Руководство пользователя
системы архивирования документов
«Электронный архив НИИЯФ»
на Web-сайте НИИЯФ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Система создается для хранения в электронном виде любой документации по проектам (гранты, контракты, проекты, отчеты,…) общеинститутского значения и оперативного внесения в эти документы их ответственным исполнителем необходимых изменений, а также для оперативного контроля за состоянием документации по каждому документу со стороны администрации института.
Кодом-ключом проекта является сквозной номер, автоматически присваиваемый ему по формату «Год-номер в году/сквозной номер», например, «2007_1/23» - проект, заведенный под номером 1 в 2007 году после того, как в конце 2006 года полное количество заведенных проектов составило 22.
Система «Электронный архив НИИЯФ» создается в рамках существующей в настоящее время на сайте НИИЯФ «Информационной системы» – «Разное/Вход в информационную систему».
 |
Страница входа в информационную систему НИИЯФ
Страницы этой системы созданы для всех действующих сотрудников НИИЯФ (включенных в базу данных сотрудников Отдела кадров НИИЯФ). Вход в систему осуществляется по слову «Фамилия» (фамилия на русском или английском языке) и коду «Пароль», который в настоящее время для сотрудников, еще не пользовавшихся этой системой, выдается Web-мастером НИИЯФ ( Боборовников, , e-mail: *****@) и при первом же пользовании системой может быть изменен по усмотрению сотрудника).
В настоящее время для всех сотрудников института по умолчанию открыты 3 системы использования ее общедоступных возможностей
 |
Стандартные возможности информационной системы НИИЯФ
По согласованию с Web-мастером НИИЯФ для ряда (специально авторизованных) сотрудников уже открыты дополнительные возможности, например:
 |
Некоторые специальные возможности информационной системы НИИЯФ
Система «Электронный архив НИИЯФ» создана с использованием возможностей одной из стандартных для информационной системы сайта НИИЯФ возможностей – «Загрузка/замена файлов», позволяющей легко размещать на сайте НИИЯФ выбранные файлы из любой директории компьютера сотрудника института и заменять их на другие.
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ СИСТЕМЫ «Электронный архив НИИЯФ»
После решения директора института, согласованного с Ученым Советом, о подписании первого из необходимых документов по проекту ответственному исполнителю (или руководителю) проекта на его персональной странице информационной системы в дополнение к стандартным возможностям открывается система - «Электронный архив НИИЯФ».
Ссылка с этого раздела ведет на страницу, на которой имеется Форма предварительного просмотра проектов (основных параметров):
«Номер» проекта
«Название» проекта
«Аббревиатура-код» названия проекта
«Тип проекта»
«Отв. исполнитель» проекта (может совпадать с разделом «Руководитель»)
«Руководитель» проекта (может совпадать с разделом «Отв. исполнитель»)
«Полная информация о проекте» (доступная по ссылке «Просмотр») позволяет просмотреть полное содержание выбранного проекта.
Форма предварительного просмотра проектов
 |
Ссылка «Добавить новый проект» дает возможность (см. далее) архивировать новый проект.
Ссылка «Поиск проектов» позволяет (см. далее) искать проекты в Архиве по набору параметров описания.
Ссылка «Просмотр» дает возможность доступа к содержанию проекта, описываемому следующими параметрами:
Срок окончания
Список организаций-контрагентов
Документы (разделы проекта):
· «Используется» (галочка определяет видимость данного документа при просмотре проекта; если внесенный в Архив документ не используется в окончательной редакции проекта галочка должна быть убрана)
· «Название документа» (по возможности краткое и отражающее содержание, например, «Контракт», «ТЗ», «Исполнители», «Отчет 1 этапа»,…
· «Название файла у исполнителя» (удобное для исполнителя название файла на его компьютере)
· «Название файла в Архиве» (формируется автоматически).
· «Дата и время последних изменений» (устанавливается автоматически).
 |
Форма полной информации о проекте
Ссылка «Добавить новый проект» на странице с Формой предварительного просмотра проектов (внизу-слева) ведет на страницу Форма добавления нового проекта: введение необходимых основных реквизитов проекта:
«Название» проекта
«Аббревиатура-код» названия проекта
«Тип проекта»
«ФИО отв. исполнителя» проекта (может совпадать с разделом «Руководитель»)
«ФИО руководителя» проекта (может совпадать с разделом «Отв. исполнитель»)
«Срок окончания»
«Список организаций-контрагентов»
С этой же страницы отв. исполнитель имеет возможность внести в архив новый документ или добавить очередную версию старого документа (для этого названия старой и новой версий документа должны совпадать) к уже имеющимся: файл с имеющимся именем со своего компьютера (это имя будет отображаться в Архиве в столбце “Название файла у исполнителя”) он может выбрать, название документа для архива может присвоить (уникальный номер файла в Архиве будет присвоен автоматически).
Форма добавления нового проекта
 |
Ответственный исполнитель (или руководитель) имеет возможность видеть все свои проекты и документы, вносить во все их реквизиты необходимые изменения, добавлять новые документы.
Система организована таким образом, что ответственный исполнитель (или руководитель) имеет возможность в любое время изменить (скорректировать) содержание всех разделов с реквизитами (удаление разделов возможно, но по специальному обращению лишь Web-мастером сайта).
Файлы размещаются в формате «*.pdf» (или *.rtf или *.doc).
Ответственный исполнитель (или руководитель) не имеет возможности корректировать содержание размещенного файла, но может заменить устаревший файл на новый с помощью пункта “Добавить документ” (и старая и новая версии будут соответствующим образом пронумерованы и останутся в Архиве). Удаление файла возможно по специальному обращению лишь Web-мастером сайта.
Использование ответственным исполнителем ссылки на «Номер» проекта на странице Форма предварительного просмотра проектов предоставляет ему возможности внесения в проект изменений, в том числе и внесения (добавления) новых документов.
Форма внесения изменений в проект.
В Архиве возможен поиск по проектам. Для этого необходимо выбрать на Форме предварительного просмотра проектов клавишу “Поиск проектов” (внизу-справа). Поиск ведется по следующим параметрам:
Номер проекта
Аббревиатура-код
Фамилия исполнителя и/или руководителя
(общий поиск по двум столбцам)
Срок окончания
Свободный текст из названия
Список организаций-контрагентов
Форма поиска проектов
Одновременно с подготовкой для системы «Электронный архив НИИЯФ» первого документа, этот раздел открывается в режиме просмотра в информационной системе на персональных страницах всех специально авторизованных сотрудников института (по списку, например: директор, его заместители, ученый секретарь, главный бухгалтер, начальник ПФО, заведующий ОНТИ, заведующий ЦКИО, Web-мастер НИИЯФ, …).
Контакты: зав. ЦКИО , программист ЦКИО .
