Системы автоматизации для санаториев

Маркетинговое агентство санаториев

Системы автоматизации для санаториев.

Сегодня всё большее количество санаториев задумывается о необходимости автоматизации своих основных бизнес-процессов - работы с номерным фондом и бронированием, планированием и учетом медицинских услуг, автоматизации пищеблока и т. д.

Ведь санаторно-курортный бизнес - очень не простой. Я его называю бизнес «три в одном»- отель, лечебное учреждение, ресторан диетического питания. И все это при богатом «социалистическом» наследии в виде квотных пациентов, устаревших принципов обслуживания и маркетинга услуг.

Как выбрать систему, которая бы смогла сделать обслуживание простым и приятным, систему отчетности прозрачной, а управление автоматическим? Ну, или хотя бы наполовину автоматическим? Ведь сегодня на рынке представлено много интересных программных продуктов!

О внедрении системы автоматизации.

Во-первых, надо четко понимать, что беспорядок автоматизировать нельзя. И внедрение системы автоматизации потребует от вас достаточно много усилий по наведению порядка: составления подробной карты номерного фонда, структурирования услуг, уточнения прейскуранта, внедрения регламентов работы сотрудников, более четкое и углубленное структурирование тарифной политики и т. д.

Во-вторых, помимо затрат на покупку компьютеров, прокладку сети, установки серверов, вам и вашим сотрудникам предстоят серьезные усилия по внедрению системы. Надо будет не только научиться работать в системе, но и соединить воедино многие процессы, которые ранее существовали самостоятельно.

Таким образом, внедряя систему автоматизации, вы получаете новый формат бизнеса, к которому будет адаптироваться весь персонал санатория. И поэтому любая смена системы автоматизации - это процесс трудоемкий и затратный во многих смыслах, помимо финансового. А значит - выбор системы автоматизации - это очень серьезно.

Основные критерии при выборе системы автоматизации.

1.  Если у вас не один санаторий, а несколько - они должны быть автоматизированы одной системой. И весьма важно, чтобы у данного разработчика уже был внедрен модуль он-лайн-бронирования. В этом случае вы сможете практически сразу же после автоматизации номерного фонда реализовать себя, как полноценный, «продвинутый» туроператор, обеспечив агентскую сеть и клиентов удобной системой продаж, практически не нанимая команду менеджеров по бронированию.

2.  Очень желательно, чтобы системы автоматизации основных бизнес-процессов (управление номерным фондом, планирование медицинских услуг, пищеблок, бухгалтерия) принадлежали одному разработчику. Это даст возможность сэкономить время, деньги и нервы в процессе эксплуатации системы, особенно, когда возникнет необходимость доработки. Кто сталкивался с ситуацией, когда нужно состыковать двух разных разработчиков - тот понимает, о чем я говорю.

3.  Обязательно спросите у разработчика - сколько было инсталляций (внедрений) последней версии их продукта. Иначе обречете себя на годы мучительных доработок, проб и ошибок. И не поленитесь съездить к тем, кто уже внедрил систему, посмотреть, как она выглядит в жизни.

4.  Категорически нельзя рассматривать вариант самостоятельной, неитегрированной «жизни» в санатории нескольких систем автоматизации. Это вам жизнь не упростит, а окончательно запутает.

5.  Конечно, предпочтение стоит отдать отечественным разработчикам, ведь вам с ними потом ещё годы общаться, эксплуатируя и совершенствуя систему. И от взаимопонимания и оперативности зависит очень многое.

6.  Обязательно запросите у разработчика стоимость дальнейшего сопровождения, обновления версий и доработок. Она может быть слишком высокой.

7.  Внедрение системы автоматизации должно идти под контролем генерального директора и собственника санатория. А к проектированию и реализации внедрения должны быть привлечены наиболее профессионально сильные в своей области специалисты, ответственные за основные бизнес-процессы.

Что нужно ждать и требовать от внедрения системы автоматизации?

·  На моей практике сразу же после внедрения системы автоматизации (если она была проведена грамотно, конечно) в санаториях увеличивается выручка, как от путевок, так и от дополнительных медицинских услуг. Хотя, конечно же, разработчики вам этого обещать не будут.

·  Жесткий контроль применения тарифов и использования номерного фонда и медицинских услуг со стороны ТОП-менеджеров и бухгалтерии.

·  Система должна «видеть», (а вместе с ней и вы) какие процедуры уже включены в стоимость путевки, а какие требуют дополнительной оплаты.

·  Все компьютерные операции, сопровождающиеся приемом наличных денежных средств, должны быть фискализированы, т. е данные компьютерные операции должны сопровождаться печатью фискального чека через ККМ.

·  Удобства обслуживания для клиентов. Для сотрудников система вначале будет не удобна и они будут всячески доносить до вас эту информацию. Вам будет необходимо проявить терпение и применить «правило соленого огурца»( если огурец положить в соленую воду, он хочет не хочет, а станет соленым огурцом). И, конечно, вовремя готовить разработчикам внятное техническое задание по доработке системы, если в этом есть реальная необходимость.

·  Вы, сидя в своем кабинете, либо находясь в командировке, должны видеть текущую выручку в кассе, объем реализации за любой период и по всем статьям, сколько номеров находится в ремонте, сколько поселено гостей, загрузку номерного фонда планируемую и фактическую, загрузку медицинских кабинетов, кто из сотрудников ввел тарифы, не соответствующие прейскуранту, сколько денег оставляет в санатории клиент и за что, и многое другое.

·  Ваши сотрудники обязаны будут выкинуть (хоть и будут ужасно сопротивляться) огромное количество журналов, которые вели ранее.

·  Вы сможете наконец-то состыковать информацию, пришедшую из разных подразделений, причем, никого об это не попросив. Теперь вас никто не обманет (желая этого, или не желая).

·  Ваши гости будут получать план своих процедур в конкретном кабинете планирования. Им не надо будет обегать весь санаторий, чтобы записаться на процедуры. Вы исключите очереди у кабинетов и денежный расчет клиентов с сотрудниками, оказывающими услуги.

·  Ваши администраторы будут видеть, в который раз приехал гость, его предпочтения и пожелания, сколько он оставил денег в предыдущий заезд, к какому типу гостей он отнесен - VIP-клиент или нежелательный гость. И делать выводы, как с ним работать.

·  Ваш отдел бронирования будет делать отчет о реализации за месяц, нажатием одной кнопки, а не недельным выключением из работы с клиентами и агентами.

·  Вы удивитесь, сколько денег вы перерасходовали ранее на пищеблок просто потому, что не имели достоверной отчетности о количестве заезжающих и отъезжающих гостей.

Одним словом, жизнь станет другой. И через месяц вы уже не сможете представить, как раньше выживали без системы автоматизации.

Как сделать правильный выбор? Ведь вы, скорее всего, ещё даже точно не знаете, что вам нужно!

Абсолютной системы, как вы понимаете, не существует. Это абсурдное понятие. Поэтому сейчас я попытаюсь проанализировать существующие системы с точки зрения их положительных и отрицательных сторон, как человек, многократно участвующий в комплексной автоматизации санаторно-курортных объектов с позиции ТОП-менеджера санатория.

Итак, классификация систем автоматизации санаториев.

Одни системы пришли из гостиничной среды, другие из ЛПУ (лечебно-профилактических учреждений), третьи из бухгалтерии. Соответственно, остальная часть дорабатывалась позже и несколько менее «продвинутая», чем основная. А может даже отсутствовать. Как я уже говорила ранее, очень желательно, чтобы все основные модули принадлежали одному разработчику, даже если вы планируете их поэтапное внедрение.

Естественно, санаторию лучше сделать предпочтение системе, которая родом из гостиничной сферы. Ведь основной источник дохода - продажа путевок, что напрямую связано с работой с номерным фондом. И чем тоньше и точнее этот процесс организован, тем больше доход и выше степень лояльности клиентов.

Расскажу вам то, что я знаю о системах. Есть вероятность, что мои знания не самые точные, поэтому нижеприведенные сведения даны лишь для предварительного анализа.

№ п/п	Название АС (автоматизированной системы)	Другие модули.	Уровень другого модуля.
1. Изначально гостиничные системы.
1.1.	Фиделио, Опера	Ресторан	Очень высокий
	Самые дорогие и продвинутые системы автоматизации для гостиниц. Для санаториев мало подходит излишним функционалом и дороговизной при внедрении, а особенно при эксплуатации.	Медицина	Отсутствует, есть модуль СПА-услуг. Высокого уровня, российских разработчиков.
	Бухгалтерия, управленческая отчетность.	Очень высокий.
	Система он-лайн - бронирования	Есть, подключение к мировым системам бронирования, что пока не актуально для санаториев.
1.2.	Либра	Ресторан	Очень высокий
	Система №2 для гостиниц. Для санаториев не подходит.	Медицина	Отсутствует, есть модуль СПА-услуг. Уровень не могу оценить - не знаю.
	Бухгалтерия, управленческая отчетность.	Высокий.
1.3.	Интеротель	Медицина	Очень высокий, адаптирован под российские санатории.
Лучшая отечественная система автоматизации санаториев. «Продвинутый» модуль работы с номерным фондом, медицинский.	Ресторан	Высокий
Бухгалтерия.	Интегрируется с 1-С.
Управленческая отчетность	Высокий, адаптируется под заказчика.
Система он-лайн - бронирования	Есть, адаптирована под российские управляющие компании санаториями.
1.4.	Shelter	Ресторан R-Keeper	Высокий
Простенькая гостиничная система, требует доработки и интеграции с медицинским модулем. Больше специализируется на ресторанном и развлекательном бизнесе.	Медицина Archimed+	До конца не интегрирована, много ручных функции, очень не удобно.
Бухгалтерия, управленческая отчетность.	Интегрируется с 1-С.
1.5.	Эдельвейс	Медицина	Отсутствует
Единичные инсталляции в санаториях.	Ресторан	Отсутствует
1.6.	"Hotel InStyle"- практически нет инсталляций в санаториях.
2.  Изначально медицинские системы
1.1.	Санаториум	Гостиничный модуль	Отсутствует
	Ресторан	Отсутствует
1.2.	RehaBase Хорошая медицинская система, не адаптирована под санаторий.	Гостиничный модуль	Отсутствует
Ресторан	Отсутствует
1.3.	Дип Пансион Система адаптирована под «советский» санаторий, не позволяет обеспечить клиенториентированный сервис. Имеет много инсталляций в санаториях.	Гостиничный модуль	Есть, но обеспечивает лишь бюджетный, «совковый» уровень обслуживания.
Ресторан	Диетическое питание.
3.  Изначально бухгалтерские и управленческие системы. С учетом, что компании никогда не специализировались на санаторном бизнесе, программы ещё слабые и требуют доработки.
a.	1-С Рарус (Разработчик- широкопрофильная компания, практически нет инсталляций в санаториях)
b.	СанКур (разработчик ВестКонцепт - широкопрофильная компания) Имеет несколько инсталляций в здравницах РЖД, отзывов не знаю.

Хочу подчеркнуть, что в данном материале я лишь выражаю свое мнение, без претензии на его абсолютность. И надеюсь, что, прочитав его, руководители санаториев получат алгоритм для размышлений и анализа, необходимого для выбора системы автоматизации.

Марина Шевчук,

генеральный директор

маркетингового агентства санаториев «Виват здоровье».

www. *****

2-33