Удостоверение документов

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Довольно часто, в целях исполнения своих должностных обязанностей специалисты, осуществляющие ведение государственного земельного кадастра, сталкиваются с необходимостью составления и подписания различных писем. К сожалению, не всегда удается грамотно и в соответствии с законом оформить тот или иной документ, виной тому, главным образом, элементарное не знание требований делопроизводства. Предлагаем Вашему вниманию статью, посвященную нормам делопроизводства, надеемся, что она поможет Вам в дальнейшей работе. Информация составлена по материалам Журнала руководителя кадровой службы «Справочник кадровика» № 2, 2004 г (, доцент Государственного университета управления)
	Элементы, придающие подписи юридическую силу. Требования к подписанию документов Факсимильное воспроизведение подписи и электронно-цифровая подпись
Реквизит – это элемент оформления официального документа	Любой документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте на документе. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст, установил 30 реквизитов, которые могут быть оформлены на организационно-распорядительной документации. Эти реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Одним из обязательных реквизитов документа является «подпись».
Подпись – реквизит, который подтверждает авторство документа, но не является гарантией достоверности информации, содержащейся в документе.	Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141 –98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 №28). При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ.
	Элементы, придающие подписи юридическую силу. Требования к подписанию документов Для придания юридической силы реквизиту «подпись» необходимо следующее. Подпись должна включать в себя три элемента: §  должность полномочного лица; §  собственноручную роспись должностного лица; §  расшифровку подписи; Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца, например:
	Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент «должность полномочного лица» в том случае, если документ оформляется не на бланке организации. Например:
	Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
	Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через один межстрочный интервал. Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности полномочного лица отсутствует. При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью. Например:
или
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности	Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 №68 (далее - Типовая инструкция по делопроизводству), допускается возможность исправления от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие «отсутствует» подразумевает командировку, отпуск или болезнь, а не отсутствие должностного лица на один день и менее. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Элемент реквизита «расшифровка подписи» включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме первой заглавной), например . В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 000, и Типовой инструкцией по делопроизводству установлены требования к подписанию конкретных видов документов
правовые акты, как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения подписываются (утверждаются) руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителями руководителя, на которых возложено руководство отраслевыми службами. Приложения к приказу подписывает руководитель подразделения, подготовившего проект. " width="771" height="187 "/>
	Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Так, в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
	Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания.
Председатель Секретарь
	В ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» указано, что достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных обеспечивают лица, составившие и подписав­шие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характе­ра подписываются руководителем организации и главным бухгалтером; их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
	Если документ подписывается несколькими лицами равной должно­сти, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне. В ГОСТ Р 6.30-2003 отмечено, что при подписании совместного до­кумента, подготовленного двумя или более организациями, первый лист оформляют не на бланке. В трудовых договорах подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же толь­ко их условных обозначений ("работодатель", "работник"). Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и дру­гие документы информационного характера могут подписываться ис­полнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пре­делы его компетенции.
Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Статья 3 Закона об электронной цифровой подписи.	Факсимильное воспроизведение подписи и электронно-цифровая подпись ГК РФ в ст. 160 предусмотрена возможность использования при со­вершении сделок факсимильного воспроизведения подписи. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Обычно факсимильная подпись применя­ется при подписании приглашений, извещений, справок и других доку­ментов, за исключением документов финансового характера. Прави­лами по использованию факсимиле в организации должно быть установлено: наименование должности и фамилия лица, для которого изготав­ливается факсимиле; наименование должности и фамилия лица, которое хранит факсимиле; на каких документах подлинная подпись заменяется факсимиле; при каких обстоятельствах ставится факсимильная подпись. Все вышеперечисленные правила оформления реквизита «подпись» относятся к передаче документов в системе управления традиционным способом. Однако, если документ передается по электронной системе документооборота, он не может быть подписан обычным способом (физическая подпись), но может быть подписан ее аналогом – электронно-цифровой подписью (ЭЦП). В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ исполь­зование при совершении сделок электронно-цифровой подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. ЭЦП представляет собой набор байтов и обладает двумя основными свойствами: во-первых, вос­производится только одним лицом, но ее подлинность может быть удо­стоверена многими; во-вторых, неразрывно связана с конкретным до­кументом и только с ним. Суть процедуры использования ЭЦП состоит в том, что каждый пользователь программного обеспечения имеет возможность изгото­вить два индивидуальных ключа: §  секретный (для формирования цифрового аналога подписи под документом); §  открытый (для проверки достоверности цифровых подписей, вы­численных с помощью данного секретного ключа). Федеральный закон от 10.01.02 "Об электронной цифровой подписи" придал юридический статус ЭЦП, приравняв ее к графичес­кой. На информацию, подписанную электронной цифровой подписью, распространяются все традиционные процессуальные функции подпи­си. Но у данного вида подписи есть один существенный недостаток: невозможность использования ЭЦП непосредственно юридическими лицами . Согласно закону сертификат подписи может выдаваться толь­ко на физическое лицо. Юридическая сила ЭЦП признается при нали­чии в автоматизированной информационной системе программно-тех­нических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Список используемой литературы: Гражданский кодекс Российской Федерации, ст.160 Федеральный закон от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.) Федеральный закон от 10.01.02 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 000 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. и доп.) ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 №28 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст Приказ Росархива от 27.11.00 №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»