Организация выставок архивных документов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Методические рекомендации

Управление архивами Свердловской области

Государственное казенное учреждение Свердловской области

"Центр документации общественных организаций Свердловской области"

Организация выставок архивных документов

в ГКУСО «Центр документации

общественных организаций Свердловской области»

Методические рекомендации

Составитель: ,

заместитель директора –

главный хранитель фондов

ГКУСО «ЦДООСО»

Екатеринбург

2011

Содержание

Введение………………..........................................................................................4

Раздел 1. Общие положения…………………………………………………….6

1.1. Термины и определения……………………………………………...6

1.2. Классификация выставок архивных документов…………………..6

Раздел 2. Организация работы по подготовке выставки

архивных документов………………………………………………9

2.1. Организационные мероприятия……………………………………...9

2.2. Определение темы и разработка концепции выставки……………10

2.3. Выявление и отбор архивных документов

для экспонирования………………………………………………..11

2.4. Аннотирование документов…………………………………………13

2.5. Составление тематико-экспозиционного плана……………………15

2.6. Подготовка архивных документов и иных материалов

для экспонирования………………………………………………..15

2.7. Монтаж и художественное оформление выставки………………...16

2.8. Организация открытия/презентации выставки.

Подготовка и проведение экскурсий…………………………….18

2.9. Подготовка пресс-релиза и издание каталога выставки………...…19

Раздел 3. Обеспечение сохранности архивных документов,

экспонирующихся на выставках………………………………….21

3.1. Выдача архивных документов из архивохранилища,

оформление выдачи и возврата…………………………………...21

3.2. Требования к помещениям и оборудования

для экспонирования архивных документов………………………23

3.3. Транспортировка архивных документов…………………………....24

Заключение………………………………………………………………………25

Приложения:

Приложение . Концепция (тематический план) выставки…………..……26

Приложение . Образец гарантийного письма……………………….…….27

Приложение . Пример тематико-экспозиционного плана выставки ……28

Приложение . Образцы пригласительных билетов

на открытие/презентацию выставки……………………………...….32

Приложение . Пример пресс-релиза для средств

массовой информации……………………………………………..33

Приложение . Образец акта о выдаче архивных документов

во временное пользование………………………………………………..34

Список использованных нормативно-методических документов

и литературы……………………………………………………………..36

Введение

Использование документов заключается в применении пользователями и архивами информации, содержащейся в архивных документах, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Одной из основных форм использования архивных документов является их экспонирование на выставках.

Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Свердловской области от 01.01.01 года «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84), приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.2001 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (далее – Правила).

В методических рекомендациях рассматриваются вопросы по организации и подготовке выставок архивных документов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области», составления тематического и тематико-экспозиционного планов, выявления и отбора архивных документов и материалов, составления аннотаций к экспонируемым документам, монтажа и оформления выставки, подготовки экспонатов и сопроводительного текста к ним, информирования общественности об открытии выставки, обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов, заключения, приложений и списка использованных нормативно-методических документов и литературы.

Первый раздел содержит общие рекомендации по организации выставок архивных документов.

Второй раздел содержит рекомендации по организации каждого этапа подготовки выставок архивных документов.

Третий раздел содержит рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при экспонировании.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Термины и определения

Выставка документов – художественно оформленная подборка документов и/или копий документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

Использование документов – применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Обеспечение сохранности архивных документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Поисковые данные архивного документа – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа документа (Например: ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 11. Д. 110. Л. 8).

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования вместо оригинала (подлинника) с целью предотвращения его износа.

Виртуальная выставка – представление электронных копий архивных документов и материалов, кино-, фотодокументов в виртуальном пространстве.

1.2. Классификация выставок архивных документов

По времени функционирования выставки различают:

1) постоянно действующие (срок функционирования экспозиции - постоянно). Такая выставка является многоплановой и посвящается истории края, города или учреждения.

2) временные (срок функционирования экспозиции от 2 недель до нескольких месяцев). Выставка приурочивается к юбилейным и памятным датам в истории региона, юбилеям государственных или общественных деятелей, деятелей науки и культуры, юбилейным датам предприятий, организаций и учреждений.

3) краткосрочные (срок функционирования экспозиции от 1 до 10 дней).

По месту демонстрации выставки делят:

1) стационарные – рассчитаны на демонстрацию в одном помещении или в одном месте, имеющем соответствующее оборудование: стенды, витрины, планшеты. Выставки могут быть постоянными или временными.

2) передвижные – демонстрируются в различных помещениях или перемещаются с одного объекта на другой. Выставки могут быть временными или краткосрочными.

По тиражированию выставки подразделяются:

1) однокомплектные – существует в одном экземпляре;

2) многокомплектные – существует в нескольких экземплярах и охватывает более широкую аудиторию.

Документы на выставке могут экспонироваться в виде подлинников и/или копий. Современной разновидностью копийной выставки является выставка документов в электронном формате (мультимедийные издания, виртуальные выставки).

Для усиления визуальной стороны экспозиции кроме архивных документов на выставке могут быть представлены музейные экспонаты, иллюстративные материалы, репродукции картин, печатные издания.

Выставка организуется архивом самостоятельно или совместно с другими государственными или муниципальными архивными учреждениями, музеями, библиотеками, учреждениями образования, общественными, конфессиональными и другими учреждениями и организациями. Архив может принимать участие в подготовке и проведении международных, российских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

Совместно подготовленные выставки дают возможность значительно обогатить содержание экспозиции, широко использовать музейные экспонаты, иллюстративный материал.

При организации персональной выставки архив согласовывает с фондообразователем или правообладателем возможность публичного показа документов личного происхождения, содержащих сведения о нем самом, членах его семьи, а также о третьих лицах, в соответствии с требованиями законодательства, а также согласно п. 2.3.2. Правил.

В зависимости от тематики и периода экспонирования выставки на ее базе проводятся культурно-просветительские, информационные мероприятия – экскурсии, уроки истории, конференции, семинары, круглые столы, различного рода встречи и презентации.

Раздел 2. Организация работы

по подготовке выставки архивных документов

2.1. Организационные мероприятия

Планирование выставочной деятельности архива осуществляется ежегодно на основе графика общественно-значимых мероприятий, планируемых органами исполнительной власти, а также календаря знаменательных и памятных дат.

Процесс организации выставки состоит из ряда самостоятельных видов работ:

- определение темы выставки;

- определение круга фондов, потенциально содержащих архивные документы, позволяющие в полной мере раскрыть содержание заявленной темы;

- изучение литературы, научно-справочного аппарата архива;

- разработка концепции выставки;

- выявление и отбор архивных документов;

- аннотирование архивных документов, экспонатов;

- составление тематико-экспозиционного плана выставки;

- подготовка архивных документов для экспонирования;

- монтаж и художественное оформление выставки;

- подготовка текста экскурсии;

- подготовка пресс-релиза для средств массовой информации и издание буклета выставки.

Перечисленные виды работ с указанием бюджета рабочего времени, сроков исполнения, ответственных исполнителей включаются в план работы архива на год.

План составляется начальником отдела использования и публикации архивных документов, согласовывается с заместителем директора, курирующим данное направление деятельности, и утверждается директором архива.

Для подготовки выставки создается рабочая группа, в которую входят сотрудники отдела использования и публикации архивных документов, а также при необходимости сотрудники других структурных подразделений архива. При подготовке совместной выставки в рабочую группу могут входить представители заинтересованных учреждений и организаций.

В рабочей группе назначается ответственное лицо (куратор выставки), на которое возлагается руководство и контроль за всей работой и ответственные за выполнение отдельных видов работ и/или разделы выставки. Работа каждого исполнителя регламентируется и контролируется куратором выставки на основе рабочего плана-графика.

В совместной работе с организациями, учреждениями и отдельными гражданами допускается подготовка и проведение выставки в качестве платной услуги. В этом случае права и обязанности сторон регулируются договором, который составляется в двух экземплярах.

2.2. Определение темы и разработка концепции выставки

Работа по подготовке выставки начинается с выбора темы или события, которое займет центральное место в будущей экспозиции.

Основными критериями при выборе темы выставки являются:

- актуальность;

- новизна представления архивных документов;

- наличие архивных документов, позволяющих в полной мере раскрыть содержание заявленной темы.

Концепция (тематический план) выставки определяет цель, время, место проведения выставки, способ экспонирования архивных документов (по сроку и месту размещения), вид документов, структуру выставки (количество и содержание ее разделов), принцип систематизации экспонатов, перечень потенциальных участников.

Приложением к концепции может выступать список архивных фондов, печатных изданий, в которых будет производиться выявление и отбор архивных документов и других иллюстративных материалов. (Приложение . Концепция (тематический план) выставки).

2.3. Выявление и отбор архивных документов для экспонирования

На основании концепции производится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. Вместе с архивными документами (управленческая документация, документы личного происхождения, фотодокументы) на выставке могут быть представлены музейные экспонаты, которые предоставляются из фондов музеев на основании гарантийного письма, подготовленного архивом (Приложение . Образец гарантийного письма).

Значительную часть выставочного пространства справедливо занимают фотодокументы. Значительный иллюстративный материал может содержаться в документах личного происхождения (открытки, альбомы, плакаты).

Поскольку выявление и отбор архивных документов является наиболее значимым этапом при подготовке выставки, то этот вид работы начинается с изучения всего круга источников по теме: опубликованных монографий, периодических изданий, материалов справочно-информационного фонда архива, имеющихся каталогов, перечней документов.

После этого выявление документов производится непосредственно по фондам, начиная с просмотра наиболее значимых для раскрытия темы по степени их насыщенности необходимыми архивными документами.

Далее выявление архивных документов осуществляется непосредственно по делам. При выявлении в учет принимается максимально возможное количество архивных документов, с целью дальнейшего отбора наиболее содержательных и выразительных документов.

Выявление управленческих документов следует начинать с основных структурных подразделений организации или учреждения, документы которых наиболее полно отражают их деятельность.

При подготовке персональной выставки выявление документов личного происхождения производится в первую очередь в документах фондообразователя. Однако для выявления максимально большого количества архивных документов, просматриваются фонды лиц, учреждений, общественных организаций, в которых могли отложиться документы о деятельности фондообразователя, относящиеся к теме выставки.

После выявления архивных документов по теме производится выявление и отбор фотодокументов, а также иллюстративных и иных материалов.

При отборе документов для экспонирования непосредственно на выставку следует исходить, в первую очередь, из содержания документов. Отбираются наиболее значимые по содержанию документы, имеющие историческую, политическую, культурную значимость, научную и познавательную ценность, содержащие достоверные сведения. Особый интерес представляют малоизвестные документы, раскрывающие детали отдельных фактов. При отборе документов на двух и более листах, для экспонирования определяются необходимые страницы, содержащие сведения, необходимые для раскрытия темы.

При отборе нескольких документов в одном деле, выставляется один документ, а остальные копируются.

Не меньшее значение имеет и внешняя выразительность документов, их наглядность, а также физическое состояние.

При отборе документов для экспонирования необходимо учитывать видовое разнообразие представляемых документов. При этом следует исходить из того, чтобы содержащиеся в них сведения не дублировали друг друга.

При отборе архивных документов недостаточно выразительных по своему внешнему виду, но интересных по содержанию, во время проведения экскурсии на них следует обратить особое внимание.

При подготовке выставки (в том числе по документам личного происхождения, например: персональная выставка или презентация личного фонда) необходимо учитывать требования законодательства, регламентирующие использование документов, содержащих сведения, составляющие государственную, коммерческую тайну, сведения о личной жизни гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для личной безопасности гражданина, а также членов его семьи. Также необходимо учитывать условия, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив. Экспонирование документов, имеющих ограничения для использования, не допускается.

2.4. Аннотирование документов

Аннотирование документов (составление заголовков) – следующий этап подготовки выставки. Аннотирование проводится в соответствии с «Правилами издания исторических документов в СССР».

В аннотации указывается заголовок документа и легенда.

Заголовок состоит из указания:

1) разновидности документа (распоряжение, постановление, протокол, план, письмо, отчет и т. д.);

2) автора;

3) адресата;

4) краткого содержания;

5) даты документа;

6) места создания.

Легенда содержит справочные сведения о документе:

1) поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива);

2) подлинность;

3) способ воспроизведения;

4) сведения об особенностях внешнего вида документа.

Например: План мероприятий по организации встречи в Свердловске иностранных делегаций участников VI Всемирного фестиваля молодежи. 31 мая 1957 г. ЦДООСО. Ф. 161. Оп. 28. Д. 20. Л. 109, 109 об. Подлинник, машинопись.

Если часть элементов заголовка невозможно установить достоверно, они могут быть представлены предположительно и заключены в квадратные скобки.

Например: Борис Николаевич Ельцин на предприятии «Уралобувь» в цехе производства детской обуви. [е гг.]. ЦДООСО. Ф. 1228. Оп. 1. Д. 22. Л. 2. Фотография. Подлинник.

В заголовках к фотодокументам указывается название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки, эта часть опускается. В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные сообщаются обобщенно.

Например: Участники церемонии возложения цветов к памятнику на площади 1905 г. Справа – – первый заместитель председателя Свердловского облисполкома. Свердловск. 22 апреля 1983 г. ЦДООСО. Ф. 221. Оп. 3. Д. 926. Л. 2. Фотография. Подлинник.

К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание. Например: Бюллетени №№ 5-8, 11, 13 «Le dirigeant» - детского коммунистического движения во Франции (на французском языке). ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 1. Д. 682. Л. 17-59. Подлинник.

В аннотации к графическому документу указывается его разновидность (схема, диаграмма), название объекта, автор и дата создания документа. Например: Схема маршрута лыжного перехода «Нижний Тагил – Свердловск» учащимися ремесленного училища № 25 г. Свердловска. [1943 г.]. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 2. Д. 1757. Л. 24. Подлинник. Автор неизвестен.

2.5. Составление тематико-экспозиционного плана

Тематико-экспозиционный план – ключевой документ, на основе которого создается экспозиция выставки. (Приложение . Пример тематико-экспозиционного плана выставки). Он составляется на основе концепции (тематического плана), аннотированного перечня отобранных архивных документов и иных иллюстративных материалов.

В тематико-экспозиционном плане по порядку перечисляются все экспонаты выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах, планшетах или в витринах в соответствии с разделами выставки. Заголовки всех экспонатов воспроизводятся в соответствии с аннотацией с указанием даты создания документа, события, подлинности или копийности. Также указываются полные поисковые данные документов.

В качестве приложения к тематико-экспозиционному плану при необходимости дополнительно составляется графическая схема, иллюстрирующая размещение документов на стендах, планшетах или в витринах.

2.6. Подготовка архивных документов и иных материалов

для экспонирования

При подготовке документов к экспонированию осуществляется проверка физического состояния дел, отобранных для выставки. При необходимости проводится реставрация документов. Экспонирование подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии и нуждающихся в реставрации, не допускается.

При экспонировании копий документов осуществляется их копирование: фотографирование, сканирование или ксерокопирование. Если в процессе копирования имеется угроза нанесения ущерба физическому состоянию документа, то копирование не допускается.

Размеры изготавливаемых копий зависят от размеров площади выставки, размеров подлинников и вида выставки. Если размеры экспонируемых копий не совпадают с размерами оригинала, то это сообщается в аннотации.

При подготовке и оформлении аннотаций к документам текст необходимо выделять шрифтом, цветом. Аннотации и комментарии к документам должны быть легко читаемы.

2.7. Монтаж и художественное оформление выставки

Успех выставки во многом зависит от ее зрительной привлекательности. Поэтому большое значение приобретает хорошо продуманное расположение экспонатов, их размещение на стендах, планшетах и в витринах. При решении вопросов монтажа и художественного оформления выставки следует исходить из особенностей места экспонирования и технических возможностей выставочного оборудования.

Монтаж выставки производится в соответствии с тематико-экспозиционным планом.

Расположение экспонатов выставки может осуществлять в хронологическом порядке либо в соответствии с разделами и подразделами, освещающими тот или иной вопрос темы выставки. Так, например, при монтаже выставки, посвященной юбилею какого-либо события или памятной дате учреждения или организации допустимо расположение экспонатов в хронологическом порядке. При монтаже выставки, посвященной какому-либо проблемному вопросу или освещающей исторический процесс, допустимо расположение документов и иных материалов небольшими группами для демонстрации документов о той или иной точке зрения на проблемный вопрос или разные стороны сложного и многообразного исторического процесса.

При монтаже выставки не следует допускать излишней скученности экспонатов, их размещение осуществляется с учетом обеспечения максимально комфортного обзора и прочтения. Все экспонаты выставки обязательно должны сопровождаться аннотацией. Экспонирование неаннотированных документов и иных материалов не допускается.

Состав и содержание документов, как правило, диктуют определенные элементы художественного оформления выставки, которые помогают подчеркнуть основную идею выставки. Вариант художественного оформления основного заголовка выставки, названий разделов, подразделов, аннотаций, комментариев и пояснительных текстов оформляются в одном стиле с применением одного типа, размера шрифта и цветового решения.

При подготовке выставки копий документов силами архива создается макет выставки и печать плакатов в соответствии с размерами выставочного оборудования (планшетами). При изготовлении цифровых копий документов современная техника позволяет увеличивать и уменьшать размеры копий, соединять разрозненные документы в единый плакат, создавать коллажи документов на определенную тему, объединяя как текстовые, так и фотодокументы.

При монтаже и оформлении планшетной выставки также руководствуются изложенными выше принципами. Планшеты размещают на уровне глаз посетителей выставки. Центральное место в такой выставке отводится наиболее значимым и визуально привлекательным документам.

Особое место занимают выставки документов в электронном формате (мультимедийные выставки, виртуальные выставки). Архивисты все активнее обращаются к такой форме экспонирования архивных документов, поскольку виртуальная выставка, по сравнению с традиционной, обладает рядом преимуществ. Во-первых, она не ограничена временными рамками и экспозиционными площадями, во-вторых, она может быть более объемной по содержанию и представленному научно-справочному аппарату, в-третьих, число ее посетителей существенно выше и доступ к ней не зависит от режима работы архива, в-четвертых, исключается угроза сохранности подлинных архивных документов при экспонировании. Представленные в виртуальном пространстве архивные документы могут применяться в образовательном процессе школы или вуза.

2.8. Организация открытия/презентации выставки.

Подготовка и проведение экскурсий

Для повышения информационного потенциала выставки архив проводит экскурсии. Тщательно подготовленный текст экскурсии с использованием выявленных документов является одним из основных элементов проведения открытия/презентации выставки.

Руководителем рабочей группы, по согласованию с директором архива, назначается дата проведения открытия/презентации выставки, утверждается макет пригласительного билета, буклета выставки и текст пресс-релиза для средств массовой информации.

Составляется список лиц, которых планируется пригласить на открытие/презентацию выставки. С приглашенными лицами заранее согласовывается возможность публичного выступления по теме выставки или по содержанию архивных документов.

После подготовки списка приглашенных лиц рабочая группа готовит сценарий проведения открытия/презентации выставки, в котором прописывается порядок выступающих, определяется время проведения экскурсии по выставке. Целесообразно открытие/презентацию выставки сопровождать аудиовизуальными материалами (демонстрация сканированных архивных документов (например, в виде слайд-шоу), фрагментов фильмов, фотодокументов, музыкальных произведений).

В пригласительном билете указывается фамилия, имя и отчество приглашаемого лица, название открываемой выставки, дата, время и место открытия, название архива (Приложение . Образцы пригласительных билетов на открытие/презентацию выставки).

Подготовка текста экскурсии начинается с определения цели и задач, далее осуществляется отбор литературы и изучение архивных документов по теме. Текст экскурсии обязательно должен быть связан с экспонируемыми на выставке архивными документами, музейными экспонатами и иными материалами. Особое внимание акцентируется на наиболее важных по содержанию документах с использованием цитирования текста документа, отдельных выдержек из них.

Архив осуществляет учет количества проведенных экскурсий, ведет книгу отзывов посетителей.

2.9. Подготовка пресс-релиза и издание буклета выставки

Пресс-релиз – это документ для средств массовой информации, который отправляется журналистам с сообщением о событии с расчетом на появление публикаций на основе пресс-релиза или видеосюжетов о событии (Приложение . Пример пресс-релиза для средств массовой информации).

Основные принципы составления пресс-релиза:

1) текст размещен на бланке архива на одной странице формата А4;

2) каждый абзац должен содержать не более трех предложений;

3) первый абзац пресс-релиза включает в себя максимум информации о предстоящем событии: название выставки, дата и место открытия;

4) недопустимо использование аббревиатур, названия должны быть расшифрованы;

5) текст не должен быть эмоционально окрашен за счет знаков препинания (восклицательные знаки, многоточия и т. д.);

6) в конце пресс-релиза указывается фамилия, имя и отчество и контактный телефон сотрудника архива, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, дается ссылка на сайт архива.

Пресс-релиз рассылается по электронной почте, факсу средствам массовой информации не позднее, чем за три дня до открытия/презентации выставки. По возможности желательно обратиться к адресату по имени и отчеству.

С целью информирования об открытии выставки может быть подготовлен и издан небольшой буклет, содержащий обзор документов выставки, фотокопии двух-трех интересных документов.

Буклет выставки содержит вступительную часть, в которой указываются название, цели и задачи выставки, хронологические рамки документов, называются организаторы и участники выставки.

Вторая часть буклета представляет аннотированный перечень экспонируемых документов и материалов с указанием их поисковых данных.

По завершению всей работы по подготовке и проведению выставки архивных документов оформляется дело в соответствии с номенклатурой дел архива. Дело содержит концепцию (тематический план) выставки, тематико-экспозиционный план, тексты экскурсии и пресс-релиза, изданный буклет выставки, список приглашенных лиц, листы регистрации посетителей, фотографии с открытия/презентации выставки, копии документов, рецензии и отзывы и т. д.

Раздел 3. Обеспечение сохранности архивных документов, экспонирующихся на выставках

Нормативные режимы хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический) подлинных архивных документов, экспонирующихся на выставках, определяются Правилами.

3.1. Выдача архивных документов из архивохранилища, оформление выдачи и возврата

Выдача архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка наличия и состояния архивных документов, производится работником архивохранилища. Выдача документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, который регистрируется в книге выдачи архивных документов из архивохранилища в рабочие помещения. Работник архива, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.

При возвращении архивных документов в архивохранилище в книге выдачи архивных документов делается отметка об их возвращении в присутствии работника архива, возвращающего документы.

Выдача из архивохранилища подлинных архивных документов с целью экспонирования вне архива оформляется актом выдачи архивных документов во временное пользование (Приложение . Образец акта о выдаче архивных документов во временное пользование).

Выдача архивных документов из хранилища во временное пользование осуществляется при наличии договора о проведении выставки и письменного разрешения директора архива. Срок выдачи архивных документов для экспонирования определяется договором о проведении выставки. При необходимости продления срока использования документов выдача переоформляется.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Выдача архивных документов осуществляется с обязательной сверкой архивного шифра и заголовков на обложке дела с описью дел.

Обязательной полистной проверке наличия и физического состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и их возврата подлежат:

1) особо ценные архивные документы;

2) несброшюрованные архивные документы;

3) дела, ранее не выдававшиеся из хранилища и не имеющие листов-заверителей;

4) дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, фотодокументы и т. д., представляющие интерес для коллекционеров.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе. На место выдаваемых из хранилища архивных дел подкладывается карта-заместитель.

При выдаче архивных документов во временное пользование архив уведомляет пользователя об ответственности за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации. Акт выдачи архивных документов во временное пользование составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй передается пользователю. В книге выдачи архивных документов во временное пользование делается соответствующая отметка.

Не реже одного раза в квартал производится выверка книг выдачи архивных документов для контроля сроков выдачи дел во временное пользование. В случае нарушения сроков возврата архивных документов принимаются соответствующие меры.

Для контроля за сохранностью выданных архивных документов во временное пользование архив проводит проверку их наличия и условий хранения по мере необходимости.

Возврат архивных документов в архивохранилище фиксируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование. При выявлении повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт, который подписывается заведующим архивохранилищем и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение директору архива.

3.2. Требования к помещениям и оборудованию

для экспонирования архивных документов

Требование к экспозиционному помещению:

- помещение должно отапливаться, вентилироваться с соблюдением температурно-влажностного режима;

- оснащено охранно-пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием;

- предусматривать искусственное освещение;

- на окнах помещения должны быть шторы или жалюзи.

Оборудование для выставки должно быть очищено от пыли, герметично. Документы располагаются в витринах или стендах, которые закрываются и опечатываются. Экспонаты не должны находиться на расстоянии менее 1,5 – 2 м. от отопительных приборов и подвергаться воздействию прямых солнечных лучей.

В витринах, на стендах или планшетах документы располагаются таким образом, чтобы исключить их смещение или падение. При этом запрещено применение любых материалов, которые могут повредить основе и/или тексту документа (клей, липкая лента, булавки, скрепки и т. д.).

3.3. Транспортировка архивных документов

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия неблагоприятных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок. Транспортировка архивных документов осуществляется при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения внутри упаковки, ударов и сотрясений. Фотодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела перемещаются только в той упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для транспортировки средствах.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах в обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка на дальние расстояния производится в упакованном виде в закрытом транспортном средстве.

По окончании экспонирования и после демонтажа выставки архивные документы транспортируются в архив в установленном порядке и возвращаются в архивохранилище.

Заключение

Выставка архивных документов способствует популяризации деятельности архива и хранящихся в ней архивных документов среди граждан, играют немаловажную роль в патриотическом воспитании.

При подготовке выставок архивных документов внутри архива решается целый комплекс задач в области обеспечения сохранности архивных документов при выявлении и отборе документов, также совершенствования научно-справочного аппарата при подготовке тематических перечней и подборок документов.

Результатом выставочной деятельности архива является и привлечение внимания держателей личных фондов и общественных организаций к архиву, способствуя налаживанию контактов и последующему сотрудничеству.

Методические рекомендации подготовлены в соответствии с планом организационно-методической работы ЦДООСО на 2011 год и предназначены для сотрудников архива.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК

ГКУСО "ЦДООСО"

от 03.11.2011 № 7

Приложение

Концепция (тематический план) выставки

Концепция выставки,

посвященной 90-летию

Цель: Представить источниковый комплекс, отражающий личную, творческую и общественную деятельность режиссера – постановщика Свердловской киностудии, первого секретаря Уральского отделения Союза кинематографистов России, заслуженного деятеля искусств РСФСР Ярополка Леонидовича Лапшина. Дать не только «документальный» портрет , но и показать деятельность Свердловской киностудии.

Время и место проведения: 28 сентября – 29 октября 2010 года – город Екатеринбург, читальный зал Государственного бюджетного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

Документы, которые планируется экспонировать: личные удостоверения актёра и кинорежиссера, партийный, профсоюзный, членский билет, сценарии фильмов с правками Я. Лапшина, эскизы костюмов к фильму «Демидовы», дипломная работа Я. Лапшина, студента ВГИКА, статьи и заметки из газет и журналов о творческой деятельности кинорежиссера, переписка Лапшина с организациями, учреждениями, гражданами, почетные грамоты, поздравительные адреса, фотодокументы.

Метод экспонирования: на выставке будут представлены подлинники архивных документов, иллюстративный материал, печатные издания и музейные экспонаты.

Разделы экспозиции:

1.  Начало творческого пути Я. Лапшина. Работа актером областного театра юного зрителя в городе Владивостоке. Учеба на режиссёрском факультете Всесоюзного государственного института кинематографии (мастерская профессора ). Первые годы работы на Свердловской киностудии.

2.  Я. Лапшин – уральский режиссёр. Работа над созданием фильмов «Шестнадцатая весна», «Игра без правил», «Угрюм-река», «Приваловские миллионы», «Демидовы» и др.

3.  Я. Лапшин – первый секретарь Уральского отделения Союза кинематографистов России. Лапшина в кинематографической жизни Урала и СССР. Творческие встречи со зрителями. Лапшина по проведению кинофестивалей, участие в составе комиссий по Государственным премиям РСФСР. Участие в съездах кинематографистов СССР.

Рабочее название выставки (варианты): «Профессия – кинорежиссер», «Моя любовь, мое призвание…»

Приложение

Образец гарантийного письма

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (ГУ ЦДООСО) г. Екатеринбург, 620000 тел. , факс E-mail:*****@***ru ИНН// ________________________№___________________ На № _______________от_______________________

Генеральному директору Уральского государственного военно-исторического музея

Гарантийное письмо

№____ от «___» февраля 2009 г.

!

Просим Вас выдать музейные предметы из фондов Уральского государственного военно-исторического музея с целью экспонирования сроком с 6 февраля до 13 марта 2009 г.

Центр документации общественных организаций Свердловской области гарантирует полную сохранность указанных предметов.

Директор подпись

Исполнитель

телефон

Приложение

Пример тематико-экспозиционного плана выставки

Тематико-экспозиционный план

выставки «Уральский Олимп»

19 июля – 20 сентября 2010 года

ГБУСО «ЦДООСО», читальный зал

Стенд №1. – штрихи к биографии

Полка №1.

1. Фотография. Михаил Лазаревич Азёрный, собственный корреспондент газеты «Советский спорт» по Уралу и Западной Сибири. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 54. Л. 36. 10,0х15,0 см

2. Азёрного. 21,0х29,7 см

Полка №2.

1. Комсомольский и партийный билеты . ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 4. 10,0х7,5 см

2. Фотография. Михаил Азёрный берет интервью у участников спортивных соревнований. 1960-е гг. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 56. Л. 1. 10,0х15,0 см

3. Приказ Управления внутренних дел исполнительного комитета Свердловской области о награждении почетной грамотой в связи с 50-летием со дня рождения. 18 июня 1986 г. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 1. Л. 4. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Журнал «Физкультура и спорт» с материалами М. Азёрного. 1978. №11. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 15. Л. 31. 40,0х55,0 см

2. Азёрного, посвященная бенефису Николая Александровича Дуракова в газете «Советский спорт» 02 декабря 1989 г. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 11. Л. 102. 40,0х55,0 см

Полка №4.

1. М. Азёрный. Олимпийская слава Урала. Екатеринбург: Издательство «Виктор», 1996. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 29. 21,0х29,7 см

2. Рукопись книги М. Азёрного «Олимпийская слава Урала». ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 29. Л. 43. 21,0х29,7 см

3. М. Азёрный. Звёзды спорта. Екатеринбург: Издательство «Пакрус», 2000. 10,0х15,0 см

Стенд №2. Летние виды спорта

Полка №1.

1. Фотография. Товарищеская встреча женской волейбольной команды «Уралочка» с женской волейбольной сборной Кубы. 26 марта 1982 г. ЦДООСО. Ф. 221. Оп. 3. Д. 740/5. 21,0х29,7 см

2. Фотография. Николай Карполь и Михаил Азёрный. Товарищеские игры национальных волейбольных сборных СССР и Кубы. Май, 1979 г. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 56. Л. 7. 10,0х15,0 см

Полка №2.

1. Положение о Всесоюзном турнире по борьбе дзюдо «Олимпийские резервы» на приз Свердловского обкома ВЛКСМ. 20 января 1983 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 37. Д. 4. Л. 195-196. 21,0х29,7 см

2. Положение о Свердловском областном военно-спортивном клубе ЦК ВЛКСМ «Самбист». ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 44. Д. 47. Л. 44-46. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Программа зональных и финальных соревнований по летнему многоборью по Свердловской области. 21 ноября 1985 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 41. Д. 27. Л. 122. 21,0х29,7 см

2. План основных мероприятий Свердловского обкома ВЛКСМ, коллегии областного комитета по физической культуре и спорту, президиума областного комитета ДОСААФ по развитию пулевой стрельбы. 1983 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 37. Д. 24. Л. 50-51. 21,0х29,7 см

Полка №4.

1. Постановление бюро Свердловского обкома ВЛКСМ о проведении в Свердловске Всесоюзного турнира по фехтованию памяти . 22 сентября 1988 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 46. Д. 33. Л. 6. 21,0х29,7 см

2. Фотография. Аркадий Никитич Воробьёв. Штангист, чемпион СССР, мира, Олимпийских игр (Мельбурн, 1956; Рим, 1960), Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 9. 10,0х15,0 см

Стенд №3. Зимние виды спорта

Полка №1.

1. Фотография. Спортивный комплекс Уральского политехнического института Кировский район г. Свердловска. 1982 г. ЦДООСО. Ф. 221. Оп. 3. Д. 1125. Л. 4. 10,0х15,0 см

2. Постановление бюро Свердловского обкома КПСС и исполкома Свердловского областного Совета депутатов трудящихся о мерах по развитию зимних видов спорта. 29 марта 1977 г. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 89. Д. 14. Л. 79-81. 21,0х29,7 см

Полка №2.

1. Рапорт комитета по физической культуре и спорту при Свердловском облисполкоме Свердловскому обкому КПСС о выполнении плана IX пятилетки по развитию физической культуры и спорта в области за гг. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 87. Д. 104. Л. 94-95. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Устав Свердловской областной Ассоциации «Здоровье детей через физкультуру и спорт». 23 ноября 1990 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 48. Д. 10. Л. 44-54. 21,0х29,7 см

2. Положение об областных соревнованиях школьников по конькобежному спорту «Олимпийская снежинка». Январь, 1964 г. ЦДООСО. Ф. 5744. Оп. 1. Д. 53. Л. 19-21. 21,0х29,7 см

Полка №4.

1. Решение бюро Свердловского обкома ВЛКСМ об участии комсомольских организаций в подготовке советских спортсменов к Олимпийским играм 1972 года. 18 марта 1971 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 22. Д. 8. Л. 65. 21,0х29,7 см

2. Решение бюро Свердловского обкома ВЛКСМ об участии комсомольских организаций в подготовке советских спортсменов к Олимпийским играм 1976 года. 2 августа 1974 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 24. Д. 69. Л. 127-128. 21,0х29,7 см

Стенд №4. Свердловчане – Олимпийские чемпионы

Полка №1.

1. Фотография. Евгений Леонидович Редькин. Биатлонист, чемпион России, мира, Олимпийских игр (Альбервилль, 1992), чемпион Белоруссии. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 22. 10,0х15,0 см

2. Постановление Совета Министров РСФСР № 000 от 01.01.01 г. о мерах по подготовке советских спортсменов к Олимпийским играм 1988 и 1992 годов. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 112. Д. 422. Л. 90-92. 21,0х29,7 см

Полка №2.

1. Фотография. Юрий Фёдорович Кашкаров. Биатлонист, чемпион СССР, мира, Олимпийских игр (Сараево, 1984), Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 12. 10,0х15,0 см

Полка №3.

1. Фотография. Александр Владимирович Попов. Биатлонист, чемпион СССР, мира, Олимпийских игр (Калгари, 1988), Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 21. 10,0х15,0 см

2. Постановление бюро Свердловского обкома ВЛКСМ о работе со спортсменами Свердловской области на заключительном этапе подготовки к VI зимней Спартакиаде народов СССР 1986 г. и зимним Олимпийским играм 1988 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 41. Д. 16. Л. 50-52. 21,0х29,7 см

Полка №4.

1. Фотография. Игорь Алексеевич Малков. Конькобежец, чемпион СССР. Серебряный призер Олимпийских игр в Сараево (1984). ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 16. 10,0х15,0 см

2. Положение о премии Свердловского обкома ВЛКСМ в области физической культуры и спорта. 16 сентября 1982 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 35. Д. 14. Л. 40. 21,0х29,7 см

Стенд №5. Свердловчане – Олимпийские чемпионы

Полка №1.

1. Фотография. Команда спортивного клуба армии (СКА) по хоккею с мячом. Победитель чемпионатов СССР, РФ, обладатель Кубка европейских чемпионов. Конец 1980-х гг. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 54. Л. 10. 21,0х29,7 см

2. Фотография. Илья Владимирович Бякин. Хоккеист, чемпион мира (1989, 1990, 1993) и Олимпийских игр (Калгари, 1988), Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 6. 9,0х12,0 см (открытка)

Полка №2.

1. Фотография. Сергей Михайлович Шепелев. Хоккеист, чемпион Европы, мира, Олимпийских игр (Сараево, 1984). Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 27. 10,0х15,0 см

2. Справка о состоянии спортивной базы спортивного клуба армии г. Свердловска. 1985 г. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 111. Д. 358. Л. 24-26. 21,0х29,7 см

3. Фотография. Свердловчане в составе клубов Национальной хоккейной лиги (НХЛ), клубов США и Канады. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 25. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Награждение орденом Мужества. Церемонию ведет М. Азёрный. Свердловск, Дворец спорта, 18 декабря 1994 г. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 54. Л. 23. 17,0х22,0 см

2. Постановление бюро Свердловского обкома КПСС о представлении к награждению орденом «Знак Почета» и . 26 декабря 1967 г. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 71. Д. 30. Л. 12-13. 21,0х29,7 см

3. Фотография. Владимир Игоревич Малахов. Хоккеист, чемпион мира, Олимпийских игр (Альбервилль, 1992), Заслуженный мастер спорта СССР. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 15. 25,0х30,0 см

Полка №4.

1. Положение о новогоднем хоккейном турнире на приз Свердловского обкома ВЛКСМ 19 декабря 1985 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 41. Д. 18. Л. 106. 21,0х29,7 см

2. Николай Александрович Хабибуллин. Хоккеист, чемпион Олимпийских игр (Альбервилль, 1992), мастер спорта международного класса. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 24. 25,0х30,0 см

Стенд №6. Свердловчане – участники Олимпиады Олимпийских игр в Москве

Полка №1.

1. Фотография. Клавдия Сергеевна Боярских. Лыжница, чемпионка СССР, мира. Чемпионка Олимпийских игр в Инсбруке (1964). В составе сборной СССР в гг. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 5. 10,0х15,0 см

2. Фотография. Борис Андриянович Шахлин. Гимнаст, чемпион СССР, мира. Абсолютный чемпион Олимпийских игр в Риме (1960), чемпион Олимпийских игр в Мельбурне (1956), Токио (1964). ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 26. 18,0х18,0 см

Полка №2.

1. Справка об участии свердловчан в сооружении олимпийских объектов и обслуживании участников и гостей Олимпиады-80. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 98. Д. 75. Л. 59-61. 21,0х29,7 см

2. Постановление ЦК КПСС и Совета Министров СССР № 000 от 01.01.01 г. о командировании рабочих отделочных специальностей для выполнения работ на строительстве объектов, необходимых для проведения Олимпийских игр 1980 года. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 92. Д. 82. Л. 36-37. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Решение бюро Свердловского обкома ВЛКСМ о поощрении туристическими путевками студентов и преподавателей высших учебных заведений, активистов студенческих строительных отрядов на Олимпийские игры в Москве. 5 июня 1980 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 31. Д. 14. Л. 36-37. 21,0х29,7 см

2. Инструкция о порядке комплектования групп советских туристов на Олимпийские игры 1980 г. в Москве. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 31. Д. 22. Л. 45-46. 21,0х29,7 см

Полка №4.

1. Записка отделов спортивной и оборонно-массовой работы, пропаганды и агитации ЦК ВЛКСМ «Об активизации работы со спортивными болельщиками». 1988 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 46. Д. 28. Л. 40-41. 21,0х29,7 см

Стенд №7. Свердловчане – участники Олимпиады Олимпийских игр в Москве

Полка №1.

1. Фотография. Золотые призеры Олимпийских игр в Москве – команда «Уралочка»: Е. Андреюк, Е. Ахаминова, О. Соловова, Л. Логинова, И. Макагонова, С. Никишина, Н. Разумова, Н. Радзевич. Тренер – Николай Васильевич Карполь. 1980 г. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 60. Л. 28. 25,0х30,0 см

Полка №2.

1. План Свердловского обкома ВЛКСМ по работе со сборными командами Советского союза на заключительном этапе подготовки к летним Олимпийским играм 1980 года. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 29. Д. 8. Л. 168-171. 21,0х29,7 см

2. Положение об областном смотре-конкурсе на лучшую организацию физкультурно-массовой работы под девизом «От значка ГТО – к олимпийской медали», посвященной XXII летним Олимпийским играм 1980 г. в Москве. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 29. Д. 10. Л. 138-140. 21,0х29,7 см

Полка №3.

1. Совместное решение бюро Свердловского обкома ВЛКСМ, президиума облсовпрофа и комитета по физической культуре и спорту при Свердловском областном исполнительном комитете о закреплении шефствующих предприятий за Олимпийскими базами Свердловской области. 17 апреля 1975 г. ЦДООСО. Ф. 61. Оп. 25. Д. 10. Л. 230. 21,0х29,7 см

2. Анкета Ольги Федоровны Коростелевой. Баскетболистка, двукратная Олимпийская чемпионка (Монреаль, 1976; Москва, 1980). Заслуженный мастер спорта. ЦДООСО. Ф. 1386. Оп. 1. Д. 19. Л. 139. 21,0х29,7 см

Полка №4.

1. План контрольных мероприятий по итогам встречи в Свердловском обкоме КПСС с чемпионами Олимпийских игр, мира, Европы, СССР, ведущими тренерами. 5 мая 1984 г. ЦДООСО. Ф. 4. Оп. 107. Д. 262. Л. 28-32. 21,0х29,7 см

Приложение

Образцы пригласительных билетов

на открытие/презентацию выставки

Приложение

Пример пресс-релиза для средств массовой информации

12 апреля 2011 года в 14.00 часов в читальном зале Центра документации общественных организаций Свердловской области  по адресу ул. Пушкина, д. 22 состоится презентация выставки документов «Открывая космос», посвященной 50-летию полета в космос и Году российской космонавтики.

На выставке будут представлены документы о вкладе предприятий области в развитие космической промышленности и освоение космоса, откликах свердловчан на первый полет человека в космос, мероприятиях по подготовке и празднованию Дней космонавтики.

  Постановления бюро Свердловского обкома и горкома КПСС и ВЛКСМ дополнят документы фондов личного происхождения. Представленные фотодокументы отразят наиболее яркие моменты визитов знаменитых космонавтов – , В. Терешковой, , в Свердловск и Свердловскую область.
 

Выставка будет работать до 12 мая 2011 года.
 

  Дополнительная информация по телефону (3отдел использования и публикации архивных документов ЦДООСО, www. *****

Приложение

Образец акта о выдаче архивных документов

во временное пользование

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Центр документации общественных организаций Свердловской области»

(название архива)

ул. Пушкина, д. 22, г. Екатеринбург, 620075

(почтовый индекс, адрес)

   АКТ

25.08.2010 № 8

(дата)

о выдаче архивных документов

во временное пользование

Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр

Екатеринбургский Дом учителя»

(наименование организации)

ул. Воеводина, д. 4, г. Екатеринбург, 620000

(почтовый индекс, адрес)

Основание: договор о проведении выставки архивных документов № 1 от 01.01.2001, приказ директора архива № 86 от 01.01.2001

Для какой цели выдаются дела: подготовка и открытие выставки архивных документов «Сердце отдаю детям», посвященной Году учителя

Выдаются следующие ед. хр. из фонда № 41 Свердловский (Уральский) истпарт, г. Свердловск ()____________________________________________________

(название, номер)

Опись №	Ед. хр. №	Заголовок ед. хр.	К-во листов (время звучания, метраж)	Прим.
1	2	3	4	5
1	8	Гектографированный журнал для учеников средних учебных заведений г. Екатерин-бурга "Екатеринбургский учащийся" №3 за ноябрь 1902 г., №5, 6 за январь, май 1903 г.	13
1	47	Литературно-научный журнал "Юные мысли"	11
2	254	Ученический журнал "Современник" № 1 за январь 1907 г.	5

Всего выдается 3 ( 29 , ____, ____) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок 26.08.2010 по 08.10.2010

Дела выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Документы выдал

Наименование

должности работника архива  подпись      расшифровка подписи

 Дата

Руководитель       подпись      расшифровка подписи

архива            печать архива

Дата

Документы принял

 Наименование

должности работника

организации-получателя  подпись      расшифровка подписи

Дата

Руководитель

организации-получателя  подпись      расшифровка подписи

Печать организации-получателя

Дата

________________________________________________________________________________

 Документы сдал

 Наименование

должности работника организации подпись      расшифровка подписи

 Дата

Руководитель

организации-получателя    подпись    расшифровка подписи

           Печать организации-получателя

Дата

Документы принял

 Наименование

должности работника архива  подпись      расшифровка подписи

Дата

Руководитель      подпись      расшифровка подписи

архива           

Печать архива

Дата

Список использованных нормативно-методических документов

и литературы

1. Анискина на выставке: проблемы обеспечения сохранности. / СИФ Управления архивами Свердловской области № 000.

2. Варухина выставки архивных документов Национального архива Республики Карелия. // Отечественные архивы. – 2006. - № 6. – С. 49-53.

3. Из опыта работа Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики по подготовке и проведению документальных выставок. // Вестник архивиста. – 2004. - № 6 (84). – С. 127-131.

4. Инструкция по подготовке перечня документов, подборки документов, выставки документов. / Центр документации общественных организаций Свердловской области. – б/д.

5. Методические рекомендации по организации фотовыставок с использованием фотокинодокументов архива. / Российский государственный архив кинофотодокументов. – Красногорск, 1996.

6. Подготовка и проведение выставок архивных документов, иллюстративных и иных материалов муниципальными архивами Республики Татарстан. Методические рекомендации. / Главное архивное управление при кабинете Министров Республики Татарстан. – Казань, 2007.

7. Правила издания исторических документов в СССР. / Изд. 2-е., доп. – М., 1990.

8. Правила организации, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2007.

9. ЦДНИ Удмуртской республики: использование документов общественных объединений. // Отечественные архивы. – 2001. - № 6. – С. 41-44.