Основные направления развития архивного дела в Рязанской области

за 2012 год

В 2012 году в Рязанской области продолжилась реализация Федерального закона - ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных и муниципальных учреждений». В соответствии с Планом мероприятий по реализации названного федерального закона, разработанного в ГАУРО на основании распоряжения Правительства Рязанской области -р, проведена следующая работа:

- разработан и утверждён Порядок составления и утверждения отчёта о результатах деятельности государственных учреждений, находящихся в ведении главного архивного управления Рязанской области (далее – главное управление), и об использовании закреплённого за ними государственного имущества (постановление главного управления );

- разработан и утверждён Порядок оценки соответствия качества фактически предоставляемых государственных услуг государственными учреждениями Рязанской области, подведомственными главному управлению, утверждённым показателям качества данных услуг (постановление главного управления ;

- разработано и утверждено Примерное положение об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Рязанской области и государственных казённых учреждений Рязанской области, подведомственных главному управлению (постановление главного управления );

- разработан и утверждён Порядок составления, утверждения и ведения бюджетной сметы государственного казённого учреждения Рязанской области, подведомственного главному управлению (постановление главного управления );

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- введена с 1 апреля 2012 года новая система оплаты труда в подведомственном главному управлению ГКУ РО «ГАРО».

В рамках осуществления ведомственного контроля за деятельностью созданного в 2011 году государственного казённого учреждения Рязанской области «Государственный архив Рязанской области»:

- разработан и утверждён начальником главного управления Перечень целевых показателей деятельности ГКУ РО «ГАРО» и критериев оценки эффективности работы его руководителя;

- создана при главном управлении Комиссия по оценке выполнения целевых показателей деятельности ГКУ РО «ГАРО» и премированию его руководителя;

-создана при главном управлении комиссия по проведению проверок подведомственного ГКУ РО «ГАРО» и составлен план проведения проверок;

- внесены изменения в ведомственный перечень государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) подведомственным главному управлению ГКУ РО «ГАРО (постановление ). В Перечень включена услуга по упорядочению документов учреждений, организаций – источников комплектования ГКУ РО «ГАРО». В рамках предоставления данной услуги при архиве создан сектор в составе 4 архивистов, в должностные обязанности которых входит обработка документов с последующим составлением описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Как показала практика работы сектора во втором полугодии отчётного года, данная услуга весьма востребована, предоставление услуги способствует выполнению задачи по своевременному упорядочению документов в организациях с последующей передачей документов на постоянное хранение в ГКУ РО «ГАРО».

Предоставление государственных услуг, включённых в ведомственный перечень услуг (работ), оказываемых (выполняемых) ГКУ РО «ГАРО» в качестве основных видов деятельности, находилось под постоянным контролем главного управления. Особое внимание уделялось:

- новой системе оплаты труда, введённой в архиве с 1 апреля 2012 года, а именно: как учитывались объём и качество выполненных работ при начислении заработной платы каждому сотруднику архива;

- качеству и объёму выполнения государственного задания, разработанного и утверждённого в 2011 году.

Свою деятельность комиссии главного управления по ведомственному контролю осуществляли в соответствии с Законом Рязанской области от 13 октября 2010 года «О ведомственном контроле за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права», постановлением Правительства Рязанской области от 4 октября 2012 года № 000 «Об утверждении порядка осуществления контроля за деятельностью государственных автономных учреждений Рязанской области, государственных бюджетных учреждений Рязанской области, государственных казённых учреждений Рязанской области».

В отчётном периоде главное управление проводило активную работу по предоставлению следующих государственных услуг, перечень которых утверждён постановлением главного управления :

- «Организация исполнения запросов юридических лиц, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод»;

- «Экспертиза описей дел и нормативных документов, регламентирующих деятельность архивных делопроизводственных служб организаций»;

- «Оказание организационно-методической поддержки и информационное обеспечение управления деятельностью архивных учреждений региона»;

- «Обеспечение и реализация инновационных проектов в сфере архивного дела в рамках организации исполнения услуг».

Реализация административных регламентов в отчётном году дало возможность оптимально организовать работу сотрудников главного управления по важнейшим, наиболее востребованным направлениям работы.

В соответствии с изменениями и дополнениями от 01.01.2001 к Федеральному закону от 27 июля 2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в регламенты главного управления внесены дополнения и изменения по порядку досудебного обжалования заявителем решений и действий (бездействия) государственного органа, а также его должностных лиц. Регламенты главного управления с изменениями и дополнениями размещены на официальном сайте главного управления, введённом в эксплуатацию в сети Интернет по электронному адресу http:// gauro. *****. В соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и закона Рязанской области от 3 ноября 2009 года № 000- ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Рязанской области» официальный сайт главного управления периодически пополнялся документами информативного и методического характера по важнейшим направлениям его деятельности.

Пополнение сайта главного управления проводилось в соответствии со следующими нормативными документами, разработанными и введёнными в действие в 2011 году:

- «Положением об официальном сайте главного архивного управления Рязанской области в сети Интернет»;

- «Регламентом ведения официального сайта главного архивного управления Рязанской области в сети Интернет».

В рамках реализации ДЦП «Развитие информационного общества и развитие электронного правительства в Рязанской области ( гг.) в подведомственном главному управлению ГКУ РО «ГАРО» проведена работа по созданию официального сайта архива, а именно: разработаны концепция сайта и дизайн страниц с использованием изображений и элементов оформления особо ценных и редких документов ГКУ РО «ГАРО», книжных памятников научно-справочной библиотеки архива, фотодокументов, информационное наполнение сайта, а также возможности дистанционной работы с документами архива. Сайт введён в эксплуатацию и размещён в сети Интернет по адресу: http://*****/.

В рамках предоставления государственной услуги «Оказание организационно-методической поддержки и организационное обеспечение деятельности архивных учреждений региона» работникам органов управления архивным делом муниципальных районов области оказывалась методическая помощь путём направления в районы решений ЭПК, информаций о выходе в свет документов по архивному делу и делопроизводству. В апреле 2012 года на базе созданного годом раньше методического кабинета, оборудованного в соответствии с современными требованиями, проведён семинар с работниками органов управления архивным делом муниципальных районов области.

В повестку дня семинара вошли следующие вопросы:

- о перспективах развития архивного дела в Рязанской области в 2012 году и последующих гг.;

- о предоставлении главным управлением государственных услуг;

- о внедрении в деятельность архивных учреждений региона программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия);

- об информатизации архивного дела в регионе.

Участники семинара обменялись мнениями, поделились опытом по различным направлениям деятельности органов управления архивным делом муниципальных районов области. Общую заинтересованность вызвало сообщение о предоставлении государственных услуг в соответствии с административными регламентами. Были даны разъяснения по составлению административных регламентов предоставления муниципальных услуг, в составлении которых архивисты принимали непосредственное участие.

Итоги проведения семинара обсуждались на одном из заседаний общественного совета, созданного в апреле 2012 года при главном управлении в соответствии с постановлением Правительства Рязанской области от 1 февраля 2012 года № 15 «О создании общественных советов».

В состав общественного совета наряду с архивистами вошли представители рязанской общественности, преподаватели высших учебных заведений, депутаты Рязанского областного Совета депутатов и Рязанского городского совета депутатов. Работа совета осуществлялась в соответствии с годовым планом работы, утверждённым на первом заседании в апреле 2012 года.

Всего в 2012 году состоялось 6 заседаний, в ходе которых обсуждались

наиболее важные направления деятельности главного управления в целях развития архивного дела в регионе. На заседании совета, состоявшемся в сентябре 2012 года, заслушивался вопрос о ходе выполнения мероприятий, включённых в ДЦП «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства Рязанской области ( гг.). В соответствии с программными мероприятиями:

- переведены в электронный вид архивные описи в ГКУ РО «ГАРО» по фонду № 4 «Рязанское губернское правление» в объёме 2000 заголовков;

- 3 специалиста главного управления обучились использованию информационно-коммуникационными технологиями на базе ВНИИДАД и образовательного центра «ЭЛАР».

В повестку дня одного из заседаний совета вошёл вопрос об участии главного управлении в областном конкурсе «Лучшее муниципальное образование Рязанской области 2012 года». Впервые за практику проведения подобных конкурсов в критерии для определения победителей включены вопросы состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в администрациях сельских, городских поселений. По рекомендации главного управления учреждены премии в размере 200000 рублей победителям конкурса по номинации «Лучшее муниципальное образование по ведению делопроизводства». Начальник главного управления принял участие в работе комиссии по проведению и подведению итогов конкурса. В помощь участника конкурса подготовлен сборник методических материалов, выданный на руки работникам администраций сельских, городских поселений, принявших участие в конкурсе.

Большое значение в своей деятельности главное управление уделяло обеспечению сохранности архивных документов, находящихся на муниципальном и ведомственном хранении. Вопросы эти решались в условиях установления конструктивных деловых контактов с руководителями муниципальных районов.

В отчётный период состоялись выезды в большинство районов региона, в ходе которых начальник главного управления и специалист, курирующий район, встречались с руководителями районов, обсуждал вопросы хранения архивных фондов и повышения статуса органов управления архивным делом на местах. Результаты выездов следующие:

- введены дополнительные штатные единицы в Рязанском районном архивном отделе и Скопинском отделе районной администрации по социальным вопросам, охране труда, социальному партнёрству и архивному делу;

- повышены в должности до ведущих специалистов работники Сапожковского межведомственного архива документов по личному составу, Старожиловского муниципального архива; Рыбновского районного архивного отдела (ранее были специалисты 1 категории);

В отчётный период архивную политику на местах проводили:

- 7 отделов в Касимовском, Кораблинском, Михайловском, Ряжском, Рыбновском, Рязанском, Шиловском районах;

- 8 секторов в Ермишинском, Захаровском, Кадомском, Клепиковском, Милославском, Пронском, Сапожковском, Спасском районах;

- Скопинский и Шацкий отделы районных администраций по социальным вопросам, охране труда, социальному партнёрству и архивному делу.

В оставшихся 8 районах: Новодеревенском, Пителинском, Путятинском, Сараевском, Сасовском, Старожиловском, Ухоловском, Чучковском полномочия органов управления архивным делом выполняли специалисты районных администраций.

Продолжена практика представления плановой и отчётной документации из районов области непосредственно исполнителями при посещении главного управления. Итогом такой практики стало значительное улучшение качества планов и отчётов, представляемых из районов области.

В соответствии с письмом Росархива от 01.01.01 года № 4/1655-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2013 год и их отчётности за 2012 год» составлено и направлено в районы области методическое письмо о планировании работы на 2013 год и отчётности за 2012 год. Проведён анализ представленных из районов планов на 2013 год и отчётов за 2012 год, по результатам анализа составлены: сводные отчёт и план развития архивного дела в регионе.

Специалисты главного управления приняли участие в работе заседания Научно-методического совета архивных учреждений ЦФО в г. Москва.

Обеспечение сохранности и государственный учёт документов

Архивного фонда Российской Федерации

В 2012 году в районах области проведены следующие мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов, находящихся на муниципальном хранении:

- выделены дополнительные помещения под архивохранилища площадью 12 и 8 м. кв. в Скопинском районе, архивохранилища оборудованы противопожарной сигнализацией, в одном из выделенных помещений установлен металлический шкаф для хранения описей;

– установлена пожарная сигнализация, приобретены новые огнетушители в Кораблинском районе;

- приобретены и установлены металлические стеллажи в Рыбновском, Пронском районах;

- выделен дополнительный рабочий кабинет для сотрудников Рязанского районного архивного отдела; в кабинете установлены металлические шкафы с распашными дверьми, два стола;

- заменены деревянные рамы на пластиковые в рабочих кабинетах Милославского и Спасского секторов архивов;

- приобретено 835 архивных коробок в органах управления архивным делом Кораблинского, Клепиковского, Рязанского, Рыбновского районов.

- приобретена новые компьютеры для органов управления архивным делом в Захаровском, Клепиковском, Рязанском районах;

- приобретён новый ксерокс для Кораблинского районного архивного отдела;

- проведена замена электропроводки в рабочем кабинете архивистов в Шацком районе;

- приобретена новая множительная техника для Кораблинского районного архивного отдела;

- проведена замена порошковых огнетушителей в архивохранилищах Касимовского районного архивного отдела;

В ГКУ РО «ГАРО»:

- приобретено и установлено 294 металлических стеллажа (Московское шоссе) общей протяжённостью 1634,6 пог. м;

- проведена замена внутренней системы электроснабжения и освещения в архивохранилищах, расположенных в здании архива по адресу ул. Лермонтова, д. 9а;

- оборудованы специальными коробками (в отдельных случаях конвертами) с запасными ключами все запасные выходы в здании архива по адресу ул. Лермонтова, д. 9а;

- проводился ремонт помещений архива с заменой оконных блоков, утеплением дверей и стен;

- проведён ремонт отопительной системы, системы кондиционирования и вентиляции в обоих зданиях;

- приобретена мебель, широкоформатный сканер, офисные кондиционеры, резаки для бумаги, насосы кондиционирования, компрессоры, весы для взвешивания огнетушителей.

Раздел 5 статистической формы № 1 по строке 501, графам1-4 не заполнен по причине того, что системы пожарной и охранной сигнализации находятся в эксплуатации более 10 лет. Это показали результаты проверки, проведённой в архиве в конце 2012 года производству».

В плановом порядке проводилась проверка наличия и состояния дел, находящихся на государственном и муниципальном хранении. Всего за год проверено 43524 дел (в том числе 2950 дел в муниципальных архивах).

При годовом плане 2400 ед. хр. проверено наличие 22754 ед. хр. фотодокументов в ГКУ РО «ГАРО». Значительное перевыполнение годового плана объясняется перемещением в 2011 году фотодокументов в здание архива, расположенное на Московском шоссе. После перемещения фотодокументы необходимо было проверить. В ходе проверки наличия в ГКУ РО «ГАРО» оформлено 486 актов:

- проверки наличия;

- об обнаружении дел;

- о технических ошибках;

- о неправильном фондировании.

В ходе проверки наличия, проверки правильности подкладки дел проводился розыск дел, не обнаруженных до 2012 года. По результатам розыска составлены справки. Одновременно с проверкой наличия, при необходимости, проводились следующие виды работы:

- зашифрованы (или перешифрованны) 28628 ед. хр.;

- написаны заголовки (внесены изменения) 558 ед. хр.;

- закартонированы 74 ед. хр. (личные фонды и коллекции);

- перекартонированы 35130 ед. хр. ;

- сформировано 499 связок, подлежащих хранению;

- написано и наклеено 9963 ярлыка;

- проверена правильность подкладки на места хранения 24849 ед. хр. и описей.

По результатам проверки наличия, в соответствии с действующими «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН РФ» составлялись акты и листы проверки наличия.

В ходе проверки наличия и приёма дел на муниципальное хранение от ликвидированных предприятий подшито 2954 дела.

В 2012 году проведена следующая работа по освоению нового здания ГКУ РО «ГАРО» на Московском шоссе, 6, а именно:

- перемещены архивные фонды на общее количество дел (управленческая документация) 28468 ед. хр.;

- при перемещении составлено 1098 карточек пофондового и 63 карточки постеллажного указателей.

Несмотря на сложные финансовые условия, сложившиеся в последние годы во всех муниципальных районах области, выделялись финансовые средства для приобретения архивных коробок. Особенно успешно проблема картонирования решается в тех районах, в которых на районном уровне принято решение о приёме дел на муниципальное хранение только в коробках (Клепиковский, Пителинский, Ряжский, Пронский). Всего за год закартонировано 5806 дел. Наибольшее количество дел (1499) помещено в коробки в Пронском районе.

В отчетном году лаборатория обеспечения сохранности архивных документов ГКУ РО «ГАРО» выполнила следующие виды работ по улучшению физического состояния документов:

- отреставрировано 184 ед. хр. с количеством листов 41065, в том числе: по I категории отреставрировано 6447 листов (документы ОДФ, планы, схемы); по II категории - 34588 листов;

- переплетено и подшито 246 нестандартных по формату дел и сброшюровано 47945 листов, в том числе 20 дел большого формата;

- переплетено и подшито 307 описей и дел без реставрации, сброшюровано 56018 листов;

- изготовлено 397 обложек и 4 нестандартных папки для архивных дел;

- проведена консервативно – профилактическая обработка страхового фонда: 15 рулонов (97288 кадров) микрофильмов, 420 фотодокументов.

В 2012 году продолжена работа по оцифровке документов, фотодокументов, планов, схем и их обработка. Было переведено в электронную форму 93 негативов, 953 позитива, 9039 документов (лист), в том числе 40 ед. хр. оцифровано полностью.

Изготовлены цифровые фотокопии для нужд архива и исследователей: 452 позитива и 432 контрольных отпечатка. Таким образом, все исследователи, нуждающиеся в получении заверенных архивных копий, имели возможность их получения через лабораторию обеспечения сохранности архивных документов ГКУ РО «ГАРО».

Работы по созданию страхового фонда документов на бумажной основе и страхового фонда на особо ценные документы не проводились по причине отсутствия необходимого оборудования в лаборатории обеспечения сохранности.

В 2012 году продолжена работа с уникальными грамотами фонда № 000, а именно: просмотрено 110 ед. хр. на предмет выявления особенностей, а также частичного и полного угасания текста, поражения плесенью, грибком, жучком. В основе данной работы - «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации», подготовленные ВНИИДАД в 2006 году. Выявлено и учтено 51 ед. хр. ОЦ фотодокументов.

Силами сотрудников отдела ГКУ РО «ГАРО» по работе с документами партийных и молодёжных организаций полистно просмотрено 111 дел (9965 листов) из фонда Рязанского обкома КПСС за 1982 год для дальнейшей работы по снятию грифа секретности.

В течение года продолжалась работа по учету документов и фондов, находящихся на муниципальном и государственном хранении. Внесены изменения по 469 фондам (в том числе по 265 фондам в муниципальных архивах). В соответствии с административным регламентом главного управления по выполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области» внесены изменения в фондовые каталоги, отражающие состав документов по ГКУ РО «ГАРО» и муниципальным архивам. Каталог пополнен фондовыми карточками на вновь поступившие на муниципальное хранение фонды. Составлены сводные паспорта о количестве дел, находящихся на муниципальном и государственном хранении по состоянию на 1 января 2013 года.

Со стороны главного хранителя фондов ГКУ РО «ГАРО» проводился контроль работы архивохранилищ и состояние пожарной безопасности в них. Проверялись на предмет соответствия действующим нормативным требованиям по пожарной безопасности, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов все архивохранилища, а также подсобные помещения, оборудованные для хранения документов, рабочие кабинеты.

Продолжена работа по методическому обеспечению отдельных видов работы в целях сохранности архивных документов в ГКУ РО «ГАРО» путём составления «Правил опечатывания помещений и архивохранилищ в ГКУ РО «ГАРО», «Памятки о порядке доступа в архивохранилища ГКУ РО «ГАРО». Методические пособия прошли обсуждение и утверждение на одном из заседаний экспертной методической комиссии государственного архива.

Во всех архивохранилищах области в течение прошедшего года проводились мероприятия по поддержанию санитарно-гигиенического состояния архивохранилищ: уборки помещений, обеспыливание документов ручным способом и с помощью пылесоса.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

предприятий, организаций

Вся работа по формированию Архивного фонда Российской Федерации в 2012 году проходила в регионе под руководством ЭПК и в соответствии с принятыми ею решениями, а также в рамках государственного задания, утверждённого постановлением главного управления для ГКУ РО «ГАРО» на 2011 год и плановый период гг.

В 2012 году ЭПК главного управления Рязанской области вела активную работу по уточнению списков учреждений-источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов Рязанской области. Всего за прошедший год по спискам произошли следующие изменения:

- включено 4 организации, в том числе: контрольно-счётная палата Рязанской области, УФСИН по Рязанской области, управление автодорожного надзора по Рязанской области Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, государственное бюджетное учреждение Рязанской области «Областной клинический перинатальный центр»;

- исключено 26 учреждений, в том числе по ГКУ РО «ГАРО» - 4, по муниципальному звену– 22.

По ГКУ РО «ГАРО» исключены в связи с прекращением деятельности:

- управление здравоохранения администрации г. Рязани;

- ;

- госинспекция по охране и воспроизводству рыбных запасов и регулированию рыболовства по Рязанской области;

- специализированное муниципальное учреждение «Фонд муниципального имущества г. Рязани».

По муниципальному звену из списков учреждений-источников комплектования были исключены в связи с прекращением деятельности:

- 15 сельскохозяйственных производственных кооперативов (СПК) Милославского, Кораблинского, Ермишинского, Спасского Шиловского, Скопинского районов;

- 3 управления сельского хозяйства и продовольствия Клепиковского, Старожиловского, Пителинского районов;

- отдел культуры Пителинского муниципального района;

- Касимовский городской суд;

- Касимовская сетевязальная фабрика;

- Старожиловское и Ермишинское БТИ.

ИТОГО: на 1 января 2012 года в сводном списке учреждений-источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов Рязанской области значится 1057 учреждений и предприятий, из которых в ГКУ РО «ГАРО» - 244 организация, по муниципальному звену – 813.

В соответствии с годовым планом работы и административным регламентом по предоставлению государственной услуги «Экспертиза описей дел и нормативных документов, регламентирующих деятельность архивных, делопроизводственных служб организаций» в ходе 11 заседаний ЭПК главного управления:

- утверждены описи на 24186 дел постоянного срока хранения УД, из них 16020 по муниципальному звену;

- утверждены описи НТД на 300 дел из них 76 - по муниципальному звену;

- утверждены описи на 440 фотодокументы, из них 20 по муниципальному звену;1 опись по ГКУ РО «ГАРО» на 215 ед учёта цифровых фотодокументов;

- утверждена опись на 6 дел личного происхождения по Касимовскому муниципальному району;

- утверждены переработанные в Клепиковском и Пронском органах управления архивным делом описи на 745 дел;

- утверждён акт о выделении к уничтожению 11 дел по ф. 322 Клепиковская районная прокуратура;

- согласованы описи по личному составу на 30073 дела, в том числе 16695 по муниципальному звену;

- согласовано 45 номенклатур учреждений, организаций - источников комплектования ГКУ РО «ГАРО»;

- согласованы 17 положений об ЭК учреждений, организаций – источников комплектования ГКУ РО «ГАРО»;

- согласованы 15 положений об архиве учреждений, организаций – источников комплектования ГКУ РО «ГАРО»;

- согласована инструкция по делопроизводству Университета им. ;

- согласован Перечень документов Управления федерального казначейства по Рязанской области, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов;

- согласован Порядок хранения и передачи документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Рязанской области в 2012 году;

- согласован Порядок уничтожения документов, связанных с проведением выборов Губернатора Рязанской области в 2012 году.

В ходе заседаний ЭПК обсуждались также следующие вопросы:

- о комплектовании фотодокументами ГКУ РО «ГАРО»;

- об обработке дел в центральных исполнительных органах государственной власти, реорганизованных в конце 2012 года в соответствии с постановлением Правительства Рязанской области от 2 ноября 2012 года № 000 «Об организации центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области»;

- о сроках хранения договоров о передаче имущества в безвозмездное пользование и передачи зданий, помещений в аренду (субаренду);

- о структуре проекта перечня документов, образующихся в деятельности Высшего Арбитражного суда РФ и арбитражных судов, с указанием сроков хранения.

На одном из заседаний ЭПК обсуждалось внедрение в практику работы «Методических рекомендаций по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», проект которого вышел в 2011 году.

Продолжено оказание методической помощи по составлению номенклатур дел и других внутренних нормативных документов по делопроизводству и архивному делу в организациях-источниках комплектования. Учитывая, что от качества составления названных документов во многом зависит постановка текущего и законченного делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов, председатель и члены ЭПК самым внимательным образом анализировали проекты номенклатур дел, положений об ЭК, ведомственных архивах, высказывали свои предложения и замечания.

Значительная работа специалистами главного управления проведена в отчётный период по составлению конкретных номенклатур дел на участках мировых судей региона. Конкретные номенклатуры составлялись в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (2010 год). Давались многочисленные устные и письменные консультации судебным работникам, рассматривались проекты номенклатур и описей дел. В прошедшем году продолжена научно-техническая обработка дел общего судебного делопроизводства и представление описей на рассмотрение ЭПК главного управления.

Главное управление тесно взаимодействовало с Министерством региональной безопасности и контроля Рязанской области, в чьём ведении находятся вопросы материально-технического обеспечения участков мировых судей, и с управлением Судебного департамента в Рязанской области, которое решает вопросы методического обеспечения федеральных судов общей юрисдикции. Работа велась в соответствии с совместными решениями ЭПК главного управления и ЭК управления Судебного департамента в Рязанской области, принятыми в гг.

Активно велась работа по уточнению номенклатур дел межрайонных инспекций ФНС России в связи с выходом в свет нового ведомственного Перечня ФНС России, утверждённого приказом от 01.01.2001 № ММБ-7-10/88 @.

В рамках предоставления государственной услуги «Оказание организационно-методической поддержки и информационное обеспечение управления деятельностью архивных учреждений региона» оказывалась методическая помощь в составлении конкретных номенклатур дел администраций муниципальных районов, городских округов. В номенклатуры районных администраций включались документы тех организаций, которые потеряли свою юридическую самостоятельность и вошли в структуру аппарата районных администраций. Речь идёт об управлениях сельского хозяйства и продовольствия, образования и молодёжной политики, культуры и спорта. Начиная с 2011 года их деятельность будет прослеживаться по документам фондов районных администраций.

В течение всего года архивистами области оказывалась методическая помощь работникам предприятий, организаций органов государственной власти и местного самоуправления во всем вопросам постановки делопроизводства, обеспечению сохранности документов:

- продолжено разъяснение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методических рекомендаций по составлению инструкций по делопроизводству, разработанных Росархивом в соответствии с п. 4 постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

- продолжено разъяснение статей «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», введённого в действие приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 000;

- продолжено внедрение в практику работы «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Минкультуры РФ от 01.01.01 года № 000.

Системно осуществлялась работа по упорядочению документов в органах местного самоуправления: администрациях сельских и городских поселений, администрациях муниципальных районов. В настоящее время значительное большинство органов местного самоуправления, включая представительные органы (районные Совета депутатов, районные Думы), обработали свои документы по гг. и утвердили описи на ЭПК главного управления. Со стороны главного управления и органов управления архивным делом муниципальных районов области оказывалась активная методическая помощь специалистам администраций по вопросам научно-технической обработки документов и их учёту. Большое значение в вопросах обучения работников органов местного самоуправления правильному ведению делопроизводства имело участие специалистов главного управления в выполнении областной программы профессиональной переподготовки и повышении квалификации кадров на базе Рязанского областного института развития образования.

Немаловажную положительную роль в улучшении состояния делопроизводства в органах местного самоуправления региона имело участие ряда муниципальных образований в областном конкурсе «Лучшее муниципальное образование Рязанской области 2012 года», в критерии определения победителей которого были включены вопросы делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов.

Работником отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ РО «ГАРО» прочитана лекция на тему «Основные требования к формированию дел в текущем делопроизводстве и подготовка дел к передаче на государственное хранение в случае ликвидации организации» (на базе негосударственного учреждения дополнительного образования Рязанский учебно-деловой центр «Морозовский проект»).

В октябре и ноябре отчётного года специалисты отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства приняли участие в выездных тематических занятиях со специалистами участков мировых судей г. Рязани, повышающих квалификацию в Рязанском областном институте развития образования.

5 октября 2012 года в ГКУ РО «ГАРО» состоялся семинар с заведующими ведомственными архивами организаций-источников комплектования ГКУ РО «ГАРО». Слушатели семинара были ознакомлены с действующими в настоящее время нормативными документами по ведению делопроизводства, обеспечению сохранности архивных документов.

В ходе семинара даны консультации по составлению номенклатур дел и описей, использованию архивных документов, составлению архивных справок, архивных копий.

Продолжено заключение соглашений о сотрудничестве между ГАУРО, ГКУ РО «ГАРО» и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, организациями федерального подчинения. В течение года подписаны соглашения с:

- управлением ФСИН по Рязанской области;

- ГУ – Рязанское отделение Фонда социального страхования РФ;

- ФГБУ «Управление Рязаньмелиоводхоз»;

- управлением Федерального автодорожного надзора по Рязанской области федеральной службы по надзору в сфере транспорта;

- филиалом федерального казённого предприятия «Российская государственная компания «Рязанский государственный цирк».

Продолжена положительно зарекомендовавшая себя практика участия специалистов главного управления и ГКУ РО «ГАРО» в работе ЭК учреждений, организаций – источников комплектования (управление муниципального имущества г. Рязани, Рязанский государственный педагогический университет им. , главное управление ЦБ по Рязанской области, министерство финансов Рязанской области, участки мировых судей г. Рязани).

По состоянию на 1 января 2013 года из 813 учреждений-источников комплектования органов управления архивным делом муниципальных образований области 650 обработали и учли по описям по 20гг. включительно документы постоянного срока хранения, что составляет 80 % (в 2011 году - 80%). Документы по личному составу упорядочены по 2010 год в 600 учреждениях из 752, что составляет 79,8% (на 1 января 2,1%). Несмотря на многочисленные трудности, имеющие место в организации работы с учреждениями в районах области, совместными усилиями работников муниципального звена и главного управления удаётся поддерживать достигнутый ранее уровень работы и процент обработки.

К сожалению, пока не удаётся переломить ситуацию в лучшую сторону в тех районах, в которых полномочия органов управления архивным делом выполняет всего 1 человек. Работа с учреждениями находится на низком уровне в Новодеревенском, Сараевском, Ухоловском районах вследствие загруженности архивистов справочной работой

По – прежнему, низким остаётся процент упорядочения документов в организациях, включенных в список учреждений источников комплектования ГКУ РО «ГАРО». Только 96 организаций, стоящих на учете, упорядочили документы постоянного срока хранения по 2009 год включительно, что составило 40,9%. Низкий процент упорядочения документов в организациях-источниках комплектования ГКУ РО «ГАРО» объясняется отсутствием в штате организаций работников, отвечающих за делопроизводство и архив, а также недостаточным вниманием со стороны руководителей к вопросам делопроизводства и архивного дела.

В отчетный период на государственное и муниципальное хранение принято:

- 14651 дело УД постоянного срока хранения (в том числе: 6225 – по ГКУ РО «ГАРО», 8426 - на муниципальном уровне);

- 15737 дел по личному составу от ликвидированных предприятий, организаций, расположенных на территории г. Рязани;

- 30 ед. хр. НТД (по муниципальным архивам);

- 1858 дел от держателей личных фондов (в том числе в Касимовский районный архивный отдел принято 6 дел, сформированных из документов личного происхождения местного писателя ),

- 440 ед. хр. фотодокументов, в том числе 1/215 на электронных носителях (ГКУ РО «ГАРО»).

В соответствии с административным регламентом главного архивного управления по исполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области» по состоянию на 1 декабря 2012 года проведена паспортизация ведомственных архивов организаций - источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов области. По результатам паспортизации составлены «Сведения о состоянии хранения документов в учреждениях – источниках комплектования ГКУ РО и органов управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области по состоянию на 1 декабря 2012 года».

Создание информационно-поисковых систем,

научная информация и использование документов

Руководствуясь решением коллегии Росархива от 01.01.01 года «О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия)», специалистами главного архивного управления в течение всего прошедшего года проводилась организационная и разъяснительная работа с главами муниципальных районов в целях приобретения для органов управления архивным делом соответствующей компьютерной техники. Результаты проведённой работы следующие:

- на 1 января 2013 года компьютеры с необходимыми для установки программы техническими параметрами с выходом в Интернет имеются в 17 районах области, 9 из них оснащены ПК «Архивный фонд» (версия 4.1.), внедрили - 5;

- в 16 районных администрациях имеются штатные должности специалистов программистов (системных администраторов);

- общее количество персональных компьютеров на муниципальном уровне – 36;

- количество серверов – 4;

- работники органов управления архивным делом муниципальных районов области получили подробный инструктаж по установке программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия) и внесению в него необходимых данных.

Органы управления архивным делом муниципальных районов области не готовы к приёму электронных документов на постоянное хранение.

В главном управлении на 7 сотрудников, состоящих в штате, имеется 11 персональных компьютеров, объединённых в сервер. Все 11 компьютеров имеют выход в Интернет, но отсутствует должность системного администратора. Имеется следующее программное обеспечение: Windows 7, 1-с (бухгалтерия), Акробат - Ридер, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (Дело 12.0), ПК «Фондовый каталог» (версия 4.3).

В ГКУ РО «ГАРО» имеются:

- 92 персональных компьютера, из которых в локальную сеть объединены 89 компьютеров, имеют доступ в Интернет 54 компьютера;

- 1 сервер;

- программное обеспечение: ПК «Учёт обращений граждан», 1-с (бухгалтерия), «Фотошоп», Акробат-Ридер, ПК «Архивный фонд» (версии 4.1 и 4.3);

- в штате имеется должность специалиста программиста (введена в декабре 2012 года).

ГКУ РО «ГАРО» готов к приёму электронных документов на постоянное хранение.

В ГКУ РО «ГАРО» продолжена работа по ПК «Архивный фонд» 4-я версия. Планировалось ввести информацию по 350 фондам в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ». В проведении данной работы архивисты встретились с большими трудностями, причина которых: искажение информации в процессе установки ПК «Архивный фонд» (версия 4.3.) и конвертации. При конвертации версий произошёл технический сбой, в результате по ряду фондов информация была устранена, а по некоторым удвоена. Количество фондов, по которым произошло удвоение информации, составило 1753. Вручную велась работа по удалению дублетных карточек, удалена информация по 1000 фондам. В процессе освоения новой версии введена информация по 167 фондам. В ходе работы происходила потеря вновь и ранее введённой информации. Поэтому было принято решение о приостановлении ввода информации до проведения анализа конвертирования.

В рамках работы с ПК «Архивный фонд» уточнялась история переименования 18 фондов с внесением изменений в карточки фондов. Продолжалась работа по вводу информации на описи: введено 3955 описей и заполнены недостающие элементы карточки «ФОНД»: закладки «Дополнительная информация» разделов:

- переименования фонда;

- незадокументированные периоды;

- фондовые включения.

Было сделано 1264 записи.

Продолжена работа по ведению автоматизированного НСА и вводу информации в БД. Введена информация на 1884 листах. В электронный формат введены описи следующих фондов:

- Р-916 - Государственный архив Рязанской области;

- Р-3221 – Рязанское губернское архивное бюро;

- Р-3222- Рязанское районное отделение Московского областного архивного управления;

- Р-3226 - Рязанское окружное архивное бюро;

- Р-3251 – Рязанский облисполком.

В базу данных «Сводный указатель приходов» введена информация по метрическим книгам Скопинского уезда (опись 253 полностью), частично введена информация по Елатомскому, Пронскому, Ряжскому уездам за гг. Просмотрено 190 дел и заполнено 3200 строк (ячеек электронной таблицы).

Продолжена работа по усовершенствованию БД «Фонды советского периода» (уточнено 730 наименований) и ведение электронной картотеки «Отвод земли гражданам» по документам Рязанского горисполкома за гг. Просмотрено 45 дел, введено в электронный каталог 1150 строк. В эту цифру (700 строк) вошёл ввод информации во вновь созданную базу данных «Раскулаченные» по фонду Ермишинского райисполкома.

Вне годового плана для оперативного внесения выявленных исторических сведений в отделе публикации и использования документов создан рабочий файл (электронная «коллекция» сведений) «Попутно выявленное». Пополнялись рабочие файлы «Резервные копии» (сервер-НСА), «Учёт печатных изданий и другие особенности в фондах», «Учёт формы пользования». Файл «Описи. Метрические книги» (сервер – НСА) пополнен сведениями о метрических книгах Зарайского и Егорьевского уездов, хранящихся в ЦИАМе, ЦГАМО и архивном отделе администрации г. Коломна Московской области.

В целях оперативного использования документов генеалогического характера начато составление внутренних указателей к метрическим книгам Данковского и Егорьевского уездов (ф.627 оп. 243 и оп. 1641-1). Внеплановой работой стало составление внутренних описей в делах по личному составу предприятий и организаций.

В соответствии с программными мероприятиями ДЦП «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства в Рязанской области ( гг.)» переведены в электронный вид архивные описи по фонду 4 «Рязанское губернское правление» в объёме 2000 заголовков дел. Данная работа проведена рабочей группой из преподавателей и студентов Рязанского государственного университета им. на основании договора, заключённого между главным управлением и университетом. Качество выполняемой работы постоянно контролировалось сотрудниками главного управления и ГКУ РО «ГАРО».

В отчётный период проводилось описание документов по фондам губернского земельного отдела, уездных земельных отделов и губернской межевой конторы в количестве 124 ед. хр. Описаны фотодокументы, впоследствии поступившие на государственное хранение, в количестве 419 ед. хр. и 1 диск на 215 ед. хр. фотодокументов.

Описаны и поставлены на учёт 239 ед. хр. по фондам личного происхождения.

Переработка фондов в 2012 году проведена в:

- Клепиковском и Пронском районах, отчётная цифра -745 дел, 2 фонда;

- ГКУ РО «ГАРО» - переработка проходила одновременно с работой по созданию БД - опись по фондам: № 000- Рязанская духовная консистория; по малообъёмным фондам № 000- Мировой посредник 2-го участка Сапожковского уезда, № 000 –Зарайский уездный суд, № 000 – Елатомская уездная землеустроительная комиссия. Всего переработано и ведено в электронный формат 1222 дела.

В ГКУ РО «ГАРО» в отчетном году проводилась каталогизация 77 ед. хр. по фондам: Р-6449 Скопинский РИК; Р-6644 Рыбновский поссовет; создано 1612 карточек.

Продолжена работа с систематическим каталогом: составлено, просистематизировано и влито в каталог 183 карточки.

Продолжена работа по каталогизации: закаталогизированы документы Ряжского горисполкома, частично Спасского горисполкома, Ермишинского райисполкома. Составлены 3143 карточки, из которых: 636 тематических, 2507 именные, объединена информация по 239 карточкам, оставшиеся 2904 карточки проиндексированы, отсистематизированы и влиты в каталоги и картотеки. Составлены карточки для фотокаталога на 419 ед. хр.

Основным направлением использования архивных документов в государственном и муниципальных архивах Рязанской области в 2012 году было исполнение запросов граждан и учреждений социального характера:

- в ГКУ РО «ГАРО» исполнено 9233 запроса социально-правового характера, из которых 7580 – с положительным результатом, в месячный срок – 8251;

- в муниципальных архивах исполнено 2693 запроса социально-правового характера, из которых 2478 – с положительным результатом. Все 2693 запроса исполнены в установленный законодательством срок – один месяц.

В межведомственных архивах по личному составу исполнено 11709 запросов социально - правового характера, из которых – 10966 с положительным результатом, все они исполнены в установленный срок – один месяц.

Тематических запросов исполнено:

- в ГКУ РО «ГАРО» - 2839

- по муниципальным архивам – 18447.

Наибольшее количество тематических запросов приходится на Клепиковский, Касимовский, Рязанский, Скопинский, Пронский районы, где продолжаются процессы оформления земельных участков в частную собственность. В последние годы увеличилось количество запросов граждан по оформлению в частную собственность земельных участков, ранее находящихся в коллективной собственности садоводческих кооперативов.

В течение месяца или в сроки, указанные в запросе, исполнялись запросы, обеспечивающие деятельность Правительства Рязанской области и его подразделений, судов, прокуратуры, ФСБ, городских и районных администраций, а также запросы, не требующие просмотра документов или имеющие точные исходные данные. По просьбам заявителей в короткие сроки исполнялись запросы по метрическим книгам: в течение 3-х дней и 2-х недель.

Продолжалось деловое сотрудничество с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, Рязанской областной нотариальной палатой, управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии Рязанской области.

В 2012 году архивными учреждениями Рязанской области подготовлено и опубликовано 16 статей (в том числе 4 – по муниципальному звену), 22 радио и телепередачи (ГКУ РО «ГАРО»).

В отчётный период ГКУ РО «ГАРО» принял участие в пяти выставочных проектах, в 2 из которых явился организатором:

- выставка фотодокументов, посвящённая 200-летию победы в Отечественной войне 1812 года «От Бородина до Парижа» в Рязанском областном Музее истории молодёжного движения;

- выставка «Дом и люди. Род Рюминых» в Рязанском областном художественном музее им. , посвящённая 100-летию музея.

По архивным документам ГКУ РО «ГАРО» подготовлены материалы для оформления выставки «Салют Пионерия» в Музее молодёжного движения, посвящённой 90-летию по истории Рязанской областной пионерской организации и молодёжного движения в Рязанской области. Копии и подлинники архивных документов были представлены для выставки «Мушкетёрское знамя» в Рязанском областном художественном музее им. .

В декабре 2012 года в павильоне Рязанского областного Музея истории молодёжного движения открылась выставка «Русская Америка: от Рязани до Юкона», на которой экспонировались документы архива о путешественниках – рязанцах.

В течение года сотрудники ГКУ РО «ГАРО» принимали участие с докладами в восьми научно-практических конференциях:

- второй межрегиональной научно-практической конференции «Рязанская земля: история, культура, общество» (Рязань, Рязанская областная универсальная научная библиотека им. Максима Горького, март 2012 года);

- шестых историографических чтениях памяти и (Рязань, Рязанский заочный институт (филиал) Московского государственного университета культуры и искусств, май 2012 года);

- шестых Всероссийских краеведческих чтениях (Российский государственный гуманитарный университет, г Можайск Московской области, июнь 2012 года);

- четвёртой Межрегиональной студенческой научно-практической конференции «Студенческий научный поиск науке и образованию 21 века (Современный технический институт, г. Рязань);

- шестой Международной научно-практической конференции «Наука и образование XXI века (Современный технический институт, г. Рязань.);

- научно-практической конференции «Русская усадьба XYII - начала XXI в. в.: проблемы изучения, реставрации и музеефикации» (г. Ярославль, июль 2012 года);

- научно-практической конференции ЦФО «Архитектор и время», посвящённая памяти архитекторов , , (г. Рязань, октябрь 2012 года).

В октябре 2012 года состоялась Межрегиональная научно-практическая конференция «Яхонтовские чтения», в которой принял участие ГКУ РО «ГАРО». Конференция проходила на базе Рязанского государственного университетом им. совместно с Рязанским историко-архитектурным музеем-заповедником. Чтения проводились в седьмой раз. К участию были заявлены 87 докладов из регионов ЦФО, в том числе 8 докладов, подготовленных сотрудниками ГКУ РО «ГАРО». Конференция открылась пленарным заседанием, далее работа конференции проходила по секциям. Всего за время работы конференции на 7 секциях было заслушано и обсуждено 62 доклада. В работе конференции приняли участие свыше 100 человек. 19 октября на итоговом заседании была принята резолюция конференции. Традиционно по итогам работы конференции планируется издать сборник научных материалов. Подготовка сборника начата в декабре 2012 года и должна быть закончена в декабре 2013 года. Издание сборника материалов конференции запланировано на 2014 год.

В течение года сотрудниками ГКУ РО проведено 11 экскурсий, сопровождающиеся лекционным материалом, по зданиям архива. Тематика лекций:

- «Особенности отечественного делопроизводства XVII - XIX вв.»;

- «Переяславль Рязанский XYII – XVIII вв. планировочная структура, застройка, топонимика»;

- «Рязань эпохи классицизма: архитекторы и архитектура конца XYIII –первой половины XIX вв.»;

- «Архитектурно - пространственная композиция г. Рязани XVIII – начало XIX века»;

- «Методика подготовки школьной научно-исследовательской работы» для областного тура Всероссийского конкурса по школьному краеведению, проводимого Областным центром детского и юношеского туризма и экскурсий.

Общее число слушателей, присутствующих на лекциях, составило 200 человек.

Состоялось 5 встреч с общественностью, в ходе которых были сделаны доклады о работе над книгой о новомучениках Рязанских, о документах о ёнове - Тян-Шанском в фондах архива, о работе над фотоальбомом-каталогом «Рязань в фотографиях середины XIX – первой трети XX века», о работе над сборником воспоминаний СД. Яхонтова «Род. Семья. Судьба России. Воспоминания как исторический источник» (всего 13 выступлений).

Количество экскурсантов - 235 человек.

В Милославском районе продолжена практика организации выставок архивных документов в помещении центральной районной библиотеки, приуроченных к различным знаменательным событиям районного значения. В 2012 году была организована выставка из документов фонда № 000 Милославский районный Совет народных депутатов о деятельности избирательных комиссий Милославского муниципального района. Выставка использовалась как наглядный материал при проведении деловой игры «Я – избиратель» с учащимися 10-х классов Милославской общеобразовательной школы. В игре приняли участие 28 человек.

Продолжена работа по выявлению, систематизации и использованию архивных документов для 2-го и 3-го томов книги Рязанской области «Солдаты Победы. гг.».

Сотрудники ГКУ РО «ГАРО» принимали участие в выявлении архивных документов для книги «». Книга вышла тиражом 2000 экз. после одобрения Издательским Советом Московского патриархата.

В отчётном году вышли следующие издания с участием ГКУ РО «ГАРО»:

- «Шестые Яхонтовские чтения. Материалы межрегиональной научно-практической конференции. Рязань, 12-15 октября 2010 года» (ГКУ РО «ГАРО»- головная организация);

- «Солдаты Победы ( гг.)» о рязанцах, вернувшихся с фронтов Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;

- «Христос – моя жизнь, а смерть – приобретение. Патерик». Работа велась по гранту «Православная инициатива». Для издания написано, отредактировано более 200 биографий новомучеников.

- Альбом-каталог «Рязань в фотографиях XIX – первой трети XX века»;

- сборник воспоминаний «Венок гравёру Ивану Петровичу Пожалостину»;

- «Свод памятников архитектуры и монументального искусства России. Рязанская область»,часть I.

Сотрудниками отдела публикации и использования документов

ГКУ РО «ГАРО» подготовлены материалы для работы топонимической комиссии г. Рязани. Заведующая отделом принимала участие в заседаниях комиссии в качестве её члена, подготовила отзыв на издание материалов комиссии в связи с 25-летием.

Проводилась работа по подготовке к изданию двух справочников:

- «Административно – территориальное деление Рязанской области. гг.»;

- «Путеводитель по фондам ГКУ РО «ГАРО».

По справочнику «Административно-территориальное деление Рязанской области» вычитывался и редактировался текст, исправлялись технические

ошибки и неточности.

Путеводитель уточнялся и редактировался в соответствии с замечаниями, высказанными при обсуждении на зональном научно-методическом Совете архивных учреждений ЦФО:

- редактировались исторические справки учреждений - фондообразователей;

- определены разделы, требующие более тщательной редакции аннотации состава фондов;

- уточнены по фондам количество дел и крайние даты документов;

- начата подготовка очерка развития архивного дела в Рязанском крае в XVIII-XIX вв.

Путеводитель дополнен общей библиографией, проведена сверка печатного экземпляра с исправленным оригиналом.

В июне 2012 года на базе ГКУ РО «ГАРО» прошла архивная часть архивно-музейной практики студентов 3-го курса исторического факультета Рязанского государственного университета им. . Практиканты знакомились с организацией работы архива, работой читального зала, а также выполняли практические задания по переводу в электронный формат нескольких описей по фондам дореволюционного периода.

В прошедшем году активно работали читальные залы ГКУ РО «ГАРО» (включая его филиал на Московском шоссе) и органов управления архивным делом муниципальных районов области. В читальном зале ГКУ РО «ГАРО» работали с архивными документами 292 исследователя (3325 посещений), им выдано для работы 3241 опись и 13409 дел. Основной контингент посетителей читального зала: представители научных учреждений, высших учебных заведений (студенты и аспиранты, преподаватели), краеведы. Целью их работы являются: написание диссертаций, монографий, статей, дипломов, подготовка аналитических и справочно-информационных материалов, авторских произведений. По просьбам исследователей читального зала изготовлено 444 листа копий документов. Всего за год для пользователей в ГКУ РО «ГАРО» изготовлено 9483 листа.

Тематика занятий исследователей в читальном зале ГКУ РО «ГАРО» следующая:

- социально-экономическое развитие Рязанской области в 50-70 гг. прошлого столетия;

- состояние военно-промышленного комплекса Рязанской области в послевоенные десятилетия;

- развитие торговли в Рязанском крае в 20-х годах XX века;

- Герои Социалистического труда - гордость земля Рязанской;

- становление спортивных обществ на Рязанской земле;

- жизнь и деятельность председателя Рязанского горисполкома ;

- Пионерской организации России – 90 лет;

- Комсомольский вожак Анна Жильцова;

- деятельность государственных и общественно-политических организаций Рязанской области по формированию энергетического комплекса;

- эвакуация рязанских организаций и учреждений в годы Великой Отечественной войны гг;

- история рязанской милиции в фотодокументах;

- история рыбхоза «Пара» Сараевского района в архивных документах.

- мобилизационная и военно-патриотическая работа районных комиссариатов в послевоенный период.

В помещениях муниципальных архивов работали 146 исследователей, число посещений – 162. Исследователям для работы было выдано 1516 дел. В помещении Спасского сектора архива изучались документы о развитии спорта в Спасском районе в 1гг, о переименовании улиц

г. Спасска.

В помещении архива Ухоловского муниципального района с архивными документами фонда редакции районной газеты «Колос» работали в течение длительного периода члены краеведческого кружка по сбору материалов к юбилейной дате подвига Героя Великой Отечественной войны гг. А. Зорина – уроженца Ухоловского района.

В течение года пользователям выдано 33188 листов ксерокопий архивных документов, в том числе по ГКУ РО «ГАРО» - 9483, по муниципальным районам - 23705.

Количество информационных мероприятий в 2012 году в муниципальных архивах области составило 5, в том числе:

- 4 статьи;

- 1 мероприятие с числом участников 28 человек в Милославском районе.

Общее количество пользователей по районному звену составило 21314 человек, из них:

- 146 исследователей;

- 18447 тематических запросов;

- 2693 исполненных социально-правовых запросов;

- 28 участников информационных мероприятий.

В ГКУ РО «ГАРО» количество информационных мероприятий

составило 78, из них: 2 выставки (головная организация), 1 сборник документов «Яхонтовские чтения»,1 сайт, 8 конференций, 36 статей, публикаций и информаций для СМИ, 11 экскурсий, 5 встреч с общественностью, работа в качестве члена жюри -1, 13 сообщений, число участников перечисленных мероприятий составило 4275 человек.

Общее количество - пользователей архивной информации составило 17103 человек из них:

– 292 исследователя;

- 3303 тематических и генеалогических запросов;

– 9233 запросов социально-правового характера;

- 4275 участника информационных мероприятий.

Научно-техническая информация. Повышение квалификации.

Социальное развитие коллектива.

В 2012 году в архивных учреждениях Рязанской области, включая главное управление, органы управления архивным делом муниципальных районов области и ГКУ РО «ГАРО», работало156 человек.

Благодаря большой организационной работе, проведённой в течение года начальником главного управления, его штатная численность распоряжением Правительства Рязанской области от 01.01.01 года увеличена на 2 единицы и составила 9 государственных гражданских служащих. В главном управлении сформирована структура из двух отделов:

- организационно-методической поддержки и предоставления государственных услуг;

- бухгалтерского учёта и обеспечения деятельности главного управления.

Новое штатное расписание вступило в силу в январе 2013 года, поэтому не нашло отражения в статистическом отчёте по кадрам.

К сожалению, в муниципальных районах области вопросы увеличения штатной численности органов управления архивным делом решаются очень медленно. Только в Рязанском и Скопинском районах были выделены дополнительные штатные единицы. В адрес глав администраций названных районов направлялись письма главного управления с просьбой решить кадровый вопрос. В 5 районах: Новодеревенском, Пителинском, Ухоловском Чучковском, Сараевском работали на 1 января 2013 года по 1 человеку (В Сараевском районе в феврале 2013 года введена дополнительная единица). Очень сложно стало работать в тех районах, в которых были сокращены должности работников, отвечающих за сохранность документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций: Пителинский, Рыбновский, Сараевский, Ухоловский, Чучковский районы. К сожалению, далеко не все главы районов понимают те проблемы, которые приходится решать архивистам в условиях «кадрового голода». По состоянию на 1 января 2013 года в органах управления архивным делом муниципальных районов области, включая межведомственные архивы по личному составу, работали 56 человека, из них 35 – в районных архивных отделах, муниципальных архивах, 22 – в межведомственных архивах документов по личному составу.

В соответствии с региональным законодательством, регулирующим деятельность органов местного самоуправления, работники органов управления архивным делом муниципальных районов области прошли очередную аттестацию. Начался процесс присуждения им квалификационных чинов по занимаемым должностям.

По состоянию на 1 января 2013 года все 56 работников имеют высшее профессиональное образование или обучаются в высших учебных заведениях. Осуществлялся активный процесс повышения профессиональной квалификации путём самостоятельного изучения действующей в настоящее время нормативной и методической литературы по архивному делу и делопроизводству, а также путём получения консультаций в главном управлении.

Повысили свою квалификацию и специалисты главного управления по программам:

- роль кадровых служб в противодействии коррупции;

- мобилизационная подготовка экономики субъекта РФ;

- организация учёта в государственных и муниципальных архивах на базе ПК «Архивный фонд»;

- государственное и муниципальное управление.

Продолжено деловое сотрудничество с - автором информационно-справочной системы архивной отрасли (ИССАО).

В соответствии с законом Рязанской области «О государственной службе Рязанской области» прошло присвоение очередных квалификационных чинов специалистам главного управления.

В течение 2012 года в главном управлении проведена большая работа по улучшению условий труда сотрудников: отремонтированы кабинеты и подсобные помещения, туалетные комнаты, оборудована комната для приёма пищи и обеденного отдыха, заменены оконные рамы в рабочих кабинетах и подсобных помещениях, приобретены: холодильник, микроволновая печь, сушилка для рук, новые телефонные аппараты, пылесос, офисная мебель.

В ГКУ РО «ГАРО» по состоянию на 1 января 2013 года работали 113 человек. С апреля 2012 года в архиве введена новая система оплаты труда, в связи с чем проводилась аттестация сотрудников, аттестация рабочих мест для выявления вредных условий труда, заседала комиссия по определению качества выполняемых в соответствии с государственным заданием видов работ. В течение года совершенствовалась структура ГКУ РО «ГАРО». А именно:

- создан сектор по упорядочению документов на договорных началах в составе 4 человек;

- отдел научно-справочного аппарата и государственного учёта стал называться отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий, в структуру отдела была введена должность инженера – программиста. В функциональные обязанности отдела вошли задачи по активизации процесса создания автоматизированного учёта и научно-справочного аппарата, более широкого внедрения в архивные процессы архивных технологий.

В коллективе действуют дирекция и ЭМК, в которой принимают участие наиболее квалифицированные сотрудники.

Сотрудники архива повышали свою деловую квалификацию в ходе производственной учёбы, а также на лекциях, которые проводил заместитель директора архива по научно-методической работе. Практиковалось самостоятельное изучение материалов, опубликованных в журнале «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», размещаемых в информационно-справочной системе архивной отрасли (ИССАО).

Все сотрудники ГКУ РО «ГАРО» прошли обучение по технике безопасности и пожарной безопасности.

На основании новых квалификационных характеристик дорабатывались положения об отделах и должностные инструкции специалистов. Были разработаны:

- Правила опечатывания помещений в архивохранилищах ГКУ РО «ГАРО»;

- Памятка о порядке доступа в архивохранилища ГКУ РО «ГАРО».

Данные методические пособия были рассмотрены и утверждены на одном из заседаний ЭМК.

К новогодним праздникам детям приобретены подарки за счет средств профкома, проведен костюмированный новогодний праздник для сотрудников главного управления и ГКУ РО «ГАРО».

Начальник главного архивного

управления Рязанской области .