования каждой из страниц одного договора будет открываться окно с предложением отсканировать следующую страницу договора, необходимо нажимая кнопку «Продолжить» отсканировать все страницы документа основания. После того как будет отсканирована заключительная страница договора, необходимо нажать кнопку «Готово».

В результате всех проделанных действий вы получаете многостраничную скан-копию документа основания. Данный документ готов к отправке через систему электронного документооборота.

Передача отсканированных документов осуществляется в режиме «Документы» – «Служебные» – «Произвольные».

В поле «Тип сообщения» выбирается тип произвольного документа «Копии оправдательных документов».

После выбора типа произвольного документа и нажатия кнопки «ОК», необходимо указать тему сообщения. Для нашего примера тип сообщения будет «Накладная к Заявке на кассовый расход ДАТА_НОМЕР_СУММА», где указывается дата отправленной Заявки (в формате ГГГГММДД) в орган Федерального казначейства, ее номер и сумма оплаты.

Блок «Сообщение» является необязательным для заполнения, но может содержать информацию о содержимом прикрепляемого файла.

Для прикрепления отсканированного документа необходимо на свободном месте блока «Контейнер вложений» нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Вставить».

Далее выбрать отсканированный документ, и нажать кнопку «Открыть»:

Правильно составленный документ будет иметь следующий вид:

Далее необходимо нажать кнопку «ОК», документ сохранится и появится в списке «Произвольных документов» в статусе «Новый», после чего его необходимо подписать и отправить.

В случае если размер документа превышает максимально допустимый 1024Kb, его необходимо разделить на составные части используя установленный в вашей операционной системе архиватор (допустимые форматы используемых многотомных архивов: 7z, Rar).

Ниже приведен пример разбиения файла с использованием ПО 7z

Пример файл разбит на два тома с помощью ППО 7z

Пример разбиения файла на части с использованием ПО WinRar

После архивации будет получено n-е количество файлов (в нашем примере их 2 шт.)

Далее необходимо создать n-e количество произвольных документов в нашем случае их 2 (требования к оформлению произвольных документов см. выше) с прикреплением полученных томов архива.

Прикрепляем Том 1

Сохраняем полученный документ.

Прикрепляем Том 2

Сохраняем полученный документ.

Полученные документы необходимо подписать, затем отправить поочередности

После того как 1-ый документ перейдет на статус отправлен, возможна отправка второго документа.