О размещении в сети Интернет фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, архивоведческие и технологические аспекты, а также организация использования
в режиме онлайн заключенной в них информации
Возрастающая значимость информационно-коммуникационных технологий в развитии основных сфер жизнедеятельности современного общества и государственного управления обусловила перевод вопросов информационных технологий в разряд приоритетных направлений государственной политики в области архивного дела в Российской Федерации.
Проектом Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. определено, что целью развития архивного дела в долгосрочной перспективе является достижение российскими архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества. Для этого необходимо решить ряд задач:
создать сайты всех государственных архивов или уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела с размещением на них необходимой информации о составе и содержании хранящихся архивных фондах и предоставляемых ими государственных услугах, оснащенных необходимыми электронными сервисами для взаимодействия с пользователями;
обеспечить в режиме онлайн доступ к основным справочникам о составе и содержании архивных документов (путеводителям и описям дел) государственных и муниципальных архивов и описаниям всех архивных фондов с возможностью их автоматизированного поиска;
осуществить постепенный переход от создания традиционных поисково-справочных средств (описей и каталогов) к документам Архивного фонда Российской Федерации на бумажном носителе к электронным формам.
Размещение в сети Интернет на сайтах уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела справочников по архивным фондам, фондовых каталогов и возможность использования заключенной в них информации в режиме онлайн является задачей, решение которой должно помочь пользователям сориентироваться в огромном документальном массиве нашей страны и осуществить удаленный поиск необходимого архивного документа по документам, хранящимся в архивах.
В соответствии с Планом работы научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа на 2013 год Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов проведен анализ информационных ресурсов архивной отрасли в субъектах Приволжского федерального округа, результаты которого позволяют выявить общие тенденции и сделать ряд выводов.
На сегодняшний день в сети Интернет размещены десятки электронных версий архивных справочников различного вида и баз данных как по фондам отдельных архивов, так и по фондам архивных служб регионов в целом.
В связи с отсутствием единых требований и рекомендаций к созданию баз данных, они различны по организации доступа, структуре и функциональным возможностям. При их создании каждый архивный орган исходит из своих технических и материальных возможностей.
Информацию о документах, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, по субъектам Приволжского федерального округа можно найти на интернет-ресурсах следующих типов:
собственные архивные сайты - отдельные информационные ресурсы, поддерживаемые и обновляемые при непосредственном участии сотрудников уполномоченных архивных органов или государственных архивов;
разделы на «сторонних сайтах» - информационные ресурсы, интегрированные по форме и содержанию в структуру других сайтов, чаще всего - сайтов органов власти субъектов Приволжского федерального округа.
Доступ к архивным документам через собственные архивные сайты организован в 10 субъектах Приволжского федерального округа (при этом преобладают сайты отдельных архивов), разделы на «сторонних сайтах» имеют 4 субъекта Приволжского федерального округа.
Справочники по фондам размещены на сайтах 10 архивных органов: Республики Башкортостан, Республики Марий Эл, Республики Татарстан, Удмуртской Республики, Чувашской Республики, Нижегородской области, Самарской области, Саратовской области, Пензенской области, Пермского края. Всего на сайтах архивных органов указанных субъектов Приволжского федерального округа размещено 42 справочника по фондам и тематические базы данных, из них с функцией поиска - 25 справочников.
Согласно представленной информации информационные ресурсы 9 архивных органов Приволжского федерального округа созданы сторонними организациями. Справочники по архивному фонду Республики Марий Эл созданы специалистом Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.
Самые большие возможности для пользователей в режиме онлайн предоставляют Единая информационно-поисковая система по документам архивного фонда Самарской области и информационно-поисковая система «Архивный фонд Пермского края».
На сайте Управления государственной архивной службы Самарской области размещен полный фондовый каталог на документы двух государственных архивов Самарской области на всех видах носителей. Информация о фондах и описях, включая образы описей, доступна в открытом режиме в течение 24 часов в сутки. Фактически вся информация хранится на серверах, расположенных в государственных архивах области, вход в систему для пользователей организован с сайта Управления государственной архивной службы Самарской области.
Размещенная на сайте Агентства по делам архивов Пермского края информационно-поисковая система «Архивный фонд Пермского края» представляет собой систему, информация в которую импортируется из программного комплекса «Архивный фонд». На сегодняшний день у каталога архивной службы Пермского края самый большой объем базы данных: он содержит информацию о документах 50 архивов края.
Обе системы представляют собой полноценный каталог архивных фондов «онлайн» в Интернете до уровня документа и его электронной копии: осуществляют хранение, организацию поиска, создание учетных записей пользователей с разграничением доступа, создание подборок документов пользователями, создание и учет обращений в архивные учреждения, учет действий пользователей, предоставляют возможность сформировать электронный запрос на интересующие документы и получить к ним доступ в электронном виде к электронным образам этих документов (при наличии цифровых образов) или на традиционных носителях в читальном зале архива. В системах предусмотрен быстрый поиск по заголовкам фондов и детальный поиск, осуществляемый с учетом описаний объектов: аннотаций, исторических справок, переименований фондов, заголовков описей, дел и документов.
База данных Самарской области пополняется цифровыми образами документов по мере их сканирования и проведения ретроконверсии, а Пермского края - ежеквартально.
В Республике Марий Эл уполномоченным органом Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов создан фондовый каталог «Архивный фонд Республики Марий Эл», который содержит информацию по всем фондам государственных и муниципальных архивов республики.
База данных «Архивный фонд Республики Марий Эл» создана путем конвертирования данных из программного комплекса «Архивный фонд».
Наполнение каталога дает максимальное представление о составе документов, при этом пользователю предоставлена возможность поиска информации как по конкретному архивному учреждению, так и по всей базе в целом.
В результате поиска выдается место хранения фонда, его номер, краткое и полное наименование, даты документов в фонде, аннотация и историческая справка к фонду.
В Удмуртской Республике фондовый каталог «Электронный архив Удмуртской Республики» на сегодняшний день содержит сведения до уровня дела по фондам Центрального государственного архива Удмуртской Республики.
Каталог предоставляет пользователю возможность найти искомую информацию по реквизитам: «Описание», «Фонд», «Опись», «Дело», «Год». В результате поиска пользователь может не только получить исходные данные документа, но и посмотреть его цифровой образ.
В перспективе планируется внесение в базу данных фондов всех государственных архивов республики, а в дальнейшем и муниципальных архивов.
Среди размещаемых в сети Интернет субъектами Приволжского федерального округа архивных справочников преобладают путеводители по фондам государственных архивов, справочники документов по личному составу, тематические базы данных.
Выбор фондов для каталогизации тесно связан с тематикой и интенсивностью использования архивных фондов.
На сайтах архивных органов Приволжского федерального округа размещены справочники по фондам отдельных государственных архивов такие как Путеводитель по фондам Центрального государственного архива Самарской области, Справочник о составе и содержании фондов Сызранского филиала Центрального государственного архива Самарской области, путеводитель по фондам Самарского областного государственного архива социально-политической истории, Краткий справочник по фондам Самарского областного государственного архива документов по личному составу, Путеводитель по фондам Центрального государственного архива общественных объединений Республики Башкортостан, Путеводитель по фондам Государственного архива Республики Марий Эл, Путеводитель по фондам Государственного архива Саратовской области, Путеводитель по фондам Государственного исторического архива Чувашской республики, справочник по фондам Государственного архива Пензенской области.
Еще один вид справочников - базы данных документов по личному составу, позволяющие пользователю по названию организации найти конкретный архив, куда ему необходимо обратиться за документом и подать заявление на получение требуемой архивной справки, архивной копии или архивной выписки. Такие базы данных размещены на сайтах архивных служб Пермского края, Удмуртской Республики, Республики Марий Эл, Нижегородской области, Пензенской области.
Справочник о документах по личному составу, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Республики Марий Эл, построен по отраслевому принципу, предоставляет возможность как просмотра всех фондов по каждой отрасли, так и поиска конкретной организации по названию. Внутри раздела фонды расположены по названию организаций в алфавитном порядке. Поля справочника содержат информацию: название фонда, вид документов, номер фонда, крайние даты документов, количество дел, место хранения. Информация в справочнике обновляется раз в полгода.
На сайтах архивных служб Удмуртской Республики и Республики Татарстан, Саратовской области размещены базы данных уникальных документов, которые позволяют посмотреть электронный образ документа и ознакомиться с листом учета и описанием уникального документа.
На сайтах архивных служб Удмуртской Республики, Республики Татарстан, Нижегородской области размещены фотокаталоги соответственно: Центра документов новейшей истории Удмуртской Республики, Национального архива Республики Татарстан, Государственного архива аудиовизуальной документации Нижегородской области. Фотокаталоги интересны тем, что помимо архивных данных документа дают возможность увидеть искомую фотографию.
Преимущественное развитие получили разработка и размещение в сети Интернет тематических справочников.
Минимизируют поиск информации и дают возможность гражданам установить судьбу или найти информацию о своих погибших или пропавших без вести родных и близких, определить место их захоронения базы данных по документам времен Великой Отечественной войны гг.:
база данных «Военнопленные» архивной службы Пермского края, которая содержит информацию: год рождения, место рождения, место жительства на момент призыва, место службы, звание, дата окружения, дата и место плена, лагерь военнопленных и другие данные;
базы данных архивной службы Удмуртской Республики:
Книга Памяти Удмуртской Республики, в которую включены следующие сведения: фамилия, имя, отчество, год рождения, место рождения, место призыва, данные о месте службы, звании, дата выбытия, место захоронения, архивный шифр, поиск ведется по фамилии, имени отчеству и году рождения;
«Списки лиц, награждённых медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг.», которые содержат информацию: фамилия, имя, отчество, район, колхоз, номер удостоверения, стаж работы, должность, даты, архивный шифр, поиск ведется по всем полям;
базы данных по документам Государственного архива Саратовской области:
«Сведения об эвакуированных гражданах во время Великой Отечественной войны с прифронтовой полосы в Саратовскую область», содержащие год рождения, откуда эвакуирован, прежнее место работы, дату прибытия, состав семьи, национальность, конечный пункт;
«Сведения о военнослужащих, умерших в госпиталях города Саратова и захороненных на Воскресенском кладбище в 19годах», содержащие год рождения умершего, звание, дату смерти и архивный шифр;
база данных «Об участниках строительства военно-полевых сооружений в годы Великой Отечественной войны годов», содержащая год рождения, организацию, подразделение и должность участника строительства.
В связи с неослабевающим интересом граждан к истории семьи, рода актуально размещение в сети Интернет баз данных, облегчающих поиск генеалогической информации.
На сайте Архивной службы Республики Татарстан размещены базы данных:
«Метрические книги православных и магометанских приходов», содержит данные по метрическим книгам церквей и мечетей о рождении, браке и смерти за гг., поиск организован пошагово по реквизитам: конфессия, губерния, уезд, населенный пункт, год. В случае, если пользователь находит искомую информацию, то ему предлагается заполнить бланк заявления в разделе «Запросы исполняемые архивом (о гражданском состоянии (о рождении, бракосочетании, смерти)) и отправить его с сайта в архив;
«Потомственное дворянство Казанской губернии за 1годы». Основные реквизиты базы данных включают в себя фамилии, имена и отчества глав родов и их потомков, внесенных в дворянскую родословную книгу Казанской губернии 1гг., поиск ведется по фамилии рода.
На сайте «Архивы Башкортостана» размещена база данных Центрального исторического архива Республики Башкортостан «Ревизские сказки», имеющая структуру: номер, населенный пункт, волость, уезд, губерния, год, фонд, дело, лист, социальный слой, примечание, количество листов. Пользователю предоставляется возможность просмотра отсканированных образов. Поиск ведется по полям: «Населенный пункт», «Год», «Губерния», «Уезд».
На сайте Государственного архива Саратовской области размещены Указатели к метрическим книгам церквей Саратовской губернии.
Пользуются спросом у пользователей базы данных:
«Репрессированные» Пермского государственного архива новейшей истории, содержащая следующую информацию по каждому репрессированному: год рождения, место рождения, национальность, дата ареста, место ареста, дата осуждения, обвинение, приговор, где поиск организован по фамилии;
«Православные храмы Удмуртии», позволяющая не только ознакомиться с краткой историей храма, но и увидеть его изображение и узнать состав документов, имеющихся по этому храму;
«Присвоение почетных званий Российской Федерации и Республики Татарстан» Национального архива Республики Татарстан, которая имеет структуру: фамилия, имя, отчество, год, звание, район, и где поиск ведется по всем реквизитам.
Использование различных тематических информационных ресурсов, которые должны обеспечивать пользователей наиболее востребованной информацией, является на сегодняшний день одним из актуальных способов предоставления доступа к архивным документам в сети Интернет, но не радикальным, поскольку призван «заполнить» временной промежуток, необходимый для проведения полноценной каталогизации архивных фондов субъектов Приволжского федерального округа.
Анализ проводимого архивными службами мониторинга посещаемости архивных справочников показывает, что архивные справочники пользуются большим спросом у пользователей, их посещают от 1 тысячи до 52 тысяч раз в год. Наибольшим спросом пользуются Единая информационно-поисковая система по документам архивного фонда Самарской области – 51764 посещений, информационно-поисковая система «Архивный фонд Пермского края» - 43521 посещений, база данных «Потомственное дворянство Казанской губернии за 1785 – 1917 годы» - 26321 посещений в год.
Таким образом, на примере субъектов Приволжского федерального округа видно, что в сети Интернет появляется все больше каталогов (поисковых систем), позволяющих пользователям осуществлять удаленный поиск по документам, хранящимся в архивах, при этом общим аспектом по каталогам фондов является то, что они содержат информацию разного уровня и функциональных возможностей. БД-каталоги находят широкое распространение в сети Интернет, однако существуют изолированно друг от друга, иногда даже в рамках одного архива.
Создание фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в том числе и Приволжского федерального округа, актуально и необходимо. Фондовый каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архивов региона в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.
Согласно приведенной выше статистике, именно каталоги (базы данных) различного вида остаются самым востребованным материалом на архивном сайте. Следовательно, от их правильной организации (состава, поиска) во многом зависит и успешность сайта.
Целесообразно было бы создавать на региональном уровне прежде всего сайты и фондовые каталоги органов управления архивным делом, поскольку они аккумулируют в себе информацию обо всех подчиненных им организациях, но пока в некоторых регионах есть лишь сайты отдельных архивов, но нет сайта органа управления; есть регионы, в которых функционируют и сайт управления, и сайты отдельных архивов; в 4 регионах Приволжского федерального округа нет собственных архивных сайтов.
Вместе с тем создание электронного фондового каталога в сети Интернет (онлайн-каталога), содержащего описание документов на уровне описи или дела, а в идеале до уровня документа, с возможностью поиска по всем уровням сразу, это не только очень актуальная тема, но и достаточно проблемный вопрос.
Из–за отсутствия стандартов, требований и рекомендаций каждый субъект Приволжского федерального округа решает этот вопрос в силу своих возможностей, в том числе и материальных.
Наряду с отсутствием единых требований и единой методики по созданию информационно-поисковых систем общими проблемами, возникающими при размещении архивных справочников в сети «Интернет» и организации их работы в режиме онлайн, являются стоимость услуг по созданию программного обеспечения и оцифровке архивных документов и большие трудозатраты по наполнению баз данных информацией.
При организации использования информационно-поисковых систем в режиме онлайн, как это отмечено Республикой Башкортостан, возникает необходимость оперативной поддержки пользователей, т. е. появляется необходимость назначения модератора ресурса, необходимость содержания дорогостоящего оборудования, возникновение дополнительного потока запросов на отсутствующую в системе информацию, дополнительная нагрузка на сотрудников в связи с исправлением ошибок в реквизитах.
Актуальна отмеченная Удмуртской Республикой и Кировской областью проблема несоответствия систем управления базами данных архивных сайтов и программного комплекса «Фондовый каталог». Также возникает проблема отбора для размещения на сайте сведений из архивных фондов, описей дел, заголовков дел и архивных документов, содержащих информацию персонального характера.
Проблемной является закрытость от поиска содержащейся в информационных ресурсах архивных органов информации через поисковые машины и каталоги Интернета. Важно, чтобы информация каталога была доступна для индексирования поисковыми системами, то есть поиск по каталогу должен быть доступен и тем гражданам, которые не знают адрес сайта, на котором каталог размещен.
Перспективность фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации бесспорна, но на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания информации в них.
Аккумуляция пользователей различных типов вокруг архивных сайтов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации является одной из предпосылок для создания единого архивного информационного пространства.
Создание единого автоматизированного информационного ресурса позволит в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.
Заместитель председателя – начальник
отдела развития архивного дела,
правового и организационного
обеспечения Комитета Республики
Марий Эл по делам архивов
