Электронный документооборот

Электронный документооборот

Общая информация

 Электронный документооборот

Модуль "электронный документооборот" позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т. д.).

Модуль "электронный документооборот" в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.

 Основные типы документов

Чаще всего в рамках проекта внедрения в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:

1.  Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.

2.  Договоры. ELMA позволяет организовать создание, согласование и хранение договоров в едином месте.

3.  Приказы, распоряжения. ELMA позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации и проконтролировать получение и исполнение данных документов.

4.  Служебные записки, заявки.

5.  Организация архива электронных документов. Система ELMA позволяет организовать безопасное хранилище электронных документов и предоставляет возможность поиска по всему архиву.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы(отсутствуют маршруты документов).

Канцелярия (v. 2.2)

Электронная канцелярия представляет собой отдельный модуль системы. Электронная канцелярия автоматизирует работу с входящими и исходящими документами в организации.

Основные задачи, которые решается при внедрении электронной канцелярии:

1. Контроль исполнения работ по документам

2. Быстрый поиск входящих и исходящих документов

Электронная канцелярия может быть внедрена в 2-ух режимах:

·  Полностью безбумажная обработка входящих документов

·  Частично безбумажная обработка входящих документов

Эти режимы могут комбинироваться. Т. е. определенные типы документов могут обрабатываться по "безбумажной" технологии, а остальные типы документов - по "частично-безбумажной" технологии.

Рассмотрим оба режима. Для начала рассмотрим "частично-безбумажную" обработку входящих документов.

 Частично безбумажная обработка входящих документов

	Документ доставляется на адрес организации.
	Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует входящую корреспонденцию в электронной канцелярии. 1.  Делопроизводитель регистрирует электронную карточку документа 2.  Система присваивает регистрационный номер документа 3.  Делопроизводитель ставит номер на входящий документ (вписывает ручкой)
	Руководитель выносит резолюцию по бумажному документу и кладет документ с резолюцией в папку "Исходящие".
	Делопроизводитель (Помощник руководителя) по резолюции руководителя ставит задачи по документу исполнителю или исполнителям.
	Исполнитель задачи получает оповещение и выполняет задачу в системе. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа над задачей начата, поставить пометку о завершении задачи.
	См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов"

В случае "безбумажной" обработки процедура выглядит следующим образом.

 Полностью безбумажная обработка входящих документов

	Документ доставляется на адрес организации.
	Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует входящую корреспонденцию в электронной канцелярии. . 1.  Делопроизводитель регистрирует электронную карточку документа 2.  Система присваивает регистрационный номер документа 3.  Делопроизводитель ставит номер на входящий документ (вписывает ручкой) 4.  Делопроизводитель помещает бумажную версию документа в дело
	Делопроизводитель прикладывает к карточке документа электронный документ. Для этого используется сканирующее устройство
	Руководитель через систему получает оповещение о том, что необходимо вынести резолюцию по входящему документу. Руководитель открывает задачу по рассмотрению документа и заполняет резолюцию. После этого руководитель может самостоятельно назначить задачи исполнителям, либо поручить назначение задач по резолюции делопроизводителю (секретарю).
	Исполнитель задачи получает оповещение и выполняет задачу в системе. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа над задачей начата, поставить пометку о завершении задачи.
	См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов"

 Контроль исполнения работ по документам

Контроль исполнения работ по документам осуществляется с помощью отчета "Контроль исполнения работ по документам".

Результатом работы отчета является список зарегистрированных документов, и статус работы по каждому из документов.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы