Основные направления развития архивного дела в
Рязанской области на 2011 год
В 2011 году основное внимание архивных учреждений Рязанской области будет сосредоточено на обеспечении безопасности архивных фондов, реализации Стратегии информационного общества в Российской Федерации, а также реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
В соответствии с распоряжением Правительства Рязанской области -р в главном архивном управлении разработан План мероприятий по реализации Федерального закона -ФЗ, создана рабочая группа по претворению в жизнь намеченных Планом мероприятий. Руководствуясь Методическими рекомендациями по определению критериев изменения типа государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений с учётом сферы их деятельности (утверждены распоряжением Правительства РФ -р) и письменными рекомендациями Росархива (исх. № от 28.10.2/2005), планируется закрепить статус казённого учреждения за государственным учреждением Рязанской области «Государственный архив Рязанской области». В связи с этим будет разработан пакет нормативных правовых документов и внесены изменения в положение о главном архивном управлении Рязанской области.
При определении годовых цифровых плановых показателей был учтён тот факт, что в конце 2010 года в районах области проходило формирование новой организационной структуры районных администраций, администраций городских округов. Это сопровождалось значительным сокращением муниципальных служащих районных администраций, в том числе, и тех, которые работали в органах управления архивным делом муниципальных районов. К сожалению, в большинстве районов области произошло понижение статуса органов управления архивным делом: архивные отделы преобразованы в секторы архивов. Архивные отделы останутся, по предварительным сведениям, (новые организационные структуры начнут функционировать с 1 февраля 2011 года) только в тех районах, где количество работающих в отделах составляет не менее 4 человек (Касимовский, Кораблинский, Шиловский, Ряжский). Несмотря на предпринятые со стороны главного архивного управления меры (выезды в районы, переговоры с главами муниципальных районов), в Пителинском, Кадомском, Сараевском, Чучковском районах оставлено всего по одному работнику – специалисту муниципального архива. В данных районах активно работали межведомственные архивы по личному составу, принят на муниципальное хранение значительный объём документов от ликвидированных предприятий, организаций, велось их активное использование. Один человек не в состоянии будет работать одновременно в двух архивах. Надеемся на то, что руководители названных районов придут к пониманию этого уже в 2011 году. Со стороны же главного архивного управления будет проводиться активная разъяснительная работа.
В связи с изменением организационной структуры районных администраций, ликвидацией архивных отделов предстоит работа по оказанию методической помощи в составлении положений о вновь созданных секторах архивов, должностных инструкций работников секторов.
Выезды планируется совершать, в первую очередь, в те районы, где в январе-феврале будет происходить смена работников, так как начальникам и специалистам районных архивных отделов, достигшим пенсионного возраста, предложено уйти на пенсию в связи с сокращением их должностей (Пителинский, Шацкий, Сараевский, Чучковский, Захаровский районы).
Специалисты управления примут участие на правах членов в работе комиссий при смене работников, тогда же будут даны первичные консультации по основным направлениям деятельности секторов архивов в будущем, 2011 году.
Учитывая негативные изменения, произошедшие в организационно-правовом статусе органов управления архивным делом муниципальных районов области, считаем необходимым главное внимание уделить методическому обеспечению работы по исполнению запросов граждан и учреждений. В частности, планируется доработка проекта административного регламента по исполнению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, поступивших в главное архивное управление Рязанской области», его внедрение в работу архивных учреждений Рязанской области. Одновременно будет использоваться административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства». Будет продолжена работа по внедрению в практику архивных учреждений Рязанской области административного регламента по выполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области»
Руководствуясь письмом Росархива «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2011 год и их отчётности за 2010 год», рязанские архивисты будут уделять внимание безопасности архивных фондов, прежде всего, в части противопожарных мероприятий. При этом за основу будут взяты «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждённые приказом Минкультуры РФ от 01.01.01 года № 3. Следует учесть, что осуществление противопожарных мероприятий в планируемый период весьма затруднительно в связи с непростой финансовой ситуацией, которая имеет место в некоторых районах области.
В 2010 году была начата и в 2011 году будет продолжена работа по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 и разработанных в соответствии с п. 4 данного постановления Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 01.01.2001
№ 76). Основные положения Методических рекомендаций будут взяты за основу при составлении инструкций по делопроизводству в центральных исполнительных органах государственной власти Рязанской области.
Вся методическая работа с органами управления архивным делом муниципальных районов области будет строиться на основе «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», введённых в действие приказом Минкультуры . В районы будут высылаться методические письма, решения ЭПК, информации о выходе в свет каких-либо документов по делопроизводству и архивному делу, имеющих рекомендательный и нормативный характер. Практика показывает, что данный вид работы имеет большой положительный эффект.
Будет продолжена положительно зарекомендовавшая себя ранее практика представления плановой и отчётной документации в управление непосредственно исполнителями. Это даёт возможность проведения индивидуальных консультаций с каждым из работников муниципального звена. Областное совещание – семинар с работниками архивных учреждений Рязанской области не планируется. С каждым из работников будут проводиться индивидуальные собеседования, даваться консультации. При этом будет использован сборник методических материалов «Учёт архивных документов в вопросах и ответах», подготовленный Росархивом на основе «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук».
В целях реализации Федерального закона -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и закона Рязанской области -ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Рязанской области» в конце 2010 года начата и в 2011 году будет продолжена работа по размещению информации о деятельности главного архивного управления Рязанской области на официальном сайте в сети Интернет. При этом в качестве примера будет служить модернизированный сайт Росархива, размещённый на общеотраслевом веб-портале «Архивы России».
ГАУРО продолжит участие в долгосрочной целевой программе «Развитие информационного общества и формирование электронного Правительства в Рязанской области ( годы).
Представители Рязанской области примут участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в г. Казани в работе НМС архивных учреждений Центрального Федерального округа Российской Федерации.
Обеспечение сохранности и государственный учёт документов
Архивного фонда Российской Федерации
Приоритетным направлением в деятельности архивных учреждений Рязанской области в 2011 году будет обеспечение безопасности архивных фондов, находящихся на государственном и муниципальном хранении, их противопожарной и антитеррористической защищённости. Имеется в виду поддержание в рабочем состоянии инженерно-технических коммуникаций архивных зданий, обеспечение их пожарной безопасности и соблюдение охранного режима.
В основе проведения данной работы будут находиться Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, введённые в действие приказом Минкультуры Российской Федерации от 01.01.01 года № 3, устанавливающие единые требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами.
С учётом тех возможностей, которыми располагают администрации муниципальных районов области, на 2011 год запланировано провести следующие мероприятия:
Клепиковский район – проведение капитального ремонта коридора и лестничного пролёта, ведущего в помещение, занимаемое архивным отделом, с улицы (ремонт планировался на 2010 год, но из-за финансовых трудностей провести его не удалось).
Михайловский район – проведение капитального ремонта архивохранилища, оснащение его современными системами охранно-пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения.
Новодеревенский район – проведение ремонта в помещениях, в которые архивный отдел был перемещён несколько лет назад (бывшие классные комнаты в здании общеобразовательной школы), оснащение его металлическими стеллажами и средствами пожаротушения.
Милославский район - текущий ремонт архивохранилища с документами постоянного срока хранения.
Рыбновский район – решение вопроса о выделение дополнительного помещения под архивохранилище в связи с 100% загруженностью действующего в настоящее время.
Старожиловский район – решение вопроса о перемещение муниципального архива в здание администрации Старожиловского муниципального района.
В Пронском, Рязанском, Ряжском, Кораблинском районах планируется приобретение и установка дополнительных стеллажей. Продолжится оснащение органов управления архивным делом муниципальных районов множительной техникой, мебелью, средствами пожаротушения. Будет проводиться замена компьютеров на современные модели, на которых возможна установка программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия). Планируется замена приборов охранно-пожарной сигнализации (Касимовский район, г. Скопин).
В связи с 100% загруженностью архивохранилищ архивными документами в большинстве районов перед главами муниципальных районов будет вновь поставлен вопрос о необходимости выделения дополнительных помещений под архивохранилища.
Плановым порядком в архивных учреждениях области будет проводиться проверка наличия и состояния дел, находящихся на государственном и муниципальном хранении. Планируется проверить 28527 дел (в том числе 6127 дел в муниципальных архивных учреждениях) и 2400 единиц фотодокументов.
Данный вид работы будет проводиться в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН». По результатам проверки наличия будут составляться акты и листы проверки наличия. Факты не обнаружения дел при проверке наличия планируется обсудить на заседании комиссии главного архивного управления по списанию дел, необнаруженных в ходе проверки наличия в государственном учреждении Рязанской области «Государственный архив Рязанской области» и муниципальных архивах.
В ходе проверки наличия в муниципальных архивных учреждениях планируется подшить 1785 дел в новые обложки.
В соответствии с приказами Росархива по усилению безопасности архивов и архивных фондов, предотвращению случаев хищения архивных документов на 2011 планируется полистная проверка наличия и состояния дел, в составе которых имеются документы, могущие представлять интерес для коллекционеров. Запланировано проверить нумерацию с описанием особенностей дел – листов. В процессе выдачи дел из архивохранилищ будет пронумеровано листов. Сведения о нумерации листов в делах будут внесены в соответствующие описи фондов.
Сотрудники отдела обеспечения сохранности будут обеспечивать бесперебойную работу других отделов, в первую очередь отдела использования и работу читального зала. С учетом интенсивности использования документов исследователями и сотрудниками архива в 2010 году при планировании на 2011 год увеличено число планируемого времени на выдачу – подкладку дел. Планируется выдатьед. хр. иописей.
В 2011 году лабораторией обеспечения сохранности документов ГУ РО «ГАРО» будет проведен комплекс работ по улучшению физического состояния документов на бумажной и пленочной основах. Планируется реставрация 162 дела (27490 листов); консервационно-профилактическая обработка 2700 метров негативов СФ (70200 кадров) и 400 негативов.
Продолжатся работы по изготовлению цифровой печати контрольных отпечатков (400 штук) и изготовлению цифровых фотокопий для архива и исследователей (180 штук).
В 2011 году продолжатся работы по оцифровыванию документов: будут переведены в цифровую форму 180 негативов и слайдов, 450 фотодокументов и 2940 листов документов.
Так как лаборатория обеспечения сохранности документов ГУ РО «ГАРО» не оснащена необходимым оборудованием, в 2011 году не будут проводиться работы по созданию СФ документов на бумажной основе и СФ на ОЦ фотодокументы.
Продолжится выявление особо ценных фотодокументов и уникальных документов. С этой целью будет просмотрено 50 фотодокументов. В целях экономии времени выявление уникальных документов будет проводиться в процессе работы с документами в отделе использования документов и при каталогизации.
Для Региональной межведомственной комиссии по рассекречиванию предусмотрено полистно просмотреть 128 дел (7167 листов) фонда Рязанского обкома КПСС (ф. П-3) за 1981 г. Из них внести в «Сведения…» 35 дел.
В течение всего 2010 года будет осуществляться работа с учётными документами по 422 фондам (в том числе по 332 фондам в муниципальных архивных учреждениях). При этом за основу будут взяты формы учётных документов, приведённые в приказе Минкультуры РФ «Об утверждении форм учётных документов по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН».
Планируется продолжить работу по ПК «Архивный фонд» 4-я версия: будет введено 345 фондов; 462 описи. Для работы с «Архивным фондом» 4 версия.
В ходе приёма документов на муниципальное хранение планируется закартонировать 3651 дело. В ГУ РО «ГАРО» планируется перекартонировать в новые коробки 13200 единиц хранения.
Систематически во всех архивохранилищах области будут проводиться влажные уборки, обеспыливание документов ручным способом и с помощью пылесосов. Будет осуществляться контроль показаний контрольно- измерительных приборов (гигрометров) в архивохранилищах. Показания приборов будут систематически фиксироваться в контрольных книгах (тетрадях).
Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,
предприятий, организаций
Вся работа по формированию Архивного фонда Российской Федерации в Рязанской области будет, как и в прежние годы, проводиться под руководством ЭПК главного архивного управления в соответствии с принятыми ею решениями.
В связи с тем, что реорганизация центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области продолжается (главное управление лесного хозяйства преобразовано в министерство лесного хозяйства Рязанской области, министерство экономического развития и внешнеэкономических связей Рязанской области упразднено, комитет по предпринимательству и рынку Рязанской области преобразован в министерство экономического развития и торговли Рязанской области) планируется оказание методической помощи вновь созданным государственным органам в составлении внутренних нормативных документов по делопроизводству и ведомственному архиву. Планируется провести весь необходимый комплекс работ по обеспечению сохранности документов прекративших своё действие органов государственной власти (научно-техническая обработка дел, составление описей дел постоянного хранения и по личному составу, проверка наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве). Методическая помощь будет оказываться и уже существующим органам государственной власти, местного самоуправления по всем вопросам постановки делопроизводства и организации работы ведомственного архива. При этом за основу будут взяты Методические рекомендации по составлению инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, введённые в действие приказом Росархива .
Будет продолжена работа со Списками учреждений источников комплектования ГУ РО «ГАРО» и муниципальных архивных учреждений области. Планируется изучить документы, откладывающиеся в деятельности ряда организаций: Управление государственного автодорожного надзора по Рязанской области Федеральной службы надзора в сфере транспорта, Совет муниципальных образований, Рязанское региональное отделение Всероссийской политической партии «Единая Россия» и др.
В связи с тем, что в конце 2010 года во всех районах области были сформированы новые организационные структуры районных администраций, предстоит большая работа по внесению изменений в списки учреждений - источников комплектования муниципальных архивов. Планируется исключение из списков тех отделов, управлений, которые потеряли статус юридических лиц и вошли в структуру аппарата районных администраций. Речь идёт об управлениях (отделах) сельского хозяйства, образования, культуры, муниципального имущества. Работникам органов управления архивным делом муниципальных районов области предстоит провести комплекс работ по обеспечению сохранности документов прекративших свою деятельность управлений и отделов и принять их на муниципальное хранение.
В 2009 году завершилось формирование института мировых судей, входящих в единую судебную систему РФ на территории Рязанской области, все 70 участков были включены в список учреждений источников комплектования государственного и муниципального архивов Рязанской области. В 2010 году началась активная работа по внедрению в делопроизводство участков Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей. В 2011 году данная работа будет продолжена совместно с главным управления региональной безопасности Рязанской области, в чьём ведении находятся вопросы материально-технического оснащения участков мировых судей. Следует отметить, что именно совместные усилия главного архивного управления Рязанской области и Главного управления региональной безопасности Рязанской области имели ощутимые положительные результаты уже в первый год работы с участками мировых судей. А именно, во всех участках разработаны конкретные номенклатуры дел в соответствии с Типовой номенклатурой, начата экспертиза ценности судебных дел, сроки хранения которых по Перечню документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения уже истекли, документы общего делопроизводства обработаны и включены в описи дел постоянного хранения № 1. Основной формой работы с участками мировых судей будет, по – прежнему, оказание методической помощи по всем вопросам постановки делопроизводства, в том числе и по проведению экспертизы ценности уголовных, гражданских и административных дел.
В связи с продолжающимся процессом банкротства сельскохозяйственных предприятий в районах области, ЭПК главного архивного управления планирует рассматривать на своих заседаниях вопросы исключения из списков учреждений-источников комплектования обанкротившихся СПК. При этом будет осуществляться контроль за научно-технической обработкой дел силами конкурсных управляющих в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)». Внесённые в ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» изменения относительно обязательств конкурсных управляющих по передаче на хранение документов должника, несомненно, упростят решение вопросов научно-технической обработки и учёта документов постоянного и долговременного сроков хранения.
Работники архивных учреждений Рязанской области будут задействованы в работе по обеспечению сохранности документов по проведению Всероссийской переписи населения 2010 года в территориальных органах Росстата.
В 2011 году будет продолжена работа по внедрению в делопроизводства ряда муниципальных организаций примерных номенклатур дел, разработанных специалистами главного архивного управления по результатам изучения документов, отложившихся в деятельности.
В связи с тем, что в конце 2010 года во всех районах области было завершено формирование новой организационной структуры местной администрации предстоит работа по уточнению (составлению) примерной номенклатуры дел администрации сельского, городского поселения, администрации района, городского округа. Работа в этом плане предстоит значительная, так как структуры администраций в каждом районе имеют свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении примерных номенклатур для администраций всех звеньев власти местного самоуправления.
При разработке примерных номенклатур дел за основу будут взяты сроки хранения дел из нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов РФ, государственных органов субъектов РФ, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В 2011 году планируется продолжить изучение данного Перечня для последующего внедрения в делопроизводство предприятий и организаций.
Планируется согласовать с ЭПК Главного архивного управления Рязанской области 23 номенклатуры дел: Рязанской областной Думы, Министерства ТЭК и ЖКХ, Комитета по делам молодежи Рязанской области, ГУК «Рязанская областная о универсальная научная библиотека им Горького», Отдела государственной фельдъегерской службы и др.
Продолжится подписание соглашений об отношениях и сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенными на территории Рязанской области.
В течение 2010 года планируется провести 12 заседаний ЭПК, в ходе которых будут рассмотрены и утверждены описи на 18390 дел УД (в том числе на 12890 дел, представленных муниципальными архивными учреждениями) УД, 20 ед. фотодокументов, 105 ед. хр. НТД. Планируется согласование с ЭПК описей дел по личному составу в объёме 13450 единиц хранения.
В годовой план утверждения описей включено большинство учреждений – задолжников по научно - технической обработке документов и представлению описей на утверждение ЭПК главного архивного управления. Выполнение плановых показателей будет сопряжено с большими трудностями, возникшими в результате сокращения и смены работников ряде районов области в прошедшем году.
В связи с большой загруженностью справочной работой работники органов управления архивным делом муниципальных районов не имеют возможности проводить в полном объёме проверки учреждений. Всего запланировано проверить 36 учреждений. Результаты проверок будут освещаться в ходе проведения семинаров по делопроизводству, в которых будут задействованы работники органов управления архивным делом муниципальных районов области. Таких семинаров будет проведено 10.
Руководствуясь ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и теми возможностями, которыми располагают муниципальные архивы для размещения дел, составлен план приёма дел на муниципальной хранение. Всего планируется принять 9861 дело УД. Научно-техническая документация к приёму на муниципальное хранение не планируется. По всем районам (исключение составляет Новодеревенский район) к приёму будут готовиться дела, отложившиеся во вновь созданных в конце 2005 года органах местного самоуправления. Двумя условными единицами хранения, сформированными из 20 малообъёмных документов, пополнится личный фонд писателя Родина Николая Александровича в Касимовском муниципальном архиве.
ГУ РО «ГАРО» не планирует приём документов на государственное хранение из-за отсутствия стеллажей в новом здании. На государственное хранение будет принято 350 ед. хр. фотодокументов, 400 дел от держателей личных фондов. Как и прежде, продолжится пополнение дел ветеранов войн и труда, Героев Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы документами и материалами личного происхождения из семейных архивов.
В течение всего года будет организована работа по предоставлению консультационных услуг по вопросам архивного дела и делопроизводства юридическим и физическим лицам.
В соответствии с административным Регламентом ведения государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области будет проведена паспортизация ведомственных архивов.
Планируется продолжить деловое сотрудничество с учебно-деловым центром «Морозовский проект» в части прочтения лекций по делопроизводству для работников, ответственных за делопроизводство и архив в учреждениях.
Во втором полугодии ГУ РО «ГАРО» проведет совещание с заведующими ведомственными архивами.
Создание информационно-поисковых систем, научная информация и
использование документов.
В 2011 году архивным учреждениям Рязанской области предстоит провести большую работу в соответствии с Планом реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года, утверждённым решением Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации от 13 февраля 2010 года № Пр-357. В связи с этим планируется продолжить внедрение в работу архивных учреждений области ПК «Архивный фонд» (4-ая версия). Что касается муниципальных архивных учреждений, то основная трудность в проведении данной работы заключается в отсутствии необходимого программно-технического обеспечения. Тяжёлая финансовая ситуация имеет место практически во всех муниципальных районах области. Неблагоприятным фактором стало и понижение статуса органов управления архивным делом (преобразование отделов в сектора, а то вовсе ликвидация органов управления архивным делом). В некоторых районах осталось только по одному работнику (главные, ведущие специалисты) вместо архивных отделов. Дальнейшая работа по внедрению программного комплекса становится проблематичным делом. Поэтому необходимо провести организационную и разъяснительную работу с главами муниципальных районов в целях приобретения соответствующих современных компьютеров во всех органах управления архивным делом муниципальных районов области. Также планируется представить для всех районов ПК «Архивный фонд» с использованием диска CD-RV.
В ГУ РО «ГАРО» в 2011 г. планируется активизировать работу по введению программного комплекса «Архивный фонд, 4-ая версия, в компьютерную базу данных. Будет введено 345 фондов; 462 описи.
В 2011 г. планируется введение в электронный формат дел фонда № 000 «Рязанская духовная консистория». Всего будет введено 2000 ед. хр.; сделано 2000 строк (записей).
Планируется внести в книги описания и учета 350 фотодокументов и 1/200 фотодокументов на цифровых носителях.
Традиционно будет проводиться каталогизация дел и фотодокументов. Планируется завершить каталогизацию 45 ед. хр. фонда Скопинского горисполкома Р-6449; создать 400 тематических и 900 именных карточек. Всего 1300 карточек
Будет проиндексировано 1586 тематических карточек, отсистематизировано и влито в каталог 3602 карточки. Количество отсистематизированных и включенных в каталог карточек больше, чем будет составлено в 2011 году, что объясняется тем, что в эту цифру включены карточки именные и тематические, составленные в декабре 2010 года.
Основной бюджет времени будет отведён на усовершенствование систематического каталога. Планируется провести работу по 24160 карточкам: проверку систематизации карточек по разделам, уточнение содержания карточек, объединение карточек с однородной информацией по одному фонду или описи, изменение индексов, пересистематизация карточек, включение их в каталог. Планируется внесение изменений и дополнений в схему систематизации.
Будет проведена каталогизация фотодокументов в количестве 350 ед. хр. и 1/200 фотодокументов на цифровых носителях. Планируется составить 350 карточек на фотодокументы и 200 карточек – на цифровые носители. В фотокаталог будет влито 400 карточек на фотодокументы.
Запланировано провести научно-техническую обработку 234 ед. хр. фондов личного происхождения с полистной экспертизой ценности. Продолжится работа с фондодержателями по вопросам передачи дел на государственное хранение 400 ед. хр.
В 2011 году планируется исполнить 21920 (в том числе 20000 – в муниципальных архивных учреждениях) тематических запросов.
В связи с ограниченностью бюджета рабочего времени в ГУ РО «ГАРО» не будут исполняться запросы о родословных. Заявители будут приглашаться в читальный зал для самостоятельных занятий. В качестве исключения допускается исполнение 1-2 актовых записей в качестве помощи для начинающих исследователей.
Приоритетными остаются запросы, обеспечивающие реализацию законных прав граждан (оформление недвижимости, закрепление прав на захоронение на кладбище, получение наследства, подтверждение опекунства, обеспечение права на жилплощадь, внесение исправлений в документы, установление родственных связей), а также запросы органов исполнительной и законодательной власти, судов, органов ЗАГС, учреждений народного образования, культуры и т. д.
В течение года планируется исполнение 9500 (в том числе 4000 запросов – в муниципальных архивных учреждениях) социально-правового характера. Стоит непростая задача по исполнению запросов в срок, установленный «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», а также Федеральным законом от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Работа по исполнению запросов социально - правового характера будет вестись в тесном взаимодействии с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации в Рязанской области. При этом планируется использовать совместные письма Росархива и Пенсионного фонда РФ «О взаимодействии федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела и территориальных органов ПФР» от 15 апреля и 17 августа 2009 года. Несмотря на то, что совместные письма в своё время доведены до органов управления архивным делом муниципальных районов области и до территориальных отделений Пенсионного фонда РФ, разъяснительная работа по ним будет продолжена. Причина заключается в том, что в ряде районов области продолжают иметь место неправомерные требования работников территориальных отделений Пенсионного фонда РФ к документам, выдаваемым архивными учреждениями.
Использование нотариальных документов, принятых на муниципальное хранение в составе фондов администраций сельских, поселковых округов, будет проводиться в соответствии с «Методическими рекомендациям о предоставлении информации по нотариальным документам», составленным в 2007 году Рязанской областной нотариальной палатой и архивным отделом администрации Рязанской области.
В установленные законом сроки будут исполняться социально-правовые запросы, поступающие из-за рубежа.
В течение года в ГАРО планируется подготовка 5 радио (теле) передач, 7 статей: 1) Долина реки Лыбеди в планировочной структуре и застройке Рязани кон. XVIII – первой половине XIX в.; 2) Возвращение: рязанский губернский архитектор ; 3) Род Есениных: происхождение фамилии, 4) Из истории Рязанских монастырей (2 статьи); 5) в сборник 6-х Яхонтовских чтений «Мифология крестьянского восстания (на примере «огольцовщины») по документам ГАРО». Работниками муниципальных архивных учреждений будет подготовлено 5 статей для местной печати.
Будет проведена работа по подготовке 4-х изданий:
1) фотокаталога «Рязань в фотографиях XIX – первой трети XX века из собраний Рязанского историко-архитектурного музея-заповедника и Государственного архива Рязанской области)»;
2) буклета по истории здания Рязанского областного художественного музея им. ;
3) «» - совместное издание издательства «ДЕЛО», Рязанской епархии и ГУ РО «ГАРО»;
4).II и III томов областной книги «Солдаты Победы», посвященной рязанцам, вернувшимся с фронтов и госпиталей в гг.;
Для 4-го издания будут выявляться документы по истории Рязанского, Ермишинского, Захаровского, Кадомского, Касимовского, Клепиковского районов за гг. С этой целью планируется:
1) подготовить фотодокументы по истории районов в послевоенный период для иллюстрации поименных списков участников Великой Отечественной войны;
2) консультировать авторов и составителей соответствующих томов по вопросам поиска и использования архивных документов в книге;
3) написать не менее 5-и статей;
4) подготовить статьи и фотографии в электронном виде.
Предполагается подготовка и запись второй части учебного фильма об архиве и памятниках делопроизводства (совместно с Академией ФСИН).
В 2011 году планируется совместная выставка из фондов ГАРО и Рязанского историко-архитектурного музея-заповедника (май-июнь 2011).
В архиве будет проводиться практика студентов и осуществляться руководство проведением практики студентов факультета истории и международных отношений Рязанского государственного университета имени .
Кроме этого, планируется участие в конкурсе школьных краеведческих работ, работа в жюри конкурса по школьному краеведению, рецензирование работ конкурса 2011 года. Очный тур конкурса состоится в январе 2011 года. Будут проведены практические занятия с конкурсантами, прочитана лекция.
На 2011 год планируется работа в редколлегии сборника материалов VI Яхонтовских чтений, в редколлегии фотокаталога «Рязань в фотографиях XIX – первой трети XX века (из собраний Рязанского историко-архитектурного музея-заповедника и Государственного архива Рязанской области)»; работа над Рязанским томом «Свода памятников архитектуры и монументального искусства России» (редактура текстов, подбор иллюстраций по фондам ГУ РО «ГАРО».)
Планируется прочитать 8 лекций по истории делопроизводства, организации архивного хранения документов, провести экскурсии в ГАРО для слушателей курсов повышения квалификации государственных и муниципальных служащих учреждений г. Рязани и области (по договору с Рязанским институтом развития образования (РИРО) и Академией УФСИН).
Будет подготовлено 3 выступления для участия в историографической конференции, посвященной (РИАМЗ), краеведческой конференции в Рязанской областной универсальной научной библиотеке (РОУНБ) им. Горького и в клубе краеведов.
В 2011 году продолжится работа с исследователями в читальном зале ГУ РО «ГАРО». Предполагается обеспечить работу 265 исследователей, которые сделают 2950 посещений. Им будет выдано 1100 описей и 4500 дел.
В муниципальных архивах планируется принять 150 исследователей, которым будет выдано 400 дел.
Новыми поступлениями пополнится научно-справочная библиотека. Продолжится описание фонда книг НСБ ГАРО на иностранных языках, начатое в 2009 году. Продолжится внесение изменений и дополнений в электронную БД на книжный фонд. Из фондов НСБ будет выдано 2000 ед. хр.
Планируется участие в мероприятиях, включённых в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на гг.»
Планируется участие архивистов области в информационном обеспечении различных праздничных мероприятий, связанных с юбилейными датами районов, городов области. Архивисты области примут участие в мероприятиях по реализации основных положений Послания Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации.
Научно-техническая информация. Повышение квалификации. Социальное развитие коллектива.
С учётом основных положений Концепции развития государственной гражданской службы Рязанской области на гг. составлен план обучения государственных гражданских служащих управления на 2011 год по программе повышения квалификации. В него включены заместитель и ведущий специалист главного архивного управления.
Будут повышать свой образовательный уровень и работники органов управления архивным делом муниципальных районов области. В настоящее время все работники органов управления архивным делом имеют высшее профессиональное образование или заканчивают обучение в образовательных учреждениях высшего профессионального образования. Принятие закона «О муниципальной службе в Рязанской области» способствовало тому, что образовательный уровень всех работников органов управления архивным делом муниципальных районов области стал соответствовать тем квалификационным требованиям, которые в соответствии с региональным законодательством предъявляются к должностям, занимаемым архивистами.
В соответствии с федеральным и региональным законодательством о государственной гражданской службе в 2011 году будет проведена очередная аттестация специалистов управления. Аттестация работников будет осуществлена и в ГУ РО «ГАРО». Стоит задача по обучению вновь принятого по результатам конкурса ведущего специалиста управления.
Продолжит свою деятельность комиссия управления по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов на государственной гражданской службе. Планируется уточнение и внесение изменений в должностные регламенты специалистов управления в связи с перераспределением их должностных обязанностей.
Как и в прежние годы, большое значение будет иметь самостоятельное повышение квалификации работниками органов управления архивным делом муниципальных районов области и ГУ РО «ГАРО» путём изучения методических документов, новых правил и перечней. Практика показывает, что уровень развития архивного дела напрямую зависит от профессиональной грамотности и квалификации работников, занятых в этой сфере.
На 2011 год планируется создание сайта ГУ РО «ГАРО» и пополнение данных сайта главного архивного управления.
В течение года будет работать коллегия главного архивного управления и дирекция ГУРО «ГАРО», на заседаниях которых планируется рассмотреть наиболее важные вопросы архивного дела.
Продолжится реализация «Коллективного договора между администрацией архивного управления, ГУ РО «ГАРО» и профсоюзным комитетом», в который при необходимости будут вноситься изменения и дополнения в соответствии с изменениями в законодательстве о труде.
