Утверждаю:

директор МУ «Княжпогостская МЦБС»

_____________________/

____________________________2011 г.

МУ «Княжпогостская МЦБС»

Центральная межпоселенческая библиотека

Отдел комплектования

Программа

«Ретроспективная конверсия карточных каталогов

Центральной межпоселенческой библиотеки

МУ «Княжпогостская межпоселенческая

централизованная библиотечная система»

(на 2011 – 2015 гг.)

г. Емва,

2011

1.  Анализ ситуации, обоснование и описательная часть

проблемы ретроспективной конверсии

карточных каталогов в электронную форму

Термин "ретроспективная конверсия" обозначает процесс переработки карточных каталогов (далее именуется – КК) на ретроспективную часть фонда в машиночитаемый формат. Процесс ретроспективной конверсии направлен на создание или пополнение электронных каталогов и баз данных.

На 01.01.2011 г. фонд МУ «Княжпогостская МЦБС» составляет 193043 экз. Фонд отраслевой литературы составляет 37,2 % всего документного фонда МУ «Княжпогостская МЦБС».

К созданию электронного каталога «Emva» (далее именуется – ЭК) на текущие поступления специалисты МУ «Княжпогостская МЦБС» приступили в 2004 году. В 2005 – 2006 гг. ввод библиографических записей (далее именуется – БЗ) в ЭК производился частично. Начиная с 2007 года осуществляется полный ввод всех новых поступлений.

ЭК включает следующие базы данных (далее именуется – БД): БД документов на текущие поступления с 2004 г.; БД редких книг; БД небумажных носителей информации (CD, DVD). БД имеют свои порядковые номера записей, свой набор заполняемых полей, свои поисковые таблицы. По содержанию ЭК «Emva» универсален.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

БД «Emva» на русском и коми языках и подкаталоги включают 6244 БЗ, что составляет приблизительно 3,2 % названий активно используемого фонда (в экземплярах процент больше). В Программе предусматривается ретроконверсия центрального систематического каталога на отраслевой фонд. Отраслевой центральный систематический каталог отражает 54,8 % (17 ящиков из 31).

Приоритетным объектом ретроконверсии определен краеведческий фонд. ЦМБ призвана с максимальной полнотой выявить краеведческую литературу и предоставить полную информацию о наличии изданий на местном уровне.

Для выполнения процесса ретроконверсии создана группа специалистовчел.), имеющих опыт работы с электронным каталогом, ответственных за выполнение программы. Это специалисты отдела комплектования и обработки и других отделов центральной межпоселенческой библиотеки.

Этапы ретроконверсии:

1 этап: Подготовительный этап (кадры, функции, объемы и сроки) выполняют специалисты отдела комплектования и обработки литературы, отдела обслуживания и читального Центральной межпоселенческой библиотеки;

2 этап: Заимствования БЗ на выбранные документы в рабочую БД;

3 этап: Предварительное редактирование БЗ;

4 этап: Окончательное редактирование БЗ и включение их в ЭК.

Цель Программы:

Обеспечение доступности пользователям к оперативной и максимально полной информации о составе и содержании документов, находящихся в фондах МУ «Княжпогостская МЦБС».

Задачи:

В рамках общей цели задачами отделов Центральной межпоселенческой библиотеки являются:

·  координация взаимодействия между отделами;

·  включение в годовые планы работы ОКиО и отдела обслуживания ЦМБ раздела «Ретроконверсия» (кадры, функции, объемы работы и сроки ее выполнения; оборудование, материалы);

·  обучение специалистов в области машиночитаемой каталогизации;

·  выбор и адаптация технологии ретроконверсии;

·  внедрение новой технологии;

·  пополнение электронного каталога МУ «Княжпогосткой МЦБС» библиографической информацией на ретроспективные фонды;

·  списание дублетной, многоэкземплярной литературы из фондов ЦМБ;

·  сопровождение всех процессов сотрудниками ОК и О ЦМБ.

Ожидаемые результаты ретроконверсии:

o  предоставление полного, существенно более оперативного и широкого доступа к информации о составе и содержании фондов библиотек МУ «Княжпогостская МЦБС»;

o  улучшение библиотечного сервиса;

o  повышение обращаемости ретроспективного фонда;

o  решение проблемы неизбежной утраты каталожных карточек, приводящей к исключению изданий из оборота;

o  выявление редких и ценных изданий;

o  обеспечение сохранности фондов.

Система мероприятий по реализации Программы

№

Технологические процессы и последовательность

срок

Ответственные

1

2

3

4

I этап – Подготовительный (кадры, функции, объем и сроки)

Определение объекта конверсии (Систематический каталог)

2011

ОК и О

Выявление приоритетов в конверсии (на отраслевую ретроспективную часть фонда, наиболее спрашиваемую часть фонда художественной литературы)

ОК и О,

Отделы ЦМБ

Количественная оценка массива карточек, подлежащих конверсии всего и по годам (исходя из примерной нормы количества карточек в 1 ящике систематического каталога)

- Краеведческий фонд (из КБК «Чукор»)

- История. Исторические науки; Экономика. Экономические науки (отделы 63, 65; 2 ящика, №№7-8)

2011

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Право. Юридические науки (1 ящик, № 10)

- Политика. Политические науки (1 ящик, № 9)

- Философия; Психология (1 ящик, № 30)

2012

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Естественные науки (2 ящика, № № 1 - 2)

- Техника. Технические науки (2 ящика, №№ 3 - 4)

- Медицина; Социология (1 ящик, №6)

2013

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Сельское и лесное хозяйство (отдел 4; 1 ящик, №5)

- Образование. Педагогическая наука (отдел 74;1 ящик, №11)

- Искусство; Религия (отделы 85,86; 2 ящика, №№ 28-29)

2014

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Культура. Наука. Просвещение; Языкознание (отделы 71-79; отдел 81, 1 ящик №12)

- Фольклор; Литературоведение (отделы 82 – 83; 1ящик, №13)

- Художественная литература (приоритет отдается классике)

- Литература универсального содержания (отдел 9; 1 ящик, №31)

2015

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Выбор методики (автоматизированный – заимствование готовых библиографических записей из внешних источников: Сводный каталог библиотек РКоми КБК «Чукор», Сводный каталог библиотек Росс Центра ЛИБНЕТ; ручной – для избирательной переработки каталожных карточек центрального систематического каталога; смешанный (ручной и автоматизированный – для восстановления утраченных или испорченных каталожных карточек, восполнение центрального систематического каталога непосредственного с документов фонда Центральной межпоселенческой библиотеки).

2011

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Планы мероприятий ОКиО и Отдела обслуживания Центральной библиотеки по ретроспективной конверсии карточных каталогов Центральной библиотеки

2011

ОК и О,

Отделы ЦМБ

- Подготовка рабочего места на абонементе и в читальном зале для работы в системе ИРБИС АРМ Каталогизатор

2011

II кв.

- Подготовка рабочих инструкций:

§  Редактирование импортированных БЗ по страницам рабочего листа

§  Импорт библиографических записей из КБК «Чукор»

2011

II кв.

ОК иО

- Подготовка формы для документирования процесса редактирования:

§  «Внесение краеведческих БЗ в ЭК» / статистика /

§  «Внесение БЗ по истории и экономике в базу данных ретроконверсии «КНИГА» /статистика/

2011

II кв.

ОКиО, отдел абонемента, читальный зал

II этап – Технология заимствования БЗ на выбранные документы

- Создание рабочей базы данных ретроконверсии «Книга» для отдела абонемента и читального зала

2011

ОК и О

- Подготовка сотрудников комплексу работ для занесения библиографической информации: Консультации

2011

ОК и О

- Поиск записей в каталогах КБК «Чукор» на отсутствующие в ЭК МУ «КМЦБС»

2011

ОК и О

- Выгрузка БЗ

2011

ОК и О

- Подгрузка БЗ в АИБС «ИРБИС»

2011

ОК и О

- Глобальная корректировка импортированных библиографических записей

ОК и О

- Ретроконверсия на отсутствующие БЗ в КБК «Чукор» проводится непосредственно с источника информации.

Ретроконверсия разделов История. Исторические науки и Экономика. Экономические науки проводится непосредственно с источника информации.

20

ОК и О, отделы ЦМБ

- Осуществление контроля качества ввода БЗ, при необходимости редактирование.

20

ОК и О

- Восстановление библиографической информации на краеведческие документы за старые годы

20

ОК и О, библиотеки - филиалы

III этап – Предварительное редактирование

- Проверка соответствия описаний (элементы библиографического описания)

20

ОК и О

- Доввод своих данных (инв. №, сиглы хранения, КС, полочного и каталожного шифра).

20

ОК и О

IV этап – Окончательное редактирование

- Сверка с УК (Учетным каталогом)

ОК и О

- Дописывание инвентарных номеров и ключевых слов

ОК и О

- Печать каталожных карточек при необходимости

ОК и О

- Загрузка готовых БЗ в электронный каталог «Емva»

ОК и О

- Размещение собственных БЗ в КБК «Чукор»

ОК и О

Организационное, информационное обеспечение реализации программы

Обеспечение механизма реализации программы:

- осуществление контроля за ходом выполнения программных мероприятий

ОК и О

- Сопровождение всех процессов ретроконверсии на всех этапах (рабочие инструкции, обучение, консультации и т. д.)

ОК и О

- Количественная и качественная оценка ретроконверсии

2015

ОК и О

- Выявление редких и ценных изданий

ОК и О, отделы ЦМБ

- Выпуск информационных изданий «Редкие и ценные издания»

ОК и О

- Выпуск информационного материала «Итоги ретроспективной конверсии 2011 – 2015 гг.»

2015

ОК и О