ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ПОСРЕДСТВОМ ИНТЕРНЕТ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРИМЕРЕ РАЗДЕЛА «ДОСТИЖЕНИЯ СТУДЕНТОВ МФУ»
Томский государственный университет
Научный руководитель –
Последние пять лет внедрение интернет технологий и услуг в России идет достаточно высокими темпами. В настоящий момент отрасль генерирует объём услуг, оцениваемый в несколько миллиардов долларов. В российском секторе интернет созданы и эксплуатируются все популярные информационные услуги, существующие в мире, причем, справочно-поисковый аппарат интернет на русском языке по ряду параметров превосходит международные стандарты [2, с. 5].
Активное использование и повсеместное внедрение электронных документов, а также получение ими статуса "юридически значимого" неизбежно приводит к необходимости их долгосрочного хранения. Электронный архив — это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота. [5, с. 55]
Целью данной работы является исследование информационного обеспечения Международного факультета управления по представлению материалов достижений студентов с последующей организацией электронного архива. Уже в самой постановке проблемы заложены основы исследования: рассмотреть данное информационное обеспечение в рамках информационной системы факультета. В рамках данной работы цель исследования и описание информационной системы факультета не является самоцелью, а использование в качестве материала для разработки раздела «Достижения студентов». Обращение к данной проблеме обусловлено тенденциями развития современного информационного общества, в котором важное место занимает информация, к которой предъявляют следующие требования: корректность, доступность, полнота, актуальность, достоверность, адресность.
В работах [3] и [4], посвященным технологии прикладного системного анализа, мы находим методологические основы для нашего исследования.
Проблема, которую сформулировали сотрудники МФУ, заключается в следующем: пользователи недостаточно информированы о достижениях студентов. По мнению сотрудников МФУ, это вызвано:
· отсутствием в открытом доступе необходимой информации;
· несистематизированностью и недостаточностью информации на Web-узле Международного факультета управления (http://ich. *****), связанной с достижения студентов в учебной и внеучебной деятельности;
· низкой скоростью предоставления новых сведений и достижения этих сведений адресата.
Для того чтобы впоследствии учесть интересы всех участников проблемной ситуации (а именно на этом основано понятие улучшающего вмешательства), необходимо сначала узнать, кто же вовлечен в проблемную ситуацию, составить их список. При этом важно не пропустить никого: ведь невозможно учесть интересы того, кто нам неизвестен, а неучет кого-либо грозит тем, что наше вмешательство не будет улучшающим. Таким образом, список участников проблемной ситуации должен быть полным [3].
Давайте рассмотрим, кто в нашей ситуации является пользователями, и что же конкретно является объектами их пользования:
1. Студентов интересует информация, о достижениях студентов включающая итоги олимпиад, конкурсов и конференций; о сборниках творческих работ студентов; о внеучебной жизни студентов, а именно о мероприятиях проходящих на МФУ;
2. Преподавателей МФУ интересует возможность получить информацию о достижениях студентов в различных областях, с целью привлечения их научного и творческого потенциала для определенных проектов;
3. Абитуриентов интересуют возможности, которые предоставляются студентам, смогут иметь представление о праздниках и традициях существующих на МФУ;
4. Сотрудников МФУ интересует вся информация о мероприятиях происходящих на факультете, внеучебной и учебной деятельности факультета;
5. Выпускники интересуются деятельностью факультета по своим личным связям или по поводу сотрудничества со студентами, например, принятие на практику в свою фирму студентов, имеющие какие-либо достижения в определенной отрасли т. д. и информацией о праздниках, проходящих на факультете;
6. Потенциальные работодатели: к примеру, Администрация Томской области, Мэрия города Томска посещают сайт МФУ, так как между ними и факультетом существует определенное сотрудничество, в рамках которого многие студенты МФУ проходят практику в этих учреждениях, а некоторые остаются работать по окончанию университета. Вероятно, что будущим работодателям захочется ознакомиться с направлением деятельности факультета.
В ходе исследования были пройдены двенадцать этапов технологии системного анализа. Была зафиксирована проблема, поставлен ее диагноз, составлен список стейкхолдеров, выявлено проблемное месиво, определен конфигуратор, выявлены цели, определены критерии и построена модель, были сгенерированы альтернативные варианты и принято решение. Данная технология позволила провести качественный анализ поставленной проблемы и разработать «улучшающее вмешательство».
Выделим некоторые этапы. В ходе решения проблемы необходимо сравнивать предлагаемые варианты, оценивать степень достижения цели или отклонения от нее, осуществлять контроль над ходом событий. Это достигается путем выделения некоторых признаков рассматриваемых объектов и процессов, т. е. критериев.
В нашей работе были выделены количественные и качественные критерии. К количественным критериям мы относим:
· Скорость;
· Стоимость реализации улучшающего вмешательства;
· Популярность ресурса;
· Удобство пользования ресурсом;
· Объем предоставленной информации и сроки ее хранения.
К качественным критериям относятся:
· Качественный дизайн;
· Отношение пользователей информации к ресурсу.
В любом системном исследовании наступает момент, когда требуется предлагать возможные варианты решения проблемы. Процесс выдвижения, изобретения, придумывания таких вариантов и называется генерированием альтернатив. В процессе проведения экспертизы по методу комиссии участниками были предложены следующие варианты выбора приоритетного направления улучшающего вмешательства:
· Стенды;
· Буклеты;
· Создание раздела «Достижения студентов» на сайте МФУ.
На одиннадцатом этапе выбирается тот вариант, который наиболее соответствует цели. Было проведено 10 бальное экспертное оценивание альтернативных вариантов по критериям с использованием весов, значения которых были выбраны в соответствии с текущим положением дел на МФУ (см. табл.1 и 2).
Таблица 1 – Многокритериальное экспертное сравнения
Емкость | Доступность | Скорость обмена информацией | Частота обновления | Стоимость | Итог | |
Распечатки | 8 | 4 | 5 | 9 | 6 | 32 |
Стенды | 8 | 6 | 8 | 5 | 5 | 32 |
Сайт МФУ | 10 | 8 | 7 | 8 | 10 | 43 |
Таблица 2 - Оценка вариантов решения проблемы с учетом весов
Емкость 15% | Доступность 20% | Скорость обмена информацией 20% | Частота обновления 15% | Стоимость 30% | Итог | |
Распечатки | 1,2 | 0,8 | 1 | 1,35 | 1,8 | 6,15 |
Стенды | 1,2 | 1,2 | 1,6 | 0,75 | 1,5 | 6,25 |
Сайт МФУ | 1,5 | 1,6 | 1,4 | 1,2 | 3 | 8,7 |
В результате нашего исследования наиболее приоритетным вариантом оказалась идея создания раздела «Достижения студентов» на сайте факультета (см. рис. 1). Данный вариант обладает рядом преимуществ:
· возможность выкладывать достаточно большие объемы информации, ёмкость зависит от сервера;
· способность обмена информацией, то есть обратная связь, возможна при помощи форума. Для получения информации не нужно идти в корпус МФУ, а достаточно только зайти на страницу;
· на данный момент новости и другие материалы, размещаемые на сайте МФУ, появляются довольно быстро, что говорит в пользу того, что и страница о достижениях студентов будет подвергаться быстрому обновлению;
· затраты небольшие, так как будет происходить построение не нового раздела.
Рисунок 1 - Диаграмма оценки альтернатив по методу «паутина»
Сайт – это одна из главных составляющих электронного образования. Сетевая образовательная среда позволяет модернизировать современные методики, расширяет и выравнивает уровни доступа людей к образовательным услугам. Сайт объединяет людей, накапливает информацию и делает ее доступной. [1, с.103]
При разработке раздела был проведен сравнительный анализ сайтов факультетов, осуществляющих подготовку по специальностям «Антикризисное управление», «Государственное и муниципальное управление», «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Мировая экономика» на тему представления информации по достижениям студентов. Большинство сайтов либо не предоставляет данную информацию, либо предоставляют ее не достаточно полно, поэтому внедрение данного раздела на сайт МФУ будет определенным конкурентным преимуществом.
В результате функционирования интернет ресурса была разработана и модифицирована структура раздела «Достижения студентов» (см. рис. 2), которая в настоящий момент времени состоит из следующих направлений:
• Раздел учебная жизнь студентов (результаты конференций, конкурсов и олимпиад в период с 2003 по 2011 гг., благодарности студентам);
• Сборники творческих работ «Зеркало души»;
• Внеучебная жизнь студентов (газета «Мой фактор успеха», дни иностранных языков, информация о спорте, 1 сентября, «Ах, картошечка», Дни рождения ТГУ, Дни рождения МФУ, посвящения в студенты, Мисс МФУ, студенческий марафон, «Пара ты мне», «Зеркало души»).
Рисунок 2- Раздел «Достижения студентов» на сайте МФУ
Данные разделы полностью соответствуют требованиям, которыми мы руководствовались в процессе работы. Созданный нами раздел выполнен в той же цветовой схеме, что и весь сайт МФУ.
Цветовое сочетание сайта — это сочетание его главного и второстепенных цветов. Как эти цвета сочетаются, такое впечатление и производит сайт. Какой бы замечательной ни была информация на сайте, первым делом посетитель видит не ее, а оформление сайта, его цветовое сочетание. А первое впечатление всегда самое важное, оно практически полностью определяет дальнейшее поведение посетителя. Конечно же, большое значение имеет и сама информация, но если оформление сайта будет производить негативное впечатление, посетитель, скорее всего, поищет интересующую его информацию в другом месте.
Страница «Достижения студентов» разработана и внедрена в структуру сайта МФУ. В процессе реализации с пользователями шел процесс обратной связи. Пользователями были высказаны пожелания, все пожелания и замечания были учтены и постепенно в дизайн сайта вносились коррективы. Страница доступна с главной страницы сайта МФУ по адресу http://ich. *****/Dostizhenia/index. htm. (см. рис.2)
Все цели, которые были поставлены в процессе исследования, достигнуты. На ресурсе представлена информация:
1. о спортивных достижениях студентов МФУ,
2. о творческих работах студентах,
3. об итогах олимпиад, конференций и конкурсах,
4. о благодарностях студентам за их достижения,
5. о мероприятиях и традициях, проходящих на факультете
В дальнейшем предполагается разработать механизмы обновления информации и модернизировать раздел с использованием CMS Drupal, т. е. в будущем планируется ведение и наполнение данного раздела самими студентами МФУ с последующим модерированием сотрудников.
Литература
1. , Гриншкун образования – новая учебная дисциплина. // В сб. Материалы ХVI Международной конференции «Применение новых технологий в образовании». Троицк: МОО ФНТО «Байтик», - 2005. С. 102-104.
2. Новые задачи образования в обществе знания// Информатика и образование. 2007. №3. С.3-10.
3. Международный факультет управления, раздел «Достижения студентов» [Электронный ресурс] http://ich. *****/Dostizhenia/index. htm
4. Тарасенко, системный анализ (Наука и искусство решения проблем): Учебник – Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – 186с.
5. , Тарасенко системного анализа. – Томск, 1997. – 320 с.
6. «Электронный архив»: умение чувствовать потребность времени помогает сделать невозможное возможным. // Инновации. – Москва, - 2009. – 55с.
