Ответы на часто задаваемые вопросы

ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

ПОЕЗДКИ

Введение:

Ниже приводятся ответы на вопросы, которые обычно задают в связи оплатой поездок, финансируемых из средств грантов и проектов CRDF. Представленная информация может служить руководством для получателей грантов CRDF, будущих получателей грантов и участников проектов. Информация носит общий характер: правила оплаты поездок могут меняться в зависимости от программы CRDF или конкретных условий отдельного проекта.

Инструкции, представленные на русском языке, служат только для пояснения порядка действий. В случае возникновения  конфликта между английской и русской версиями инструкций, версия на английском языке (см. www. crdf. org) будет рассматриваться как авторизованный документ.

Если представленная ниже информация противоречит условиям, содержащимся в объявлении в конкретной программе CRDF или соглашению по проекту, Вам следует руководствоваться условиями, содержащимися в объявлении о программе и/или в соглашении о проекте. CRDF вправе в любое время и по любой причине вносить изменения в информацию, представленную в настоящем документе.

ДЛЯ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ ГРАНТОВ В России и СНГ

Вопрос	Как подавать заявку на поездку в CRDF?
Ответ	·  ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ АВАНСОВЫХ ВЫПЛАТ НА ПОЕЗДКУ Вам необходимо заблаговременно запланировать поездку и заранее приступить к ее подготовке. Учитывая то, что на оформление визы требуется определенное время, просим Вас подавать заявление в соответствующее консульство за время, достаточное для оформления визы до Вашего отъезда. Обращаем Ваше внимание на то, что на оформление американской визы может уйти от двух до четырех месяцев. Для получения авансовых выплат заявка должна быть подана в Московский офис Фонда/региональным представителям только при наличии визы не менее чем за две недели до поездки, чтобы можно было успеть сделать оплаты. Заявка на авансовую оплату включает заполненную форму 400 (Лист Travel Request) и сопроводительные документы, необходимые для проведения оплат. При зарубежной поездке Вам необходимо представить копию приглашения, визы и медицинской страховки. При поездке на конференцию, если необходимо сделать оплату за конференцвзнос, то представляется заполненная регистрационная форма. Вы обязаны приобрести медицинскую страховку до своего отъезда. Если Вы запрашиваете приобретение авиабилетов, то необходимо представить копию брони на билет из агентства, с которым Фонд имеет договор (см. список агентств). Для некоторых видов поездок закупка билетов производится через менеджера Представительства в Москве. ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ КОМПЕНСАЦИИ РАСХОДОВ НА ПОЕЗДКУ Для получения компенсации расходов на поездку необходимо заполнить форму 400 листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке), и вместе с оригиналами платежных документов представить в Московский офис Фонда/ региональным представителям. Вы можете получить компенсацию только за разрешенные расходы при наличии правильно оформленной документации и оригиналов квитанций об оплате. Все квитанции должны быть аккуратно прикреплены без наложения друг на друга на лист формата А4, так чтобы была видна сумма оплаты и можно было сделать хорошую сканированную копию. Если оплата производилась в местной валюте, то должны быть произведена конвертация в доллары США по официальному курс на день оплаты. По России данные по официальному курсу ЦБ на нужную дату можно найти с помощью конвертора валют по Интернет-адресу http://conv. *****. Для подтверждения количества дней пребывания в поездке необходимо представить копии билетов, счета из гостиницы или другие документы, подтверждающие сроки поездки. Для местных поездок по стране для этих целей может использоваться копия командировочного удостоверения. Если до поездки не подавалась заявка на авансовую оплату, то для подтверждения целей поездки необходимо представить копию официального приглашения, презентацию на конференции, тезисы выступления, программу конференции и т. п.
Вопрос	Сколько времени занимает оплата по заявке?
Ответ	·  ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ АВАНСОВЫХ ВЫПЛАТ НА ПОЕЗДКУ: Правильно оформленная заявка по получение авансовых выплат на поездку должна быть подана в Московский офис Фонда/региональным представителям за время, достаточное на ее рассмотрение, утверждение и оформление необходимых платежей. На оплату принимаются формы, поданные по электронной почте, вместе с копиями сопроводительных документов. При зарубежной поездке наличие визы является обязательным. На проведение оплат на персональные счета необходимо от 2 до 3-х недель в зависимости от города получения. На проведение безналичных оплат (билеты, отель, регистрационный взнос) необходимо 7-10 дней. ·  ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ КОМПЕНСАЦИИ РАСХОДОВ НА ПОЕЗДКУ: ·    Заявка на возмещение расходов должна быть подана в Московский офис Фонда/региональным представителям. Как правило, заявка может быть рассмотрена и оплачена в течение трех недель после получения при условии правильного её оформления, т. е. при наличии форм финансового и научного отчета, всех сопровождающих документов и оригиналов квитанций по оплате, которые подаются вместе с заявкой. Сканированные или факсимильные копии квитанций не принимаются. Любые исправления, которые необходимо сделать после получения заявки удлиняют сроки оплаты.
Вопрос	Как определить сумму, которая мне потребуется для оплаты дорожных расходов, проживания и суточных?
Ответ	Планируя поездку, Вы должны учитывать следующие факторы и требования: СТОИМОСТЬ АВИАБИЛЕТА – Все авиабилеты для поездок, связанных с Вашим проектом, должны осуществляться по минимальному имеющемуся тарифу на авиабилеты. Оплата билетов бизнес класса не относится к разрешенным расходам по проекту. Во время поездки не разрешается делать остановки, которые являются необязательными и увеличивают стоимость авиабилета. Помните, что на Ваш проект могут распространяться положения Закона об использовании американских авиаперевозчиков на трансатлантических рейсах. ·  РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ – Нормы расходов на суточные и проживания находятся в форме 400 на отдельных листах – US Travel Allowances (нормы по суточным и проживанию в США) и Foreign Travel Allowances (нормы по суточным и проживанию по всем странам, кроме США). Для проектов GAP и GAP-DOE – Возможно использование альтернативных размеров суточных, установленных спонсирующими организациями.
Вопрос	Могу ли я получить деньги на оплату расходов, связанных с получением визы?
Ответ	Да, Вы имеете право на компенсацию затрат на получение однократной визы, необходимой для поездки, связанной с целями проекта. Расходы на получение визы оплачиваются на основании заявки на возмещение расходов только после поездки при представлении оригинала квитанции об оплате. Расходы, связанные с получением многократной визы, не компенсируются.
Вопрос	Распространяются ли на мой проект положения Закона об использовании американских авиаперевозчиков?
Ответ	Для проектов GAP и GAP-DOE – Вам необходимо посмотреть в Вашем Соглашении по проекту, распространяются ли положения Закона об использовании американских перевозчиков на поездки, связанные с Вашим проектом. Если и после этого у Вас останутся вопросы, свяжитесь с отвечающим за проект менеджером. Для проектов BRHE – Положения Закона об использовании американских перевозчиков не распространяются на проекты BRHE. Для всех остальных проектов - если иное не предусматривается Вашим Соглашением по проекту, все авиаперевозки по Вашему проекту осуществляются в соответствии с Законом об использовании американских авиаперевозчиков. Если у Вас есть вопросы, обращайтесь к отвечающему за проект менеджеру.
Вопрос	Какие расходы разрешается оплачивать из фонда на поездки?
Ответ	§  К расходам на поездки, которые разрешено оплачивать, относятся: билеты (авиабилеты на международные и внутренние рейсы, железнодорожные билеты), наземный транспорт (автобус, такси), проживание, суточные, регистрационный взнос за участие в конференции, виза, медицинская страховка и другие, связанные с поездкой расходы (перевод выступления на конференции, расходы на публикацию материалов и т. п.). §  Сумма, выделяемая на суточные, покрывает расходы на питание и мелкие расходы (услуги на телефон, камеру хранения и др.). Предоставлять какие-либо квитанции по оплате этих расходов не требуется. §  После окончания поездки Вам необходимо представить содержательный и финансовый отчет о поездке и приложить к нему оригиналы квитанций по оплате расходов, связанных с поездкой, в том числе оригинал авиабилета, посадочные талоны, счета из гостиницы, квитанции, чеки, включая и те расходы, которые были оплачены CRDF авансом. Представлять счета на питание и мелкие расходы не требуется.
Вопрос	Как следует заполнять документы для регистрации участия в конференции, чтобы ускорить оплату?
Ответ	Возможные варианты оплаты обозначены в форме заявки на авансовую оплату: CRDF может напрямую оплатить регистрационный взнос организаторам конференции, если получит достаточные данные для оплаты заблаговременно, либо сумма за конференцвзнос будет выплачена на персональный валютный счет авансом или после поездки на основании отчета. При авансовой оплате участник конференции должен заполнить все данные в регистрационной форме, включая персональную информацию и специальную информацию по конференции. Для прямой оплаты CRDF необходимо представить полную информацию по банковским реквизитам для выполнения электронного перевода из США и тогда будет сделана оплата непосредственно организаторам конференции. Иначе при подаче заявки на возмещение расходов по поездке можно представить оригинал квитанции по оплате регистрационного взноса и получить компенсацию.
Вопрос	Где я могу приобрести билет на поездку?
Ответ	Для покупки авиа и ж/д билетов на международные рейсы Вы можете использовать следующие варианты: §  В России Вы можете обратиться в следующие агентства: Агентство -АВИА» Адрес: 109004 Москва, ул. Земляной вал 64/2, офис 318 E-mail: *****@***ru www. ***** Тел.: (0, , Контактное лицо: Наталия Малахова Авиакомпания «Дельта» Адрес: Москва, Гоголевский бульвар, д. 11, 2-й этаж Телефон: (0, При покупке билетов через «Дельту» необходимо представить счет на оплату на английском языке. В счете должен быть указан плательщик - CRDF, а в информации о наименовании платежа должны быть указаны фамилия пассажира, маршрут и номер гранта CRDF. Предварительно эта возможность должна быть согласована с менеджером Московского офиса. §  В других странах СНГ Вы можете обратиться в местное транспортное агентство, с которым CRDF имеет соглашение. Список агентств смотрите в документе - Список агентств для оформления билетов. Все счета от региональных агентств должны быть на английском языке и должны включать следующую информацию: фамилию и имя участника поездки, маршрут поездки, полные банковские реквизиты агентства-продавца. Счет обязательно должен сопровождаться листом бронирования, включающим даты полета, номера используемых рейсов, названия авиакомпаний, выполняющих каждую часть пути, стоимость билетов.
Вопрос	Могу ли я пользоваться услугами своего транспортного агента?
Ответ	Участник поездки, если хочет получить авансовую оплату билета, должен сделать бронирование только в региональном агентстве, с которым Фонд заключил договор, Билет можно приобрести самостоятельно в любом транспортном агентстве по собственному выбору, а затем запросить возмещение расходов. Для возмещения расходов на проезд необходимо подать заявку на возмещение расходов по форме 400 листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке) и оригиналы билетов. Обратите особое внимание на то, что в этом случае участник поездки несет ответственность за соблюдение условий гранта, поскольку на авиа перелеты при поездках в США могут распространяться положения Закона об использовании американских авиаперевозчиков. Фонд не компенсирует дорожные расходы, которые произведены в противоречии с Основными условиями Соглашения о проекте.
Вопрос	Существуют ли какие-либо ограничения на маршруты поездки и какие виды транспорта я могу использовать?
Ответ	Фонд производит финансирование только тех поездок, которые связаны с выполнением целей проекта. Цель поездки должна быть четко указана в Вашей заявке на поездку или отчете о поездке и обоснована в приложенных документах (например, официальное приглашение, тезисы выступления, обоснование связи поездки с целями проекта и т. п.). Участник поездки должен использовать наиболее приемлемый вид транспорта для целей поездки, проводимой в интересах выполнения задач проекта. Например, поездка из Москвы на конференцию в Париж на автомобиле не может считаться приемлемым видом транспорта. Все авиаперевозки, связанные с Вашим проектом, должны осуществляться по самому низкому имеющемуся тарифу на перевозки и в соответствии с условиями и положениями соглашения по проекту. Оплата билетов «бизнес-класса» и первого класса не относится к разрешенным расходам по проекту. Во время поездки не разрешается делать остановки, которые являются необязательными и увеличивают стоимость авиабилета. Использование личного транспорта не одобряется. Использование личного транспорта для поездки должно быть представлено на рассмотрение и предварительное одобрение CRDF до поездки. Поездки в страны, на которые распространяется эмбарго США, не финансируются (Иран, Ирак, Куба, Ливия и Северная Корея).
Вопрос	Какова процедура получения авансовых выплат на поездку?
Ответ	Заявка на поездку для получения авансовых выплат - форма 400 (Лист Travel Request) должна быть направлена в Московский офис Фонда/региональным представителям вместе с сопроводительными документами за время, достаточное на ее рассмотрение, утверждение и оформление необходимых платежей. На оплату принимаются формы, поданные по электронной почте, вместе с копиями сопроводительных документов. При зарубежной поездке наличие визы является обязательным условием для выполнения оплаты. В случае несвоевременной подачи заявки, авансовые выплаты не могут быть произведены, расходы будут возмещены только по окончании поездки на основании отчета. Для поездок за рубеж Вам необходимо представить копию приглашения, визы, медицинской страховки и заполненную регистрационную форму конференции, если предполагается поездка на конференцию. Обратите внимание, что Вы обязаны приобрести медицинскую страховку до своего отъезда. Авансируются следующие виды расходов: авиабилеты (на внутренние и международные рейсы), железнодорожные билеты, проживание (размещение и суточные) и регистрационный взнос для участия в конференции. По возможности, оплата производится непосредственно транспортному агентству и организаторам конференции. При поездке к американскому соисполнителю/руководителю проекта расходы на проживание могут быть выплачены в США. Выплата участнику поездки (например, суточные для участия в конференции в Европе) производятся на персональный банковский счет, который используется для всех других индивидуальных выплат по проекту CRDF. Все другие расходы оплачиваются только в виде компенсации, к ним относятся медицинская страховка, наземный транспорт (например, такси, поезд, автобус), виза и т. п.
Вопрос	Каковы процедуры получения компенсации за дорожные расходы?
Ответ	Если производились авансовые оплаты, то в течение 30 дней после окончания поездки необходимо представить форму 400 (заполненные листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке)) с оригиналами платежных документов по всем расходам. Могут быть возмещены только правильно оформленные и разрешенные расходы, на которые представлены оригиналы квитанций по оплате. Для подтверждения только суточных расходов (например, в заявку на получение компенсации не включены расходы на авиабилет) необходимо представить копии билета или счета из гостиницы или другие документы, подтверждающие сроки пребывания в поездке. Для подтверждения местных поездок необходимо представить копию командировочного удостоверения, подтверждающего сроки пребывания в поездке. Также необходимо представить копию официального приглашения, программу конференции, тезисы выступления или презентации на конференции и т. п. После одобрения отчета по поездке может быть произведен перерасчет расходов и оплата за дополнительные расходы сверх полученной авансом суммы.
Вопрос	Нужна ли медицинская страховка для поездок по данному проекту? Какая медицинская страховка необходима? Берет ли CRDF на себя оплату этих расходов?
Ответ	Да, для всех поездок, финансируемых из средств гранта, необходима медицинская страховка. Все, кто отправляются в поездки, связанные с проектом, должны иметь соответствующую медицинскую страховку для поездки. Вы обязаны приобрести страховку до своего отъезда и должны представить подтверждение о приобретении медицинской страховки вместе с заявкой на получение авансовых платежей на поездку. Приемлемые расходы на страховое покрытие могут быть оплачены из средств гранта. Расходы на медицинскую страховку оплачиваются только в форме компенсации после представления оригинала квитанции об оплате.
Вопрос	Если я использую накопленные мною призовые мили авиакомпании «Дельта» для получения бесплатного билета, будет ли мне компенсирована сумма, которую я заплатил бы, если бы я покупал этот билет за полную стоимость?
Ответ	Нет, компенсация выплачивается только за фактические расходы при предъявлении оригинала платежного документа, подтверждающего эти расходы.
Вопрос	Необходимо ли предъявлять квитанции по оплате за проживание?
Ответ	Квитанция об оплате гостиницы не требуется, если стоимость Вашего проживания не превышает CRDF Lodging Allowance. В этом случае достаточно представить любой документ, подтверждающий сроки Вашего пребывания в данном месте (например, билеты). Если стоимость Вашего проживания превышает CRDF Lodging Allowance, то при наличии счета из гостиницы CRDF может компенсировать эти расходы, но только в пределах норм Американского Правительства - Maximum Lodging Rate (cмотрите листы с нормами в форме 400). Обратите внимание, что эти нормы не включают оплату налогов, которые могут быть скомпенсированы дополнительно.
Вопрос	Что будет, если мои расходы на проживание превысили установленные американским правительством нормативы?
Ответ	Вам будут скомпенсированы только те расходы, которые не превышают установленных американским правительством нормативов. (cмотрите листы  с нормами в форме 400). Все расходы сверх установленных американским правительством нормативов возлагаются на получателей грантов. Для проектов GAP и GAP-DOE – Возможно использование альтернативных ставок, утвержденных финансирующей организацией.
Вопрос	Может ли со мной в поездку поехать моя супруга, чтобы CRDF оплатил ее билет?
Ответ	Оплата дорожных расходов предусматривается только для утвержденных участников проекта и только в целях проекта. Не может быть сделана оплата дорожных расходов членов семьи, отправляющих в личные поездки.
Вопрос	Я инвалид, и при поездке нуждаюсь в сопровождающем. Может ли CRDF выделить средства на финансирование дорожных расходов сопровождающего меня лица?
Ответ	Свяжитесь с уполномоченным представителем администрации проекта до Вашей поездки. В большинстве случаев оплата дорожных расходов может быть рассмотрена особо и принято решение по финансированию для каждого конкретного случая.
Вопрос	Какие виды счетов необходимы для подтверждения или получения компенсации за расходы на суточные?
Ответ	Представление счетов за питание и мелкие расходы не требуется. Тем не менее, для проверки указанной суммы, в отчет должны быть включены документы, подтверждающие продолжительность Вашей поездки. Это могут быть оригиналы билетов, квитанции за оплату проживания, командировочное удостоверение для местной поездки. Если Вы хотите получить компенсацию только расходов на суточные (например, авиабилет оплачивался из других источников финансирования), для подтверждения участник поездки может представить копию какого-либо из вышеперечисленных документов с указанием других источников финансирования.
Вопрос	Может ли CRDF помочь в получении визы?
Ответ	Обязанность по подготовке и подаче заявления на получение визы в соответствующем консульстве возлагается на участника поездки. CRDF не может помогать получателям грантов в оформлении визы. CRDF может предоставить только письмо о финансировании поездки из средств гранта, если такая поездка была предусмотрена целями проекта. Чтобы получить такое письмо для предоставления в любое консульство, участник поездки должен обратиться к менеджеру, ответственному от администрации грантов за это.
Вопрос	Кто отвечает за оформление приглашения - CRDF или принимающая сторона?
Ответ	Приглашение для получения визы должна оформлять принимающая сторона. Например, если Вы направляетесь в лабораторию Руководителя проекта в США для проведения совместных исследований, то приглашение оформляет организация, в которой работает Руководитель проекта в США.
Вопрос	Могу ли я поменять ранее купленный билет? Оплачивает ли CRDF штраф, который взимается в этом случае?
Ответ	Если не возникло каких-либо форс-мажорных или других особых обстоятельств, то никакие изменения ранее купленных билетов не разрешаются. В случае особых обстоятельств, требующих изменения сроков поездки, Вам необходимо незамедлительно уведомить CRDF о таких изменениях. После рассмотрения каждого конкретного случая будет приниматься соответствующее решение (в том числе, и об оплате штрафа). Для проектов в Российской Федерации: если билет был приобретен CRDF в определенном транспортном агентстве, то участник поездки должен вернуть билет, представив CRDF письменные объяснения. Оплата билета и штрафа производится проинформировать это транспортное агентство об изменении даты полета или по договоренности между Московским представительством CRDF и соответствующим транспортным агентством. Если билет был приобретен непосредственно самим участником поездки, то необходимо подать заявку на получение компенсации, предоставив соответствующее обоснование.
Вопрос	Могу ли я во время поездки в лабораторию Руководителя проекта в США взять в аренду автомобиль и оплатить эти расходы из средств гранта?
A	Отправляясь в поездку, участники поездки должны использовать максимально приемлемый вид транспорта, необходимый для поездки, связанной с целями проекта. Аренда автомобиля для использования в личных целях не относится к разрешенным расходам проекта.
Вопрос	Во время поездки в США я останавливался в доме друзей. Какие документы необходимо приложить к моему отчету о поездке и заявке на получение компенсации расходов на поездку?
Ответ	В этом случае оплата средств на проживание и суточные будет производиться в соответствии с нормами по суточным и проживанию (см. листы с нормами в форме 400). В качестве отчетных документов необходимо предоставить документы, подтверждающие даты Вашего пребывания в поездке.
Вопрос	Возможна ли авансовая оплата, если я подам заявку за несколько дней поездки?
Ответ	Заявки на авансовые выплаты, поданные не в соответствии с установленными правилами и требованиями, могут быть отклонены, если не были предварительные договоренности с менеджерами Фонда по выполнению этих оплат. Участник поездки может подать заявку на компенсацию расходов после окончания поездки, если Фонд не может произвести авансовую оплату в короткие сроки.
Вопрос	Каковы правила оформления платежей по поездкам по проектам GAP-DOE
Ответ	Для этих грантов для получения средств на оплату расходов по поездке используется форма 200. Выплату получает персонально каждый участник поездки. Заполненная форма 200 должна быть отправлена в спонсорскую организацию (национальную лабораторию США) для получения одобрения и оформления финансирования через Фонд. После получения из главного офиса Фонда одобрения на проведение оплаты, Московский офис фонда информирует об этом руководителя гранта и уточняет сроки поездки. Если поездка состоялась, то каждый участник поездки представляет в Московский офис Фонда отчет по поездке по форме 400 - заполненные листы Financial Report Form (форма финансового отчета по поездке) и Narrative Report (форма содержательного отчета по поездке) вместе с оригиналами платежных документов, подтверждающих произведенные расходы. Если поездка только планируется, то одобренная выплата производится также по форме 400 (Лист Travel Request), но участник поездки обязан в течение 30 дней после окончания поездки представить отчет в Московский офис Фонда.