Организация работы ГБУ «ЦДНИОО» с негосударственными организациями — источниками комплектования: проблемы и перспективы
(слайд 1)
Выступление на заседании научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа заместителя директора ГБУ «ЦДНИОО», к. и.н. Семеновой Татьяны Сергеевны
Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» - это бывший партийный архив, поэтому в первую очередь в список источников комплектования включаются региональные отделения партий, общественные движения и объединения. Выявление негосударственных организаций для включения в список источников происходит посредством сети Интернет: на сайтах органов исполнительной власти регулярно просматриваются списки зарегистрированных общественных организаций; сотрудники отдела посещают различные общественные акции и мероприятия с целью установления контактов с их организаторами и предложением сотрудничества в области архивного дела. Включение в список организаций — источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» национальных, творческих организаций позволяет производить прием документов, отражающих различные стороны жизни Оренбургской области. Документы молодежных организаций дают возможность сформировать комплекс документов по проведению молодежной политики государства и политики в области патриотического воспитания подрастающего поколения.
Работа с негосударственными организациями — источниками комплектования ГБУ «ЦДНИОО» является одним из приоритетных направлений деятельности архива. Штатная численность отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства составляет 5 человек, из которых 3 занимаются непосредственной работой с источниками комплектования, 2 — с ликвидированными предприятиями и организациями (слайд 2).
На 1 января 2013 г. в список организаций – источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» включена 41 организация: 1 – государственная, 40 – негосударственных. Виды негосударственных организаций — источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» представлены на слайде 3.
Работа с негосударственными организациями проводится на основании договора о сотрудничестве в области архивного дела. Со всеми негосударственными организациями заключены такие договоры. После принятия Федерального закона от 01.01.01 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и утверждения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) со всеми организациями договоры были пролонгированы. Перезаключение договоров происходит также в случае изменения названия организации или смены руководителя. Сведения о количестве организаций, передавших документы на государственное хранение, и руководствующихся в деятельности нормативными документами, представлены на слайдах 4-5.
В целом, принципы работы с организациями — источниками комплектования в ГБУ «ЦДНИОО» такие же, как и во всех архивах: в каждой организации сотрудниками отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства в плановом порядке один раз в пять лет проводится комплексное обследование состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, регулярно оказывается методическая и практическая помощь по подготовке документов организации к передаче на государственное хранение. Индивидуальные номенклатуры дел разрабатываются и усовершенствуются также при взаимодействии с сотрудниками архива, особенно при определении сроков хранения и соотнесения создаваемых документов со статьями «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010). Все документы, подготовленные для рассмотрения ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области, сначала рассматриваются сотрудниками отдела, корректируются, затем уже передаются на утверждение или согласование.
При работе с негосударственными организациями сотрудники отдела комплектования сталкиваются с типичными для всех архивных учреждений проблемами: несовершенством законодательной базы, уменьшением документооборота в общественных организациях либо его отсутствием, отказом от сотрудничества.
Опыт работы ГБУ «ЦДНИОО» с организациями — источниками комплектования в течение 20 лет выявил свои особенности, в том числе и проблемы, на которых мы остановимся более подробно.
Ни в одной негосударственной организации нет в штатном расписании должности ответственного за делопроизводство, данные обязанности совмещаются, в 4 организациях — источниках комплектования ГБУ «ЦДНИОО» работает только председатель, совмещающий должности и главного бухгалтера, и ответственного за делопроизводство. Сотрудники отдела комплектования при проведении обследований рекомендуют председателям по возможности ввести штатную единицу для проведения всего комплекса работ с документами от создания и проведения экспертизы ценности до передачи их на государственное хранение в архив. Однако на данный момент, к сожалению, рекомендации являются только рекомендациями.
В большинстве организаций — источников комплектования не созданы нормативные условия для хранения документов (слайды 6-13): специализированное архивохранилище есть только в -полиграфический комплекс «Южный Урал», в большинстве же организаций документы хранятся в не запирающихся шкафах, в помещениях, не защищенных от попадания прямого солнечного света. Председатель Оренбургского регионального отделения политической партии «Зеленые» в целях сохранности часть учредительных документов длительное время хранил в железной бочке на даче. Ввиду отсутствия специального помещения для хранения документов, возможности обеспечить сохранность документов прием дел от организаций — источников комплектования ведется с опережением сроков временного хранения документов в организациях. Количество организаций, передавших документы на хранение досрочно, показано на слайде 14.
Большинство национальных общественных организаций не документируют свою деятельность, т. к. руководители национальных общественных организаций недооценивают важности сохранения документов своих организаций как свидетельств, представляющих интерес для истории. Из 4 организаций, включенных в список источников комплектования (Оренбургская региональная татарская национально-культурная автономия, Оренбургская городская общественная организация «Мордовский культурный центр», Оренбургская областная общественная организация немцев «Видергебурт», Региональная еврейская национально-культурная автономия Оренбургской области), регулярно и в приемлемом объеме сдает документы только Оренбургская областная общественная организация немцев «Видергебурт». Оренбургское областное украинское культурно-просветительное общество имени , переведенное в настоящий момент в список организаций — возможных источников комплектования, сдало документы в 2002 г., в гг. предпринимались неоднократные попытки по организации приема документов на хранение, однако сотрудники общества не предоставляют их ввиду отсутствия.
По различным причинам не поступают документы региональных отделений политических партий (исключение составляют Оренбургское областное отделение политической партии «Коммунистическая партия Российской Федерации», Оренбургское региональное отделение политической партии «Зеленые»). Партии, относящиеся к оппозиционным, на данный момент отказываются сдавать документы на хранение в архив, т. к. закон не обязывает это делать. В 1996 г. в ЦДНИОО на хранение поступили документы Оренбургской региональной организации ЛДПР, среди которых были только тексты выступлений лидера партии и газеты. В последующие годы согласие на передачу в архив основных документов регионального отделения партии работники ЦДНИОО не получили. В 2010 г. организация прекратила сотрудничество с архивом, мотивируя это тем, что в Москве создан архив партии, в который регионы передают все документы. В течение 10 лет архив упорно добивался контактов с правящей партией - «Единая Россия». После создания в 2002 г. в Оренбургской области регионального отделения Всероссийской политической партии «Единая Россия» специалистами отдела комплектования были предприняты попытки к сотрудничеству в области архивного дела. Однако руководство регионального отделения отказывалось сотрудничать с архивом. В 2007 г., после того, как центральный исполнительный комитет партии порекомендовал региональным отделениям разработать номенклатуру дел, представители партии в Оренбургской области вынуждены были сами обратиться архив с предложением о сотрудничестве, и в начале марта 2007 г. с отделением партии был заключен соответствующий договор. В этом же году была разработана номенклатура дел, но на предложение передать документы на хранение в архив был получен отказ. В последующие годы, не смотря на неоднократные переговоры, документы регионального отделения партии находились в неупорядоченном состоянии, передавать их на хранение также отказывались, так как отсутствовало соответствующее разрешение руководящих органов партии. Только в гг. отделению партии оказана практическая и методическая помощь по подготовке документов на хранение: дела упорядочены, составлены описи, которые утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области. На 2013 г. запланирована работа по переработке номенклатуры дел регионального отделения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010).
Сотрудники отдела комплектования неоднократно обращали внимание организаций — источников комплектования на создание фотодокументов о своей деятельности. При наличии технических возможностей организации формируют своеобразный фотоотчет по каждому мероприятию. Вместе с тем, пока поступление фотодокументов от источников комплектования на хранение в ГБУ «ЦДНИОО» происходит нерегулярно, т. к. сотрудники организаций не делают акцент на участников, им важно само мероприятие, поэтому зачастую очень трудно провести описание фотодокументов. В настоящее время у сотрудников отдела комплектования имеется возможность самостоятельно проводить фото - и видеосъемку мероприятий, проводимых источниками комплектования, и тем самым пополнять историю организаций фотодокументами. Наиболее тесное сотрудничество в данной сфере установлено с Оренбургской областной общественной организацией Российского Союза Молодежи, Федерацией организаций профсоюзов Оренбургской области. По собственной инициативе сотрудники отдела посещают различные национальные праздники и мероприятия, организуемые органами исполнительной власти Оренбургской области и национальными обществами.
Существенной проблемой в работе с источниками комплектования является сложившееся представление о том, что архив во взаимодействии с источниками комплектования все должен делать бесплатно. По «Основным правилам работы архивов организаций» (М., 2002) и в соответствии с договором о сотрудничестве в области архивного дела организациям – источникам комплектования работники архива оказывают методическую и консультативную помощь, а практическую помощь оказывают по отдельному договору о предоставлении услуг. Однако по сложившейся за последние 15 лет традиции практическая помощь оказывается бесплатно, хотя с 2007 г. действовали утвержденные приказом департамента Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов предельные цены на работы и услуги, выполняемые государственными архивами Оренбургской области. В 2012 году в связи с изменением организационно-правовой формы архива, все источники комплектования были извещены, что упорядочение документов сотрудниками ГБУ «ЦДНИОО» осуществляется на договорной основе. Приказом комитета по делам архивов Оренбургской области от 01.01.01 г. № 24 утверждены новые цены на работы и услуги, выполняемые ГБУ «ЦДНИОО» (слайд 15).
В связи с финансовыми проблемами часть общественных организаций ликвидируется, причем не всегда сообщают об этом в архив. В итоге документы на хранение в архив не передаются. Так, в 2012 г. признано банкротом Оренбургское региональное отделение «Братство» общероссийской общественной организации инвалидов войны в Афганистане, которое являлось источником комплектования ГБУ «ЦДНИОО»; судьба документов неизвестна, т. к. из здания, где располагалась организация, неустановленные лица вывезли все имущество и документы. Вместе с тем, в практике архива имеются и положительные примеры. С 1993 г. в области действовало Оренбургское региональное отделение движения «Демократическая Россия». Движение являлось источником комплектования архива, но прекратило существование в 1998 г.; сотрудники архива предлагали сдать документы на хранение, однако был получен отказ. Спустя 14 лет, в конце 2012 г. в ГБУ «ЦДНИОО» обратился бывший руководитель движения с просьбой принять на хранение в архив документы о деятельности организации, которые хранились у него дома. В начале 2013 г. документы были описаны и приняты на хранение в ГБУ «ЦДНИОО».
Возникающие проблемы не могут позитивно влиять на взаимодействие с организациями — источниками комплектования, однако сотрудниками ГБУ «ЦДНИОО» проводится постоянная работа по их решению и улучшению сотрудничества.
При отказе организаций от взаимодействия в области архивного дела периодически проводятся переговоры о передаче документов на хранение; поворот в сотрудничестве возможен и при смене руководителя организации. В планах работы ГБУ «ЦДНИОО» - расширение сотрудничества с негосударственными организациями, поиск новых форм работы, приемлемых как для организаций, так и для архива.
В современных условиях, по нашему убеждению, в основу работы с источниками комплектования необходимо ставить, прежде всего, методическую, а потом уже практическую, работу.
С 2010 г. архивом регулярно проводятся семинары для ответственных за делопроизводство в организациях — источниках комплектования ГБУ «ЦДНИОО», при этом на семинарах рассматриваются не только теоретические вопросы, но и проводятся практические занятия, например, по подшивке дел (слайды 16-21). Первый семинар был проведен в читальном зале ГБУ «ЦДНИОО», в дальнейшем удалось наладить сотрудничество с Учебно-методическим центром профсоюзов Оренбургской области, который бесплатно предоставляет аудитории для проведения семинаров. Практика показала, что подобные семинары положительно сказываются на взаимоотношениях организаций — источников комплектования и архива: сотрудникам отдела комплектования удалось доказать, что архив — это не организация, чьи сотрудники приходят и делают все сами, а организация, главное назначение которой помочь сохранить документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования.
В апреле 2013 г. ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области согласована первая подготовленная при активной помощи отдела комплектования инструкция по делопроизводству негосударственной организации — Оренбургской областной организации общероссийского профсоюза работников жизнеобеспечения. Данная инструкция будет являться образцом, по которому сотрудники отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства совместно с ответственными за делопроизводство в организациях — источниках комплектования разработают инструкции для каждой организации и организуют их внедрение.
Не смотря на проблемы, возникающие при работе с организациями — источниками комплектования, пополнение ГБУ «ЦДНИОО» документами негосударственных организаций происходит успешно. Дальнейшее плодотворное сотрудничество с организациями — донесение до них важности сохранения документов об их деятельности, проведение семинаров, помощь в создании нормативных условия хранения, позволит проводить прием документов на хранение в больших объемах и более качественно. (слайд 22)
