Заполнение карточек первичных документов, содержащих накопительные данные с начала года, нарастающим итогом с использованием ранее введенных документов
При занесении информации по использованию лесных участков по договорам аренды (карточка «Использование лесов гражданами и юридическими лицами
») и фактическим объемам заготовки древесины по договорам купли-продажи (карточка «Фактический объем заготовки древесины») в АИС ГЛР подключена возможность заполнения карточек первичных документов нарастающим итогом с использованием ранее занесенных в систему данных.
Занесение данных об использовании лесов по договорам аренды
При заполнении карточки «Использование лесов» (LD0003) в привязке к карточке договора «Предоставление лесов» (LD0002) через кнопку [Заполнить...] осуществляется поиск в системе аналогичного документа по использованию лесов на основании выбранного договора, введенного и подписанного в системе ранее и относящегося к периоду с начала года по окончание текущего активного периода, в котором работает пользователь. Т. е. если пользователь находится в активном периоде 2 квартал 2013, то поиск документа будет осуществляться в периоде с 1кв.2013 по 2кв.2013 включительно.
Если поиск документа по использованию лесов завершился успехом, пользователю выдается диалоговое окно с сообщением:
«По договору № NN от ДД. ММ. ГГГГ в системе найден документ «Использование лесов» от Д2.М2.ГГГ2.
Для загрузки данных из найденного документа нажмите кнопку [Загрузить].
Для перехода к заполнению документа без предварительной загрузки данных – кнопка [Продолжить].»
где: NN – Номер договора из карточки «Предоставление лесов»
ДД. ММ. ГГГГ – Дата договора из карточки «Предоставление лесов»
Д2.М2.ГГГ2 – Дата документа из карточки «Использование лесов»
Если пользователем был выбран вариант без загрузки данных, или в системе не был найден документ за предыдущий период, то при открытии нового документа по использованию лесов производится загрузка данных из карточки договора, сведения о фактических объемах не заполняются.
Если пользователем был выбран вариант с загрузкой данных, то при открытии нового документа по использованию лесов в него загружаются данные из документа за предыдущий период с наиболее поздней датой по фактическим объемам использования обобщенно по видам деятельности (в разделе 2) и фактических объемах по заготовке древесины в разрезе кварталов и выделов (в разделе 3).
После загрузки данных в документ по использованию лесов пользователь должен дополнить или скорректировать:
· сведения о документе, являющемся основанием для внесения изменений в ГЛР – в разделе 1
· сведения о фактических объемах использования обобщенно по видам деятельности (за исключением итогов по виду использования «Заготовка древесины», которые рассчитываются на основании раздела 3) – в разделе 2
· сведения о фактических объемах по виду использования «Заготовка древесины» в разрезе кварталов и выделов – в разделе 3
Таким образом, данные, загруженные в новый документ из аналогичного документа по использованию лесов, заполненного ранее, доступны пользователю для внесения изменений и дополнений, чтобы минимизировать объем вводимой информации, учитывая, что данные должны отражать нарастающий итог с начала года.
Аналогичный алгоритм выполняется в режиме создания (редактирования) документа по использованию лесов при выборе карточки договора через справочник.
Ниже представлена экранная форма заполнения карточки по использованию лесов. Цветом выделены поля, в которые производится загрузка данных из ранее введенных в систему документов.
Экранная форма «Использование лесов». Раздел 1
Экранная форма «Использование лесов». Раздел 2
Экранная форма «Использование лесов». Раздел 3
Если в системе был найден документ по использованию лесов с более ранней датой, то производится загрузка:
· сведений о договоре, лесопользователе и предусмотренных объемах использования без возможности редактирования (выделено зеленым цветом),
· фактических объемов использования на предыдущую дату обобщенно по видам использования без возможности редактирования добавления и удаления для сопоставления с текущим изменениями (выделено синим цветом),
· фактических объемов использования на предыдущую дату с возможностью редактирования для отражения текущих изменений (выделено красным цветом).
Если документ по использованию лесов за предыдущий период не найден, то загрузка производится из карточки договора в области, выделенные зеленым цветом:
· сведений о договоре, лесопользователе и предусмотренных объемах использования без возможности редактирования.
При сохранении документа по использованию лесов выполняется ряд контролей, в том числе проводится проверка текущих изменений с данными, представленными на предыдущую дату. В проверке участвуют данные из раздела 2 о фактических объемах использования, обобщенные по видам использования. Проверка данных из раздела 3 о фактических объемах использования по виду использования «Заготовка древесины» в разрезе кварталов, выделов и пород не производится.
Фактический объем по каждому виду использования в текущем документе должен быть больше или равен соответствующему значению из документа с предыдущей датой. В случае если условие не выполняется, в текущем документе фиксируется ошибка с возможностью объяснения следующего содержания:
«Выявлено уменьшение фактических объемов по виду использования «Наименование вида использования» по сравнению с документом на предыдущую дату».
В расшифровке к ошибке указывается:
текущее значение >= предыдущее значение
Кроме того выполняется поиск в системе аналогичного документа по использованию лесов к договору аренды с более поздней датой, указанной в поле «Дата документа, являющегося основанием для внесения изменений в ГЛР», в пределах отчетного года в статусе «подписано» или «утверждено». При наличии такого документа подписание текущего документа блокируется сообщением о критической ошибке:
«По договору № NN в системе найден документ «Использование лесов» в статусе «подписано» с более поздней датой Д2.М2.ГГГ2 .».
В расшифровке к ошибке указывается:
дата текущего документа < Д2.М2.ГГГ2 (дата из более позднего документа, являющегося основанием для занесения изменений в ГЛР)
Сохраняемый документ LD0003, содержащий ошибки, выявленные в ходе проверок может быть подписан при условии, что он не имеет критических ошибок, а по всем выявленным расхождениям, введены объяснения.
При формировании отчетности ГЛР будет учтен документ по использованию лесов в статусе «подписано», относящийся к отчетному периоду (с начала года по отчетную дату) с наиболее поздней датой, указанной в поле «Дата документа, являющегося основанием для внесения изменений в ГЛР».
Занесение данных о фактических объемах заготовки древесины по договорам купли-продажи
При заполнении карточки «Фактический объем заготовки древесины» (LD0005) в привязке к карточке договора «Вырубаемый по договору объем древесины» (LD0004) через кнопку [Заполнить...] осуществляется поиск в системе аналогичного документа по фактическим объемам на основании выбранного договора, введенного и подписанного в системе ранее и относящегося к периоду с начала года по окончание текущего активного периода, в котором работает пользователь. Т. е. если пользователь находится в активном периоде 2 квартал 2013, то поиск документа будет осуществляться в периоде с 1кв.2013 по 2кв.2013 включительно.
Если поиск документа по фактическим объемам завершился успехом, пользователю выдается диалоговое окно с сообщением:
«По договору № NN от ДД. ММ. ГГГГ в системе найден документ «Фактический объем заготовки древесины» от Д2.М2.ГГГ2.
Для загрузки данных из найденного документа нажмите кнопку [Загрузить].
Для перехода к заполнению документа без предварительной загрузки данных – кнопка [Продолжить].»
где: NN – Номер договора из карточки «Вырубаемый объем заготовки древесины»
ДД. ММ. ГГГГ – Дата договора из карточки «Вырубаемый объем заготовки древесины»
Д2.М2.ГГГ2 – Дата документа из карточки «Фактический объем заготовки древесины»
Если пользователем был выбран вариант без загрузки данных, или в системе не был найден документ за предыдущий период, то при открытии нового документа по фактическим объемам производится загрузка данных из карточки договора, сведения о фактических объемах не заполняются.
Если пользователем был выбран вариант с загрузкой данных, то при открытии нового документа по фактическим объемам в него загружаются данные из документа за предыдущий период с наиболее поздней датой по фактическим объемам заготовки обобщенно и в разрезе лесосек (кварталов, выделов) и пород.
После загрузки данных в документ по фактическим объемам пользователь должен дополнить или скорректировать:
· сведения о документе, являющемся основанием для внесения изменений в ГЛР – в разделе 1
· сведения о фактических объемах заготовки по лесосекам (кварталам, выделам) и породам – раздел 2
Таким образом, данные, загруженные в новый документ из аналогичного документа по фактическим объемам, заполненного ранее, доступны пользователю для внесения изменений и дополнений, чтобы минимизировать объем вводимой информации, учитывая, что данные должны отражать нарастающий итог с начала года.
Аналогичный алгоритм выполняется в режиме создания (редактирования) документа по фактическим объемам при выборе карточки договора через справочник.
Ниже представлена экранная форма заполнения карточки по фактическим объемам. Цветом выделены поля, в которые производится загрузка данных из ранее введенных в систему документов.
Экранная форма «Фактический объем заготовки древесины». Раздел 1
Экранная форма «Фактический объем заготовки древесины». Раздел 2
Если в системе был найден документ по фактическим объемам с более ранней датой, то производится загрузка:
· сведений о договоре, лесопользователе и предусмотренных объемах заготовки без возможности редактирования (выделено зеленым цветом),
· суммарных фактических объемов заготовки на начало года и предыдущий период без возможности редактирования для сопоставления с текущим изменениями (выделено синим цветом),
· фактических объемов заготовки с начала года по предыдущий период с возможностью редактирования, добавления и удаления для отражения текущих изменений (выделено красным цветом).
Если документ по фактическим объемам за предыдущий период не найден, то загрузка производится из карточки договора в области, выделенные зеленым цветом:
· сведения о договоре, лесопользователе и предусмотренных объемах заготовки без возможности редактирования.
При сохранении документа по фактическим объемам выполняется ряд контролей, в том числе проводится проверка текущих изменений с данными, представленными на предыдущую дату. В проверке участвуют данные из раздела 1 о фактических объемах заготовки древесины: общая сумма и итог по деловой древесине. Проверка данных из раздела 2 о фактических объемах заготовки по отдельным лесосекам (кварталам, выделам) и породам не производится.
Фактический объем заготовки (общий и деловой) в текущем документе должен быть больше или равен соответствующему значению из документа с предыдущей датой. В случае если условие не выполняется, в текущем документе фиксируется ошибка с возможностью объяснения следующего содержания:
«Выявлено уменьшение фактического объема заготовки древесины по сравнению с документом на предыдущую дату».
В расшифровке к ошибке указывается:
текущее значение >= предыдущее значение
Кроме того выполняется поиск в системе аналогичного документа по договору купли-продажи с более поздней датой, указанной в поле «Дата документа, являющегося основанием для внесения изменений в ГЛР», в пределах отчетного года в статусе «подписано» или «утверждено». При наличии такого документа подписание текущего блокируется критической ошибкой следующего содержания:
«По договору № NN в системе найден документ «Фактический объем заготовки древесины» в статусе «подписано» с более поздней датой Д2.М2.ГГГ2 .».
В расшифровке к ошибке указывается:
дата текущего документа < Д2.М2.ГГГ2 (дата из более позднего документа, являющегося основанием для занесения изменений в ГЛР)
Сохраняемый документ, содержащий ошибки, выявленные в ходе проверок, может быть подписан при условии, что он не имеет критических ошибок, а по всем выявленным расхождениям введены объяснения.
При формировании отчетности ГЛР будет учтен документ по фактическим объемам в статусе «подписано», относящийся к отчетному периоду (с начала года по отчетную дату) с наиболее поздней датой, указанной в поле «Дата документа, являющегося основанием для внесения изменений в ГЛР».
