Справочник участника экспозиции Министерства образования и науки Российской Федерации

СПРАВОЧНИК УЧАСТНИКА

ЭКСПОЗИЦИИ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ

Монтаж и оформление экспозиции Заезд и аккредитация экспонентов	Понедельник 24 октября 2011 г.	С 09.00 до 18.00 часов
Открытие и работа выставки Работа научно-практической конференции. Пленарное заседание	Вторник 25 октября 2011 г.	С 09.00 до 18.00 часов С 14.00 до 18.00 часов
Работа выставки Работа научно-практической конференции	Среда 26 октября 2011 г.	С 10.00 до 18.00 часов С 10.00 до 18.00 часов
Работа выставки Работа научно-практической конференции Награждение участников форума и победителей конкурсных программ	Четверг 27 октября 2011 г.	С 10.00 до 18.00 часов С 10.00 до 15.00 часов
Работа выставки Демонтаж экспозиции	Пятница 28 октября 2011 г.	С 10.00 до 16.00 часов С 16.00 до 19.00 часов

СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ, ОСНОВНЫХ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ

Наименование	Стоимость, руб.	Комментарий
Участие на экспозиции без площади с предоставлением научных разработок (экспонат, презентация, макет)	бесплатно	Публикация информации о фирме (организации) в Каталоге экспозиции и Форума (до 600 знаков) на 2 языках (русский, английский). Предоставление экземпляра каталога экспозиции и диплома участника.
Рабочее место (от 4 кв. м)	бесплатно	Обеспечение оборудованным рабочим местом в размере 4х кв. м что включает в себя: аренду выставочной площади, ковровое покрытие, информационную стойку, стул, электроподключение, розетку, общее освещение. Участник экспозиции предоставляет не менее 10 разработок в т. ч. натурных образцов.
Рабочее место (4 кв. м)	8400	Обеспечение оборудованным рабочим местом в размере 4х кв. м что включает в себя: аренду выставочной площади, ковровое покрытие, информационную стойку, стул, электроподключение, розетку, общее освещение. Участник экспозиции предоставляет более 5 разработок в т. ч. натурных образцов.
Рабочее место (4 кв. м)	16800	Обеспечение оборудованным рабочим местом в размере 4х кв. м что включает в себя: аренду выставочной площади, ковровое покрытие, информационную стойку, стул, электроподключение, розетку, общее освещение. Участник экспозиции предоставляет до 5 разработок в т. ч. натурных образцов.
Регистрационный сбор	4500	Обязательный регистрационный взнос для всех участников, который включает в себя: художественное оформление экспозиции, предоставление 2 шт. пропусков-бэджей, размещение информации (до 600 знаков) в Каталоге экспозиции на 2 языках (русский и английский) и Форуме, предоставление 1 экземпляр Каталога экспозиции и Форума. Обеспечение анонсирования и информационного сопровождения мероприятий. Оборудованное помещение для проведения переговоров и встреч. Организационно-техническое сопровождение работы экспозиции. Размещение информации об участнике в разделе «Интернет-презентация».
Участие в научно-практической конференции «Оптика, фотоника и оптоинформатика в науке и технике»	бесплатно	Предоставление портфеля участника (папка участника, каталог, блокнот, ручка, обед, бэдж) с официальными материалами «Конференции» для очных участников экспозиции.
Реклама в каталоге экспозиции	5000	Полноцветная полоса в каталоге экспозиции.
Дополнительное выставочное оборудование	По запросу	Предоставляется по запросу, согласно таблице стоимости дополнительного оборудования.
Оплата за потребление электроэнергии		Оплата за потребленную электроэнергию экспонентом сверх норматива производится на основании счетов, выставленных соответствующей службой Устроителя выставки.
Страхование выставочного оборудования	Предоставляется по запросу	Официальный страховщик экспозиции – компания РОСНО, Контактное лицо – Некрасов Олег, Тел. (4, доб. 3282. е-mail: *****@***ru

·  Цены представлены без учета НДС%

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

Для оформления участия в выставке организация направляет в адрес Дирекции следующие документы:

Форма документа	Название документа	Конечный срок предоставления документа
Форма 1	Заявка-договор на участие в выставке	12 октября 2011 г.
Приложение 2	Заявка на размещение информации в: 1. Официальном каталоге выставки Форума; 2. Печатном и виртуальном каталоге экспозиции Испании.	Одновременно с заявкой на участие 12 октября 2011 г.
Приложение 3	Заявка на включение в тематико-экспозиционный план.	Одновременно с заявкой на участие 12 октября 2011 г..
Форма 2		До 12 октября 2011 г..
Форма 3	Заявка на дополнительное оборудование и услуги	12 октября 2011 г.

В случае нарушения Экспонентом сроков подачи заявок Выставочный оператор не несет ответственности за несвоевременное предоставление услуг либо невозможность их предоставления!

ПОРЯДОК ОПЛАТЫ И ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

Оплата участия в выставке, услуг и 100% за дополнительные услуги по участию, производится не позднее 12 октября 2011 г.

В случае отказа от заказанных услуг Экспонент обязуется выплатить неустойку – 100% от стоимости заказанных услуг.

Экспонент обязуется письменно уведомить Организатора в случае сокращения выставочной площади, отказа от заказанных услуг или от участия в выставке.

Услуги, заказанные Экспонентом в соответствии с заявками, предоставляются на основании Заявки-договора с Бизнес Сервис» после оплаты счета за участие в выставке, которая должна быть полностью произведена в течение 3 банковских дней после его выставления, но не позднее 20 октября 2011 г.

ОБОРУДОВАННАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ

На основании Заявки-договора (Форма 1) и по согласованию с Организатором, Выставочный оператор выделяет Экспоненту оборудованную выставочную площадь с элементами нестандартного оформления в соответствие с художественным стилем экспозиции, определяет ее расположение на общей планировке выставки.

Выставочная площадь предоставляется Экспоненту на период с 25 по 28 октября 2011 г.

Индивидуальная комплектация рабочего места предоставляется по запросу экспонента за дополнительную плату.

Размер предоставляемой выставочной площади – 4 кв. м. Каждый неполный квадратный метр считается полным.

КОМПЛЕКТАЦИЯ ОБОРУДОВАННОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ

№ п/п	Наименование оборудования, мебели	Размеры стенда (кв. м)
		4
1.	Рабочее место	Согласно дизайн-проекта
2.	Информационная стойка	1
3.	Розетка однофазная 220 В (до 1,0 кВт)	1
4.	Корзина для мусора	1
5.	Фризовая надпись	Одна надпись на каждого участника/
6.	Ковровое покрытие	Соответственно площади стенда в павильоне

При необходимости Экспонент может заказать любое другое дополнительное оборудование, мебель и услуги по предварительному запросу. Для этого необходимо заполнить заявку на аренду дополнительного оборудования, мебели (Форма 3) и направить ее Выставочному оператору до 12 октября 2011 г.

КРАТКИЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ

№	Наименование основных позиций дополнительного оборудования.	Размеры (ед. измерения),	Стоимость (без НДС) за ед. (руб)
1	Информационная стойка	100 x 50 x 80 см	3000
2	Стол круглый	D = 70 см	1200
3	Стул	-	400
4	Витрина (стеклянная)	250 x 100 x 50 см	8000
5	Надпись/логотип на фриз	-	От 1500
6	DVD плеер	-	1800
7	42” Плазма	-	18000
8	Подставка под литературу	-	750
9	Подставка для плазменной панели		1500
10	Розетка	До 1,0 кВт	1200
11	Растение декоративное Высота 90 см	шт	От 1500

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Время работы Выставочного комплекса в период монтажа / демонтажа выставки устанавливается с 9.00 до 19.00 часов.

Оформительские, а также разгрузочно-погрузочные работы сверх установленного времени допускаются только с разрешения дирекции Выставочного комплекса.

Продление времени работы павильона в период монтажа / демонтажа выставки допускается за отдельную плату (Форма 3).

Время нахождения грузового транспорта для разгрузки и погрузки выставочного оборудования и экспонатов в период монтажа и демонтажа установлено с 9-00 до 19-00 часов. Дополнительное время оплачивается согласно требованиям (Формы 3).

В период работы выставки ночная парковка автотранспорта на территории выставочного комплекса запрещена.

После открытия выставка работает 25-27 октября 2011 г. с 10-00 до 18-00, 28 октября 2011 г. с 10.00 до 16.00 часов.

АККРЕДИТАЦИЯ УЧАСТНИКОВ

Каждый участник, работающий на стенде, должен быть аккредитован и обязан носить пропуск-бэдж, который дает право входа в павильон во все дни работы.

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ И ПРАВИЛА РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ

Реклама на выставке

Экспонент выставки имеет право рекламировать свою продукцию внутри предоставленной ему выставочной площади. Размещение рекламы различной формы в иных местах оговаривается дополнительно. Реклама должна касаться его экспонатов и соответствовать задачам и содержанию выставки.

Ответственность за содержание и достоверность рекламных материалов, передаваемых Экспонентом выставки в Дирекцию, несет сам Экспонент.

Если деятельность Экспонента выставки и/или его продукция подлежат лицензированию, Экспонент в обязательном порядке представляет в Дирекцию лицензию (или ее надлежащим образом заверенную копию) одновременно с передачей рекламных материалов. В рекламных материалах должны быть указаны номер лицензии и наименование органа ее выдавшего.

Реклама товаров, подлежащих обязательной сертификации, должна сопровождаться пометкой «подлежит обязательной сертификации». Рекомендуется иметь на стенде лицензии, разрешения и сертификаты на рекламируемые товары и/или деятельность Экспонента.

Техническое руководство и правила для всех выставочных стендов/экспонатов

Максимально разрешенная нагрузка на пол – 1000 кПа / кв. м.

Высота строительства стенда обязательно согласуется с Дирекцией.

Для придания устойчивости конструкциям стенда могут потребоваться дополнительные крепежные элементы, которые обычно не показаны на планировке.

Участнику не разрешается самостоятельно демонтировать любые элементы конструкции стенда.

Не разрешается крепление экспонатов к стеновым панелям любыми способами, приводящими к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, не снимаемый или красящий скотч или клей и т. п.). Рекомендуем захватить достаточное количество веревок, цепочек, крючков и т. д., чтобы развесить Ваши рекламные материалы.

Запрещается крепить выставочные экспонаты к оборудованию, потолку и полу выставочного зала.

Все электромонтажные работы по подведению электрических кабелей к стендам могут быть заказаны только в Дирекции. Экспонентам категорически запрещается самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.

Экспонентам категорически запрещается устранять собственными силами неисправности, в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного зала.

Электрооборудование, установленное на стенде, должно соответствовать техническим требованиям, определяемым выставочной площадкой.

Оборудование и экспонаты Экспонентов должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы.

Экспонент обязан в срок до 24октября 2011 г. вывезти из выставочного зала свою экспозицию (экспонаты, рекламные материалы и имущество, доставленное на стенд для работы).

Экспонент гарантирует возврат арендованного оборудования без дефектов и повреждений, которые могут возникнуть в период работы выставки. В случае порчи оборудования с Участника взимается плата в размере причиненного ущерба.

На территории выставки запрещается курить, пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой.

Запрещается размещать на стендах пожароопасные или легковоспламеняющиеся экспонаты.

Экспонент обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить Дирекции соответствующие сертификаты противопожарной безопасности, и обеспечить за свой счет необходимые специальные средства пожаротушения.

Охрана и уборка стендов

Во время монтажа, демонтажа и работы выставки Организатор не несет ответственности за порчу или пропажу экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту.

В период работы выставки каждый Экспонент обязан направлять своего представителя к открытию выставочного зала и присутствовать при его закрытии.

Индивидуальную охрану стенда/экспонатов в дневное и/или ночное время можно заказать за дополнительную плату.

В течение работы выставки осуществляется уборка проходов и вывоз мусора из специально отведенных мест. Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей производится самим Экспонентом. Дополнительные заказы на уборку стендов принимаются на стойке Дирекции.

Контакты:

Общество с ограниченной ответственностью »

Москва, Тихвинский пер., 11, стр.2, тел./

http://www. *****

Руководитель проекта:

e-mail: o. ayupova@*****

Тел.: (4